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Die Lücke zwischen der Unternehmensführung und dem Rest des Unternehmens – und die Stärke der Manager als Verbindungsglied
Führungskräfte müssen in vielen Bereichen einen Überblick behalten – die wirtschaftlichen Gegenwinde, die Besonderheiten in Organisationen, den kulturellen Kontext, in dem sie führen und viele weitere Dinge.
Wenn es jedoch um die alltägliche Arbeit geht, wird Führungskräften oft nachgesagt, dass sie keinen Bezug dazu hätten und nur wenig von der Planung, Ressourcenbeschaffung und Ausführung der Arbeit verstehen. Das mag keine Überraschung für Sie sein, doch Studien im Smartsheet-Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023 bestätigen dies. Dem Bericht zufolge besteht eine große Lücke zwischen Führungskräften, die die Ausführung überwachen, und einzelnen Mitarbeitern, die die Arbeit letztendlich ausführen. Teams bemängeln unzureichende Ressourcenzuweisung, während Führungskräfte dies anders sehen: 60 % der Führungskräfte geben an, dass ihr Unternehmen in die nötigen Tools investiert, um bekannte Projektkomplikationen zu lösen. Bei den Mitarbeitern in Nicht-Führungspositionen sind dies allerdings nur 36 %.
Dieser Artikel thematisiert die Stärken der Manager, die als Bindeglied zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern fungieren, und untersucht, wie diese Stärken genutzt werden können, um Fortschritt zu erzielen.
Lob der mittleren Führungskräfte
Lassen Sie uns zu Beginn das Stigma überwinden. Mittlere Führungskräfte haben einen schlechten Ruf: Man sagt ihnen nach, ein unnötiges Maß an Bürokratie und Formalitäten zu verursachen – Michael Scott aus der US-Serie „The Office“ kommt in den Sinn.
Eines muss jedoch klargestellt werden. Die Arbeit von mittleren Führungskräften ist äußerst wichtig. Als Manager sind Sie nicht nur das Bindeglied zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern. Ihre Aufgabe besteht auch darin, die Arbeit Ihres Teams im Blick zu behalten, Ihre Teammitglieder zu motivieren und die Gruppe dabei zu unterstützen, mit Burn-out umzugehen. Sie sind ebenfalls dafür verantwortlich, fähige Mitarbeiter sowohl zu halten als auch einzustellen und einzuarbeiten. Alles in allem sind Sie der wahre Kern der Organisation.
Sie sind das strategische Bindeglied
Als das strategische Bindeglied haben Sie den Weitblick, um die Strategien umzusetzen, und die Fähigkeiten, die für die Betreuung von Teammitgliedern nötig sind. Sie haben die Fähigkeit, den Weg des Unternehmens mit dem Beitrag Ihres Teams zu großen, organisationsweiten Initiativen zu verbinden, um die Strategie voranzutreiben – vor allem, indem Sie Ihre Rolle und die Lösung organisatorischer Herausforderungen neu überdenken.
Interpretieren Sie Ihre Rolle neu.
Was sagen Sie, wenn jemand fragt, was Sie tun? Sie antworten möglicherweise, dass Sie ein Team betreuen, z. B. im Bereich Technik oder Benutzererfahrung. Wenn Sie Ihre Antwort auf die Frage umformulieren, kann das die Sicht auf Ihre Arbeit grundlegend verändern. Antworten wie „Ich treibe die Strategie X voran“ oder „Ich fördere den Wandel, um Y zu erreichen“ können Ihnen helfen, sich besser an den Unternehmenszielen auszurichten.
Denken Sie über organisatorische Herausforderungen nach, als wären es Ihre eigenen.
Manche Herausforderungen und Initiativen reichen weiter als Ihr Wirkungsbereich und erfordern, dass mehrere Abteilungen im Gleichschritt auf bestimmte Endziele hinarbeiten. Wenn Sie die Nuancen dieser Herausforderungen durchdenken, kann Ihnen das helfen, Ziele und Pläne aufzustellen, die in Einklang mit den größeren strategischen Zielen des Unternehmens stehen – wodurch Sie einen wertvollen Beitrag leisten.
Dieses Umdenken führt zu Initiativen, die sich stärker mit den unternehmensweiten Zielen bzw. OKRs decken, egal ob es sich dabei um das Beitragen zum Unternehmenswachstum, das Neuinterpretieren der Nutzung eines Produkts durch den Kunden oder das Steigern der Nachfrage handelt.
Sie bringen die Stärken Ihres Teams mit den Zielen des Unternehmens in Einklang
Als Manager kennen Sie die jeweiligen Stärken Ihrer Teammitglieder. Höchstwahrscheinlich besitzen diese hohe Kompetenz in einem bestimmten Bereich, mit dem Ihr Vorgesetzter und der Vorgesetzte Ihres Vorgesetzten weniger vertraut sind. Je höher man die Rangleiter hinaufsteigt, desto weniger vertraut ist man mit den Einzelheiten der Arbeitsausführung.
Das könnte erklären, warum unserem Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023 zufolge 20 % aller Führungskräfte denken, dass Projektteams häufig unterbesetzt sind – und warum diese Zahl zunimmt, je weiter man die Rangleiter hinabgeht: 36 % des oberen Managements, 41 % des mittleren Managements und 43 % der Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen, wie individuelle Mitwirkende, Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt und das Junior-Management sind der Ansicht, unterbesetzt zu sein.
Als Manager sehen Sie das große Ganze und kennen die Bedürfnisse Ihrer Teams hinsichtlich Ressourcenbeschaffung und Unterstützung.
Beseitigen Sie Hindernisse für Ihr Team.
Üblicherweise wird Managern beigebracht, die Effizienz anhand der für eine Aufgabe investierten Stunden zu messen, die wichtigste Messzahl ist jedoch das Ergebnis. Sie können Ihre Teams bei der Ausführung Ihrer Aufgaben unterstützen, indem Sie klare Vorgaben festlegen und identifizieren, wie die Aufgaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens zusammenhängen.
Tun Sie Ihr Möglichstes, um Ihre Teams zu unterstützen und überall, wo es möglich ist, Hindernisse zu beseitigen, damit sie sowohl ihre Aufgaben als auch ihre persönlichen Ziele erreichen können. Die Teams werden ein besseres Gefühl für die Strategie der Organisation erhalten und erkennen, dass Ihre Bemühungen beim Erreichen der unternehmensweiten Ziele eine Rolle spielen.
Sie managen horizontal
Wenn Sie vor einer Herausforderung stehen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es einem Kollegen von Ihnen genauso geht. Ihre Erfahrungen zu bündeln, um zusammenzuarbeiten und für eine einheitliche Ausrichtung in der gesamten Organisation zu sorgen – nicht nur mit unterstellten Mitarbeitern und Vorgesetzten – kann ein Katalysator für den gewünschten Wandel sein.
Teilen Sie Ideen und schenken Sie den Bedenken Ihrer Kollegen Gehör.
Regelmäßige Gespräche unter vier Augen schaffen Raum für Fragen und das Mitteilen von Unzufriedenheit, damit Sie sich besser in Ihre Teammitglieder hineinversetzen können. Wenn Sie ihre Bedürfnisse und Bedenken nachvollziehen, nehmen Sie sich gemeinsam strategischer Probleme an, indem Sie eine überzeugende Darstellung und einen klaren Aktionsplan entwerfen, um die Zustimmung der Unternehmensführung zu erhalten.
Die gebündelte Erfahrung kann sich zu einer Parole entwickeln, die dem Team dabei helfen kann, sich Fähigkeiten anzueignen, Ressourcenlücken besser zu schließen oder der Führungsebene Bedürfnisse überzeugender näherzubringen. Ihre Kollegen sind Ihre stärksten Verbündeten.
Sie nutzen die verfügbaren Tools, um sich mit der Unternehmensführung abzustimmen
Es mag nicht möglich sein, die Bedürfnisse eines jeden gleichzeitig zu erfüllen, aber es ist sehr wohl möglich, das zu demonstrieren, was es braucht, um gute Arbeit leisten zu können. Indem Sie darstellen, was nötig ist, um die Idee einer Initiative in die Realität umzusetzen, können Sie einige Wissenslücken von Führungskräften schließen und ihnen so helfen, auf derselben Wellenlänge zu sein, wie Sie und Ihre Kollegen.
Stellen Sie dar, wie Ihr Team seine Zeit aufwendet.
Dazu können Sie beispielsweise die Aufgaben und die Bearbeitungsdauer dokumentieren. Ein Dokument, das die durchschnittliche Dauer für den Abschluss bestimmter Aufgaben oder Projekte erfasst, oder eine Matrix der bestehenden Prozesse kann die Wissenslücke zwischen Teammitgliedern und dem oberen Management schließen. Diese Matrix kann auch dabei helfen, im Rahmen Ihrer Projektplanung detaillierte Zeitpläne für die zu erbringenden Leistungen zu erstellen. Die Bündelung Ihrer Matrizen und Projektpläne an einem Ort wie Smartsheet – mit Dashboards für unkomplizierten Einblick in den Projektstatus – kann dazu beitragen, diese Lücke zu schließen und die Strategie besser mit der Arbeit Ihres Teams zu verknüpfen.
Verfolgen Sie Arbeit mit voller Transparenz.
Mit Plattformen wie Smartsheet Resource Management haben Sie Einblick in die Kapazität Ihres Teams und sorgen dafür, dass die Unternehmensführung einen Überblick darüber hat, wer woran arbeitet, was für die Ausführung der Arbeit benötigt wird und wer sich einem neuen Projekt widmen kann. So bekommt die Unternehmensführung ein besseres Gefühl dafür, wie lange der Abschluss einer Aufgabe oder eines Projekts dauert. Plattformen wie Smartsheet fördern die Kommunikation und sorgen mit einem Klick für Transparenz.
Messen Sie alles.
Wenn Sie etwas nicht messen, können Sie es auch nicht verbessern – und Sie können nicht mehr Unterstützung anfordern, wenn Sie keinen guten Grund dafür haben. Sobald Sie anfangen, Dinge wie Betriebseffizienz, die Nachverfolgung von KPIs, oder die weitere Entwicklung Ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter zu messen, können Sie Ihre Teams aufeinander abstimmen und die Effizienz verbessern.
Wenn Sie zeigen, wie weit Arbeit vorangeschritten ist und wer was tut, geht es nicht nur darum, die großartige Arbeit Ihres Teams zu loben, sondern auch darum, auf Risiken aufmerksam zu machen, wenn es darum geht, alles zu erledigen oder die Anstrengungen zu skalieren, wenn das Unternehmen wächst. Zusätzlich zu diesen Informationen können Überlegungen zur Minderung von Risiken nicht nur die Wissenslücke schließen, sondern auch zeigen, inwieweit Sie mit den allgemeinen Zielen und Vorgaben der Organisation in Einklang stehen.
Stellen Sie eine Verbindung zwischen den Dingen her (und den Menschen)
Die Ausrichtung an den allgemeinen Zielen und Vorgaben der Organisation kommunizieren, horizontales Management, Hindernisse für Ihr Team beseitigen, damit diese bestmögliche Arbeit leisten können – dies sind nur ein paar Stärken, die sich Manager aneignen können, um die Lücke zwischen der Unternehmensführung und dem Rest der Organisation zu schließen.
Wie so häufig kommen wir zu der Thematik zurück, dass Sie sich in andere hineinversetzen sollten – sei es der Manager Ihres Managers, Ihr Kollege oder Ihr direkt unterstellter Mitarbeiter. Diese Verbindung und Voraussicht führen zur Koordinierung bis hoch in die oberste Führungsebene. Um die Lücke zu schließen, muss ein klares Bild der ausgeführten Arbeit geschaffen werden, das von Daten gestützt ist, die für Stakeholder und Führungskräfte leicht verständlich sind. Betrachten Sie diese Verbindung mit all der Kommunikation, Datendarbietung und Internalisierung von Unternehmensherausforderungen als Ihren inoffiziellen KPI, mit dem Sie sich einen Weg zu Fortschritt bahnen – egal ob Sie nach oben, nach unten oder horizontal managen.
Von der Lücke zwischen Unternehmensführungen und dem Rest der Organisation bis hin zu Trends und Problemen, der Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023 beleuchtet die aktuelle Lage des Projektmanagements sowie umsetzbarere Wege, projektbasierte Arbeit anzugehen, um Erfolg und das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.