5 Zeitfresser, die die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen und die Sie automatisieren können

Da Initiativen immer umfangreicher werden und die Zahl der Mitarbeiter in großen Unternehmen immer weiter schrumpft, stehen Unternehmensführungen vor der Herausforderung, mit weniger mehr erreichen zu müssen. Egal wie sehr sie sich bemühen, die Produktivität nimmt schnell ab, wenn zeitraubende Arbeitsplatzkonventionen und -gewohnheiten weiter bestehen.

Häufige unproduktive Aufgaben können dazu führen, dass Mitarbeiter weniger als die Hälfte der Zeit an ihren Hauptaufgaben arbeiten. Laut Thrive Global zeigen Untersuchungen, dass der durchschnittliche Arbeiter an einem Achtstundentag nur rund drei Stunden produktiv ist.

Hier sind fünf Zeitfresser, die die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen und Zeit beanspruchen, die für kreative und innovative Arbeit aufgewendet werden könnte. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihrem Team helfen können, mehr hochwertige Arbeit zu erledigen.

1. Ständig E-Mails checken

Verbringt Ihr Team mehr Zeit mit E-Mails, als Sie denken? Harvard Business Review berichtet, dass die durchschnittliche Fachkraft 28 % ihres Arbeitstages mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails verbringt. Der durchschnittliche Arbeiter verbringt 2,6 Stunden mit E-Mails und erhält 120 Nachrichten pro Tag.

Trotzdem wird E-Mail bleiben. Laut dem Bericht State of Enterprise Collaboration haben 58 % der IT-Entscheidungsträger eine verstärkte E-Mail-Nutzung in ihren Unternehmen beobachtet, obwohl Tools für die Zusammenarbeit schnell eingeführt wurden.

Ihr Team verschwendet seine Zeit wahrscheinlich nicht absichtlich mit E-Mails. Die Teammitglieder machen sich vielleicht Sorgen, dass jemand etwas braucht oder dass sie jemanden im Stich lassen. Oder sie warten auf Informationen von jemand anderem, also schauen sie immer wieder nach. Oder Sie haben die Erwartung gesetzt, dass sie für Sie jederzeit per E-Mail erreichbar sein müssen.

Plattformen für kollaboratives Arbeitsmanagement (Collaborative Work Management, CWM) können die Abhängigkeit von E-Mails für das Projektmanagement reduzieren, indem sie Teams einen Ort bieten, an dem sie ihre Arbeit abseits ihres Posteingangs organisieren und verwalten können. Laut dem Forrester-Bericht The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018 erlauben CWM-Plattformen „Unternehmen, Arbeitsbereiche zu schaffen, in denen sowohl wiederholbare, prozessorientierte Aktivitäten als auch artefaktorientierte Arbeitsabläufe geplant werden und ihr Fortschritt nachverfolgt wird“. Teams können „Funktionen für die Planung und Zusammenarbeit anpassen“.

2. An Statusmeetings teilnehmen

Wie viel Zeit verbringt Ihr Team in ineffizienten Statusmeetings? Sie kennen das. Alle setzen sich zusammen in einen Raum und besprechen, an was sie gearbeitet haben, wie weit sie in einem Projekt sind und woran sie als Nächstes arbeiten. Das nimmt Zeit in Anspruch, die sie mit der eigentlichen Arbeit verbringen könnten.

Wenn Ihr Team eine Stunde damit verbringt, über Dinge zu sprechen, die vielleicht nicht für seine Arbeit relevant sind, ist es an der Zeit, Ihren Ansatz zu überdenken. Mit einer Arbeitsausführungsplattform wie Smartsheet wird der Status jedes Projektelements zentral angezeigt, ohne dass jeder zu einem Meeting erscheinen muss.

Daneben können Sie mit Smartsheet einfach Statusaktualisierungsanforderungen automatisieren, damit Stakeholder sofort wissen, welche Informationen Sie benötigen und wohin sie diese liefern sollen. Sie können auch einen Statusbericht erstellen, der jede Woche automatisch an die wichtigen Stakeholder gesendet wird, damit sie sehen, dass Ihre Projekte im Zeitplan liegen.

3. Andere an Fristen erinnern

Verbringen Sie oder Ihre Teammitglieder Zeit damit, andere an anstehende Fristen zu erinnern und zu überprüfen, ob ihre Arbeit planmäßig verläuft? Das trägt nicht nur zur Menge an unproduktiven E-Mails bei, es ist auch eine nicht sehr produktive Verwendung Ihrer Zeit.

Es gibt aber eine Möglichkeit, Ihrem Team und Ihren funktionsübergreifenden Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Fristen im Auge zu behalten. Sie können automatisierte Erinnerungen in Smartsheet erstellen, die auf den Meilensteinen oder Fälligkeitsterminen aus Ihrem Projektplan, Content-Marketing-Kalender, Produkteinführungsplan usw. basieren. Beispielsweise kann Smartsheet drei Tage vor dem Fälligkeitstermin und dann am Fälligkeitstag automatisch eine Erinnerung an die Verantwortlichen einer Aufgabe senden.

4. Nach Informationen suchen

Die Suche nach den nötigen Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, kann ein erheblicher Zeitfresser sein. Arbeiter verbringen laut CMS Wire 36 % ihres Tags mit der Suche nach und dem Zusammentragen von Informationen. Aber in 44 % der Fälle finden sie die gesuchten Informationen nicht.

Es ist jedoch möglich, an einem Ort alle Informationen zu sammeln, die jeder für den Abschluss eines Projekts oder das Verwalten eines Prozesses benötigt.  Laut The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, dienen CWM-Plattformen „im Arbeitssystem als Datensatz für Teams, besonders denen, die digitale Inhalte erstellen“. CWM-Plattformen können außerdem in Inhaltsmanagement-Lösungen wie Box, Google Drive und Microsoft OneDrive for Business integriert werden. So wird aktualisierter Inhalt mit dem zugewiesenen Arbeitsbereich oder der bestimmten Aufgabe verknüpft und steht dem gesamten Team einfach zur Verfügung. Dies reduziert zusätzlich die Zeit, die zur Suche nach E-Mail-Anlagen aufgewendet wird.

5. Auf Unterbrechungen reagieren

Laut der American Psychological Association können „selbst kurze mentale Blockaden aufgrund des Wechsels zwischen Aufgaben die produktive Zeit eines Mitarbeiters um bis zu 40 % mindern“. Manche dieser Unterbrechungen können einer eher sozialen Natur sein, aber oft sind sie eine Informationssuche, eine Projektstatus-Aktualisierungsanforderung oder das Einholen einer Genehmigung, damit ein Projekt weitergeführt werden kann.

Durch das Automatisieren sich wiederholender, manueller Aufgaben, wie Genehmigungen, Statusaktualisierungen und Erinnerungen, kann Ihr Team diese Unterbrechungen reduzieren. Die Menschen können antworten, wenn sie einen Moment Zeit haben, ohne dass sie aktiv unterbrochen werden. Sie können möglicherweise auch „unterbrechungsfreie“ Zeitblöcke mit Ihrem Team etablieren und kommunizieren, damit es etwas Zeit ohne Unterbrechungen für konzentriertes Arbeiten hat.

Mehr Zeit für hochwertige Arbeit

Sehen Sie sich die Zeitfresser Ihres Teams an und erfahren Sie, welche Lösungen Sie implementieren können, damit es die Zeit für hochwertige Arbeit nutzen kann. Ihr Team wird nicht nur zufriedener, sondern auch produktiver sein.