Vorlagen für Geschäftskontaktlisten
Vorlage für geschäftliche Notfallkontakte
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Mit dieser Vorlage können Unternehmen alle wichtigen Kontakte zusammentragen, die im Falle eines Notfalls erforderlich sind. Sie können die Kontaktdaten aller Ihrer Mitarbeitenden, die Telefonnummern von Versorgungsunternehmen, Details zu Versicherungspolicen und Kontaktinformationen, Notdienste und vieles mehr auflisten. Fügen Sie die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens oben ein und bearbeiten Sie die Vorlage, um weitere Informationen zu Ihrem Gebäude, Ihrem Standort oder Ihrer Art von Unternehmen anzugeben.
Notfall-Kontaktformular für Mitarbeitende
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In diesem Kontaktformular können Mitarbeitende Notfallkontakte, Arztinformationen und medizinische Informationen angeben. Unternehmen können dieses Formular verwenden, um Kontaktinformationen von Mitarbeitenden zu erfassen und genaue Aufzeichnungen zu führen. Sie können diese Informationen auch in einer Tabelle oder einer anderen Datenbank zusammenstellen, um die Kontakte zu organisieren und leicht darauf zugreifen zu können.
Vorlage für Mitarbeiterkontaktlisten
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Verwenden Sie diese Tabelle, um Kontaktinformationen von Mitarbeitenden zu verwalten. Es sind Spalten für die Angabe von Namen, Adressinformationen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Bürostandorten und Notizen vorgesehen. Sie können die Vorlage bei Bedarf um zusätzliche Spalten erweitern, z. B. um Abteilungsnamen, Berufsbezeichnungen, Projekte oder andere Kategorien, die für die Organisation der Mitarbeitenden hilfreich sein könnten, oder Spalten entfernen.
Tabellenvorlage für Kontakte
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| Google Tabellen
Dies ist eine allgemeine Vorlage für ein Kontaktsheet, das Sie für Mitarbeitende, Kundschaft, Lieferanten oder andere Geschäftskontakte verwenden können. Sie können sogar geschäftliche und private Kontakte in einer Tabelle zusammenfassen. Kategorisieren Sie einfach jeden Eintrag, indem Sie ihn als privat oder geschäftlich kennzeichnen, und filtern Sie dann das Sheet, um kurzerhand alle Kontakte in jeder Kategorie anzuzeigen. Behalten Sie den Überblick über Unternehmenskontakte, Geschäftsstandorte, Website-Informationen und andere Details. Dies ist ein einfaches, aber umfassendes Tool zur Verwaltung von Kontaktinformationen.
Vorlage für Lieferantenkontaktinformationen
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Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Lieferantenkontakte, die Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Bewertungen, Vertragsdaten und Platz für zusätzliche Anmerkungen enthält. Anhand dieser Vorlage lässt sich leicht erkennen, welche Anbieter genehmigt wurden und wie sie in der Bewertung im Vergleich zu anderen abschneiden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktnamen der einzelnen Lieferanten auf dem neuesten Stand halten, um den Bestellprozess zu optimieren und Ihre Geschäftsbeziehung zu unterstützen.
Vorlage für Kundenkontaktliste
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Verwenden Sie diese Vorlage, um Kundeninformationen zu erfassen, z. B. die beste Methode zur Kontaktaufnahme, Notizen zu den letzten Interaktionen, Kundennummern und geplante Kundentermine. Bearbeiten Sie die Vorlage entsprechend Ihren Anforderungen – ganz gleich, ob Sie neue Leads nachverfolgen oder bestehende Kundschaft verwalten möchten. Dies ist eine Excel-Tabelle, sodass Sie sie nach Kundenname, Standort, ID-Nummer oder anderen Informationen filtern können.
Vorlagen für private Kontaktinformationen
Notfallkontaktliste zum Ausdrucken
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Erstellen Sie eine persönliche oder familiäre Notfallkontaktliste, die alle Personen enthält, die im Notfall benachrichtigt werden sollen, darunter Ärzte oder anderes medizinisches Personal, Rettungsdienste und Arbeitskontakte, damit Ihr Arbeitgeber bei Bedarf informiert werden kann. Sie können diese Liste ausdrucken und zu Hause aufhängen, damit Familienmitglieder, Betreuer*innen oder Nachbar*innen leicht darauf zugreifen können.
Karte mit Notfallkontaktinformationen
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Diese Vorlage liegt im Kartenformat vor, sodass Sie Kontaktinformationen für Notfälle problemlos bei sich tragen können. Drucken Sie die Vorlage einfach aus und legen Sie sie in ein Portemonnaie, eine Handtasche oder einen Kinderrucksack, um sie griffbereit zu haben. Ändern Sie die Vorlage entsprechend ab, damit sie Ihre wichtigsten Kontakte und Informationen enthält, die im Notfall benötigt werden könnten, z. B. einen vereinbarten Treffpunkt, Kontaktinformationen für Familie und Freunde sowie medizinische oder andere besondere Bedürfnisse.
Adressbuchvorlage
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Verwenden Sie diese Vorlage wie ein herkömmliches Adressbuch: Fügen Sie Kontaktinformationen, Geburtstage und andere Details hinzu, die Sie zur Hand haben möchten. Für jede Person in der Liste können Sie sowohl private als auch geschäftliche Kontaktinformationen angeben. Außerdem können Sie Notizen oder wichtige Daten hinzufügen, an die Sie sich erinnern möchten. So können Sie all Ihre Kontakte an einem Ort zusammentragen.
Vorlage für Telefonkontaktliste
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Diese Vorlage ist für Telefonkontakte vorgesehen, einschließlich Geschäfts-, Privat- und Handynummern. Sie können das Formular verwenden, um eine Sicherungskopie Ihrer mobilen Kontakte zu erstellen oder um eine Liste wichtiger Kontakte auszudrucken, die Sie häufig anrufen. Wenn Sie diese Vorlage als Sicherungskopie verwenden, sollten Sie die Informationen immer dann aktualisieren, wenn sich Ihre mobile Kontaktliste ändert.
Vorlage für Hochzeitsgästeliste
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Diese Vorlage wurde für die Verwaltung von Hochzeitsgästelisten entwickelt, kann aber auch für andere Veranstaltungen oder besondere Anlässe wie Geburtstage, Jubiläen oder Gemeindeveranstaltungen verwendet werden. Zusätzlich zu den Namen und Kontaktinformationen können Sie die Zu- oder Absagen, zusätzliche Gäste und alle anderen Details auflisten, die bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung hilfreich sind.
Kontaktlistenvorlage für Sportmannschaften
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Sie können diese Vorlage als Mannschaftsaufstellung, Anmeldeformular für Sportarten oder Kontaktliste verwenden. Sie kann auch wunderbar von Vereinen oder anderen Gruppen genutzt werden. Behalten Sie bei einer Sportmannschaft den Überblick über Spielernamen, Angaben zu Eltern oder Erziehungsberechtigten und Kontaktinformationen. Sie können oben in der Vorlage auch Informationen zum Team, zu dem*der Trainer*in sowie die Spielsaison angeben. Geben Sie die Liste per E-Mail an Ihre Teammitglieder weiter oder laden Sie sie als PDF-Datei herunter und drucken Sie sie aus.
Vorteile des digitalen Kontaktmanagements
Die Vorteile, die eine digitale Kontaktliste gegenüber einem herkömmlichen Papieradressbuch bietet, liegen auf der Hand: Sie müssen sich keine Sorgen machen, sie zu verlieren, Sie können von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen, sie ist einfacher zu aktualisieren und zu verwalten und sie wächst mit Ihrem Unternehmen. Aber wie entscheiden Sie, ob Sie bei einer einfachen Kontakttabelle bleiben oder einen webbasierten Dienst oder eine Kontaktmanagementsoftware verwenden sollen? Für kleine Unternehmen oder Start-ups ist es vielleicht nicht sinnvoll, in eine Software zu investieren, solange sie noch keine große Kundendatenbank aufgebaut haben.
Zu den Vorteilen des Einsatzes von Software gehört, dass weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe aufgewendet werden muss, dass mehrere Personen innerhalb eines Unternehmens einfachen Zugriff auf die Informationen haben und dass integrierte Tools für die Analyse von Daten und die Erstellung automatisierter Berichte zur Verfügung stehen. Für kleine Unternehmen, Freiberufler*innen und Organisationen, die eine geringere Anzahl von Kontakten zu verwalten haben, kann eine Excel-Tabelle oder ein ähnliches Tool ausreichen, um Kund*innen und andere Kontakte zu organisieren und den Überblick zu behalten.
Unabhängig davon, ob Sie mit einer CRM-Tabellenvorlage für Sales Leads arbeiten oder eine Software fürs Kundenmanagement verwenden, können Sie Kontakte aus E-Mail-Listen oder anderen Quellen importieren, um eine umfassende Kontaktdatenbank zu erstellen, und die Informationen exportieren, wenn Sie Einladungen oder Marketingmaterialien erstellen müssen. Bei jeder Art von digitalem Kontaktmanagement ist es wichtig, dass Sie die Informationen regelmäßig aktualisieren und Notizen hinzufügen, um den Überblick über die Kommunikation und andere relevante Daten zu behalten.
Verwalten von Geschäfts-, Mitarbeiter- und Notfallkontakten
Unternehmen benötigen möglicherweise mehrere Datenbanken, um Kund*innen, Lieferanten und andere Kontakte nachzuverfolgen. Zusätzlich zu allen externen Kontakten, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind – darunter Kundschaft, Lieferanten, Geschäftspartner, Versorgungsunternehmen und andere Dienstleister – müssen auch die Daten der Mitarbeitenden erfasst, verwaltet und geschützt werden, um den Datenschutz und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Genauso wie Steuerformulare, Bankdaten und andere Mitarbeiterinformationen sorgfältig verwaltet werden müssen, müssen Notfallkontakte und zugehörige Informationen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Im Notfall ist es hilfreich, einen eigenen Notfallplan und eine Kontaktliste zu haben. Hier sind einige Elemente, die Sie in ein Formular für Notfallkontaktinformationen aufnehmen können:
Primäre und sekundäre Kontakte: Mitarbeitende werden oft gebeten, mehr als einen Notfallkontakt aufzuführen und die Beziehung zu jeder Person zu benennen. Dies kann ein*e Verwandte*r, Freund*in oder ein anderer Kontakt sein, der über eine aktuelle Telefonnummer erreichbar ist.
Rettungsdienste: Je nach Notfall wählen Sie als Erstes den Notruf unter 112, aber es kann auch hilfreich sein, Kontaktinformationen für die Polizei, die Feuerwehr und andere Dienste anzugeben.
Erkrankungen: Für den Fall, dass Mitarbeitende am Arbeitsplatz einen Notfall erleiden und medizinische Hilfe benötigen, dies aber nicht mitteilen können, können sie angeben, welche Medikamente sie brauchen, welche Grunderkrankungen vorliegen und welche Ärzte beispielsweise kontaktiert werden sollen.
Hilfe bei kleineren Notfällen: Für kleinere Notfälle kann es hilfreich sein, eine Taxinummer, die Nummer eines Schlüsseldienstes oder eines anderen Services zur Hand zu haben.
Notfallkontaktlisten sind nicht nur im geschäftlichen Umfeld, sondern auch in der Schule und zu Hause wichtig. Zu Hause ist diese Art von Liste besonders hilfreich, um Babysitter*innen und andere Betreuungspersonen bezüglich Notfallkontakten auf dem Laufenden zu halten, Kontaktinformationen von Nachbar*innen auf dem neuesten Stand zu halten und vieles mehr. Je besser Sie vorbereitet sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Notfall problemlos bewältigen.
Erstellen und verwalten Sie Ihre Kontaktlisten effektiv mit Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.