Wie generative KI Smartsheet-Benutzern noch mehr Effektivität ermöglicht

 

Künstliche Intelligenz ist aktuell in aller Munde. Hier bei Smartsheet unterstützen wir Kunden bereits seit einiger Zeit mithilfe von KI. Wir sind gespannt, wie wir ihnen durch die Verwendung neuer sogenannter generativer KI-Tools wie ChatGPT und DALL-E zu mehr Effizienz, Kreativität und neuen Möglichkeiten verhelfen können, damit bei der kollaborativen Arbeit immer mehr manuelle Aufgaben wegfallen. In diesem Beitrag geht es darum, wie wir bei Smartsheet mit KI umgehen, insbesondere mit diesen neuen Formen von KI. 

Die Verwendung von KI zur Lösung von Kundenproblemen ist für uns bei Smartsheet nichts Neues. Unsere Kunden profitieren bereits jeden Tag davon – ob durch die Empfehlungs-KI, die die empfohlenen Elemente auf der Startseite generiert, oder die KI mit fortgeschrittener Bilderkennung, die Informationen aus Bildern in Brandfolder extrahiert, der Smartsheet-Plattform für das Management digitaler Assets. Wir entwickeln für unsere Kunden sogar maßgeschneiderte KI-Modelle zur automatischen Erkennung von Dingen wie Logos, um ihre Inhaltsprozesse effizienter zu gestalten. 

Neu sind hingegen die sogenannten Foundation-Modelle. Das sind leistungsstarke KI-Modelle, die Inhalte generieren können, die sich kaum von menschlich erstellten Inhalten unterscheiden lassen. Diese Foundation-Modelle stellen eine neue KI-Generation dar, die Menschen durch Generierung von Inhalten dabei unterstützen, eine Vielzahl von Aufgaben mit beispielloser Effizienz zu erledigen.  

 

 

Die Interaktion mit diesen Modellen erfolgt durch einfaches Sprechen oder Texteingabe. Benutzer können dem Modell beispielsweise die Anweisung geben, einen Blog-Beitrag über Smartsheet oder ein Bild eines Pandas in einem Raumanzug zu erstellen und wie von Zauberhand werden genau diese Dinge generiert. Hier sehen Sie ein Beispiel einer Modellausgabe des OpenAI-Produkts: 

 

 

Wie Sie sich vorstellen können, bieten diese Tools unzählige Möglichkeiten und haben das Potenzial, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Menschen arbeiten, zusammenarbeiten und Neues erschaffen. Unsere Kunden und Partner entdecken dabei bereits die Fähigkeiten dieser Tools. Wir haben schon von Kunden gehört, die ChatGPT verwenden, um erweiterte Formeln zu entwickeln, und von Partnern wie Achievan und AMX, die in ChatGPT erstellte Programme in Smartsheet integrieren. Einer unserer Kunden hat uns sogar demonstriert, wie er ChatGPT verwendet, um eigene JavaScript-Module für Smartsheet Bridge zu erstellen, die verbesserte Workflows für Ihr Unternehmen ermöglichen. ChatGPT erstellt sogar die Dokumentation für den selbst generierten Code!

Deshalb sind wir von diesen Tools genauso begeistert wie Sie. Wie bei jedem anderen neuen Tool empfiehlt es sich jedoch, Prinzipien zur angemessenen Verwendung aufzustellen, um die Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können und potenzielle Fallstricke zu vermeiden. Wir haben einige Leitprinzipien aufgestellt, an denen wir uns bei der Entwicklung neuer KI-basierter Funktionen für Smartsheet orientieren:

• Unsere Werte erhalten: An erster Stelle steht für uns die ethische Verwendung von KI. Deshalb achten wir darauf, dass erstellte Inhalte ordnungsgemäß gekennzeichnet werden und dass KI nicht menschliche Voreingenommenheit automatisiert. 
• Kundenvertrauen bewahren: Unsere Kunden vertrauen darauf, dass wir Ihre Daten schützen und stets transparent bleiben. Wir halten Kundendaten getrennt und werden stets offen kommunizieren, wann wir KI nutzen. 
• Menschen neue Möglichkeiten eröffnen: Unser Ziel ist es, allen Menschen zu ermöglichen, sinnvolle Veränderungen voranzubringen.  KI ist ein großartiges Hilfsmittel, um Kreativität und Einfallsreichtum zu fördern und wirkungsvollere Arbeit zu leisten. Wir haben uns das Ziel gesetzt, unnötig harte und monotone Arbeit erheblich zu reduzieren, um menschliches Potenzial effektiver umzusetzen.
• Kundenorientiert handeln: Es gibt ein altes Sprichwort, das besagt: „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“. Wir möchten uns genauestens mit den Anforderungen unserer Kunden vertraut machen und bestimmen, wie KI eingesetzt werden kann, um sie zu erfüllen – wir möchten KI nicht nur nutzen, weil sie ein neuer technologischer Trend ist. 
• Einzigartig sein: Meine Vermutung ist, dass Produkten in naher Zukunft unzählige Chatbots hinzugefügt werden. Wir möchten unsere Bemühungen allerdings auf Bereiche konzentrieren, in denen Smartsheet unseren Kunden einzigartigen und erstklassigen Mehrwert bieten kann. 

Unter Berücksichtigung dieser Prinzipien werfen wir nun einen Blick auf einige Bereiche, in die wir investieren, um Sie und Ihre Organisation dabei zu unterstützen, effizienter und kreativer zu sein – und die langweiligen Aspekte zu beseitigen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, wozu nur Menschen in der Lage sind. 

Wie kann ich …?

Smartsheet ist eine leistungsstarke Plattform, die Ihnen großartige Möglichkeiten bietet. Manchmal hätte man jedoch gern einen sachkundigen Experten an der Seite, dem man spezifische Fragen stellen kann, z. B. „Wie schreibe ich eine Formel zur Abschreibung von Kapitalkosten in einem Budget? Wie kann ich ein Bauprojekt am besten nachverfolgen? Wie kann ich Daten von SAP zu Smartsheet übertragen?“

Wir investieren in Modelle wie ChatGPT, um genau solche Fragen in Smartsheet beantworten zu können. Stellen Sie sich vor, sie hätten immer und überall einen Smartsheet-Assistenten an Ihrer Seite, der Ihnen bei Fragen und Problemen hilft. Genau das möchten wir mithilfe von KI ermöglichen. 

Wir planen, diese Art von Unterstützungstechnologie Schritt für Schritt umfassend zu integrieren, damit aus „Wie kann ich?“ die Anweisung „Erledige das für mich“ wird. Wir stellen uns beispielsweise die Möglichkeit vor, mit KI eine individuelle Formel basierend auf Ihren aktuellen Sheet-Daten zu erstellen und das Sheet direkt zu aktualisieren – ohne manuelle Arbeit. Ein weiteres Beispiel besteht darin, der Technologie zu ermöglichen, sich mit Ihnen über die Anforderungen Ihres jeweiligen Prozesses auszutauschen und eine maßgeschneiderte Lösung dafür zu entwickeln, damit Sie ohne Umschweife loslegen können. 

Über eine solche Technologie wird in der Technikwelt schon seit den Zeiten von Microsoft Clippy vor fast 30 Jahren geredet, aber wir sind der Ansicht, dass die neuen Modelle endlich weit genug sind, um diese Versprechen einzulösen. Der Schlüssel liegt darin, das Vertrauen unserer Kunden zu bewahren, indem wir Sie darüber aufklären, wann Sie mit KI arbeiten. Außerdem möchten wir für eine kontinuierliche Feedback-Schleife sorgen, damit wir wissen, was gut funktioniert und wo wir die Integration reibungsloser gestalten können.

 

 

Mit generativen Bildern kreative Nutzungsmöglichkeiten für Inhalte entdecken 

Im digitalen Zeitalter spielen Inhalte eine bedeutende Rolle dabei, wie sich Unternehmen gegenüber den Kunden präsentieren. Smartsheet-Benutzer, die Inhalte verwenden, um ein ansprechendes Dashboard zu erstellen, eine Kampagne zu gestalten, oder eine Vorlage anzupassen, benötigen Möglichkeiten, diese Inhalte selbst zu erstellen, damit Sie nicht immer einen Designer um Hilfe bitten müssen. 

Modelle wie DALL-E 2 verfügen über Bild-zu-Bild-Generierungsfähigkeiten, die Anwendern ermöglichen, einfache bildbezogene Aufgaben ohne die Hilfe eines Designers zu erledigen. Dadurch sparen Kreativteams jährlich tausende Stunden und Teams erhalten die benötigten Inhalte schneller. 

Eine einheitliche Inhaltserfahrung mit Vollbilddarstellung, die Kunden ermöglicht, eine Datei zu prüfen, ihre Größe zu ändern, sie zu konvertieren und mit KI geringfügige Änderungen an ihr vorzunehmen, kann die Effizienz von Teams erhöhen: 

Den Hintergrund eines Produktbilds entfernen.

 

 

Einen kleinen Teil eines Bildes basierend auf einer Texteingabebeschreibung wie „dem Vordergrund Gebäude hinzufügen“ bearbeiten.

 

 

Die Farben und den Ton eines Bildes dem Stil einer bestimmten Marke anpassen.

 

 

Aus vorhandenen Bildern neue Bilder erstellen, indem Objekte eines Bildes mithilfe von KI nahtlos in andere echte oder generierte Bilder eingefügt werden.

 

 

Dieser Anwendungsbereich KI-generierter Bilder ist zwar nicht unumstritten, doch wir lassen uns beim Einsatz dieser Technologie von unseren Grundprinzipien leiten. Unser Fokus liegt darauf, jedem Benutzer schnelle Anpassungen an bereits vorhandenen Bildern zu ermöglichen, ohne dafür die Zeit eines Designers in Anspruch nehmen zu müssen – es geht uns nicht um das Erstellen ganz neuer Bilder. Wir halten nach Möglichkeiten Ausschau, wie wir diese leistungsstarken Tools nutzen können, um markengerechte Bilder zu erstellen, die auf Ihre digitalen Assets angepasst sind, sodass Sie stets einen Schritt voraus sind. 

Mit KI und Formeln leistungsstarke Workflows ermöglichen

 

 

Ich höre ständig von Kunden, dass sie Ihr Geschäft mit unstrukturierten Inhalten vorantreiben müssen. Beispielsweise haben sie ein Sheet, das aufgrund manueller Eingabe mit uneinheitlichen Daten gefüllt ist. Oder einen Satz Bestellanfragen, die aus E-Mails kopiert wurden. Sie benötigen eine effiziente Möglichkeit, Informationen aus diesen Rohdaten zu gewinnen – einen einheitlichen Datensatz in einem bestimmten Format oder eine Liste mit Produktnamen und Mengen. 

Vielleicht haben sie auch ein Sheet mit Spalten, die Informationen zu neuen Produkten enthalten, benötigen diese Rohdaten jetzt aber in Form einer Liste mit Produktbeschreibungen, die jeweils maximal 150 Wörter lang sind. Möglicherweise müssen diese ganzen Informationen in verschiedene Sprachen übersetzt werden. 

Manchmal liegen die Informationen bereits in einem Sheet vor. Es kann aber auch sein, dass sie sich in einer der Abermillionen Anlagen befinden, die jedes Jahr in Smartsheet hochgeladen werden. In jedem Fall handelt es sich um eine große Menge an Informationen, aus denen die Kunden Erkenntnisse gewinnen und geschäftliche Vorteile erzielen möchten.

Wir sehen im Kombinieren von Smartsheet-Formeln mit KI eine große Chance, diese Szenarien Wirklichkeit werden zu lassen. Wir arbeiten daran, den Einsatz von Smartsheet-Formeln für verschiedene Aufgaben zu ermöglichen, z. B. um die Inhalte einer Zelle zu prüfen und Telefonnummern aus Text zu extrahieren, oder um Text in verschiedene Sprachen zu übersetzen und in 150 Wörtern zusammenzufassen. 

Ebenso werden Sie eine Formel schreiben können, die die Inhalte einiger Zellen prüft und einen Entwurf für die Beschreibung eines Produkts erstellt – oder für Tausende Produkte gleichzeitig. 

Sie verstehen, worauf ich hinaus möchte. Dies sind nur ein paar Beispiele dafür, was Sie erwartet – es gibt endlos viele Möglichkeiten. Wenn wir die leistungsstarken Formeln in Smartsheet mit der Fähigkeit von KI kombinieren, Informationen zu erfassen und neue Inhalte zu erstellen, eröffnet das zahlreiche Möglichkeiten, um die Ausführung vieler alltäglicher Aufgaben enorm zu vereinfachen.

Informationen zusammenfassen und freigeben

 

 

Ein großer Teil der Arbeit unserer Kunden dreht sich um nahtlose Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern. Unser kürzlich veröffentlichter Bericht Die Zukunft des Arbeitsmanagements hat aufgezeigt, dass fehlende Einblicke in die Arbeit zur Folge hat, dass 37 % der Angestellten bereits erledigte Arbeit doppelt bearbeiten, 27 % der Mitarbeiter unnötige oder irrelevante Arbeit durchführen und 23 % von ihnen veraltete oder falsche Informationen weitergeben. 

Zwar würden wir E-Mails und Meetings zum Status von Projekten gern beseitigen und stattdessen für alle Beteiligten ein Dashboard bereitstellen. Die Realität ist jedoch, dass die Zusammenfassung des Projektfortschritts hin und wieder notwendig ist, um den Überblick zu bewahren.

In dieser Hinsicht ist die Zusammenfassung von Informationen einer der Bereiche, für die große Sprachenmodelle besonders geeignet sind. Wir erkunden Möglichkeiten, diese Modelle dafür zu nutzen, Projekte zu prüfen und alle möglichen zugehörigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 

Angenommen, Sie sollen eine Zusammenfassung aller wichtigen Entscheidungen erstellen, die im Konversationsbereich eines Sheets getroffen wurden, oder eine E-Mail schreiben und an alle Mitarbeiter senden, deren Aufgaben oder Projekte diese Woche fällig werden. Wir suchen nach Wegen, Ihnen dies ohne manuelle Anstrengung zu ermöglichen, indem die KI Ihnen hilft, strukturierte Informationen aus Projekten, Programmen und Prozessen besser zu verstehen und an andere Benutzer weiterzugeben. 

Unsere Zukunft mit KI

Wir befinden uns in der ersten Phase eines großen Wandels bezüglich der Lösungen, die wir mithilfe generativer KI anbieten können. Es gibt noch viel zu lernen, einerseits bezüglich der Verwendung dieser Technologie, andererseits in Bezug darauf, wie wir sie vertrauenswürdig und erschwinglich machen können. Es ist eine sehr aufregende Zeit für Smartsheet und unsere Kunden. 

Je mehr Fortschritt wir erzielen, desto mehr werden Sie sehen, dass Ihre Arbeit in Smartsheet durch die neuen Möglichkeiten generativer KI vereinfacht wird – über alle Änderungen halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden. Außerdem freuen wir uns, Ihre Meinung zu hören. Schließen Sie sich einfach der Smartsheet-Community an, um sich mit uns über die Zukunft von Smartsheet und generativer KI zu unterhalten. Im kommenden April werden wir Ihnen vorstellen, wie Sie einen Beitrag zu unserer Zukunft leisten können.

Vielen Dank
Ben Canning
Senior Vice President, Produktmanagement