Was ist Records Management?
Records Management (RM),auch als Records and Information Management (RIM)bekannt, ist eine organisatorische Funktion, die für die Erstellung und Wartung eines Systems für den Umgang mit Datensätzen während des gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens verantwortlich ist. RM umfasst alles von der Erstellung eines Datensatzes bis zu ihrer Entsorgung. Im Wesentlichen umfasst es alles, was Teil einer Geschäftstransaktion ist.
Einige Leute verwenden den Begriff Information Governance (IG), wenn sie über Record-Management sprechen. IG ist das Management von Informationen, um die Gegenwart und Zukunft eines Unternehmens zu unterstützen und dabei die regulatorischen, rechtlichen, ökologischen und betrieblichen Anforderungen zu berücksichtigen. Es umfasst die Struktur, Richtlinien, Verfahren und Prozesse, die für die Verwaltung aller in einem Unternehmen gespeicherten Informationen erforderlich sind.
Was macht etwas zu einem Datensatz?
Was macht etwas zu einem Datensatz? Die Antwort ist etwas kompliziert. Die Internationale Organisation für Normung (ISO) ist eine unabhängige, nichtstaatliche internationale Organisation, die internationale Standards entwickelt, die weltweit in ihren 162nationalen Normungsgremien implementiert werden. Die ISO 15489-1:2001 definiert Datensätze als "Informationen, die von einer Organisation oder Person aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder bei der Geschäftstransaktion erstellt, empfangen und als Beweismittel und Informationen verwaltet werden." ISO 15489 ist in zwei Teile unterteilt: Konzepte und Grundsätze sowie Richtlinien. Zusammen bilden die beiden Teile eine Gliederung für ein umfassendes Records Management-Programm.
Im Wesentlichen ist ein Datensatz Inhalt, der eine Geschäftstransaktion dokumentiert. Ein Datensatz enthält in der Regel keine Entwürfe, Duplikate oder Kopien von Dokumenten. Beispielsweise ist eine endgültige Antwort auf einen Vorschlag ein Datensatz, aber die Entwürfe, Kommentare zu den Entwürfen und die Korrespondenz über den Vorschlag jedoch möglicherweise nicht. Personaldateien sind Datensätze sowie Social-Media-Posts und Instant Messages (daher umfasst das Records Management nicht nur Papierdokumente). Laut the Global Trade Association for Information Management Companies (PRISM)betrachten Gerichte alle folgenden Datensätze als Aufzeichnungen: Kritzeleien auf einer Papierserviette, Kernproben aus der Ölexploration, ein Rohr mit einer Teilnummer darauf und Abschnitte von gefrorenen Gewebeproben.
Ein Datensatz dient als Beweis für ein Ereignis. Daher können Sie oft eine Akte vor ein Gericht stellen, um Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzerfreundlichkeit zu beweisen. Aufzeichnungen können die erforderlichen Unterlagen für eine Prüfung, einen Gerichtsfall oder andere offizielle Zwecke liefern.
Ein Datensatz kann auch alles sein, was persönlich identifizierbare Informationen (PII) enthält. Unternehmen, die sich im Finanzdienstleistungs-, Gesundheits-, Regierungs- oder Rechtssektor befinden, müssen sich dieser Art von Aufzeichnungen besonders bewusst sein.
Ist Records Management dasselbe wie Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist Teil des Records Management da viele Dokumente Datensätze sind. Allerdings sind nicht alle Datensätze Dokumente. Die Dokumentenverwaltung betrifft eher die alltäglichen Aktivitäten im Zusammenhang mit physischer oder digitalen Dateien wie das Erfassen, Speichern, Ändern oder der gemeisamen Nutzung.
Das Dokumentenmanagement verfolgt mehrere Ziele:
- Organisation bestehender und zukünftiger Dokumente
- Verbesserung des Arbeitsablaufs
- Schnelle Suche und Abruf von Dokumenten
- Verwaltung der Organisation von Dateien, um die Anzahl verlorener und falscher Dokumente zu reduzieren
- Reduzierung der physischen Aufbewahrung von Dokumenten
Die Verwaltung von Formularen kann ein wichtiger Teil des Records Management sein. Für viele Unternehmen besteht die größte Menge an Datensätzen aus gedruckten oder elektronischen Formularen.
Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung finden Sie unter " Wie man Smartsheet alsagiles Dokumentenmanagement verwendet" und "SharePoint Document Management: Wases ist und was es nicht ist."
Der Lebenszyklus des Records Management
In Records Management gibt es einen Lebenszyklus, der den Phasen entspricht, die ein Datensatz durchläuft. Dieser Lebenszyklus umfasst alles von der Erstellung eines Datensatzes bis zur Entsorgung. In jeder Phase gibt es unterschiedliche Richtlinien und Verfahren.
Stellen Sie sich den Lebenszyklus von Datensätzen als eine Lebenspanne vor, die mit der Erstellung beginnt und mit der Entsorgung oder Aufbewahrung endet. Verschiedene Programme, Software und Lehrmaterialien können verschiedene Bezeichnungen für die Phasen verwenden, aber sie sind im Grunde festgelegt und laufen gleichzeitig und Kontinuum.
Die Erstellung ist die erste Phase im Lebenszyklus eines Datensatzes. Es beinhaltet den Erhalt eines Datensatzes und die Klassifizierung als Datensatz im Records Management-System eines Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie Datensätze korrekt erstellen, was bedeutet, dass Sie die richtigen Informationen enthalten und das richtige Format verwenden.
Wenn Benutzer einen Datensatz verwenden und ändern, wird er als Datensatz fortgesetzt, und Sie müssen ihn vor mehreren Dingen pflegen und schützen, einschließlich unbefugtem Zugriff und Schäden. Diejenigen, die regelmäßig Aufzeichnungen benötigen, müssen einfachen Zugang zu ihnen haben. Verschiedene Unternehmen befolgen unterschiedliche Richtlinien, wie lange sie Aufzeichnungen aufbewahren müssen. Aktive Datensätze sind diejenigen, die derzeit verwendet werden und sich oft in unmittelbarer Nähe zu den Personen befinden, die sie verwenden. Ein inaktiver Datensatz ist ein Datensatz, den ein Unternehmen nicht mehr für das aktuelle Geschäft verwendet, aber den Sie bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist behalten müssen. Auch wenn jemand nicht regelmäßig auf einen inaktiven Datensatz zutritt, müssen Sie ihn aufbewahren und schützen.
Am Ende des Lebenszyklus eines Datensatzes muss das Records-Management-Team entscheiden, ob es den Datensatz vernichtet oder behalten soll. Innerhalb des Records Management gibt es Systeme, um zu bestimmen, was mit jedem Datensatz geschieht und wann. Die Dauer, die Sie für die Verwaltung eines Datensatzes haben müssen, unterscheidet sich je nach verschiedenen Faktoren, einschließlich Unternehmenspolitik und den gesetzlichen Vorschriften. Einige Aufzeichnungen müssen für immer aufbewahrt werden, weshalb Sie irgendwann einen Archivierungsprozess einleiten müssen.
Während des gesamten Lebenszyklus des Records Managements müssen Sicherheit und Datenschutz unbedingt erhalten werden.
Was beinhaltet Records Management?
Auch hier ist das Records Management per Definition für die Erstellung und Pflege von Datensätzen während des gesamten Lebenszyklus verantwortlich. Die Funktion umfasst viele verschiedene, aber miteinander verbundene Elemente mit dem Ziel, den Zugriff auf Unternehmens- oder Oranisationsunterlagen zu kontrollieren und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Das Records Management kann physisch oder elektronisch erfolgen und ist häufig eine Kombination aus beidem.
In der Praxis umfasst das Records Management in der Regel einen Records Manager. Dies ist die Person, die für das Records Management innerhalb des Unternehmens verantwortlich ist, aber diese Person hat oft ein Team von Personen, die zusammenarbeiten, um Systeme zu erstellen und zu warten. In einigen Unternehmen und Agenturen ist der oberste Beamte, oft der Agenturleiter, CEO oder CFO, letztendlich für das Records Management verantwortlich, selbst wenn sie andere eingestellt haben, um die Arbeit der aktiven Verwaltung von Datensätzen zu verarbeiten.
Gemäß ISO 15489-1:2001 umfasst das Records Management aufgaben wie das Festlegen von Richtlinien und Standards, die Zuweisung von Zuständigkeiten und Befugnisse, die Festlegung von Verfahren und Richtlinien, den Zugang zur Verwaltung und Verwendung von Datensätzen und die Integration des Records Managements in Geschäftssysteme und -prozesse. Da es so viele Dinge enthält, kann das Records Management etwas entmutigend sein, aber die Vorteile überwiegen die Risiken.
Warum Records Management implementieren?
Records Management ist für viele Behörden vorgeschrieben, und andere Unternehmen verfügen auch über entsprechende Systeme. RM bietet ein Framework, um die Kontrolle über Papierstapel zu gewinnen und Dokumente zu finden, und stellt sicher, dass die benötigten Informationen leicht zugänglich und leicht verfügbar sind. Laut PRISM wachsen die aktiven Dateien eines Unternehmens mit einer jährlichen Rate von etwa 25 Prozent, und der Papierkram ist ein enormer Kostenfaktor. Ein richtiges Record Management kann wertvolle Büroräume freisetzen. PRISM sagt, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt zwischen drei und fünf Prozent der Dateien eines Unternehmens verloren gehen oder verlegt werden. Eine richtige Organisation kann dazu beitragen, Kunden und Partnern einen konsistenten Service zu bieten und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität des Personals zu steigern. Records Management ist auch eine Möglichkeit, die Geschichte eines Unternehmens zu erzählen, aber diese Aufgabe fällt oft eher in den Zuständigkeitsbereich eines Archivars und nicht unter die eines Record Managers.
Ordnungsgemäße Aufzeichnungen können auch einem Unternehmen helfen, das vor Gericht landet. Aufzeichnungen können die Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen zeigen, Transaktionsnachweise erbringen und Schutz vor unbefugtem Zugriff bieten.
Darüber hinaus kann das Record Management im Notfall Kontinuität ermöglichen. Nach 9/11 konnten viele Unternehmen, die sich in oder in der Nähe der Zwillingstürme befanden, nur wieder öffnen, weil sie über System- und Aufzeichnungsredundanz verfügten.
Ein Redundanzplan für das Record Management sollte folgende Punkte enthalten:
- Erstellen eines Datensatz- und Informationsinventars
- Beschriftung wichtiger Datensätze und deren Bezeichnung für Redundanz
- Identifizieren, wer Zugriff auf Datensätze hat und einschließlich eines Dritten, der sich außerhalb des Standorts befindet
Im Rahmen der Notfallplanung ist es wichtig, potenzielle Szenarien zu identifizieren und den Katastrophenplan zu kommunizieren. Eine einfache Sicherung von Computer-Festplatten auf ein tragbares Laufwerk würde einem Unternehmen bei einer Überschwemmung oder einem Brand nichts nutzen.
Konsequenzen für die Nicht-Implementierung von Records Management
Obwohl die Konsequenzen nicht für jedes Unternehmen oder jede Organisation gleich sind, kann es zu schweren Strafen kommen, wenn keine ordnungsgemäßen Records-Management-Systeme zur Verfügung stehen. In einigen Fällen, beispielsweise bei staatlichen Zuschüssen oder bei staatlichen Stellen, kann es zu Finanziellen Sanktionen oder möglichen Anforderungen für die Rückgabe von Finanzhilfen kommen.
In anderen Situationen kann es sich um Geldstrafen, Strafanzeigen oder Haftstrafen wie bei einigen Personen bei Enron, WorldCom, Imclone, Arthur Andersen und Morgan Stanley. Audits und andere Untersuchungen von Unterlagen bei diesen Unternehmen fanden Unregelmäßigkeiten bei der Buchführung, gefälschten Dokumenten und der unsachgemäßen Vernichtung von Dokumenten.
Es ist wichtig zu bedenken, dass es illegal sein könnte, Unterlagen während eines offenen Gerichts oder einer Untersuchung zu vernichten, selbst wenn die Vernichtung mit der Unternehmenspolitik im Einklang steht. In diesen Fällen kommt der gesetzliche Rechtsgundsatz der Enteignung ins Spiel. Laut Black's Law Dictionary ist die "Enteignug von Beweismitteln die vorsätzliche, leichtsinnige oder fahrlässige Vorenthaltung, Verstecken, Änderung, Fabrizieren oder Vernichtung von Beweismitteln, die für ein Gerichtsverfahren relevant sind."
Der Sarbanes-Oxley Act von 2002, auch bekannt als Sarbox oder SOX, schuf neue Anforderungen an öffentliche Unternehmen in Bezug auf Aufzeichnungen. Die Gesetzgebung entstand nach den öffentlichen Skandalen um Enron, WorldCom und andere. Abschnitt 802(a) lautet: "Wer wissentlich ändert, zerstört, verstümmelt, verheimlicht, vertuscht, verfälscht oder einen falschen Eintrag darin vornimmt, Dokumente oder materielle Objekte mit der Absicht, die Untersuchung oder ordnungsgemäße Verwaltung einer Angelegenheit zu behindern oder zu beeinflussen, die sich innerhalb der Zusändigkeit einer Abteilung oder Agentur der Vereinigten Staaten oder in einem unter Titel 11 eingereichten Fall oder in Bezug auf eine solche Angelegenheit oder einen solchen Fall oder eine solche Prüfung erstreckt, wird nach diesem Titel mit einer Geldstrafe oder mit einer Freiheitsstrafe von höchstens 20 Jahren oder mit beidem bestraft."
Das Gesetz sieht auch Geldstrafen von bis zu einer Million US-Dollar und Gefängnisstrafen von bis zu zehn Jahren für CFOs und CEOs, die fälschlicherweise den finanziellen Status ihres Unternehmens melden.
Bei Sarbanes-Oxley geht es nicht nur um Strafen. Es enthält auch einen Whistleblower-Schutz für Mitarbeiter, die möglicherweise diejenigen sind, die sich eines unangemessenen Verhaltens in einem Unternehmen bewusst werden. Da Records Management-Experten umfangreiche Kenntnisse über die Aufzeichnungen und Prozesse ihres Unternehmens haben, sind sie möglicherweise die ersten, die ein Problem bemerken.
Um mehr über Sarbanes-Oxley zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
Wer ist für das Records Management verantwortlich?
Die Rm-Verantwortung variiert von Unternehmen zu Unternehmen und Agentur zu Agentur. In Bundesbehörden haben die Agenturleiter eine gesetzliche Verpflichtung, Aufzeichnungen zu verwalten, und Bundesbedienstete sind dafür verantwortlich, Unterlagen über ihre eigene Arbeit zu führen.
Die National Archives and Records Administration (NARA) und die General Services Administration (GSA) teilen die Überwachung des Records Managements auf Bundesebene auf. Der National Archives and Records Administration Act von 1984 skizzierte die Zuständigkeiten beider Agenturen, so dass NARA für die Angemessenheit der Dokumentations- und Aufzeichnungsdisposition und die GSA für die Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Records Managements verantwortlich ist.
Das United States Department of Defense (DoD) 5015.2-STD hat einen Standard, den viele andere Organisationen informell als ihre eigenen übernommen haben. DoD erstellte den Standard Mitte der 1990er Jahre, nachdem der Kongress die Abteilung zur Verbesserung des Datensatzmanagements befing. Das Regierungsmandat kam als Reaktion auf Schwierigkeiten, Aufzeichnungen zu erhalten, um das Golfkriegssyndrom zu betrachten. Im Jahr 1998 unterstützte NARA die funktionalen DoD-Anforderungen und andere Elemente eines Records Management-Programms, damit andere Agenturen die Standards als Grundanforderungen für ihre eigenen Records Management-Programme verwenden konnten.
Einige Bundesbehörden, wie die Securities and Exchange Commission (SEC), haben ihre eigenen Vorschriften, die über die Bundesvorschriften hinausgehen. Viele Staaten und staatliche Behörden haben auch ihre eigenen Regeln für die Verwaltung von Datensätzen. Es gibt mehrere internationale Mitgliedsorganisationen, die Bildung und Unterstützung in der Records Management bereitstellen.
"Unsere Mitglieder sind alle, die in diesem Bereich des Informationsmanagements tätig sind und aus einer Vielzahl von Branchen kommen", sagt Carlisle. "Wir verfügen über viele Ressourcen, die den Menschen helfen, ihr Unternehmen zu verstehen." ARMA International verfügt über Publikationen, Ressourcen, Webinare zur beruflichen Entwicklung und mehr, sowohl für Mitglieder als auch für Nichtmitglieder.
Ist Records Management nur für große Unternehmen?
Records Management ist vorhanden, um eine Historie von Dokumenten und Entscheidungen zu dokumentieren und die Kontinuität zu gewährleisten. Diese Vorteile gelten für alle Unternehmen und Organisationen, egal wie groß oder klein. Sie gelten sogar für Einzelpersonen.
Abgesehen von den Richtlinien des Internal Revenue Service zu Steuerdatensätzen gibt es keine festgelegten Standards dafür, wie lange Sie Geschäftsunterlagen führen müssen. Viele Anwälte und Wirtschaftsprüfer schlagen vor, originale Geschäftsdokumente sieben Jahre lang aufzubewahren, da dies die Verjährungsfrist für viele Steuerprüfungen, Klagen und andere mögliche Ansprüche ist. Die Vorschläge für das Records Management für kleine Unternehmen sind im Grunde die gleichen wie für große.
Selbst ARMA International veröffentlicht keine festgelegten Richtlinien darüber, was aufbewahrt werden soll und wie lange — sie sagen, dass die Anforderungen je nach Branche, Staat und Land variieren. "Es hängt von der Branche ab, in der Sie sich befinden und wie reguliert Sie sind", betont Carlisle. "Der Schlüssel besteht in einer Struktur, die für das Unternehmen, in dem Sie sich befindet, geeignet ist."
Für persönliche Unterlagen haben Experten einige Empfehlungen. Laut Finanzexpertin Suze Orman und anderen finden Sie hier einige kurze Richtlinien zur persönlichen Aufbewahrung von Unterlagen.
Woher wissen Sie, ob Sie Records Management benötigen?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein Records Management benötigen oder nicht, lautet die kurze Antwort, dass jedes Unternehmen über eine Art Records Management-System verfügen sollte. Viele Unternehmen führen jedoch Richtlinien und Verfahren für das Records Management ein oder überarbeiten sie, nachdem ein Problem aufgetreten ist. Warum bis dahin warten?
Eine Checkliste kann Ihnen helfen zu entscheiden, ob Sie ein neues oder überarbeitetes System benötigen. Wenn eine der folgenden Anweisungen ihrem Unternehmen zutrifft, ist es möglicherweise an der Zeit, die Records Management zu einzuführen.
Wie man Records Management implementiert
Ein richtiges Records Management-Programm zu beginnen, muss nicht entmutigend sein. Der Schlüssel zum System kann der Records Manager sein, der für das Records Management innerhalb eines Unternehmens verantwortlich ist. Diese Person (oder Personen) ist in der Regel der Experte für den Lebenszyklus von Unterlagen und für die Pflege und den Schutz von Privatsphäre und Daten. Es ist auch wichtig zu entscheiden, wo die Abteilung für Das Records Management innterhalb eines Unternehmens angesiedelt ist. Gehört es zu juristischen Dienstleistungen, Management- und Audits, Verwaltungsdienstleistungen, Informationstechnologie oder an eine andere Stelle? Die Antwort hängt von der Organisationsstruktur des Unternehmens ab.
Mit freundlicher Genehmigung von ARMA International
Records Management sollte auch einen Verfechter auf hoher Ebene innerhalb des Unternehmens haben, um eine angemessene Akzeptanz und Einhaltung zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Abteilungen von Anfang an zusammenarbeiten, um ein System zu erstellen, zu implementieren und zu verwenden. Es ist keine gute Idee, wenn die Technologieabteilung einfach ein System ohne Input von anderen Abteilungen kauft.
Records Management ist am effektivsten, wenn es unternehmensweit umgesetzt wird, und nicht nur in bestimmten Abteilungen. Mit Hilfe eines Records-Managers ist es ein guter Ort, um mit dem Inventar von Datensätzen im gesamten Unternehmen zu beginnen. Dadurch erhalten alle einen guten Überblick über die vorhandenen Unterlagen und den Umfang de Informationen, die Sie besitzen. Aus diesen Recherchen können Sie die wichtigen Datensätze und Aufzeichnungen identifizieren, die die Geschichte des Unternehmens erzählen.
Entwickeln Sie als nächstes Aufbewahrungszeitpläne, die für Ihr Unternehmen geeeignet sind, und folgen Sie den Branchen-, Regierungs- und ISO-Standards. Wenn Sie innerhalb dieser Parameter arbeiten, erkennen Sie besser, wie aktive und inaktive Dateien verwaltet werden. Teil des Prozesses ist die Entscheidung, wer Zugriff auf die Datensätze hat und wer nicht, und wer diesen Zugriff kontrolliert.
Es gibt viele Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, bei der Verwaltung von Datensätzen zu helfen. Einige sind software-basiert mit Cloud-Speicherfunktionen. Andere kommen und helfen bei der Speicherung und Verwaltung physischer Datensätze. Wenn ein Unternehmen schon seit einer Weile besteht, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass sein Records-Management-System sowohl physische als auch elektronische Datensätze umfasst. Obwohl die beiden Arten von Datensätzen dramatisch unterschiedlich sind, wird ein starkes System den einfachen Zugriff und Schutz des Datensatzes während des gesamten Lebenszyklus gewährleisten, unabhängig davon, ob es sich um physische oder elektronische Datensätze handelt.
"Wir können Ihnen helfen, Informationen zu verwalten, zu speichern und zu vernichten, von der Zeit, in der sie erstellt wurden, bis Sie bereit sind, sie loszuwerden", sagt Potts of Iron Mountain. "Es geht nicht nur darum, die Daten auf dem Laptop in den Papierkorb zu werfen."
Unternehmen wie Iron Mountain verfügen über Einrichtungen an einer Vielzahl von Standorten, die weit von Seismischen Zonen und Überschwemmungszonen entfernt sind. Die Einrichtungen von Iron Mountain verfügen über mehrere Feuerlöschsysteme, Generatoren zur Sicherung der Backup-Generatoren, Klimakontrolle und Sicherheit. Das Unternehmen kann sowohl physische als auch elektronische Dateien speichern, und Kunden können sie jederzeit abrufen. "Das ist alles, was wir tun, den ganzen Tag, jeden Tag. Es kommt wirklich darauf an: Wenn Sie es alleine tun, müssen Sie so auf dem laufenden sein über die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen in Ihrem Unternehmen. Es ist viel Arbeit", sagt Potts.
Unternehmen zahlen eine Gebühr für die Dienstleistungen, die sie wollen. Dies kann Geld sparen, erklärt Potts, weil sie keine eigenen Records-Management-Teams einstellen müssen und wertvolle Immobilien für andere Zwecke verwenden können. "Wenn Sie eine Anwaltskanzlei sind und den Platz für die Lagerung von Kisten verwenden, bringt Ihnen das kein Geld", sagt Potts. "Es ist nicht nur schwierig, diesee Dinge zu tung, sondern es ist auch eine schiere Tatsache, dass Immobilien Geld kosten."
Was ist eine Registratur in Records Management?
Eine Registrierung ist in der Regel ein physischer Ort, an dem die Datensatzverwaltung stattfindet. Häufig werden dort, wo Papierdatensätze abgelegt und zugänglich gemacht, in der Regel von einem Records Manager. Dieser Manager verwaltet auch einen Datensatz während seines gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Eine Registratur enthält oft eine Records-Management-Taxonomie. Taxonomie ist das System der Klassifizierung innerhalb eines Records Managements. Es verwendet ein vordefiniertes System, um den Rahmen für die Klassifizierung zu organisieren. Taxonomien sollten leicht zu merken und einfach zu bedienen sein.
Elektronisches Records-Management
Da Technologie zu einem immer wichtigeren Aspekt des Geschäftlebens wird, mussten Records Management-Systeme Schritt halten. Records Management Applications (RMAs) sind Softwareanwendungen, die Datensätze elektronisch verwalten, indem sie Funktionen verwenden, um aktive Datensätze zu kategorisieren und zu lokalisieren sowie Datensätze für die Disposition zu identifizieren. Diese Apps müssen sicher, zuverlässig, dauerhaft und umfassend sein und die Vorschriften und Bestimmungen einhalten.
Bei der Verwendung jeglicher Art von elektronischem System ist es wichtig zu beachten, dass das Scannen eines vorhandenen Papierdokuments möglicherweise nicht ausreicht, um es zu einem Dokument zu machen. Einige Softwaresysteme erfordern eine Person dazu, etwas zu deklarieren, damit es vom System ordnungsgemäß verwaltet werden kann. Jeder Datensatz muss über eine eindeutige Kennung verfügen, um mit einigen Systemen arbeiten zu können.
Suchen Sie nach etwas, das einfach zu bedienen ist und über die nötige Sicherheit zum Schutz von Dateien verfügt. Einige Systeme umfassen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Rahmen des Records Managements. Suchen Sie auch nach etwas, das eine durchsetzbare Verwahrungskette garantiert, damit Sie sehen können, was in einem Datensatz steht, wie sich der Inhalt entwickelt hat und wer an Änderungen beteiligt war. Diese Art von System kann unbefugten Zugriff und Änderungen verhindern.
Elektronische Records-Management-Systeme müssen in der Lage sein, sich em technologischen Wandel anzupassen und mitzuwachsen. Formate ändern sich, und die in einem bestimmten Format gespeicherten Dokumente und Datensätze müssen möglicherweise ebenfalls geändert werden. Disketten waren beispielsweise Mitte der 1990er-Jahre die beste verfügbare Technologie. Heute hat kaum jemand ein Laufwerk, um diese Disketten zu lesen. Die Verwaltung von Datensätzen ist ein langfristiges und nicht kurzfristiges Konzept.
Probleme, die beim Records Management auftreten
Wie bei allen Richtlinien oder Verfahren ist auch das Records Management nicht frei von Komplikationen und Problemen. Records Management gibt es schon lange in öffentlichen und staatlichen Einrichtungen, im Gesundheitswesen und in öffentlichen Unternehmen, aber in der Privatwirtschaft setzt sie sich erst jetzt langsam durch. Egal, wie tief es in einem System ist, es wird immer Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften rechtliche Fragen geben.
Die folgenden Probleme können auch problematisch sein:
- Konflikte zwischen Abteilungen, insbesondere zwischen Records Managern und IT
- Sicherheit, Datenschutz und Privatsphäre, da Hacker und Datenschutzverletzungen immer weiter fortgeschritten sind
- Transparenz und Rechenschaftspflicht, da Informationsgesetze und andere Gesetze immer häufiger vorkommen
- Annahme und Implementierung, weil nicht alle das Records Management als oberste Priorität sehen
- Die Zusammenführung von Systemen, wenn Unternehmen sich gegenseitig aufkaufen, fusionieren und zusammenwachsen
- Das Versäumnis, Internet- und Social-Media-Posts als Aufzeichnungen zu erkennen, da die Verbreitungsgeschwindigkeit der sozialen Medien zunimmt
- Unsachgemäße Ablage und Erstellung des Zugangs bei der Konvertierung älterer physischer Datensätze in elektronische Datensätze
Konsistenz zwischen Anbietern und Abteilungen und richtige Schulungen sind auch wichtige Komponenten für den Erfolg jedes Records Management Systems. Jeder muss den Lebenszyklus der Datensätze und jeden Schritt im Prozess verstehen.
Carlisle glaubt, dass viele Unternehmen ein Problem mit einem RM-Aspekt haben: "Ich denke, ein großer Fehler ist die Annahme, dass eine Technologie alle Probleme, die Sie haben, beheben wird. Die Technologie sollte der letzte Schritt im Prozess des Datensatzmanagements sein, da jedes Unternehmen zuerst eine Analyse des Arbeitsablaufs und der grundlegenden Bedürfnisse durchführen sollte, bevor es sich der Technologie zuwendet."
Stellen Sie außerdem sicher, dass jede Technologie es Ihnen ermöglicht, Datensätze zu vernichten, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Carlisle sagt, dass einige Systeme Löschungen nicht zulassen: "Wenn Sie etwas nicht loswerden können, werden Sie Ihren Aufbewahrungplan nicht einhalten. Es ist definitiv ein Schaden, Dinge immer aufzubewahren. Die meisten Anwälte, die ich kenne, die in diesem Bereich arbeiten, sind der Meinung, dass ein Aufbewahrungs- und Dispositionsplan geben. Was Sie wollen, ist eine klare Richtlinie, ein klarer Prozess und die richtige Dokumentation, die zeigt, dass Sie diese Richtlinie und diesen Prozess befolgt haben."
Records Management Schulungen, Weiterbildunge und Zertifizierungen
Aufgrund der umfassenden Natur des Records Managements gibt es Studiengänge, Zertifizierungen und Professionelle Organisationen, die sich mit Aufzeichnungen und Informationsmanagement widmen.
Der Bereich ändert sich und auch einige der Terminologien. Carlisle sagt, dass der Begriff Informationsressourcen heute beliebter ist als das Records Management. "Es bringt das Konzept mit, dass Informationen genauso wichtig sind wie andere Arten von Vermögenswerten", sagt sie, "Informationsressourcen sind genauso wichtig wie Talente und finanzielle Vermögenswerte."
Um Führungskräften bei der Aufzeichnung zu helfen, bietet ARMA International Konferenzen, Webinare und Informationen an, die sie als allgemein akzeptierte Aufzeichnungsgrundsätze® und Information Governance Maturity Model bezeichnen. Beide Ressourcen stehen zur Verfügung, um die Mitarbeiter durch das sich ständig ändernde Feld des Records Managements zu führen. "Auch wenn sich die Medien ändern, gibt es immer noch die Anforderungen, für die Bereitstellung der Informationen bestehen. Das Unternehmen braucht nach wie vor Zugriff, um es zu nutzen", sagt sie.
Verbessern Sie das Records Management mit Work Management in Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.