Alle Arten von Projekten können von Scrum-Meetings profitieren
Scrum ist nicht nur für Software geeignet. Scrum kann auf fast jedes Projekt angewendet werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine Umfrage der Scrum Alliance aus dem Jahr 2013 ergab, dass mehr als die Hälfte der Befragten Scrum in Nicht-IT-Branchen einsetzten, von Strafverfolgungsbehörden über das Gesundheitswesen bis hin zum Einzelhandel.
Agile Methoden sind aus Lean Manufacturing-Techniken entstanden – eines der bekanntesten Beispiele für ein tägliches Scrum-Meeting ist das tägliche Standup Meeting des britischen Privy Council.
Wie also können Sie Ihr eigenes tägliches Scrum auf die Beine stellen? Schauen wir uns dazu einige wichtige Schritte an.
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Festlegen des Rahmens für Ihr Scrum-Meeting
Um die richtige Grundlage für Ihr Scrum-Ritual zu schaffen, sollten Sie die richtige Verwendung des täglichen Scrums verstehen und von der Unternehmensführung unterstützt werden.
Im Kontext der agilen Softwareentwicklung erfolgen tägliche Scrum-Meetings innerhalb eines Sprints, der in der Regel zwei bis vier Wochen dauert. Während des Sprints wird eine vordefinierte Reihe von Anforderungen aus dem Produkt-Backlog abgearbeitet, um eine neue Iteration der Software zu erstellen.
Ungeachtet Ihrer Scrum-Anwendung sollten Sie daran denken, dass Scrum-Meetings für einen bestimmten Zeitraum intensiver, fokussierter Arbeit genutzt werden und sich von anderen täglichen Mitarbeiter-, Planungs- oder Statusmeetings unterscheiden. Sie sollten den Wert dieses intensiven Zeitraums nicht dadurch verlieren, dass Sie versuchen, Scrum-Meetings außerhalb eines großen Arbeitsschubs einzusetzen.
In täglichen Scrums besprechen die Teammitglieder, was sie am vorherigen Tag erreicht haben, was sie an diesem Tag vorhaben und mit welchen Hindernissen sie konfrontiert sind. Der Prozess läuft nicht von oben nach unten ab, d. h. der Chef oder Manager erhält nicht von jedem Teammitglied einen Bericht. Stattdessen liegt der Fokus auf der Zusammenarbeit und den gegenseitigen Verbindlichkeiten der Teammitglieder.
Entscheiden über die Mitglieder des Scrum-Teams
Scrum-Teams funktionieren am besten, wenn weniger als 10 Personen an ihnen beteiligt sind, idealerweise fünf bis sieben. Die geringe Teilnehmerzahl erleichtert die Kommunikation und fördert die Kameradschaft und die gemeinsame Verantwortung.
Bei großen Projekten können Sie Scrum-Meetings skalieren, indem Sie die Arbeit aufteilen und mehrere Teams bilden. Jedes Team hat sein eigenes tägliches Standup Meeting und schickt dann einen Vertreter zu einem „Scrum of Scrums“-Meeting, bei dem die Arbeit aller Teams koordiniert wird.
Es gibt drei Rollen im Scrum-Team:
Der Scrum Master fungiert als Coach für das Team, hilft bei der Lösung von Problemen und erleichtert die Arbeit. Obwohl er oder sie über ein umfassendes Verständnis der Arbeit des Teams verfügt, ist zu beachten, dass der Scrum Master kein traditioneller Projektmanager ist, der eine Führungsrolle einnimmt. Scrum-Teams organisieren sich selbst.
Der Product Owner vertritt den wichtigsten Stakeholder für die Arbeit, z. B. den Benutzer oder Verbraucher, und vermittelt dem Team eine umfassende Vision oder ein Ziel. Er oder sie versteht die Geschäftsgründe und priorisiert die Arbeit. Der Product Owner kommuniziert auch mit anderen Stakeholdern über das Scrum-Team hinaus. In der Agile Community wird diskutiert, ob Product Owner an täglichen Scrums teilnehmen sollten – die meisten Experten sind jedoch der Meinung, dass sie dies tun sollten.
Das Team besteht aus Personen, die unterschiedliche Fähigkeiten haben. Sie sind funktionsübergreifend und trainieren sich gegenseitig. Das beste Team ist eng miteinander verbunden und befindet sich am selben Ort. Scrum-Teammitglieder sollten sich gegenseitig helfen und die Prioritäten des Teams in den Vordergrund stellen.
Die Rolle von Außenstehenden
Alle diese Mitglieder nehmen an Scrum-Meetings teil und engagieren sich. Außenstehende Personen können gelegentlich teilnehmen wollen oder müssen, doch um die Zielorientierung des Teams nicht zu beeinträchtigen, beteiligen sie sich nicht an der Diskussion. Wenn Ihr Scrum gerade erst etabliert wird, kann es hilfreich sein, das tägliche Standup Meeting ohne Außenstehende abzuhalten.
Haben Teammitglieder das Gefühl, dass sie von Vorgesetzten oder Stakeholdern aus anderen Bereichen des Unternehmens vorgeführt oder beurteilt werden, neigen sie möglicherweise nicht so sehr dazu, ehrlich über Herausforderungen und Hindernisse zu sprechen. Die Begrenzung der Anwesenheit kann dazu beitragen, dass die Scrum-Mitglieder zu Beginn oder zu besonders heiklen Zeiten im Projektlebenszyklus Vertrauen aufbauen.
Klären des Standorts und Zeitpunkts für das Scrum
Ihr nächster Schritt bei der Organisation eines effektiven Scrum-Meetings ist die Festlegung der Logistik. Sie können dessen rituelle Kraft fördern, indem Sie Ihr tägliches Scrum jeden Tag zur selben Zeit und am selben Ort abhalten. Viele Scrum-Veteranen empfehlen, es zu Beginn des Tages zu halten, sodass jeder eine genaue Vorstellung davon hat, was der Tag bringt. Wenn Sie Teammitglieder haben, die über den Tag verteilt arbeiten, können Sie eine Zeit mitten am Tag wählen, zu der alle anwesend sind.
Der beste Ort für das Meeting ist der Arbeitsbereich des Teams, sodass das Scrum-Board, das den Arbeitsstatus anzeigt, während des Meetings eingesehen und aktualisiert und später darauf verwiesen werden kann. Für Scrum sind dezentrale Teams aus verschiedenen Gründen nicht ideal, aber in diesem Fall können Sie ein Online-Board verwenden, das dieselbe Funktion erfüllt. Wenn Sie Teammitglieder an entfernten Standorten haben, sorgen Sie vor dem ersten Tag dafür, dass diese per Telefon- oder Videokonferenz am Scrum-Meeting teilnehmen. Nichts zehrt mehr an der Dynamik und Energie als Telefonkonferenzen mit schlecht hörbarem oder verzerrtem Ton und Bildstörungen.
Festlegen eines strikten Zeitlimits
Als Nächstes sollten Sie ein Zeitlimit für das tägliches Scrum festlegen. Eine Kardinalregel von Scrum ist, dass es sehr kurz sein muss – nicht länger als 15 Minuten. Dies ist nicht die Zeit, um tief in die Planung oder technische Details einzusteigen. Um den Zeitplan einzuhalten, beschaffen sich manche Teams einen riesigen Timer oder verwenden eine App, die alle sehen können.
Wenn während des Scrum-Meetings ein Problem auftaucht, das nicht schnell gelöst werden kann, können Sie es nach dem Meeting mit den Personen, die direkt an diesem Problem beteiligt sind, offline besprechen. Diese Methode wird manchmal als Seitenleiste oder Parkplatz bezeichnet. Um die Dinge in Gang zu halten, werden Scrums traditionell im Stehen durchgeführt. Verbannen Sie Telefone und andere Geräte, um Ablenkungen zu minimieren.
Darüber sprechen die Teammitglieder
Bei den täglichen Scrums gibt es eigentlich keine Tagesordnungspunkte (oder Protokolle) im herkömmlichen Sinne. Das Meeting umfasst die Beantwortung von drei Fragen durch jeden Teilnehmer:
- Was haben Sie gestern gemacht?
- Was haben Sie heute geplant?
- Gibt es Hindernisse, die Ihren Fortschritt behindern?
Der Scrum Master notiert alle Hindernisse – seine Aufgabe ist es, diese nach dem Meeting zu beseitigen.
Vereinbaren Sie im Voraus, in welcher Reihenfolge die Teilnehmer sprechen sollen, und überlassen Sie die Entscheidung nicht einer einzelnen Person, z. B. dem Scrum Master. Andernfalls läuft dies dem Scrum-Prinzip der Selbstorganisation zuwider und nimmt dem Team das Gefühl, sein Meeting selbst zu leiten.
Es gibt mehrere Methoden, die Sprecher zu rotieren, z. B. den Kreis im oder gegen den Uhrzeigersinn zu durchlaufen. Einige Teams reichen gerne einen Gegenstand weiter, z. B. einen Ball, was den Prozess etwas auflockern kann, wenn man ihn herumwirft. Alternativ können die Teilnehmer in der Reihenfolge ihrer Ankunft an die Reihe kommen oder Karten mit Nummern ziehen. Man kann auch entlang des Aufgaben-Boards vorgehen und mit den Elementen auf der rechten Seite (kurz vor der Fertigstellung) und oben (höchste Priorität) beginnen. Die Teilnehmer ergreifen das Wort, wenn die Elemente, die sie bearbeiten, besprochen werden.
Die Musik muss stimmen
Durch kleine Hinweise zu Beginn und Ende des Meetings können Sie versuchen, eine Pawlowsche Reaktion für Scrum zu erzeugen und die Dynamik hoch zu halten.
Das Abspielen des Songs „Get Up, Stand Up“ von Bob Marley oder eines anderen Liedes ist für einige Teams das Signal, dass das tägliche Standup Meeting beginnt. Auch das Ende eines Scrum-Meetings wird von vielen Teams gerne mit einem Schlagwort markiert. Schauen Sie sich unsere Playlist mit großartigen „Get Ready to Scrum“-Songs an.
Vorbereitungen für den Start
Sobald Sie alle Grundregeln und die Logistik für Ihr tägliches Scrum-Meeting herausgefunden haben, bringen Sie das Team zusammen, um die Details zu besprechen. Warten Sie damit nicht bis zu Ihrem ersten Scrum, sonst schaffen Sie einen Präzedenzfall für das Abweichen von den sehr engen Vorgaben des Formats, die der Schlüssel zu seinem Erfolg sind.
Bei einem effektiven Scrum-Meeting gibt es nur eine sehr kurze Einarbeitungszeit. Sie sollten den Erfolg so ziemlich von Anfang an sehen. Mit einem Vermittler oder Scrum Master, der Erfahrung mit der Methode hat, können Teams häufige Fallstricke vermeiden, z. B., dass Sie sich in Gesprächen verzetteln, die eigentlich für Nebengespräche gedacht sind, oder sich nicht auf die drei Fragen beschränken.
Aber auch wenn Sie keinen Scrum-Veteranen haben, der die Meetings leitet, können Sie schnell ein effektives tägliches Scrum einrichten, indem Sie sich an die Grundprinzipien halten. Widerstehen Sie der Versuchung, Änderungen vorzunehmen, zumindest zu Beginn des Prozesses, da Sie sonst Gefahr laufen, die Magie zunichte zu machen.
Fehlerbehebung
Wenn Ihre Scrum-Meetings jedoch nicht so laufen, wie Sie es sich erhofft haben, liegt dies vermutlich an einem von zahlreichen häufigen Problemen. Im Folgenden werden diese und einige mögliche Lösungen kurz beschrieben.
- Konzentration auf den Scrum Master – Organisatoren effektiver täglicher Scrum-Meetings heben die Bedeutung der gegenseitigen Kommunikation hervor. Eine häufiges Problem, insbesondere bei neuen Scrum-Meetings, besteht darin, dass viele Teilnehmer beim Sprechen dazu neigen, den Scrum Master anzusprechen. Um den Fokus auf Teamkollegen und die ihnen eingegangenen Verbindlichkeiten zu lenken, kann der Scrum Master den Blickkontakt mit dem Sprecher absichtlich unterbrechen. Alternativ kann der Scrum Master auch außerhalb des Kreises stehen.
- Meetings verlieren den roten Faden – das Problem kann sein, dass man sich in lockerer Runde unterhält, dass ein Redner zu sehr ins Detail geht oder dass das Gespräch in Themen abschweift, die sich besser für ein Nebengespräch eignen. Manche Teams verwenden als Hinweis eine Formulierung wie „Das besprechen wir später.“ Oder Sie können die Zwei-Hand-Regel ausprobieren. Wenn jemand der Meinung ist, dass das Meeting vom Thema abweicht, hebt er die Hand. Sobald eine zweite Person die Hand hebt, wird das Gespräch unterbrochen und das Stehmeeting kehrt zu seinem normalen Ablauf zurück.
- Keine Fokussierung auf die Fragen – Scrum-Meetings verlieren ihre Wirksamkeit, wenn sie sich nicht um die drei Fragen drehen, die wir oben besprochen haben. Es kann für einen Scrum Master verlockend sein, das Meeting mit einer neuen Anforderung oder Projektänderung zu eröffnen, die sich gerade ergeben hat. Dies führt unweigerlich zu einer Diskussion darüber, wie mit dem neuen Anforderungen umzugehen ist, und die Fragen werden vernachlässigt.
- Ähnlich sieht es aus, wenn der Scrum Master das Gespräch zu Lasten der gegenseitigen Kommunikation mikromanagt oder „leitet“ – die gemeinschaftliche Atmosphäre geht verloren und die Meetings sind weniger effektiv. Richten Sie Ihre Scrum-Meetings auf das Vorankommen des Teams auf die Projektziele aus, in dem Sie sich an die Fragen halten.
- Die Teilnehmer kommen zu spät, sind unvorbereitet oder reden nicht viel – das verlangsamt die täglichen Scrum-Meetings und bremst die Dynamik. Strafmaßnahmen sollten vermieden werden, da sie den Geist des Scrum-Konzepts untergraben. Eine bessere Lösung ist es, die Dinge aufzurütteln, indem Sie ändern, wie Sie die Sprecher rotieren lassen oder wie Sie Ihre Fragen formulieren (anstelle von „Was haben Sie gestern GETAN?“ könnten Sie fragen: „Was haben Sie ERREICHT?“ oder „Worauf haben Sie sich FESTGELEGT?“). Wenn das Problem tiefer liegt, wie z. B. mangelndes Vertrauen oder mangelnder Zusammenhalt im Team, schlechte Kommunikation, Überschneidungen, Mikromanagement durch den Scrum Master oder Hindernisse, die nicht beseitigt werden, könnten Sie Ihre Scrum-Meetings einige Tage lang pausieren und die zugrunde liegenden Probleme angehen. So lässt sich vermeiden, dass sich die Situation verschlimmert, wenn der Eindruck entsteht, dass das tägliche Scrum-Meeting nicht effektiv genutzt wird.
Mit der Unterstützung des Managements, etwas Vorarbeit, um die Truppe auf Veränderungen vorzubereiten, und ein wenig Planung können Sie in kürzester Zeit ein effektives Scrum-Meeting einführen. Schon bald werden Sie von den Vorteilen profitieren, da Sie den Teams helfen, sich auf Prozesse zu konzentrieren, die den größten Nutzen für das Unternehmen liefern, den Workflow zu klären, besser zusammenzuarbeiten und Fortschritte und Probleme aufzuzeigen.
Kurzum, das tägliche Scrum-Meeting, richtig durchgeführt, stärkt Ihre Innovationsfähigkeit.
Eine Checkliste, mit der Sie Ihr Scrum-Meeting schnell Gang bringen können
- Schaffen Sie die Grundlagen.
- Holen Sie sich Unterstützung vom Management.
- Identifizieren Sie Arbeiten, die sich für einen Sprint eignen.
- Bilden Sie das Team.
- Bestimmen Sie, wer am Scrum-Meeting teilnimmt.
- Beschränken Sie die Anzahl der Teilnehmer auf unter 10 Personen.
- Vergeben Sie die Rollen Scrum Master und Product Owner.
- Legen Sie die Logistik fest.
- Wählen Sie einen Ort in der Nähe des Arbeitsbereichs, an dem das Meeting immer stattfinden wird.
- Legen Sie eine Startzeit für das Scrum-Meeting fest.
- Wenn Sie Remote-Teilnehmer haben, sollten Sie Video-/Telefonkonferenzen einrichten.
- Erstellen Sie ein Board, das den Arbeitsstatus anzeigt und einen Timer hat.
- Erwägen Sie, die Meetings mit Ritualen wie Musik zu beginnen und zu beenden.
- Wählen Sie eine Methode zum Rotieren des Sprechers aus.
- Geben Sie dem Team eine Orientierung.
- Treffen Sie sich vor dem Start mit dem Team.
- Erklären Sie den Zweck von Scrum.
- Legen Sie die Grundregeln für den Ablauf des täglichen Standup Meetings fest.
- Gehen Sie die drei täglichen Fragen durch.
- Besprechen Sie das Projekt, das Sie durchführen werden.
- Geben Sie Beispiele für Gespräche, die neben der eigentlichen Besprechung stattfinden sollten.
- Beheben Sie bei Bedarf Probleme.
- Bewerten Sie nach einigen Tagen, wie es läuft.
- Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation auf gleicher Ebene erfolgt.
- Achten Sie darauf, dass die drei Fragen von jedem Teilnehmer beantwortet werden.
- Beurteilen Sie, ob das Scrum-Meeting den Zeitplan und die Zeitvorgaben einhält.
- Sollte eine dieser Aktionen nicht funktionieren, sollten Sie Korrekturen vornehmen.
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