Was ist Personalmanagement?
Personalmanagement setzt sich aus einigen Prozessen zusammen, die zur Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern eines Unternehmens beitragen sollen. Unternehmen setzen Personalmanagementsysteme auf unterschiedlichen Ebenen (individuell, abteilungsweit, unternehmensweit) und aus verschiedenen Gründen ein, von der Einstellung und Terminplanung bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Wesentlichen ist Personalmanagement eine integrierte Strategie, die entwickelt wurde, um interne Prozesse zu optimieren, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit aufwenden können (und weniger Zeit damit verbringen müssen, Formulare auszufüllen, Posten für intern verteilte Teams zu vervollständigen, Informationen anzufordern usw.). Personalmanagement zielt auch darauf ab, diese Prozesse abteilungsübergreifend zu standardisieren, anstatt dass Arbeit von isolierten Teams erledigt wird, die alle unterschiedliche Systeme verwenden.
Personalmanagementsysteme können Ihrem Unternehmen helfen, zahlreiche verschiedene Ziele zu erreichen. Hierbei gibt es jedoch keine pauschale Strategie, die Erfolg garantiert. Stattdessen können Unternehmen spezifische Richtlinien und Programme anwenden, die ihren Anforderungen entsprechen und weiterhin alle effektiven Systeme verwenden, die bereits eingerichtet sind. Stellen Sie sich Personalmanagement als eine Reihe von Effizienzprogrammen vor, die Sie auswählen und in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um alle Aspekte der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung zu organisieren und zu verwalten.
Unternehmen begannen in den 1980er-Jahren mit der Anwendung von Personalmanagement, um interne Prozesse zu optimieren. In den 90er-Jahren lag der Schwerpunkt im Personalmanagement jedoch hauptsächlich auf der Lieferkette oder anderen marktorientierten Pipelines und wurde von anderen Mitarbeiterverwaltungsteams (oder den Mitarbeitern selbst) kaum angewandt. Heute steigt die Beliebtheit des Personalmanagements erneut, da es nun auch viele Aspekte des Personalwesens (HR) sowie Arbeits-, Budget- und Nachfolgeprognosen umfasst. Später sprechen wir mit Experten darüber, warum diese Entwicklung aktuell eintritt. Befassen wir und zunächst tiefer mit dem Personalmanagement an sich.
Was umfasst Personalmanagement?
Wie bereits erwähnt, kann Personalmanagement auf eine Großzahl von Mitarbeiterprogrammen angewendet werden. Personalmanagementsysteme werden am häufigsten in Bereichen der Personaladministration eingesetzt und dazu verwendet, die Datenerhebung zu vereinfachen und zu optimieren. So entsteht ein effizienteres System, das Redundanzen reduziert, Diskrepanzen beseitigt und Zeit spart. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigen aufgabenbasierten Kategorien, die zu Personalmanagement zählen:
- Terminplanung: Gewerbliche Mitarbeiter können ein Personalmanagementsystem zur Erstellung von Terminplänen verwenden.
- Abwesenheit/Urlaub: Mitarbeiter und das Personalwesen arbeiten für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub zusammen.
- Zeiterfassung: Viele Personalmanagementsysteme erleichtern die Zeiterfassung. So wird gewährleistet, dass keine Diskrepanzen auftreten.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Vereinfachen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem Sie an einem zentralen Ort auf Informationen zur Arbeit aller Mitarbeiter und den Direktüberweisungen zugreifen können.
- Leistungen: Behalten Sie den Überblick über Gehaltserhöhungen, Boni und andere Leistungen, ohne mehrere Quellen oder Datenbanken nutzen zu müssen.
- Onboarding-Aufgaben: Mitarbeiter können die Bürokratie für neue Mitarbeiter oder andere Onboarding-Aufgaben erledigen und das Personalwesen kann den Status dieser Aufgaben im selben Hub nachverfolgen.
Seit Neuestem umfasst das Personalmanagement neben diesen greifbaren Aufgabenelementen einen Bereich namens „Mitarbeiter-Tracking“. Hier werden Daten im Laufe der Zeit überwacht (und nicht nur einzelne Ein- oder Ausgänge). Einige Beispiele für diesen Arbeitsbereich sind Folgende:
- Nachfrageprognosen: Prognostizieren Sie Lücken oder Veränderungen bei der Personalbesetzung, damit Sie rechtzeitig mit potenziellen Vertretungen in Kontakt treten können.
- Arbeitsbudgetierung: Planen Sie neue Projekte oder ermitteln Sie die Auslastung von Mitarbeitern/Teams, um zu gewährleisten, dass Sie stets über ausreichend Personal verfügen, um Ihre Wachstumsanforderungen zu erfüllen.
- Leistungsüberwachung: Erfassen Sie die Leistungsdetails Ihrer Mitarbeiter (dies hilft Ihnen, Prognosen zu anderen Personalbereichen zu erstellen).
- Gezielter Einsatz von Mitarbeiterfähigkeiten: Identifizieren Sie die Fähigkeiten von Bewerbern oder aktuellen Mitarbeitern, damit Sie sie dort einsetzen können, wo sie am nützlichsten sind.
- Asset-Tracking: Behalten Sie den Überblick über Unternehmensressourcen, die sich zwischen Abteilungen oder Teams bewegen.
Das Personalmanagement umfasst zwar in der Regel das oben aufgeführte interne Ressourcenmanagement, allerdings kann es auch andere Aspekte wie das Lieferkettenmanagement, das Workforce Asset Management (WAM), Production Planning Services (PPS) oder das Field Service Management (FSM) umfassen. Ihr Personalmanagementsystem muss nicht alle Unternehmensaspekte umfassen. Wenn Sie in diesen Bereichen jedoch Effizienzsysteme implementieren, kann es hilfreich sein, diese im Personalmanagement zu standardisieren, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.
Ganz gleich, welche Bereiche Ihr Personalmanagementsystem umfassen soll, das Ziel bleibt gleich: interne Prozesse optimieren und standardisieren, um maximale Produktivität zu ermöglichen. In erfolgreichen Fällen fungieren Personalmanagementsysteme als Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Sie Risiken reduzieren, Compliance erfüllen, die Mobilität und Agilität der Mitarbeiter steigern, die Bindungsquote erhöhen und letztendlich ein effizienteres internes Team schaffen.
Erklärung für die aktuelle Beleibtheit des Personalmanagements
Obwohl das Personalmanagementkonzept in den 1980er-Jahren entstand und sich in den 90er-Jahren weiterentwickelte, war es nie wirklich beliebt – das hat sich vor kurzem geändert. Wir wollen verstehen, was zu diesem Anstieg der Beliebtheit geführt hat. Daher haben wir mit einigen Projektmanagement-Experten gesprochen.
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
Hiller erzählt: „Andererseits werden Unternehmen, die die Bedeutung des Personalmanagements ignorieren, mit negativen Auswirkungen in mehreren Bereichen konfrontiert sein, unter anderem bei der Mitarbeitermotivation und -bindung und letztendlich beim Geschäftsergebnis.“
Hiller verweist auch eine kürzlich durchgeführte Studie von The Workforce Institute at Kronos Incorporated and Coleman Parkes Research. Aus der Studie ging hervor, dass US-Unternehmen jedes Jahr 687 Milliarden USD für unnötige administrative Aufgaben ausgeben. Hier kommt Personalmanagement (und Personalmanagementsoftware) ins Spiel. „Viele der Aufgaben können durch den effektiven Einsatz von Technologie automatisiert oder zumindest effizienter gestaltet werden“, so Hiller. „Außerdem wird diese Technologie immer benutzerfreundlicher, daher kann sie besser denn je von Teams jeder Größe verwendet werden.“
Laut Hiller ist die Technologie ein ausschlaggebender Grund dafür, dass das Interesse an Personalmanagement steigt. Durch die Automatisierung von Verwaltungsprogrammen und die einfachere Verwendung alter Systeme fällt es Mitarbeitern leichter, ihre internen Daten nachzuverfolgen.
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
„Die Verfügbarkeit und Erschwinglichkeit neuer Technologien, mit denen Wissen, Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter nachverfolgt und mit der Geschäftsstrategie und -prognose verknüpft werden können, erleichterte den Zugriff auf Personalmanagement. Das steigerte die Beliebtheit.“
Flores bezieht sich unter anderem auf demografische Veränderungen wie die alternde Belegschaft, die Entstehung des „Gig Market“ und die steigende Anzahl freiberuflicher Mitarbeiter als Gründe, weshalb Unternehmen neue Organisationssysteme einführen. „Unternehmen müssen ihren Beschäftigungs- und Trainingsansatz überdenken und proaktiv handeln“, erklärt sie.
Zuletzt erhöht Personalmanagementsoftware die Verfügbarkeit von Daten und Messzahlen, sodass Administratoren Ressourcen leichter nachverfolgen können. „Durch Personalmanagement kann das Talentmanagement verbessert, die Rekrutierung und Bindung effektiver gestaltet, die Servicebereitstellung hinsichtlich der Kosten optimiert, die Mitarbeiteragilität gesteigert und vor allem der Unternehmenswert erhöht werden“, sagt Flores. Darüber hinaus erleichtern Daten die Messung der Effektivität Ihres Personalmanagementsystems.
Hiller ist zuversichtlich, dass Personalmanagement auch in Zukunft ein heißes Thema bleiben wird. „Personalmanagementsoftware wird sich durchsetzen und in den kommenden Jahren für alle Unternehmen an Bedeutung gewinnen“, erklärt er. „Unternehmen, die erkennen, dass ihr Humankapital genauso wichtig ist wie alle Lagerbestände oder Produkte, die sie produzieren, werden in ihrem gesamten Unternehmen positive Ergebnisse erzielen.“
Flores stimmt zwar zu, rät Führungskräften und Experten im Personalwesen jedoch, den „strategischen“ Teil des Personalmanagements zu erlernen. „Den meisten Unternehmen fehlt immer noch ein tiefgreifendes Verständnis dafür, was Personalmanagement eigentlich ist, wie es mit der Geschäftsstrategie verknüpft ist und wie diese Tools oder Technologien verwendet werden“, sagt sie. „Der Aufbau einer qualifizierten, motivierten, zugänglichen und effizient eingesetzten Belegschaft mit geschäftsorientierter Strategie wird immer mehr zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal für die Geschäftsleistung und den finanziellen Erfolg.“
Vorteile von Personalmanagementsoftware
Auch wenn es sicherlich möglich ist, ein System von Grund auf neu zu entwerfen, gibt es viele umfassende Personalmanagementplattformen, über die Sie Ihre Systeme automatisch integrieren und funktionsübergreifend verwalten können. Bei softwarebasiertem Personalmanagement ist die Optimierung ausschlaggebend. Das bedeutet, dass Sie die Effizienz der Software voll ausschöpfen, anstatt komplizierte Systeme, mehrere Datensätze oder sich nur langsam entwickelnde Prozesse zu verwenden. Im Folgenden finden Sie eine zusätzliche Liste der wichtigsten Vorteile von Personalmanagementsoftware:
- Transparenz: Erhalten Sie einen Überblick über Ihre Prozesse und Ressourcen.
- Automatisierung: Suchen Sie nach Systemen, die bestimmte Prozesse für Sie automatisieren. Das verringert den Zeitaufwand für manuelle Aktualisierungen.
- Zeitplanungsalgorithmen: Da Zeitplanung einen großen Teil des Personalmanagements darstellt, sparen Sie durch Algorithmen Zeit und vermeiden Frustration bei der Ressourcenzuweisung.
- Skalierbarkeit: Die meisten Personalmanagementsoftwares wurden für wachsende Unternehmen entwickelt, daher bleiben Ihre internen Prozesse organisiert, während Ihr Unternehmen wächst.
- Echtzeitbewertung: Warten Sie nicht bis zum Quartalsende, um Ihre Mitarbeiter zu bewerten – überwachen Sie die Leistung in Echtzeit, damit Sie die Nachfrage genauer prognostizieren und die Einstellung voranbringen können.
Dies sind nur einige der zahlreichen Vorteile, die ein erfolgreiches Personalmanagementprogramm Ihrem Team bietet. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Produkts Ihre Geschäftsanforderungen (und denken Sie an die Zukunft), um das für Sie am besten geeignete Tool auszuwählen.
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