5 Funktionen, über die eine kreative Projektmanagementsoftware verfügen sollte
Fragen Sie sich, was Profis bei der Verwaltung eines Kreativteams verwenden? Wir haben Projektmanager von Kreativteams gebeten, einen Einblick in die wichtigsten Funktionen zu geben, die ihrer Meinung in einer Projektmanagementsoftware enthalten sein müssen. Das haben sie geantwortet:
1. Einfache Benutzeroberfläche und Integration mit anderen Tools
Bei der Auswahl einer kreativen Projektmanagementsoftware ist es unerlässlich, die Zustimmung von den Personen zu erhalten, die sie verwenden werden. Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, die Aufgaben nicht optimiert und vereinfacht, wird das Team sie höchstwahrscheinlich nicht nutzen.
Abbey Brown
„Wenn die Software nicht schnell und einfach (zu verwenden) ist und über mehrere Integrationen verfügt, ist es schwierig, sie einzuführen und ein Team dazu zu bringen, sie zu verwenden. Etwas Auffälliges mit viel Schnickschnack wird nicht so viel genutzt werden wie eine Alternative mit weniger Funktionen, aber einer besseren Benutzeroberfläche“, so Abbey Brown, Marketing Manager beim Unternehmen FM Outsource mit Sitz im Vereinigten Königreich. „Es ist seltsam, aber eine neue Software in einem Team einzuführen hängt davon ab, dass sie ihm gefällt. Um das zu erreichen, sind vor allem Benutzerfreundlichkeit und die visuelle Wirkung wichtig.“
Bruce Harpham
Eine einfache Benutzeroberfläche (UI) und die Möglichkeit, andere Tools der Agentur zu integrieren, können viel dazu beitragen, dass Mitarbeiter eine neue Software annehmen. Bruce Harpham, Gründer von ProjectManagementHacks.com, empfiehlt Software, die sich mit Programmen integrieren lässt, die Sie bereits verwenden, wie beispielsweise Adobe für das Design und MS Outlook für die Zeitplanung. Eine einfache Benutzeroberfläche bietet auch Flexibilität. Wenn es zu kompliziert ist, die erforderlichen Felder hinzuzufügen oder die Software an verschiedene Projektanforderungen anzupassen, wird sie wahrscheinlich nicht so viel genutzt werden. „Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder festlegen zu können, ist wichtig, da kreative Projekte möglicherweise einmalige Kundenanforderungen aufweisen, auf die Sie traditionelle Tools nicht einfach ausrichten können“, fügt Harpham hinzu.
2. Meilensteine und Aufgaben
Ben Thompson
Ben Thompson, Mitbegründer und Chief Customer Experience von GitPrime, hat eine Karriere im Bereich Design vorzuweisen und weiß, wie wichtig es ist, das Kreativteam über das Gesamtziel zu informieren. Dank dieser Informationen kann das Kreativteam sich eigenständig mit dem beschäftigen, was es am besten kann. Um ein Team auf Kurs zu halten, ist es wichtig, Meilensteine zu setzen.
„Es ist entscheidend, für alle Leistungen klare Fristen festzulegen. Kreative Arbeit ist auf traditionelle Weise nie wirklich „erledigt“. Da Aufgaben in der Regel umfassender werden und in jedem gegebenen Format erledigt werden können, kann es hilfreich sein, große Aufgaben in kleine und regelmäßige Meilensteine aufzuteilen“, erklärt Thompson. Eine kreative Projektmanagementsoftware, mit der Sie Teilaufgaben erstellen und Meilensteine setzen können, ist von großem Nutzen.
3. Zusammenarbeit und Kommentare direkt auf dem Bildschirm
Im traditionellen Projektmanagement gibt es viele Aufgaben, die als erledigt markiert werden, sobald sie abgeschlossen sind. Für das Projektmanagement von Kreativagenturen gibt es unterschiedliche Anforderungen, da für einen Großteil davon Mock-ups und Illustrationen verwendet werden. Es ist erforderlich, diese Dateien auf einfache Art und Weise freigeben und Eingaben zum Design hinzufügen zu können. Kreative Projektmanagementsoftware, über die Sie auf dem Bildschirm Kommentare hinzufügen können, kann einen großen Unterschied machen.
Jon Lee
„Wenn wir Mock-up-Probleme beschreiben müssten, anstatt direkt auf dem Bildschirm auf sie hinzuweisen, wäre das ein wahrer Albtraum. Das ist vor allem so, wenn kreative Arbeit in verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens erledigt wird. Jeder beschreibt Illustrationen anders, daher entsteht in der Regel mehr Verwirrung, wenn nicht direkt auf dem Bildschirm kommentiert werden kann“, sagt Jon Lee, Creative Director und Gründer von Rabbut.
4. Visuelle Zeitachsen
Letztendlich müssen Sie als Projektmanager immer gewährleisten, dass Leistungen pünktlich erbracht werden. Da ein Kreativteam normalerweise visuell veranlagt ist, kann die Erstellung von Zeitachsen mit Gantt-Diagrammen dem Team helfen, den Überblick über Fristen zu behalten. „Kreativteams arbeiten gut unter Druck und erreichen in der Regel die größten Fortschritte, wenn eine Frist bevorsteht. Wenn Sie Zeitachsen kurz halten, bleibt das Niveau an Kreativität, Konzentration und Motivation hoch“, erklärt Thompson von GitPrime.
Es gibt keinen Grund, weshalb Sie keine anderen Projektmanagementmethoden nutzen sollten, wenn Sie mit einem Kreativteam zusammenarbeiten. Kanban-Boards und Agile-Methoden sind nicht nur ideal für die Entwicklung von Software – sie können sich auch bei der Arbeit an werbebasierten und kreativen Projekten als sehr nützliche Tools herausstellen. „Versuchen Sie, nicht vor lauter Details den Überblick zu verlieren“, so Brown von FM Outsource. „Die Verwendung von Agile-Methoden und Kanban-Boards hilft Ihnen, schnell voranzukommen und Ergebnisse zu liefern.“
5. Genaue Daten
Bei der Erstellung werbebasierter Projekte sind Daten und Recherche unerlässlich. Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie schnell Berichte ausführen können, um Daten zu generieren, die Sie steuern oder aufzeigen müssen. Wenn Sie bereits über ein Programm verfügen, mit dem das möglich ist, sollten Sie ein Produkt auswählen, das entweder mit dieser Software integriert wird oder das Ihnen ermöglicht, alle Recherchen an einem Ort zu speichern, sodass alle Teammitglieder darauf zugreifen können.
„Für werbebasierte Kreativprojekte sind wichtige Daten und Branchen-Recherchen erforderlich. Die meisten Kreativteams können etwas optisch Ansprechendes gestalten, das aber auf dem Markt nicht gut ankommt. Ein Beispiel wären Anzeigen auf Facebook. Wenn Sie ein Produkt oder einen Service direkt verkaufen, werden Sie feststellen, dass Sie damit Geld verschwenden – unabhängig davon, wie ansprechend Ihre Anzeigen gestaltet sind. Die meisten Personen auf Facebook möchten über etwas informiert werden, anstatt es angepriesen zu bekommen. Das ist ein klassisches Beispiel dafür, weshalb Sie einen Einblick aus Marketingperspektive benötigen“, sagt Lee von Rabbut.
Was notwendig ist, um ein guter Projektmanager von Kreativteams zu sein
Das Zentrum des Projektmanagements ist das Wissen darüber, welches Problem Sie lösen möchten und das Teilen dieser Information mit Ihrem Team. Kreatives Projektmanagement unterscheidet sich nicht viel davon. Projektmanager von Kreativteams wissen, dass es wichtig ist, eine Struktur zu bieten und ein Umfeld zu fördern, in dem sie sich auszeichnen können und sich nicht mit alltäglichen Details für die Durchführung eines Projekts befassen müssen.
Sobald Sie ein gemeinsames Ziel verfolgen, ist es einfacher, einen Plan zu entwickeln, um das Ziel zeitnah zu erreichen.
„Es ist deutlich effektiver, sich ein Bild vom Ziel zu machen und jedem Mitarbeiter Autonomie zu ermöglichen, anstatt Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben. Kreative Durchbrüche entstehen, wenn es Personen möglich ist, das Problem auf Ihre Art zu lösen“, fügt Thompson von GitPrime hinzu.
Seien Sie flexibel und haben Sie Verständnis dafür, dass Kreativität Zeit braucht
Wenn Sie in Ihrem Umfeld die Kreativität fördern möchten, sollten Sie Flexibilität ermöglichen, damit die Personen an ihren eigenen Projekten arbeiten können. Das bedeutet nicht, dass das alles ist, mit dem sie sich beschäftigen sollten – es muss nach wie vor eine Aufgabe erledigt werden. Diese Arbeitsweise steht vielleicht in direktem Widerspruch zum Arbeitsansatz in anderen Geschäftsbereichen, aber sie kann für ein Kreativteam sehr nützlich sein. „Kreative Eingebungen kommen schubweise – wenn Sie kontinuierlich arbeiten, ohne eine Pause einzulegen, ist es wahrscheinlich, dass Sie schlechtere Designs erstellen. Wenn 20–40 % der Zeit für persönliche Projekte aufgewendet werden, fördert das tatsächlich die Inspiration und hilft Kreativteams dabei, ihre Fähigkeiten zu vertiefen“, sagt Lee von Rabbut.