Unter idealen Bedingungen sollten Sie mehr Zeit damit verbringen, das nächste große Geschäft abzuschließen, Ihre neuste Filiale zu eröffnen oder Ihre neusten Produkte zu lancieren, anstatt Updates hinterherzujagen oder wiederholt Erinnerungen an Ihre Mitarbeiter zu senden. Mit der Automatisierung von Smartsheet wird dies für unsere Kunden Wirklichkeit: keine Zeitverschwendung mehr für manuelle, repetitive Aufgaben, damit Sie sich auf Ihre wichtigsten Arbeiten konzentrieren können.
Unsere neusten Verbesserungen ermöglichen Ihnen nun, mehrere Aktionen zu automatisieren und verschiedene Szenarien in einem einzigen Workflow abzudecken - und der Workflow kann sogar auf Grundlage Ihrer bevorzugten Zeitplanung reproduziert werden. Damit ist es jetzt leichter als je zuvor, sich auf die wertvollsten und interessantesten Aspekte Ihrer Arbeit zu konzentrieren.
Ganz gleich, ob Sie bereits die Automatisierungsfunktion von Smartsheet verwenden oder sich neu damit vertraut machen, hier zeigen wir Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie mit diesen Neuerungen unmittelbaren Nutzen für sich und für Ihr Team erzielen.
1. Mit wiederkehrenden Erinnerungen Zeit sparen und nach Plan arbeiten
Wenn wichtige Termine übersehen werden, kann dies die Fähigkeit Ihres Teams, seine Ziele zu erreichen, erheblich beeinträchtigen. Aber das manuelle Versenden von Erinnerungen für jede Deadline ist eine ständige, belastende Verantwortung, die auf Kosten anderer, wichtigerer Arbeiten geht.
Mit einem einzigen, wiederkehrenden Workflow hingegen können Sie sich selbst und beliebig vielen Mitarbeitern Erinnerungen schicken. So können Sie z.B. in wenigen Schritten tägliche Erinnerungen für jede Aufgabe in Ihrem Blatt einrichten, die sich einer Deadline nähert.
Zunächst signalisieren Sie Smartsheet, dass der Workflow täglich ausgelöst werden soll.
Dann legen Sie die Bedingungen fest, die bestimmen, welche Zeilen Erinnerungen erfordern. In diesem Beispiel soll drei Tage vor dem Fälligkeitstermin an unvollständige Aufgaben erinnert werden.
Zum Schluss wird als Empfänger die jeweilige Person bestimmt, die für die Aufgabe verantwortlich ist. Die dazugehörige Nachricht lässt sich individuell anpassen.
Mehr über das Erstellen von Erinnerungen finden Sie auf unseren Hilfeseiten über automatisierte Workflows.
2. Automatisierung von Statusaktualisierungen spart Zeitaufwand für Meetings und E-Mails
Bei der Zusammenarbeit zahlreicher Beteiligter liefern Statusaktualisierungen Transparenz über den Fortschritt eines Projekts oder Programms und schaffen für die Beteiligten eine Rechenschaftspflicht für die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Trotzdem wird in Statusmeetings oftmals Zeit verschwendet oder, noch schlimmer, der aktuelle Stand bei wichtigen Arbeitsaufgaben ist unklar.
Ihre Zeit lässt sich sinnvoller einsetzen als sie mit dem Verwenden von zig E-Mails und mit ständigen Statusmeetings zu verbringen. Lassen Sie stattdessen Smartsheet die Updates für Sie einholen, indem Sie in nur wenigen Schritten eine wiederkehrende Aktualisierungsanforderung erstellen.
Zunächst signalisieren Sie Smartsheet, wann die Anforderungen verschickt werden sollen. Beispielsweise jeden Freitag um 12:00 Uhr.
Dann beschränken Sie die Anforderungen auf unvollständige Aufgaben.
Und zum Schluss lassen Sie jede Anforderung an die jeweiligen Verantwortlichen für die Aufgabe versenden. Denken Sie daran, die Felder einzuschließen, die aktualisiert werden müssen, sowie andere Informationen, die den Beteiligten wichtigen Kontext liefern.
Nachdem die Anforderungen versendet wurden, können die Beteiligten die Aktualisierungsanforderungen als Formular auf jedem beliebigen Gerät öffnen und bearbeiten. Das Formular enthält eines oder mehrere Felder und die eingetragenen Informationen werden direkt im Projektblatt gespeichert.
Mehr über Genehmigungsanforderungen finden Sie auf unseren Hilfeseiten über automatisierte Workflows.
3. Straffere Genehmigungsprozesse beseitigen Engpässe
Genehmigungen sind wesentlich, um Arbeiten im Team voranzubringen. Das Prozedere zum Einholen von Genehmigungen und Freigaben ist doch anfällig für Verzögerungen. Mit automatisierten Workflows straffen Sie sowohl die Genehmigungsanforderungen selbst als auch das Nachverfolgen von Genehmigungsentscheidungen.
Als Erstes sollten Sie sicherstellen, dass die Genehmigungsanforderungen zur richtigen Zeit verschickt werden. Sie können eine Genehmigungsanforderung an einem bestimmten Datum auslösen oder dann, wenn wichtige Informationen auf Ihrem Blatt hinzugefügt oder geändert werden.
Die genehmigende Person erhält eine Benachrichtigung, die zu einem Formular verlinkt. Dieses enthält Informationen über den Kontext sowie Schaltflächen zur Genehmigung oder Ablehnung der Anforderung. Die Entscheidung der genehmigenden Person wird direkt im Blatt gespeichert.
Sie haben danach die Möglichkeit, eine Genehmigungsanforderung mit zusätzlichen Aktionen oder Bedingungen rasch nachzuverfolgen. So können Sie z.B. die anfragende Person benachrichtigen, sobald die Anforderung genehmigt wurde, oder im Fall der Ablehnung eine Aktualisierungsanforderung mit Bitte um weitere Informationen senden.
Wenn eine Arbeit mehrere Genehmigungsebenen umfasst, damit es weitergehen kann, können Sie eine Genehmigung sogar mit einer weiteren Genehmigungsanforderung nachverfolgen.
Mehr über Genehmigungsanforderungen finden Sie auf unseren Hilfeseiten über automatisierte Workflows.
Wie Automatisierung Ihr Team zum Erfolg bringt
Finden Sie nicht, dass Sie Ihre wertvolle Zeit wieder mit Ihren wichtigsten Arbeiten verbringen sollten? Erstellen Sie einen der oben dargestellten Workflows und sehen Sie, welche Vorteile Ihnen das bringt.
Je mehr Sie automatisieren, desto mehr bringen Ihnen automatisierte Workflows. Einer der Teilnehmer unseres Early Adopter Program beschrieb die unmittelbaren Auswirkungen für sein Team wie folgt:
"Bei der Automatisierung unseres Content-Genehmigungsprozesses hat uns die Möglichkeit, mehrere Szenarien und Aktionen ein- und demselben Workflow hinzuzufügen, erheblich Zeit eingespart. Jetzt sind wir motiviert, auch Komplettlösungen für andere Schlüsselprozesse zu automatisieren."
Sean McDuffie
Project Manager, Crain Communications
Sobald Ihre Mitarbeiter sich an das Arbeiten mit automatisierten Workflows gewöhnt haben, können Sie erkunden, welche anderen, noch ausgefeilteren Alternativen für repetitive manuelle Arbeiten es sonst noch gibt. In diesem Video wird der Einsatz von automatisierten Workflows gezeigt.