Vorteile eines Cloud-basierten Arbeitszeitplan-Tools
Mit dem Aufkommen von Cloudlösungen ist Arbeitszeitplan-Software zu einem wichtigen Tool geworden, mit dem Unternehmen Zeit sparen und effizienter agieren können, da alles online erledigt werden kann. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr anrufen, um herauszufinden, welche Schichten sie arbeiten. Stattdessen können die nun über ein beliebiges Gerät mit einer Internetverbindung und einem Webbrowser oder über eine App auf Zeitpläne zugreifen. Viele der Softwareoptionen verfügen über eine Drag-and-drop-Oberfläche, mit der Sie schnell visualisieren können, wie die Schichten zusammengestellt sind, und die Zeitfenster der Mitarbeiter mühelos arrangieren können. Manche Arbeitszeitplan-Softwarelösungen ermöglicht es den Mitarbeitern sogar, Schichten mit Kollegen zu tauschen, wodurch die Vorgesetzten Zeit sparen. Es gibt viele integrierte Datenschutzmaßnahmen und Berechtigungen, sodass die Verantwortlichen eingrenzen können, was Mitarbeiter sehen und inwieweit sie den Zeitplan ändern können.
Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Lösungen ist, dass sie in der Regel mit anderen Cloud-basierten Produkten kompatibel sind. Bei Arbeitsplänen sind einige Angebote mit Lohn- und Gehaltsabrechnungstools kompatibel, wodurch die Vergütung der Mitarbeiter automatisiert werden kann. Einige Tools verfügen über Budgetfunktionen, die Ihnen helfen, nachzuverfolgen, wie viel Sie für Arbeitsstunden ausgeben. Wenn Sie eine Arbeitszeitplansoftware verwenden, um ein Projekt zu verwalten, helfen Ihnen diese Budgetierungsfunktionen auch, zu verwalten, wie viel Zeit Einzelpersonen für das Projekt aufwenden, und zu ermitteln, ob die Kosten für diesen Zeitaufwand mit den Zielen des Projekts in Einklang stehen.
Arbeitszeitplaner-Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten
- Automatisierung: Wollen Sie keine Zeit damit verbringen, herauszufinden, welche Ihrer Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung stehen? Diese Funktion zeigt eine Liste mit nur den Mitarbeitern an, die zur gewünschten Zeit innerhalb der Planung arbeiten können. Wenn Sie wissen, dass eine Person immer montagnachmittags arbeiten kann, können Sie die Software so einrichten, das dies im Zeitplan automatisch berücksichtigt wird.
- Benachrichtigungen: Betrachten Sie diese Funktion als eine Art Gruppennachrichten. Legen Sie Gruppen von Mitarbeitern oder Team-Mitgliedern fest und benachrichtigen Sie alle Personen gleichzeitig per E-Mail oder SMS. Einige Tools ermöglichen sogar Gruppennachrichten.
- Schichttausch unter Mitarbeitern: Diese Funktion eignet sich für diejenigen, die keine Zeit haben, jeden einzelnen Schichttausch einzutragen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Schichten eigenständig zu tauschen. Da diese Funktion cloudbasiert ist, werden die entsprechenden Informationen sofort aktualisiert. Wenn Sie den Zugriffsumfang der Mitarbeiter einschränken möchten, empfiehlt sich die Suche nach einer Arbeitszeitplan-App, mit der Sie Berechtigungen festlegen können.
- Schichtersatz: Interesse an einer Möglichkeit, wie Sie Schichten noch auf die letzte Minute besetzen können? Mit dieser Funktion können Sie auf eine Schicht klicken, die besetzt werden muss, und sie ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung stellen, die für die Arbeit verfügbar sind. Alle ausgewählten Personen erhalten eine Benachrichtigung auf ihrem Mobilgerät und eine E-Mail. Der Person, die zuerst antwortet, wird die Schicht zugewiesen.
- Mitarbeiter einem Projekt zuweisen: Wie bereits erwähnt, ist ein Arbeitszeitplan-Software nicht nur für die Verwaltung von Schichten geeignet; es ist auch ein nützliches Tool für die Zuweisung von Projektaufgaben an Teammitglieder. Sie können die Software verwenden, um zu identifizieren, welche Kollegen verfügbar sind, und ihnen Aufgaben und Fälligkeitstermine zuweisen.
- Anwesenheit nachverfolgen: Einige Lösungen bieten virtuelle Stempeluhren an, sodass die Mitarbeiter leicht ein- und ausstempeln können. Diese Informationen werden dann gespeichert und können in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme exportiert werden.
- Urlaubsanträge verwalten: Sie möchten nicht mehr in einem separaten Urlaubskalender blättern, um herauszufinden, wer für die Arbeit verfügbar ist? Mit diesem Tool können Mitarbeiter Urlaub beantragen und die Führungskräfte können die Anträge schnell genehmigen oder ablehnen. Wenn die Anträge genehmigt sind, werden die Informationen im System gespeichert, sodass Sie nicht versehentlich jemanden zum Arbeiten einteilen, der gerade Urlaub hat.
- Daten in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme exportieren: Viele der modernen Arbeitszeitplan-Lösungen sind mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wie ADP, PayChex, SurePayroll und QuickBooks kompatibel. Wenn Sie die Zeiterfassungsdaten in eines dieser Systeme exportieren, passieren weniger Benutzerfehler und die Zeiterfassung erfolgt viel genauer. Sie können auch Berichte ausführen und schnell sehen, ob Sie Ihre Budgetziele erfüllen.
- Datenschutz: Beim Thema Cloudspeicher sind viele besorgt, was den Datenschutz angeht. Die meisten Lösungen erfordern jedoch Kennwörter. Wenn Sie es anderen Mitarbeitern ermöglichen, Änderungen am Zeitplan vorzunehmen, sollten Sie nach einer Lösung suchen, in der Sie Benutzerberechtigungen erstellen können.
- Apps: Überlegen Sie sich, welche Art von Geräten die Mitarbeiter verwenden, um auf den Zeitplan zuzugreifen. Viele Lösungen verfügen über Apps für Android und iOS, die Benutzer herunterladen können. Es gibt einige Produkte, die auch über eine BlackBerry-App verfügen. Das sollten Sie vor allem dann berücksichtigen, wenn BlackBerrys unter den Mitarbeitern beliebte Geräte sind.
- Drag-and-drop-Benutzeroberfläche: Sie können die Schichten innerhalb des Zeitplans mühelos arrangieren, bis alles am richtigen Ort ist. Damit wird der Einstieg in ein Arbeitsplan-Tool zum Kinderspiel!
- Aktualisierungen automatisch speichern: Wenn Sie manchmal vergessen, auf die „Speichern“-Schaltfläche zu klicken, ist diese Funktion genau das Richtige für Sie. Sie speichert automatisch alle Änderungen, die an dem Zeitplan vorgenommen wurden. Das umfasst auch Urlaubsanträge, sodass Mitarbeiter, deren Abwesenheit genehmigt wurde, nicht als verfügbar dargestellt werden.
- Mehrere Zeitplanansichten: Diese Funktion bezieht sich darauf, wie Sie einen Zeitplan anzeigen möchten. Es gibt Optionen für tägliche, wöchentliche und monatliche Formate in visuellen, grafischen oder Listenformaten. Sie sollten jederzeit aus jeder dieser Ansichten wählen können.
- Synchronisierung mit Kalendern: Sie möchten nicht, dass sich Ihre Mitarbeiter jedes Mal bei einer App anmelden müssen, wenn sie sehen möchten, wann sie arbeiten? Wählen Sie eine Lösung aus, die die Mitarbeiter mit ihren persönlichen Kalendern wie Outlook, Google Kalender und iCal synchronisieren können.
- Zeitpläne für mehrere Standorte: Unternehmen mit mehreren Standorten schätzen die Möglichkeit, Zeitpläne für Mitarbeiter an jedem Standort zu erstellen.
- Zeitpläne in andere Tabellenblattprogramme exportieren: Vielleicht benötigen Sie Mitarbeiterinformationen oder Zeiterfassungsinformationen für etwas anderes. Durch die Möglichkeit, diese Daten in andere Tabellenblattprogramme wie Excel zu exportieren, sparen Sie wertvolle Zeit.
- Mitarbeiterlisten importieren: Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie einen Arbeitsplan erstmalig einrichten. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können so auch Fehler vermeiden. Typische Formate, die unterstützt werden, sind Excel und CSV-Dateien.
- Manageransichten, die Kosten umfassen: Sie fragen sich, wie viel die Überstunden, die Sie gerade genehmigt haben, kosten werden? Diese Funktion wurde entwickelt, um Führungskräften zu zeigen, wie viel die Arbeitszeit der Mitarbeiter das Unternehmen kostet. Sie ist ein nützliches Tool für die Budgetierung.
- Vorlagen: Viele Lösungen sind zwar anpassbar, aber enthaltene Vorlagen bieten einen guten Ausgangspunkt, um einen eigenen Arbeitsplan zu erstellen.
- Support: Anbieter nutzen in der Regel Foren, Tutorials, Live-Chats und Videos, um Sie beim Einstieg zu unterstützen. Achten Sie darauf, ob dieses Angebot kostenlos ist oder ob Sie zusätzliche Dienste bezahlen müssen.
Lohnen sich kostenlose Arbeitszeitplan-Lösungen?
Mit einer kostenlosen Online-Arbeitsplan-Software können Sie leicht herausfinden, ob ein solches Tool für Sie und Ihr Unternehmen geeignet ist. Als Einstieg empfiehlt sich die Erstellung eines Google-Kalenders, den Sie für Mitarbeiter freigeben. Sie können manuell Gruppen-E-Mails senden und Benachrichtigungen einrichten.
Wenn das nicht genug ist, können Sie eine kostenlose Online-Arbeitsplan-Software testen. Obwohl solche Tools mehr Funktionen als ein Google-Kalender bieten, verfügen sie nicht annähernd über die Vielfalt von Funktionen, die in kostenpflichtigen Versionen verfügbar sind. Typische Funktionen umfassen das Senden von Benachrichtigungen, das Planen von wiederkehrenden Elementen, das Senden von E-Mails direkt an einzelne Mitarbeiter, das Erstellen benutzerdefinierter Zeitpläne und die Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern. Nach einem Monat stellen Sie vielleicht fest, dass dieser Funktionsumfang für Sie ausreicht.
Einige der Nachteile kostenloser Versionen sind, dass sie sich nicht in Ihre bestehenden Tools integrieren lassen. Zum Beispiel können Sie Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht automatisieren. Wenn Sie sich für ein umfassenderes Arbeitszeitplan-Tool interessieren, können Sie es mit einer kostenlose 30-tägige Testversion versuchen, die viele Anbieter zur Verfügung stellen. Testen Sie direkt mehrere davon, um herauszufinden, welche Sie bevorzugen.
Kostenlose Vorlagen für Arbeitszeitplan-Tools für Excel und Word
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