Übersicht über Kanban
Um die richtige Kanban-Software auszuwählen, müssen Sie Kanban an sich verstehen. Kanban entstand in den späten 1940er-Jahren in Japan, als der Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno analysierte, wie Supermärkte ihre Regale auffüllten, indem sie Produkte erst dann nachbestellten, wenn die Vorräte aufgebraucht waren. Bei Toyota entwickelte sich diese Praxis zu einer Just-in-Time-Bestandsauffüllung (JIT).
Das Wort Kanban (ausgesprochen „KAHN-bahn“) ist Japanisch für Zeichen oder Werbetafel, und bei Toyota wurden Kanban-Karten verwendet, um andere Schritte im Produktionsprozess zu signalisieren oder auszulösen. Diese Konzepte entwickelten sich und integrierten sich in andere agile Methoden, verbreiteten sich in Fertigungsbetrieben und dann in der IT-Welt.
Ein Kanban-System basiert auf drei Hauptideen:
- Visualisierung – Der Workflow wird sichtbar dargestellt.
- Pull-basiert – Die Arbeit schreitet im Prozess voran, wenn ein Teammitglied bereit ist und eine Aufgabe abruft. Dies unterscheidet sich von Push-basierten Systemen, bei denen die Arbeit voranschreitet, weil jemand seinen Teil geleistet hat und das nächste Teammitglied an der Reihe ist.
- Work-In-Progress-Limits (WIP) – In jeder Phase ist nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben oder Zuweisungen zulässig. Dies unterscheidet sich von anderen Systemen, die sich auf Zeitlimits konzentrieren. WIP-Limits maximieren die Effizienz und verbessern den Fokus und die Qualität, indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter nicht überlastet und in zu viele verschiedene Richtungen gezogen werden.
In den 2000er-Jahren entwickelte sich Kanban weiter, als der Softwareentwickler David J. Anderson die Ideen zu der Kanban-Methode für Dienstleistungen weiterentwickelte. Die Kernprinzipien wurden um eine Handvoll anderer Schlüsselwerte erweitert: Verwaltung des Workflows, explizite Umsetzung von Richtlinien, Implementierung von Feedbackschleifen, Verbesserung der Zusammenarbeit und experimentelle Entwicklung.
Kanban wird heute in der Softwareentwicklung und vielen anderen Nicht-IT-Unternehmen praktiziert. Der Ansatz betont den Start beim Ist-Zustand, so dass Teams in jeder Phase mit Kanban einsteigen können. Sie können gut funktionierende Verfahren fortsetzen und inkrementelle Änderungen vornehmen, wenn Engpässe oder Probleme entdeckt werden.
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Das Kanban-Board
Kanban-Systeme sind erfolgreich, weil sie Arbeit sichtbar machen. Dies wird durch eine als Kanban-Board bezeichnete Tafel mit Karten erreicht, die Aufgaben oder zu erledigende Arbeiten darstellen. Diese Tafel ist der Eckpfeiler des Kanban-Projektmanagements.
Ein Kanban-Board kann so einfach wie ein Whiteboard sein, mit drei Spalten für To Do (zu erledigen), Doing (WIP/wird erledigt) und Done (erledigt). Sie können auch Spalten für andere Schritte in Ihrem Workflow (Tests, Abrechnung usw.) oder verschiedene Karten für Aufgabentypen, Prioritäten oder andere Attribute hinzufügen.
Einfache Kanban-Karte:
Detaillierte Kanban-Karte:
Mit dieser visuellen Darstellung des Workflows lässt sich einfacher erkennen, wo die Arbeit voranschreitet und wo sie blockiert ist. Dies macht Sie auf Probleme aufmerksam, damit Sie Ihr System optimieren, die Arbeit neu verteilen oder andere Korrekturen vornehmen können. Dies hilft Teammitgliedern, sich über den Arbeitsprozess auszutauschen, hält die Produktion am Laufen und führt zu einer auf Verbesserung ausgelegten Kultur.
Allgemeine Überlegungen bei der Auswahl von Kanban-Software
Wenn Sie sich der Auswahl von Kanban-Software nähern, müssen Sie einige allgemeine Entscheidungen treffen. Hier sind einige Entscheidungen, die bei jeder Softwareauswahl üblich sind:
- Sollten Sie sich für Open-Source- oder proprietäre Software entscheiden?
- Sollten Sie sich für eine für Ihre Branche maßgeschneiderte Software entscheiden?
- Sollten Sie sich für eine gehostete oder eine Cloud-basierte Lösung entscheiden?
- Welche Integrationen sind wichtig?
- Ist die Software benutzerfreundlich und flexibel?
Schauen wir uns die wichtigsten Überlegungen für diese Entscheidungen an.
Open Source vs. Proprietär – Es gibt viele Open-Source-Kanban-Lösungen, die einige Unternehmen bevorzugen, weil sie nicht auf einen bestimmten Anbieter beschränkt sein möchten. Ein weiterer Vorteil von Open-Source-Software ist, dass sie in der Regel kostenlos oder sehr kostengünstig ist und überall installiert werden kann, ohne Lizenzbeschränkungen im Auge behalten zu müssen. Auf der anderen Seite gibt es keinen dedizierten Support oder Verpflichtung der Entwickler, sie zu aktualisieren, was bei proprietärer Software oft geboten ist.
Branchenspezifisches oder allgemeines Projektmanagement – Projektmanager suchen oft Software, die an Anforderungen angepasst ist, die den ihren ähneln. Softwareentwicklung ist vielleicht der beliebteste Verwendungsbereich von Kanban und viele Lösungen wurden ursprünglich für IT-Anwendungen entwickelt.
Eine der Stärken von Kanban ist jedoch seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Im Allgemeinen benötigen Sie also keine Software, die für eine bestimmte Branche entwickelt wurde, solange Sie sich für eine Lösung mit robuster Kanban-Board-Funktionalität entscheiden. Kanban-Boards können an Ihren Workflow angepasst werden. In vielen Fällen gibt es Vorlagen für bestimmte Sektoren und häufige Prozessmuster. Während einige allgemeine Projektmanagement-Plattformen behaupten, dass sie zur Ausführung von Kanban angepasst werden können, ist es im Allgemeinen ratsam, diese zu vermeiden, es sei denn, eine Lösung hat die Möglichkeit, das visuelle Projekt-Board problemlos im Einklang mit den Kanban-Prinzipien zu erstellen.
Ein Hinweis zur Verwendung von Kanban in der Softwareentwicklung: Einige Softwareteams kombinieren Kanban mit anderen Techniken, einschließlich Scrum, das sich auf einen Timebox-Sprint (zwei bis vier Wochen) konzentriert. Kanban enthält keine Zeitlimits und wird durch die Begrenzung des Arbeitsaufwands zu einem bestimmten Zeitpunkt bestimmt. Selbst für diese Teams bleibt das Kanban-Board ihre kritischste Anforderung, daher sind die obigen Leitlinien allgemein gültig. „Scrumban“-Teams (wie dieser Hybrid bezeichnet wird) möchten jedoch sicherstellen, dass Scrum-Funktionen wie Sprint-Planungstools und Messzahlen wie Burndown-Diagramme auch für die Software verfügbar sind.
Gehostet vs. Cloud-basiert – Es gibt zwei Hauptvorteile von gehosteter Software: Das Potenzial, Ihre Daten besser abzusichern und bessere Kontrolle über das Software-Asset. Die Vorlaufkosten sind jedoch höher und gehostete Optionen bergen auch einige Sicherheitsrisiken. Darüber hinaus übernehmen Sie mehr Verantwortung für Wartung und Updates. Viele Benutzer wechseln zu Cloud-Lösungen, da sie oft niedrigere Kosten über den Produktlebenszyklus hinweg bieten, das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern oder Standorten erleichtern und der Anbieter Support, Wartung und Updates übernimmt.
Integrationen – Die Anzahl und Art der Integrationen sind von entscheidender Bedeutung. Sie sollten die andere Software, Tools und Plattformen bewerten, die Ihr Unternehmen verwendet, und sich für Kanban-Software entscheiden, die sich nahtlos in so viele von ihnen wie möglich integrieren lässt. Dazu gehören File-Hosting-Dienste, Browsererweiterungen, Tabellenkalkulationen, Datenspeicherung, E-Mail, digitale Signatur, Kalender, App-Integratoren, Programme und Entwicklertools.
Benutzerfreundlichkeit/Flexibilität – Sie möchten Software, mit der Ihre Teammitglieder umgehen und verwenden können, kennen Sie also die Stärken und Schwächen Ihres Teams. Ein technisch versiertes Team wird mit komplexeren Funktionen vertraut sein und weniger Training benötigen. Für Technikfeinde sollte es die simpelste Software auf dem Markt sein. Sie sollten auch nach einer Möglichkeit suchen, irrelevante Informationen aus dem Blickfeld zu entfernen. Natürlich liebt jeder eine großartige Benutzererfahrung. Darüber hinaus möchten Sie sicherstellen, dass die Software flexibel genug ist, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, einschließlich des Wachstums der Anzahl der Benutzer, potenzieller Änderungen an Ihren Prozessen und der Funktionalität zur Verwaltung mehrerer Projekte.
Wie Kanban-Software Kanban-Prinzipien implementiert
An dieser Stelle sollten Sie die spezifischen Funktionen untersuchen, die Kanban-Prinzipien in die Tat umsetzen. Hier sind einige, die berücksichtigt werden sollten und worauf Sie bei ihnen achten sollten:
Workflow-Visualisierung – Der Fokus von Kanban, Arbeit sichtbar zu machen, bedeutet, dass diese Funktionen wahrscheinlich die kritischsten sind.
- Kanban-Boards – Die wichtigste Aufgabe Ihrer Software ist es, hochfunktionale, lesbare Kanban-Boards mit Kanban-Aufgabenkarten zu erstellen. Überprüfen Sie die von Ihrem Anbieter zur Verfügung gestellten Vorlagen. Der Zugriff auf eine Bibliothek mit Vorlagen, die zu Ihren Workflows passen, ist vorteilhaft.
- Board-Anpassung – Wie einfach können Sie ein Board an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen? Verschiedene Softwareprogramme ermöglichen benutzerdefinierte Designs und Widgets wie Kalender, benutzerdefinierte Ansichten, Aufgabenfelder und mehr.
- Swimlanes – Swimlanes sind horizontale Kategorien oder Zeilen auf dem Kanban-Board und können verwendet werden, um verschiedene Teammitglieder , Produkte, Produktverantwortliche, Priorität oder benutzerdefinierte Dimensionen darzustellen. Die Darstellung und Nutzung von Swimlanes sollte intuitiv sein.
- Aktivitätsstreams – Diese Streams bieten Echtzeit-Projektstatusaktualisierungen, sodass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn andere Benutzer Änderungen vornehmen, Kommentare abgeben oder Dateien zu Aufgaben hinzufügen. Sie können auch Updates auf anderen Boards aktivieren und diese entweder innerhalb des Tools oder per E-Mail erhalten.
WIP-Limits – Die Einschränkung von Work-in-Progress ist ein weiterer Hauptgrundsatz von Kanban. Diese werden in der Regel für jede Spalte auf dem Kanban-Board festgelegt, die eine bestimmte Phase des Workflows (Codierung, Tests usw.) darstellen, oder für jede Person oder Team.
- Regeln – Die Möglichkeit, Regeln für WIP-Limits zu erstellen, so dass das Board sie automatisch anwendet.
- Prozessverfolgung – Der Prozess für ein einzelnes Projekt sollte überwachbar, Verzögerungen erkennbar und Fortschritt visualisierbar sein.
- Portfolioverfolgung – In einem größeren Unternehmen müssen Sie möglicherweise ein Portfolio von Projekten überwachen und den Fortschritt und die Fertigstellung nach Bedarf abstimmen.
- Benutzerdefinierte Berichte – Möchten Sie Berichte über den Fortschritt oder die Leistung Ihres Teams basierend auf benutzerdefinierten Kriterien?
Flow-Verwaltung – Bei Kanban geht es darum, die Arbeit am Laufen zu halten. Einer der häufigsten Sprüche in Kanban ist: Hören Sie auf, anzufangen und beginnen Sie abzuschließen. Dies verdeutlicht den Fokus auf den Abschluss der Arbeit.
- Automatisierte Zeiterfassung – Mit dieser Funktion können Sie sehen, worin Ihr Team Zeit investiert. Sie können die Nachverfolgung für Einzelperson, Prozessphasen oder Zykluszeiten einstellen.
- Kumulative Flussdiagramme (CFDs) – CFDs zeigen Aufgaben in jeder Phase des Projekts an und wie viel Fortschritt erzielt wird. (CFDs dienen in etwa dem gleichen Zweck wie Burndown-Diagramme in Scrum.) Die vertikale Achse zeigt an, wie viele Aufgaben derzeit bearbeitet oder abgeschlossen werden, und die horizontale Achse zeigt die Zykluszeit an, definiert als die Zeit, die zum Abschließen einer einzelnen Aufgabe erforderlich ist.
- Fehlerverfolgung – Zeigen Karten und das Board durch Farbe oder andere Attribute an, wenn eine Aufgabe oder Story einen Fehler oder ein Problem aufweist?
- Drag-and-Drop-Schnittstelle – Dank dieser Funktion können Sie Karten problemlos verschieben und Ihr Board neu anordnen, wenn sich die Umstände ändern.
- Kartenalterung – Mit dieser Funktion verblassen Karten oder ändern ihre Farbe, wenn die voreingestellte Zeit verstrichen ist, um hervorzuheben, dass die Arbeit ins Stocken geraten ist.
Verdeutlichung von Richtlinien – Ihr Board sollte sich problemlos an Ihre Anforderungen und Regeln anpassen, nicht umgekehrt.
- Konfigurierbarer Workflow – Dies erleichtert es Ihnen, Ihren Prozess so darzustellen, wie er ist, ein wichtiger Teil des Fokus von Kanban, mit dem bereits vorhandenen System zu arbeiten.
- Unterworkflows – Wenn ein Schritt in Ihrem Workflow aus mehreren Schritten besteht, sollten Sie in der Lage sein, dies auf Ihrem Board zu modellieren.
- Trigger – Mit einigen Programmen können Sie Regeln festlegen, die jedes Mal eine Aktion auslösen, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, z. B. das Auffüllen von Warteschlangen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist.
Feedbackschleifen-Implementierung – Kanban strebt nach kontinuierlicher Verbesserung bzw. Kaizen im Japanischen. Ihre Software unterstützt dies, indem sie Feedback über den Stand der Dinge gibt.
- Anforderungs- und Ideenmanagement – Ist es einfach, Vorschläge, Anforderungen und Ideen zu erhalten und zu verwalten?
- Analytik – Sie können Ihre Prognose verbessern, wenn Ihre Software Daten erfasst und Analysen erstellt, die Leistung, Durchlauf- und Zykluszeiten, Blocker und andere Messzahlen ausgibt. Was ermöglicht die Software?
- Verwaltung mehrerer Projekte und Teams – Auf Portfolio- oder Unternehmensebene sollten Ihnen Funktionen zur Verfügung stehen, die Ihnen ermöglichen, einen guten Überblick über mehrere Projekte oder Teams zu haben.
Gemeinsame Verbesserung und Experimentelle Weiterentwicklung – Lean Kanban ermutigt Teams, ihr Wissen und ihre Erfahrung zu bündeln, um Verbesserungen für Prozesse vorzuschlagen. Diese werden dann anhand von Modellen und der wissenschaftlichen Methode getestet. Die Software sollte es Ihnen erleichtern, Dinge zu ändern.
- Dashboards – Ihre Software kann diese Bemühungen unterstützen, indem sie Ihnen Momentaufnahmen der wichtigsten Messzahlen liefert. Ist es intuitiv und einfach zu arrangieren?
- Benutzerdefinierte Felder – Mit dieser Funktion können Sie Ihren Prozess nach Bedarf optimieren und variieren, anstatt an ein vom Softwareanbieter festgelegtes Workflow-Muster gebunden zu sein.
- Mobil – Alle Teammitglieder sollten von unterwegs auf die Software zugreifen können, damit die Zusammenarbeit voranschreitet.
- E-Mail-Benachrichtigungen – Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Projektmitglieder per E-Mail benachrichtigt, wenn das Board aktualisiert und/oder ihr Name erwähnt wird.
- Push-Updates – Mobile Benachrichtigungen halten Teammitglieder jederzeit auf dem Laufenden.
- Änderung von Workflows zu jeder Zeit – Da Sie sich ständig verbessern, möchten Sie nicht an einen Konfigurationssatz am Anfang Ihres Boards gebunden sein.
- Mehrere Workflows/Prozesse – Wenn Sie mehrere Teams oder Prozesse verwalten müssen, benötigen Sie eine Software, die dies erleichtert.
Die Geschäftsvorteile der richtigen Software
Viele möchten besser verstehen, wie Kanban und Kanban-Software in konkrete Geschäftsvorteile umgesetzt werden. Die Prinzipien von Kanban arbeiten synergetisch und ebenso unterstützt die richtige Software Ihren Erfolg, indem sie wichtige Funktionen kombiniert und gleichzeitig unnötige Komplexität vermeidet.
Hier sind konkrete Beispiele dafür, wie Vorteile durch bestimmte Funktionen ermöglicht werden:
- Eine engere Integration verteilter Teams resultiert daraus, dass alle Teammitglieder vom selben Kanban-Board aus arbeiten, die Arbeit sichtbar ist und sofortige Updates über den Fortschritt der Kollegen angezeigt werden.
- Höhere Qualität, verbesserte Produktivität und Schutz vor Scope-Creep werden durch WIP-Limits ermöglicht, die sicherstellen, dass sich die Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
- Engpässe und Probleme sind aufgrund des sichtbaren Boards und den WIP-Limits von Kanban leichter zu erkennen. Diese reduzieren auch verschwendete Arbeit und Zeit, indem sie sicherstellen, dass die Projektlast strategisch verteilt wird.
- Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation resultieren aus Benachrichtigungen und Messaging innerhalb der Software, mobilen Schnittstellen und der Möglichkeit, mehrere Teams und Projekte zu verwalten.
- Effizienz- und Rentabilitätsfortschritte werden durch Zeiterfassung, reduzierte Vorlauf- und Zykluszeiten und verbesserte Workflows vorangetrieben.
- Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit ist das Ergebnis kontinuierlicher Verbesserungen, die durch schnelle Feedbackschleifen, Fehlerverfolgung, Analysen und die Möglichkeit, Workflows an jedem Punkt des Projektlebenszyklus zu optimieren, erleichtert werden.
Während das Kanban-Board im Mittelpunkt Ihres Prozesses steht, warnen Kanban-Experten davor, sich mehr Fokus auf die Software zu legen, als auf die Prinzipien von Kanban. Teams, die ein Kanban-Board implementieren, ohne die Prinzipien von Arbeitsgrenzen, der kontinuierlichen Verbesserung und der Verschwendungsreduzierung zu verstehen, neigen eher dazu, im Sande zu verlaufen. Eine robuste Implementierung erfordert eine gründliche Verankerung der Denkweise und den Mechaniken von Kanban.
Arbeits-Sheet zur Evaluierung und Auswahl von Kanban-Software
Jetzt haben Sie ein Gefühl dafür bekommen, was mit Kanban-Software möglich ist. Eine gute Möglichkeit, das beste Programm für Ihre Anforderungen zu bestimmen, ist die Verwendung einer Entscheidungsmatrix. Versuchen Sie es mit dem folgenden Beispiel.
- Listen Sie in der obersten Zeile die wichtigsten Features oder Funktionen für Ihre Anforderungen auf. (Fügen Sie bei Bedarf weitere Spalten hinzu.) Im obigen Arbeits-Sheet haben wir einige Beispielkriterien ausgefüllt.
- Listen Sie in der ersten Spalte die einzelnen Softwareprogramme auf, die Sie in Betracht ziehen.
- Arbeiten Sie Ihre Liste nach unten durch und bewerten Sie jedes Programm in den einzelnen Kriterien von 0 (am schlechtesten) bis 5 (am besten).
- Ordnen Sie in der zweiten Zeile (unter den Faktoren) jeden Faktor in Bezug auf die relative Wichtigkeit auf einer Skala von 0 (unwichtig) bis 5 (kritisch) an. Es können auch mehrere Faktoren von gleicher Wichtigkeit sein. (Beispiele in der obigen Tabelle.)
- Multiplizieren Sie die Punktzahl in jeder Spalte mit der relativen Wichtigkeit des Faktors, um eine gewichtete Punktzahl zu erhalten.
- Addieren Sie die gewichteten Punktzahlen jeder Software in der Zeile.
- Die höchste Gesamtpunktzahl ist Ihr Gewinner.
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