Mit der Lösung von Xencor funktionieren Priorisierung und Teamzusammenarbeit besser als je zuvor

Xencor ist ein Biotech-Unternehmen mit Sitz in Südkalifornien, USA. Es ist auf die Entwicklung biotherapeutischer Arzneimittel spezialisiert und nutzt dabei innovative Protein-Engineering-Technologien, die das Potenzial bieten, das Leben von Patienten mit Krebs und Autoimmunkrankheiten zu verbessern. Zusammen mit den Pharma-Partnern des Unternehmens befinden sich mehr als 20 Medikamentenkandidaten mit den Technologien von Xencor in der klinischen Prüfung und viele weitere in der präklinischen Entwicklung. 

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Xencor sind die Unternehmenskultur und der Fokus auf Effizienz. „Uns ist bewusst, dass alle einen vollen Terminkalender haben“, erklärt Julie Silverio, Senior Manager of Program Leadership bei Xencor. „Wir setzen alles daran, die Zeit zu verringern, die in Meetings verbracht wird, und möchten uns gegenseitig die Möglichkeit geben, sich zu konzentrieren.“ Xencor verwendet Smartsheet schon seit einigen Jahren, damit im Unternehmen alles reibungslos verläuft. „Wir verwenden Dashboards, Berichte und Kalender sehr gern, um organisiert zu bleiben“, fügt Silverio hinzu. „Smartsheet wird in unserem gesamten Unternehmen genutzt. Unsere Forschungsabteilung verwendet das Control Center-Tool, um Projekte zu verwalten. Das ist für sie eine enorme Hilfe. Die Leiter der klinischen Studien verwenden Smartsheet, um die Zeitpläne der Studien nachzuverfolgen und um einen Überblick über den Zustand der Patienten zu erhalten, die an unseren klinischen Studien teilnehmen.“

Effizienz weiterdenken

Julie entschloss sich dazu, Smartsheet erneut zu verwenden, um eine Lösung zu entwickeln, mit deren Hilfe man bei wachsenden Teams, mehreren funktionalen Gruppen und wichtigen Projekten den Überblick behält.

„Wenn man mehrere Hundert Unteraufgaben erledigen muss, kann das schnell zu viel werden“, erinnert sie sich. „Ich benötigte eine einfachere Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, meine Arbeit zu organisieren und zu gewährleisten, dass ich keine wichtigen Informationen oder Fristen übersehe.“

Silverio begann, in der Smartsheet-Vorlagengalerie und anderen Ressourcen nach Inspiration zu suchen. „Ich verwende alles, was Smartsheet zu bieten hat, um den größten Nutzen aus der Lösung zu ziehen“, sagt Silverio. „Hilfeartikel, Smartsheet University, Webinare und die Community, die ich besonders hilfreich finde, um Formeln und Syntax in Erinnerung zu behalten. Also durchsuchte ich die Vorlagengalerie, um eine Lösung für mein Problem zu finden. Mir wurde jedoch klar, dass ich noch weiter gehen musste, um alles auf flexiblere Weise kommunizieren zu können.“ Diesmal entschloss sich Silverio dazu, selbst eine Lösung zu entwickeln und anderen Teams aus der Smartsheet-Community zu helfen, indem sie am Vorlagenwettbewerb Smartsheet ENGAGE’22 Template Contest teilnahm. „Der Wettbewerb ist eine tolle Möglichkeit, zu zeigen, was wir mit Smartsheet erreicht haben, und unsere Lösung mit anderen zu teilen.“

Preisgekrönte Vorlage

Basierend auf den leistungsstarken Kernfunktionalitäten von Smartsheet – Sheets, Berichte und Dashboards – konnte Silverio eine lösungsgewandte Vorlage entwickeln, die eine bessere Planung, Verwaltung und Visualisierung von Aufgaben ermöglicht. Spalten mit den folgenden Daten helfen Benutzern dabei, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten: Ansprechpartner und Hinweise zur gewünschten Arbeitsweise, Aufgabenpriorität, Integrität, Datum, Messzahlen und Status. Vorgänger- und Nachfolger-Spalten zeigen, wie die Informationen zusammenhängen. Benutzer können sich auf automatisierte Alarme für kritische Aufgaben verlassen und Berichte sowie Sheet-Zusammenfassungen erstellen, um einen vollständigen Überblick zu erhalten.

„Ich kann ganz einfach sehen, wie viele Aufgaben geplant und wie viele davon risikobehaftet sind“, erklärt Silverio. „Ich kenne viele Personen, die von Formeln abgeschreckt werden. Wenn man sich aber einmal an die Syntax gewöhnt hat, ist es eine fantastische Möglichkeit, alle Informationen an einem einzigen Ort zusammenzufassen. Die Sheet-Zusammenfassung ist sehr nützlich – wir müssen sie definitiv noch weitreichender nutzen und allen beibringen, wie man sie verwendet. Generell konnte ich durch Smartsheet die vielen vorhandenen Lösungen vollständig an meine Anforderungen anpassen.“

Vor der Einführung bei Xencor und der Einreichung für den Wettbewerb verwendete Silverio ihre Lösung, um selbst organisiert zu bleiben und effizient zu arbeiten. „Wir arbeiten funktionsübergreifend mit vielen Kollegen und Teams an mehreren Projekten. Jetzt habe ich den genauen Überblick über den Status aller Aufgaben“, erklärt Silverio. „Ich kann ganz einfach risikobehaftete Aufgaben herausfiltern, Aufgaben priorisieren und meinen Fortschritt visualisieren. Das Wichtigste ist aber, dass ich mir dank Priorisierung und organisierter Notizenerstellung am Tag ungefähr zehn Prozent der Zeit einspare.“

Als Beleg für den Erfolg von Silverios Lösung waren sich alle sieben Wettbewerbsjuroren des Vorlagenwettbewerbs einig, dass ihre Lösung etwas Besonderes ist und dass durch sie andere Benutzer ihren Arbeitsplatz auf einfache, aber effektive Weise verbessern können. Silverios Einsatz, ihre bewährte und effektive Lösung zu einer nützlichen Vorlage für alle zu machen, wurde anerkannt – ihre Lösung wurde in der Wettbewerbskategorie „Listen- oder unstrukturiertes Arbeitsmanagement“ als beste Lösung ausgezeichnet. Die Vorlage für individuelles Aufgabenmanagement kann jetzt von allen Benutzern aus der Smartsheet-Vorlagengalerie heruntergeladen werden.

Kompetenzen und Fähigkeiten verbessern

Durch die Lösung kann Silverio nun auch effizienter mit ihren Kollegen kommunizieren. „Da ich nun weiß, wie lange die Erledigung einer Aufgabe durchschnittlich dauert, kann ich Kollegen immer eine konkrete Einschätzung geben und für zukünftige Aufgaben realistische Erwartungen setzen“, erklärt Silverio. „Außerdem ist es jetzt viel unkomplizierter, meine Chefin über meinen Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Ich rufe dafür einfach mein Dashboard auf und zeige ihr, woran ich gerade arbeite. Smartsheet hat mir definitiv im Umgang mit zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz geholfen.“

Durch die Lösung findet Silverio immer wieder Motivation und kann Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufdecken. „Ich kann jetzt deutlich sehen, wo meine Stärken und Schwächen liegen oder wie lange ich für die Erledigung verschiedener Aufgaben brauche“, sagt Silverio.

„So kann ich herausfinden, worin ich mich noch verbessern kann, und dadurch meine Karriere fördern. Außerdem motiviert es mich wirklich, zu sehen, welchen Fortschritt ich schon gemacht habe.“

Während bei Xencor der Integrationsvorgang von Smartsheet in die internen Prozesse weitergeht und mehr Automatisierungen genutzt werden, um Unternehmensinformationen aktuell zu halten, bereitet sich Silverio darauf vor, ihrem Team die von ihr entwickelte Lösung zu präsentieren, die mittlerweile eine von vier preisgekrönten Vorlagen aus der Vorlagengalerie ist. „Manchmal teilt man seine Lösung mit der Community, weiß aber nie, ob sie auch wirklich verwendet wird“, fügt Silverio hinzu. „Es freut mich, dass diese Vorlage möglicherweise auch in der Zukunft anderen Teams eine Hilfe sein kann.“ 

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