Effizienz, Transparenz und intelligentere Abläufe: der Wert von Smartsheet für Projektmanager

Es vergeht kaum ein Tag, an dem ein Projektmanager nicht mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert ist, Prioritäten abwägen und Stakeholder unterstützen muss. Dass dieser Druck nur zunimmt, bekommen britische Unternehmen zu spüren, die sich bemühen, mit hybrider Arbeit und einem turbulenten Wirtschaftsklima zurechtzukommen. Doch obwohl Komplexität im Projektmanagement zum Berufsbild gehört, gilt das für Chaos nicht zwangsläufig. Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Studie zum wirtschaftlichen Einfluss von Smartsheet zeigt, das Smartsheet Projektmanagern dabei helfen kann, eine Reihe von Vorteilen zu erschließen, wodurch Prozesse geschmeidiger ablaufen und positive Ergebnisse leichter zu erreichen sind.

Wir haben Forrester Consulting beauftragt, den Total Economic Impact™ bei Unternehmen, die Smartsheet einsetzen, zu untersuchen. Dabei wurde auf der Grundlage der Antworten von befragten Kunden eine Mischorganisation erstellt, um die potenziellen Gewinne zu veranschaulichen, die sich aus dem Einsatz von Smartsheet über einen Zeitraum von drei Jahren ergeben. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Vorteile Projektmanager aus Smartsheet gezogen haben, z. B. Effizienz, Transparenz, bessere Ressourcenplanung und finanzielle Vorteile. Dazu gibt es Zitate von echten Benutzern über den erzielten Nutzen. 

Effizientere Prozesse 

Effiziente Prozesse sind eine entscheidende Komponente für erfolgreiche Arbeit. Smartsheet hat den von uns befragten Projektmanagern geholfen, ihre Workflows zu straffen, durch Automatisierung wertvolle Zeit einzusparen, effektiver zu kommunizieren und Teams zu ermöglichen, Termine einzuhalten. Ein Senior Manager aus dem Bereich Unternehmensdienstleistungen sagt: „Was früher drei Stunden gedauert hat, geht jetzt blitzschnell.“ 

Mit Smartsheet konnte die Mischorganisation den Zeitaufwand für die Einrichtung von Projekten, Portfolios und Programmen um 80 % reduzieren, während die gestrafften Prozesse dazu führten, dass 75 % weniger E-Mails im Zusammenhang mit dem Arbeitsmanagement verschickt wurden. Die Zeitersparnis durch die effizienteren Prozesse half sogar denjenigen, die Smartsheet nicht direkt nutzen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Die Bedeutung dieses Aspekts kann gar nicht genug betont werden, da eine größere Effizienz nicht nur den Geschäftswert steigert: Die Forrester-Studie ergab, dass die Verringerung des manuellen Verwaltungsaufwands die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, da sich die Endbenutzer mehr auf wichtige Arbeitsaufgaben konzentrieren können. 

„Wir verbringen wahrscheinlich weniger als ein Drittel der Zeit damit, diese Toolsets zu entwickeln, und die Endergebnisse sind wahrscheinlich fünfmal besser.“ – ein leitender Projektmanager bei einem Computersoftwareunternehmen

Transparenz gewinnen 

Die zentrale Zusammenführung wichtiger Informationen kann den Unterschied ausmachen, ob man für Routineberichte zehn Minuten oder zwei Stunden aufwendet. Die Forrester-Studie zeigt, dass die befragten Unternehmen, die Smartsheet einsetzen, einen besseren Überblick über ihre Arbeit haben, was Führungskräften und Managern wertvolle Zeit spart. 

Mit einem Single Point of Truth können Informationen zentral abgerufen werden, was bedeutet, dass Projektmanager keine Zeit mehr dafür aufwenden müssen, sie anderswo zu suchen oder die neueste Version aufzuspüren. In Echtzeit aktualisierte Dashboards und Sheets bieten einen besseren Überblick über den Projektstatus. So wird die Zeit für Prüfungszyklen um 50 % reduziert. 

„Jetzt müssen die Daten nur noch an einer Stelle gespeichert werden, wo ich sie sehen kann, und sie müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Das ist viel weniger Arbeit, als am Ende des Quartals einer Gruppe von Leuten hinterherzulaufen.“ – ein Business Operations Lead bei einem Technologiehersteller

Smartere Ressourcenverwaltung 

Die Geschwindigkeit der Umsetzung und die Qualität der Ergebnisse hängen davon ab, wie die Arbeitsbelastung in den Teams gehandhabt wird. Eine ineffektive Ressourcenverwaltung kann die Projektlaufzeiten drastisch verzögern und sich spürbar auf das Wohlbefinden der Teammitglieder auswirken. 

Mit Smartsheet können Projektmanager sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zugewiesen werden und ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung haben, um diese abzuschließen. Forrester fand heraus, dass die Mischorganisation durch den Einsatz von Smartsheet jährlich über 40 Stunden pro Mitarbeiter und damit 80 % der Zeit, die die Mitarbeiter zuvor für die Besetzung von Projekten aufgewendet haben, einsparen konnte. 

„Ich denke, dass Smartsheet uns ermöglicht hat, effizienter zu arbeiten, weil ich einfach eine bessere Vorstellung von der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter habe. Ich sehe genau, wo sie sich in ihrem Projektplan befinden, und bekomme ein Verständnis dafür, wo sie Schwierigkeiten haben.“ – Direktor eines Softwareunternehmens im Finanzdienstleistungsbereich

Finanzielle Vorteile

Ein guter Prozess kann einen entscheidenden Einfluss auf die Effektivität der Führung eines Unternehmens haben. Aber der Prüfstein für jede Prozessimplementierung ist, wie gut sie sich dann finanziell auszahlt. Über einen Zeitraum von drei Jahren wurden die finanziellen Vorteile des Einsatzes von Smartsheet in dem in der Forrester-Studie untersuchten Mischunternehmen auf folgende Werte geschätzt:

• 1,1 Mio. USD in Einsparungen an Softwarekosten. Erreicht durch die Verringerung der Lizenzen für andere technische Tools und Gastlizenzen sowie die Möglichkeit der Einsichtnahme in Projektsheets ohne weitere Investitionen
• 1,5 Mio. USD an Wachstum im Unternehmensdienstleistungsbereich. Umsatzsteigerung durch Prozesseffizienz
• 996.000 USD weniger Entwicklungskosten. Einsparungen bei den Kosten für Drittanbieter und Entwicklungszeit

Herausforderungen im Projektmanagement für jedes Unternehmen lösen

Um in der modernen Arbeitswelt erfolgreich zu sein, müssen britische Unternehmen anpassungsfähig sein und ständig prüfen, wie Prozesse effizienter gestaltet werden können – zumal die drohende Rezession bedeutet, dass viele bereits darüber nachdenken, wie sie mit weniger mehr erreichen können. Wie die Forrester-Studie herausfand, verfügt Smartsheet über eine Reihe von Funktionen, die es zu einem wertvollen Tool zur Lösung gängiger Herausforderungen im Projektmanagement machen können und so einen Mehrwert für Unternehmen schaffen. 

„Smartsheet funktioniert, weil alle so begeistert von den verschiedenen Möglichkeiten sind, die es bietet, und weil jeder die Anwendungsfälle der anderen sehen und seine eigenen Anwendungsfälle teilen möchte. Seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind für unsere Zukunft von unschätzbarem Wert, denn wir wissen, je mehr wir es nutzen, desto mehr Anwendungsfälle entdecken und optimieren wir.“ – Business Operations Lead bei einem Technologiehersteller

Lesen Sie die komplette Forrester-Studie: The Total Economic Impact™ of Smartsheet. 

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