Best Practices für das Management von Unternehmens- vs. Projekt-Stakeholdern

Für optimale Ergebnisse in jedem Projekt ist es wichtig, Ihre wichtigsten Unternehmens- und Projekt-Stakeholder zu identifizieren. Sobald Sie diese Stakeholder in einer Stakeholder-Matrix identifiziert haben, die ihre jeweiligen Bedürfnisse und ihren Einfluss abwägt, können Sie bewerten, wie sie verwaltet werden können. 

Ein Projekt-Stakeholder ist jemand, der direkt oder indirekt an oder mit Ihrem Projekt arbeitet. Dazu gehören der Projektmanager und Programmmanager sowie das Projektteam. Mitglieder des Teams können Kreative, Hersteller, technische Entwickler, Bauarbeiter, Elektriker sein – jeder, dessen Arbeit irgendwann während des Projekts benötigt wird. Weitere Stakeholder können Kontaktpersonen von anderen Unternehmen sein, die dem Projekt zugewiesen wurden; Jeder, der im Namen dieses Unternehmens direkt an dem Projekt beteiligt ist, ist auch ein Projekt-Stakeholder.

Wenn Sie an einem internen Projekt arbeiten, arbeiten Sie wahrscheinlich mit Unternehmens-Stakeholder aus einem Unternehmen zusammen. Wenn beispielsweise eine kleine Lebensmittelkette beschließt, ein neues Geschäft zu eröffnen, wären die Projekt-Stakeholder alle, die direkt am Bau und der Besetzung dieses neuen Standorts beteiligt sind, und die Unternehmens-Stakeholder wären die Führungskräfte, der Vorstand, Marketing- und PR-Mitarbeiter, Qualitätskontrollmitarbeiter usw. dieses Unternehmens.

In komplexeren Projekten, z. B. in solchen, bei denen ein Unternehmen eine Agentur beauftragt, Designs, Texte und technische Anforderungen für eine Website zu erstellen, gibt es sowohl im beauftragenden Unternehmen als auch in der Agentur, die die Projektarbeit erledigt, Unternehmens-Stakeholder. Wir werden später in diesem Artikel mehr über diese Rollen erfahren.

Sobald Sie Ihre Projekt- und Unternehmens-Stakeholder identifiziert und nach ihrem Einfluss und Interesse abgebildet haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer Stakeholder-Managementpläne beginnen. Jeder Plan kann ein einfaches Raster sein: Eines listet die Projekt-Stakeholder auf und eines listet die Unternehmens-Stakeholder auf (einschließlich der einzelnen Rollen und Interessen). Sobald diese wichtigen Informationen in diesem übersichtlichen Dokument erfasst sind, können Sie und Ihre Teammitglieder leicht erkennen, wie jeder Stakeholder verwaltet werden sollte.

Die Kommunikation mit den Stakeholdern und die richtigen Personen auf dem Laufenden zu halten (in den richtigen Phasen Ihres Projekts, mit der richtigen Menge an Details) ist entscheidend, damit sich jeder geschätzt, involviert und gehört fühlt. Der Kommunikationsplan für die einzelnen Arten von Stakeholdern sollte den Stakeholder-Managementplan widerspiegeln und mit ihm in Einklang stehen.

Weitere Informationen zu Stakeholdern finden Sie in unserem Artikel zur Stakeholder-Analyse und -Abbildung sowie in unserem Artikel zu Stakeholder-Theorie. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Liste von Personen, die Projekt-Stakeholder sein könnten:

• Intern: Das Projektteam, einschließlich Auftragnehmer und Anbieter, sowie Ressourcendirektoren, Mitglieder der Buchhaltungsabteilung und andere, die möchten, dass das Projekt effizient und profitabel ist. In einem unternehmensinternen Projekt wird es eine kleine Anzahl kritischer Führungskräfte geben, die als die wichtigsten Stakeholder gelten.
• Extern: Wenn Sie und Ihr Unternehmen von einem anderen Unternehmen oder Kunden für ein Projekt beauftragt wurden, gehören zu Ihren externen Projekt-Stakeholdern das Hauptkundenteam, deren Manager und deren Abteilungsleiter. In einer Agenturumgebung gibt es in der Regel ein oder zwei Stakeholder, die Kontaktpersonen des Kundenprojektteams sind. 

Hier ist eine einfache Matrix/Karte, die Ihnen den Einstieg erleichtern kann. Wenn Sie und Ihr Team sich über Ihre Stakeholder beraten, notieren Sie sich ihre Namen in den entsprechenden Bereich der Karte. Im Laufe eines Projekts können Sie feststellen, dass sich das Interesse und der Einfluss der Stakeholder in verschiedenen Phasen ändern oder dass einige zu Beginn eines Projekts involvierter und kritischer sind, und andere gegen Ende oder sogar nach der Einführung des Projekts.

Sie können diese Matrix auch verwenden, um die Unternehmens-Stakeholder abzubilden. Mehr dazu weiter unten.

Es ist wichtig, die Unternehmens-Stakeholder Ihres Projekts zu identifizieren (und einen Managementplan für diese zu erstellen). Dies können Personen sein, die Sie an einem typischen Tag oder in einer typischen Woche während der Arbeit an Ihrem Projekt nie treffen würden, aber sie sind am Erfolg des Projekts interessiert oder haben darin investiert. Lassen Sie uns über einige der typischen Arten von Unternehmens-Stakeholdern sprechen. Vergessen Sie nicht: Wenn Ihr Projekt die Arbeit für ein anderes Unternehmen beinhaltet, kann es Stakeholder aus mehr als einem Unternehmen geben. Es gibt Unternehmens-Stakeholder in beiden Unternehmen. Hier ist eine Liste von Personen, die Unternehmens-Stakeholder sein könnten:

• Interne Unternehmenskunden: Diese Stakeholder können sich mit Ihren Projektkunden überschneiden, aber einen größeren Pool von Personen bilden. Wenn beispielsweise die Stakeholder Ihres Projektkunden Teil einer großen Abteilung in ihrem Unternehmen sind, sind die Führungskräfte dieser Abteilung auch Stakeholder.
• Management: Auch hier können Manager einfach in Ihrem Unternehmen sein, wenn das Projekt intern ist, oder in mehr als einem, wenn Ihr Projekt Geschäfte mit einer oder mehreren anderen Unternehmen beinhaltet. Die Manager all dieser Organisationen sind Stakeholder, die möchten, dass Ihr Projekt pünktlich und im (oder unter dem) Budget läuft, und achten auch, falls vorhanden, auf die Auswirkungen der Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit dem Projekt.
• Vorstand: Diese Stakeholder haben möglicherweise nicht viel Einblick in die Grundlagen Ihres Projekts und seines Lebenszyklus, aber genau wie das hochrangige Management möchten sie sicher sein, dass alles, was vom Unternehmen unternommen wird – einschließlich Ihres Projekts – sachgemäß, pünktlich und mit großartigen Ergebnissen abläuft. 
• Aktionäre: Ein börsennotiertes Unternehmen hat eine Verpflichtung gegenüber seinen Aktionären, die einen Gewinn erzielen möchten, aber auch sicher sein möchten, dass das Unternehmen, an dem sie Anteile halten, ethisch und verantwortungsbewusst handelt. Zum Beispiel kann ein börsennotiertes Elektrizitätsunternehmen, das einen Windpark baut, einige Aktionäre glücklich machen und andere weniger, abhängig von Variablen wie dem Wert erneuerbarer Energien, dem Kostenaufwand und wie schnell Investitionen amortisiert werden können und ob Maßnahmen für den Umwelt- und Tierschutz und mehr unternommen wurden.

Sobald Sie alle Arten von Projekt- und Unternehmens-Stakeholdern im Zusammenhang mit Ihrem Projekt identifiziert haben, können Sie planen, wie Sie sie verwalten können. Hier ist es wichtig, Schlüsselfragen zu stellen und bei der Beurteilung Ihrer Stakeholder und ihrer Bedürfnisse so ehrlich wie möglich zu sein. 

Wichtige zu berücksichtigende Faktoren – eine Übung für Projekt- und Unternehmens-Stakeholder

1. Wer sind die Stakeholder, die den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben? Dazu gehören hauptsächlich Personen auf Kundenseite – in der Regel deren Projektteam, der Projektsponsor und der Executive Sponsor. 
2. Welche Stakeholder sind von Ihrem Projekt am stärksten betroffen? Dies kann Personen aus der ersten Gruppe umfassen, aber auch externe Personen. Bei einem Bauprojekt könnten zum Beispiel Anwohner, Umweltaktivisten und potenzielle Bewohner des endgültigen Gebäudes in dieser Gruppe sein.
3. Wie sollten Sie mit wichtigen Personen umgehen, die nicht als Stakeholder gelten? Zum Beispiel kann es in Ihrem Softwareprojekt Führungskräfte an anderer Stelle im Softwareteam geben, die Abteilungsleiter sind und die möglicherweise über bestimmte Dinge auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Halten Sie diese Personen minimal beteiligt, da sie die Autorität haben könnten, Bedenken zu äußern oder Hindernisse zu schaffen.
4. Wer kontrolliert die Ressourcen? Dies sind interne Stakeholder und solche auf Kundenseite, an die Sie sich wenden, um eine Änderung des Umfangs oder Budgets anzufordern oder mehr zugewiesene Ressourcen aus einer bestimmten Disziplin anzufordern.
5. Was sind die wichtigsten Motivationen und Interessen Ihrer Stakeholder? Berücksichtigen Sie bei der Bestimmung der Hauptmotivation der Stakeholder:

• Wer hat einen finanziellen Anteil/Interesse?
• Wer hat ein emotionales Interesse? (Unterschätzen Sie das nicht; wenn dieses Projekt jemandes „Baby“ war, ist es wichtig, sie glücklich und auf dem Laufenden zu halten)
• Was sind die wichtigsten Motivationen für jeden Stakeholder?
• Wer sind die größten Unterstützer?
• Wer sind die größten Gegner oder Neinsager?

Die Stakeholder-Theorie wurde erstmals von Dr. F. Edward Freeman, Professor an der University of Virginia, in seinem Buch Strategic Management: A Stakeholder Approach beschrieben. Er schlägt vor, dass Aktionäre nur einige von vielen Stakeholdern in einem Unternehmen sind. Nach seiner Theorie umfasst das Stakeholder-Ökosystem jeden, der in das Unternehmen investiert, daran beteiligt oder davon betroffen ist: Mitarbeiter, Umweltschützer, Verkäufer, Regierungsbehörden und mehr. Dr. Freemans Theorie besagt, dass der wahre Erfolg eines Unternehmens darin besteht, alle Stakeholder zufrieden zu stellen, nicht nur diejenigen, die von dessen Aktie profitieren könnten.

Dr. Freeman sagt, dass die Stakeholder eines Unternehmens „jene Gruppen sind, ohne deren Unterstützung die Organisation aufhören würde zu existieren“. Zu diesen Gruppen gehören Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, politische Aktionsgruppen, Umweltgruppen, lokale Gemeinschaften, Medien, Finanzinstitutionen, Regierungsgruppen und mehr. Diese Sichtweise stellt das Unternehmensumfeld als ein Ökosystem verwandter Gruppen dar, die alle berücksichtigt und zufrieden sein müssen, damit das Unternehmen langfristig gesund und erfolgreich bleibt.

Dr. Freemans Bücher beschreiben, wie ein gesundes Unternehmen nie die am Erfolg Beteiligten aus den Augen verliert. Die Stakeholder-Theorie besagt, dass, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter schlecht behandelt, es schließlich scheitern wird. Wenn ein Unternehmen seine Projekte den Gemeinden zu nachteiligen Auswirkungen aufzwingt, würde wahrscheinlich dasselbe passieren. „Ein Unternehmen kann seine Stakeholder nicht ignorieren und dabei wirklich erfolgreich sein“, sagte Dr. Freeman.

Daher ist es wichtig, daran zu denken, alle diese „erweiterten“ Stakeholder zu identifizieren und einzubeziehen, während Sie mit Ihren Projekt- und Stakeholder-Managementplänen fortfahren.

In ihrem Buch Stakeholders Matter: A New Paradigm for Strategy in Society argumentieren die Co-Autoren Sybille Sachs und Edwin Rühli, dass Unternehmens- und Projekt-Stakeholder zunehmend ähnliche Bedürfnisse und Interessen haben oder haben sollten. Die Ansicht erweitert Freemans Stakeholder-Theorie und ist besonders relevant für das Management von Projekt- und Unternehmens-Stakeholdern.

"[Unser] 'Stakeholder-Paradigma' basiert auf einer Netzwerksicht", sagte Sachs, Professor und Forscher an der HWZ Hochschule in Zürich, Schweiz. "Aus dieser Sicht sehen wir die wahre Interdependenz des Nutzens für alle Beteiligten", sagte Sachs. 

Mit anderen Worten sind Unternehmens- und Projekt- Stakeholder in ihren Interessen, ihren Definitionen von Erfolg und ihren Definitionen von Risiko und Misserfolg bereits viel stärker aufeinander abgestimmt. Sachs fügte hinzu, dass das Management von Stakeholdern „in einem ganzheitlichen Umfeld der Gegenseitigkeit betrachtet werden sollte“. Aus dieser Sicht wären die Projekt-Stakeholder beispielsweise genauso in die PR-Auswirkungen eines Windparkprojekts investiert wie in die Frage, ob das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird. 

Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, müssen Sie erfassen, wie Sie sie am besten verwalten können. Ein Stakeholder-Managementplan kann ein einfaches Raster oder eine Tabelle sein, in der die Stakeholder entlang einer Achse und ihre Interessen und Einflüsse entlang der anderen aufgelistet sind. Notieren Sie in den einzelnen Kästchen wichtige Meilensteine oder Leistungen, an denen ein Stakeholder möglicherweise ein besonderes Interesse hat, sowie finanzielle und emotionale Bedürfnisse, die mit dem Projekt verbunden sind.

Der Projektmanager oder Account Director kann den Stakeholder-Managementplan erstellen und pflegen. Der Plan ist jedoch in der Regel am effektivsten, wenn er mit dem Projektteam geteilt wird, insbesondere mit denen, die regelmäßig mit Stakeholdern in Kontakt stehen. In einigen Fällen wird der Plan auch mit hochrangigen Managern geteilt. Ein Stakeholder-Managementplan wird in der Regel nicht mit den tatsächlich aufgeführten Stakeholdern geteilt.

In einem Kommunikationsplan für Stakeholder sollten die wichtigsten Stakeholder aufgeführt sein, die Mitteilungen erhalten müssen, einschließlich Art, Häufigkeit und Genauigkeit. Es kann sinnvoll sein, den Kommunikationsplan unmittelbar nach dem Managementplan oder als zwei Teile desselben Plans zu erstellen. Einige Unternehmens-Stakeholder können mit einer monatlichen High-Level-E-Mail zufrieden sein, während andere vielleicht pro Quartal ein Meeting mit einer formelleren Präsentation haben möchten. Projekt-Stakeholder hingegen benötigen möglicherweise häufigere Updates.

Jetzt sollten Sie über genügend Informationen verfügen, um mit der Identifizierung der Managementanforderungen für all Ihre Stakeholder und Stakeholder-Gruppen zu beginnen. Mit der Verwendung eines Rasters für Ihre Projekt-Stakeholder und eines anderen für Ihre Unternehmens-Stakeholder behalten Sie besser den Überblick. Um einen Managementplan zu erstellen, listen Sie alle Ihre Stakeholder entlang einer Seite des Rasters auf, in der Regel in der Spalte ganz links, und die Faktoren, Bedürfnisse und Interessen in den oberen Spalten. 

Beispiel Stakeholder-Managementplan – Ein Bauprojekt für einen Windpark für Strom für einen regionalen Stromversorger

Während Sie in Erfahrung bringen, wer Ihre Stakeholder sind und wie sie am effizientesten verwaltet werden, haben Sie bereits die Grundlagen Ihres Kommunikationsplans. Beginnen Sie mit einem einfachen Raster mit den einsortierten Stakeholdern und fügen Sie die Arten von Kommunikation hinzu, die sie erwarten und benötigen.

Wenn Sie diesen Plan erstellen, denken Sie daran, dass hochrangige Führungskräfte über den Status von hochkarätigen Projekten gut informiert sein möchten, ihre Zeit jedoch sehr kostbar ist. Ein guter Projektmanager weiß, wie man ausgewogene Kommunikation sicherstellt, die jemanden auf dem Laufenden hält, aber nicht mit zu vielen Details überlädt. Ebenso benötigen „erweiterte“ Stakeholder keinen Zugriff auf alle Teile des Projekts, solange sie das Gefühl haben, gehört zu werden und einen Beitrag zu leisten. Hier ein Beispielplan:

Vorlage für den Stakeholder-Kommunikationsplan herunterladen – WORD

Das Raster kann Überprüfungsrunden zu Text und Design sowie tägliche, wöchentliche oder monatliche Updates zu Fortschritt, Budget und bevorstehenden Aufgaben umfassen. 

Sie können den Kommunikationsplan freigeben, indem Sie das Raster auf einem freigegebenen Laufwerk speichern und ein automatisiertes Tool verwenden, um den richtigen Personen mit der richtigen Frequenz per E-Mail Updates zu liefern. Sie können für wichtige Stakeholder einen wöchentlichen High-Level-Bericht erstellen und mittels einer persönlichen E-Mail vom Projektmanager zukommen lassen. Die Projekt-Stakeholder werden wahrscheinlich auch einen Burn-Report sehen wollen – prognostizierte Stunden im Vergleich zu aufgewendeten Stunden und Zeit, die wahrscheinlich in naher Zukunft aufgewendet wird.

Einige Stakeholder (wie die Executive Leads) benötigen möglicherweise eine formellere Art der Kommunikation, aber weniger häufig. Vielleicht bevorzugen diese Stakeholder eine monatliche PowerPoint-Präsentation, die über den Status, die abgeschlossenen Funktionen und Updates, den bisher erhaltenen Input und Feedback usw. berichtet. 

Denken Sie was den Umgang mit dem Feedback der Stakeholder betrifft, voraus. Welche Stakeholder müssen zum Beispiel wissen, wenn es eine Zeitplanänderung im Windparkprojekt gibt, und auf welche Weise? Wenn ein großer Sturm Schaden anrichtet, wer muss wie informiert werden? Überlegen Sie auch, wie Sie positive Ereignisse kommunizieren, wie zum Beispiel die Veröffentlichung einer Stellungnahme durch eine lokale Umweltgruppe, in der sie sagt, dass sie mit den Richtlinien zum Schutz von Wildtieren, die das Versorgungsunternehmen eingeführt hat, zufrieden ist.

Die Aufrechterhaltung starker, prägnanter Kommunikationswege während eines gesamten Projekts ist der Schlüssel zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und der Schaffung von Vertrauen sowohl bei den Projekt- als auch bei den Unternehmens-Stakeholdern. Wenn Sie detaillierte Kommunikationspläne erstellen und ausführen, werden Sie:

1. Sich sicher und vorbereitet fühlen. Sie können immer vorbereitet und zwei Schritte voraus sein, wenn es darum geht, zu planen, wie und wann Sie mit Ihren wichtigen Stakeholdern kommunizieren. Ein Projektmanager, der den Überblick hat und strategisch ist, ist ein Projektmanager, der das Vertrauen der Stakeholder weckt.
2. Die Bedürfnisse der Stakeholder antizipieren und erfüllen, bevor sie zu Problemen werden. Wenn Sie ein regelmäßiges Kommunikationsintervall haben, haben Sie bereits ein Mittel, um Neuigkeiten und Updates zu teilen und Risiken zu reduzieren oder Hindernissen zu begegnen.
3. In der Lage sein, Informationen und Updates klar und angemessen zu teilen. Dem gesamten Team Zugriff zu gewähren – vielleicht sogar das Erstellen eines Abschnitts für Projektteamnotizen und -vorschläge – gibt jedem ein Gefühl von Inhaberschaft und Verantwortung.
4. Wissen, dass der Plan organisch sein kann, wenn neue Stakeholder kommen und gehen oder wenn sich ihre individuelle Beteiligung ändert. Der Plan existiert, um Ihnen und Ihrem Projektteam zu helfen, das Vertrauen Ihrer Stakeholder zu gewinnen, also stellen Sie sicher, dass Sie ein organisches Dokument erstellen.

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