Vorlagen für Vorstellungsgespräche für Arbeitgeber
Agendavorlage für Vorstellungsgespräche
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Excel | Word | PDF | Smartsheet
Diese Agenda dient als Vorlage für die Planung eines Vorstellungsgesprächs: Sie gliedert die einzelnen Abschnitte des Gesprächs in klare Schritte, legt die Verantwortlichen für jeden Schritt fest und bietet so einen Zeitplan zur Orientierung. Bei Vorstellungsgesprächen in der Gruppe oder bei langen Agenden hilft eine gut gegliederte Übersicht allen Beteiligten, sich mit dem Gesprächsablauf vertraut zu machen. Dabei können Sie die Vorlage so ändern, dass die Agenda zu Ihrem Unternehmen und der zu besetzenden Stelle passt.
Vorlage für die Planung von Vorstellungsgesprächen
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Excel | PDF | Smartsheet
Erstellen Sie mithilfe der Vorlage für Vorstellungsgespräche für Arbeitgeber einen Zeitplan und behalten Sie so den Überblick über Vorstellungsgespräche mit mehreren Bewerbern. Anhand dieser Vorlage für die Planung von Vorstellungsgesprächen können auch mehrere Aktivitäten für einen Bewerber koordiniert werden, beispielsweise Vorstellungsgespräche mit mehreren Personen bzw. Gruppen, Präsentationen oder andere Veranstaltungen im Rahmen der Bewerbung. Bearbeiten Sie auf dem Arbeitsblatt einfach die Überschriften der einzelnen Spalten und erstellen Sie so Ihren maßgeschneiderten Zeitplan.
Formularvorlage für Vorstellungsgespräche als Kurzfassung
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Word | PDF | Smartsheet
Dieses Formular für Vorstellungsgespräche fasst die wichtigsten Informationen auf einer Seite zusammen und bietet Platz für Fragen, eine kurze Bewertung sowie Anmerkungen oder Empfehlungen. Fügen Sie oben Details über das Vorstellungsgespräch ein, z. B. die zu besetzende Stelle, Datum und Uhrzeit des Gesprächs, den Namen des Bewerbers und des Personalverantwortlichen sowie alle anderen Details, die Sie festhalten möchten. Verwenden Sie die Vorlage als Leitfaden für Ihr eigenes Kurzformular für Vorstellungsgespräche.
Vorlage für einen Vorstellungsgespräch-Leitfaden für Arbeitgeber
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Anhand der Vorlage für einen Vorstellungsgespräch-Leitfaden können Personalverantwortliche die Bewerber mit dem Gesprächsablauf vertraut machen, ihnen vorgefertigte Fragen stellen, Antworten bewerten und die Bewerber einschätzen, um über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess zu entscheiden. Erstellen Sie anhand dieser Vorlage Ihren eigenen Leitfaden und fügen Sie ein Skript, an dem sich Personalverantwortliche orientieren können, relevante Informationen über die zu besetzende Stelle und spezifische Fragen hinzu, mit denen Sie die Eignung der Bewerber ermitteln. Die Vorlage enthält eine einfache Bewertungs-Scorecard und Bewertungsskala sowie Platz für Kommentare oder Empfehlungen.
Vorlage für Fragen im Vorstellungsgespräch für Arbeitgeber
Anhand dieser Vorlage sammeln Sie Ideen für mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch. Sie beinhaltet ebenfalls eine Checkliste für Bewerbungsgespräche aus Arbeitgebersicht. Bewerber können diese Vorlage auch zur Vorbereitung auf Fragen im Vorstellungsgespräch nutzen. Die Beispielfragen in der Vorlage dienen dem Ermitteln der Fähigkeiten und Eigenschaften des Bewerbers. Passen Sie die Fragen an eine bestimmte Stelle, Branche oder Art des Gesprächs an.
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Vorlage für Austrittsgespräch
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Austrittsgespräche bieten Arbeitgebern die Gelegenheit, Informationen über die Erfahrung eines Mitarbeiters zu sammeln. Dazu gehört auch Feedback dazu, welche Bereiche im Unternehmen verbesserungswürdig sind. Diese Vorlage dient als Umfrage für Mitarbeiter, die den Job wechseln. Sie beinhaltet Fragen zum Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, zu den Erfahrungen im Unternehmen und zur Arbeitszufriedenheit. Wie bei den anderen Vorlagen auf dieser Seite kann auch diese Vorlage auf die Bedürfnisse Ihrer Personalabteilung zugeschnitten werden.
Vorlagen für Gesprächsbewertungen und Scorecards
Formularvorlage für die Bewertung von Vorstellungsgesprächen
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Führen Sie hier die wichtigsten Fähigkeiten und Referenzen für die Stelle auf sowie weitere Eigenschaften, die Sie bewerten möchten, wie z. B. Kommunikationsstil, Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch oder Initiative. Weisen Sie jedem Element eine Punktzahl zu und bewerten Sie so den jeweiligen Bewerber, je nachdem, wie gut dieser die Anforderungen erfüllt. Die Vorlage enthält eine Bewertungsskala, auf der Sie angeben, ob eine Kompetenz nicht vorhanden, durchschnittlich oder ausgezeichnet ist. Möglicherweise empfiehlt es sich auch, den Grund für eine bestimmte Punktzahl notieren.
Scorecard-Vorlage für die Bewertung von Vorstellungsgesprächen
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Nachdem Sie ein Bewertungsformular ausgefüllt und Punkte für die einzelnen Bewerberanforderungen vergeben haben, rechnen Sie anhand der Scorecard-Vorlage die Gesamtpunktzahl zusammen und verschaffen sich so einen schnellen Überblick über die Ergebnisse. Zudem können Sie anhand der Vorlage Durchschnittswerte berechnen, die zeigen, in wie vielen Bereichen der Bewerber eine hohe oder niedrige Punktzahl erhalten hat. Untermauern Sie Ihre Entscheidungen und Empfehlungen mit zusätzlichen Notizen auf Grundlage der gesammelten Daten.
Scorecard-Vorlage für den Bewerbervergleich
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Sobald ein Bewerber auf Grundlage des Vorstellungsgesprächs, der einschlägigen Erfahrung, den Fähigkeiten und anderen Faktoren bewertet wurde, können Sie die Ergebnisse mit denen anderer Bewerber vergleichen. Auf dieser Scorecard werden die Bewerber und entsprechende Gesamtbewertung in einer Übersicht aufgeführt. Diese erleichtert Ihnen die Entscheidung darüber, welche Bewerber in den nächsten Schritt des Einstellungsprozesses kommen. Fügen Sie die Namen der Personalverantwortlichen sowie Notizen hinzu, um die einzelnen Schritte bei der Einstellungsentscheidung festzuhalten.
Bewerbungsgespräch Arbeitgeber-Checkliste: Was in einem Vorstellungsgespräch zu beachten ist
Vorstellungsgespräche hängen natürlich stark von der Art der zu besetzenden Stelle, Größe und Art des Unternehmens oder der Organisation, den Branchenstandards bzw. -anforderungen sowie anderen Faktoren ab. Die Erstellung von Vorlagen für eine Reihe von Stellen, ob auf Einstiegsebene, im mittleren Management oder in der Unternehmensführung, trägt dazu bei, die für eine Stelle erforderlichen Schlüsselqualifikationen zu definieren, den Ansatz für Vorstellungsgespräche und die Bewertung von Bewerbern zu standardisieren sowie den Gesprächsablauf zu optimieren. Dadurch können sich die Personalverantwortlichen an klaren Erwartungen und Verfahren orientieren. Inhalt und Form des Vorstellungsgesprächs hängen zwar von der jeweiligen Stelle ab, in der Regel sollten Sie die Bewerber jedoch auf einige gängige Bereiche ansprechen:
- Ziele: Fragen zu den Zielen und Zukunftsvorstellungen von Bewerbern vermitteln Ihnen einen Eindruck davon, welche Maßstäbe sie für Erfolg anlegen, ob sie eine langfristige Bindung anstreben und inwiefern ihre Karrierepläne mit den Unternehmenszielen vereinbar sind.
- Ergebnisse: Die Leistungsbewertung muss sich auf tatsächliche Ergebnisse stützen, beispielsweise auf berufliche Erfolge, Leistungen bei einem früheren Arbeitgeber und auf die Lehren, die aus Erfolgen und Rückschlägen gezogen wurden.
- Konflikte: Konkrete Beispiele dafür, wie Bewerber bei einem früheren Arbeitgeber mit Konflikten umgegangen sind, geben Aufschluss über ihre Stärken und Schwächen in Bezug auf zwischenmenschliche Herausforderungen. Diese Eigenschaft ist besonders wichtig für Stellen im Management, die eine enge Zusammenarbeit mit Teams, die Verbesserung der Kommunikation zwischen Gruppen und die Schlichtung von Konflikten erfordern.
- Entscheidungsfindung: Können die Bewerber Beispiele für eine effektive Problemlösung geben? Für welche Art von Entscheidungen werden sie täglich, monatlich oder jährlich zuständig sein? Mit Fragen, die den Führungsstil und die Herangehensweise an wichtige Entscheidungen verdeutlichen, können Sie abschätzen, ob die Bewerber bereit sind, bei Bedarf die Führung zu übernehmen oder zusammenzuarbeiten.
- Rollenklarheit: Fragen, anhand derer Sie beurteilen, ob Bewerber sich über die Anforderungen der Stelle, ihre Rolle im Unternehmen und den Grund für die Bewerbung im Klaren sind, vermitteln nicht nur einen Eindruck vom Verständnis der Bewerber, sondern geben diesen auch die Möglichkeit zu beschreiben, warum sie am besten für die Stelle geeignet sind.
- Kulturelle Übereinstimmung mit dem Unternehmen: Die Suche nach Eigenschaften in Bezug auf den persönlichen Charakter, die beruflichen Werte, Teamarbeit und das bevorzugte Arbeitsumfeld oder den Managementstil hilft Ihnen zu beurteilen, wie gut Bewerber in die Kultur eines Unternehmens passen würden.
- Fähigkeiten und Kompetenzen: Diese reichen von der Bewertung der Erfahrung mit bestimmten Geräten oder Technologien bis hin zur Bewertung von Soft Skills wie Kommunikation, Initiative und Führungsqualität. Dazu gehören auch frühere Erfahrungen mit bestimmten Aufgaben, der Bildungshintergrund und einschlägiges Training sowie Beispiele für Berufserfahrung als Vorbereitung auf eine bestimmte Stelle.
Die Fragen im Vorstellungsgespräch können sich auch auf Planungs- und Organisationsfähigkeiten, Gehaltsvorstellungen, Arbeitsstandards sowie auf Details zu Informationen aus dem Lebenslauf beziehen. Die Vorlagen für Vorstellungsgespräche enthalten häufig eine Bewertungsskala, mit der Personalverantwortliche die Antworten von Bewerbern schnell und einfach bewerten und eine Gesamtnote auf Grundlage der Ergebnisse vergeben.
Was in einem Vorstellungsgespräch nicht gefragt werden sollte
Laut der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), einer US-amerikanischen Bundesbehörde mit dem Auftrag, Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf zu beenden, ist Diskriminierung in allen Bereichen des Beschäftigungsverhältnisses verboten. Dies gilt insbesondere für den Einstellungsprozess, beispielsweise bei der Werbung und Rekrutierung für offene Stellen, bei den Anforderungen an die Bewerber und bei den Fragen, die im Vorstellungsgespräch gestellt werden. Im Allgemeinen sollte nur nach Informationen gefragt werden, die für die Einstellungsentscheidung relevant sind. Das bedeutet, dass Themen im Zusammenhang mit Geschlecht, ethnischer Herkunft, Familienstand, Alter, Behinderung oder Schwangerschaft vermieden werden müssen. Die Personalverantwortlichen müssen ggf. geschult werden, um zu verstehen, welche Arten von Fragen gegen das Arbeitsrecht verstoßen könnten. Eine Frage, die freundlich oder sympathisch gemeint ist, kann als Abfrage von Informationen für diskriminierende Zwecke interpretiert werden.
Verhaltensbezogene sowie situationsbezogene Fragen in Vorstellungsgesprächen
In verhaltensbezogenen Vorstellungsgesprächen geht es um den Umgang der Bewerber mit Situationen in der Vergangenheit, damit Sie sich ein Bild davon machen, wie sich die Bewerber in der neuen Stelle zurechtfinden würden. Die Fragen sind so konzipiert, dass konkrete, reale Beispiele für früheres Verhalten in Arbeitssituationen erfragt werden. Aufgrund ihres Schwerpunkts werden die Fragen manchmal auch als „STAR“-Fragen für Vorstellungsgespräche bezeichnet („Situation“ = Situation, „Task“ = Aufgabe, „Actions“ = Maßnahmen, „Results“ = Ergebnisse). Verhaltensbezogene Fragen veranschaulichen, wie Bewerber in einer bestimmten Situation wahrscheinlich reagieren werden, und liefern Beispiele für zwischenmenschliche Fähigkeiten und Zeitmanagement. Welche Beispiele die Bewerber nennen, gibt Aufschluss darüber, was sie als herausfordernd oder schwierig empfinden. Verhaltensbezogene Fragen bieten auch die Möglichkeit herauszufinden, was Bewerber aus früheren Herausforderungen gelernt haben. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele für verhaltensbezogene Fragen im Vorstellungsgespräch:
- Beschreiben Sie ein Ereignis, bei dem Sie die Effizienz eines Prozesses verbessert haben. Wie haben Sie das geschafft?
- Erzählen Sie mir von einer Erfahrung, bei der Sie eng mit jemandem zusammengearbeitet haben, dessen Persönlichkeit sich stark von Ihrer unterscheidet.
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie mehrere Verpflichtungen unter einen Hut bringen mussten. Wie sind Sie mit dieser Situation umgegangen?
Situationsbezogene Fragen ähneln den verhaltensbezogenen Fragen. Anstatt sich jedoch auf frühere Erfahrungen zu konzentrieren, stellen die Personalverantwortlichen hier ein hypothetisches Szenario vor und bitten die Bewerber zu beschreiben, wie sie mit der Situation umgehen würden. Solche Fragen sind nützlich, um herauszufinden, wie Bewerber mit den Verpflichtungen einer bestimmten Aufgabe umgehen, wie sie Herausforderungen bei der Problemlösung meistern und wie hoch ihre allgemeine Kompetenz ist. Situationsbezogene Fragen sind z. B. folgende:
- Wie würden Sie reagieren, wenn ein Projektleiter sein Team dazu anspornen würde, gegeneinander statt miteinander zu arbeiten?
- Was würden Sie tun, wenn sie merken, dass ein Projekt aufgrund eines Fehlers nicht fristgerecht fertiggestellt werden kann?
- Wie würden Sie mit einem Mitarbeiter umgehen, zu dem Sie keine positive Beziehung aufbauen können?
Sowohl mit verhaltensbezogenen als auch mit situationsbezogenen Fragen fordern Sie die Bewerber auf, über verschiedene Szenarien nachzudenken. Während sich verhaltensbezogene Fragen dabei auf frühere Erfahrungen konzentrieren, wird anhand situationsbezogener Fragen der potenzielle Umgang mit künftigen Situationen ermittelt. Die meisten Vorstellungsgespräche beinhalten eine Kombination aus beiden Ansätzen sowie allgemeine Fragen zu Bewerberhintergrund und -kompetenzen.
Warum Sie Scorecards zur Gesprächsbewertung verwenden sollten
Scorecards zur Bewertung von Vorstellungsgesprächen sind eine standardisierte und effiziente Methode zur Einstufung der Bewerber. Mit dieser Methode wird ein fairer Vergleich zwischen verschiedenen Bewerbern gewährleistet, da die Bewertungen aller Bewerber auf denselben Faktoren beruhen. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Scorecards zu vergleichen, wie verschiedene Personalverantwortliche denselben Bewerber beurteilen. Außerdem bieten standardisierte Bewertungssysteme auch einen gewissen Schutz für Unternehmen, wenn Bewerber behaupten, sie seien ungerecht beurteilt worden, oder das Bewertungsergebnis sei durch die Voreingenommenheit des Personalverantwortlichen beeinflusst worden. Das Ausfüllen von Bewertungs-Scorecards dient der Dokumentation von Einstellungsentscheidungen und schützt vor dem Vorwurf der Voreingenommenheit. Ein weiterer Vorteil von Scorecards besteht darin, dass sie die für eine Stelle erforderlichen Kernkompetenzen hervorheben können. Dadurch werden wichtige Qualifikationen nicht übersehen und die Bewerber auf Grundlage der spezifischen Anforderungen bewertet.
Die Schulung von Personalverantwortlichen in der Verwendung von Bewertungsformularen und Scorecards trägt ebenfalls zu einem reibungslosen Ablauf von Vorstellungsgesprächen bei und sorgt für Genauigkeit und Konsistenz. Klären Sie alle Fragen vor Beginn des Gesprächs.
Tipps für Bewerber: Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch
Unternehmen müssen vorab ihre Ziele für das Vorstellungsgespräch festlegen und sich darüber im Klaren sein, wie bestimmte Fragen die Einstellungsentscheidung beeinflussen. Genauso wichtig ist es für Bewerber, sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Eines der wichtigsten Dinge, die bei der Beantwortung von Fragen im Vorstellungsgespräch zu beachten sind, ist die Verwendung konkreter Beispiele zur Veranschaulichung von Erfahrungen und Fähigkeiten. Hier sind einige weitere Tipps für Bewerber:
- Transformieren Sie Schwächen: Jeder macht mal Fehler! Möglicherweise werden Sie aufgefordert, einen bestimmten Fehler zu beschreiben und zu erklären, wie Sie damit umgegangen sind. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gelernt haben, und auf die Bereiche, die Sie verbessert haben oder an denen Sie gerade arbeiten, z. B. das Schließen einer Wissenslücke durch zusätzliches Training.
- Recherchieren Sie: Eine kompetente Antwort auf die Frage, warum Sie bei einem bestimmten Unternehmen arbeiten möchten, erfordert einiges an Wissen über den Hintergrund, die Werte und Produkte des Unternehmens.
- Bleiben Sie positiv: Vermeiden Sie es, negativ über frühere Arbeitgeber zu sprechen. Selbst wenn Ihnen gekündigt wurde, sollten Sie versuchen, den Grund für die Kündigung positiv zu formulieren.
- Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite: Arbeitgeber wollen wissen, warum gerade Sie am besten zu einer Stelle passen. Konzentrieren Sie sich darauf, inwiefern Ihre Erfahrung, Ihre Fähigkeiten und Ihr Wissen Sie zur besten Besetzung für die Stelle machen.
- Bleiben Sie fokussiert: Einige Fragen im Vorstellungsgespräch können sehr allgemein gehalten sein, z. B. „Erzählen Sie uns etwas über sich.“ Betonen Sie bei offenen Fragen Ihr Interesse an der Stelle sowie Ihre relevanten Fähigkeiten und Eigenschaften.
Vorstellungsgespräche wirken zwar oft entmutigend, mit Vorbereitung und Übung können Sie jedoch für einen angenehmeren Verlauf sorgen. Lesen Sie Beispielfragen für Vorstellungsgespräche und bitten Sie einen Freund um Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Antworten.
Bessere Vorstellungsgespräche mit den Vorlagen von Smartsheet für das Personalwesen
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