Wie Whirlpool Echtzeittransparenz geschaffen und die regionale Abstimmung verbessert hat

Wenn Sie für die Verwaltung eines großen Projektportfolios eines weltweit tätigen Unternehmens für Haushaltsgeräte zuständig sind – einschließlich ungefähr 400 Einzelprojekte in fünf Regionen weltweit –, dann benötigen Sie ein umfassendes System, um alles in der Spur zu halten. Daher hat Thiago Zapparoli, Senior Plannung Engineer der Whirlpool Corporation Smartsheet eingesetzt, um sicherzustellen, dass Projektmanager, die Unternehmensleitung und alle Beteiligten am Portfolio für Waschmaschinen und Trockner, die er verwaltet, „jederzeit auf demselben Stand waren“.

Dafür sorgt ein auf Smartsheet basierender Tracker namens Portfolio Execution Management Matrix. Er sammelt alle 400 Projekte aus verschiedenen Regionen an einem Ort zur Erkennung von Verantwortlichkeiten für alle Projekte und Aufgaben, wichtige Leistungsindikatoren; offene, abgeschlossene und verzögerte Aufgaben; und mehr. „Meine Idee war es am Anfang, ein gutes und zentrales System für alle Projektmanager bereitzustellen“, erklärt Zapparoli.

Dieser innovative Einsatz von Smartsheet bietet einen allumfassenden Überblick einer ganzen Region und Echtzeiteinblicke in den übergreifenden Projektstatus sowie die zahlreichen mit den Projekten verbundenen Aufgaben. Dieser ganzheitliche Tracker wurde zunächst in Brasilien bereitgestellt und hat die Art und Weise revolutioniert, wie die 10 Projektmanager und funktionsübergreifenden Leiter in dieser Region ihre tägliche Arbeit angehen und synchron bleiben. „Im April 2018 haben wir in den USA begonnen und das System von Grund auf verändert“, so Zapparoli.

Mit dem Ziel, alle Beteiligten an einem „einzigartigen und leistungsstarken Sheet miteinander zu verbinden, was allen Vorteile bringt“, liefert Smartsheet Ergebnisse für die weltweit führenden Hersteller großer Haushaltsgeräte, wie z. B:

• Schneller und einfacher Import einer bestehenden Projekt-Pipeline – mit einer Einführungszeit von nur zwei Tagen pro Region
• Eine Farbcodierung, die schnell den Status eines Projektes bei jedem Schritt identifiziert und anzeigt, wo Handlungsbedarf besteht
• Klare und präzise Berichte für alle Ebenen – Einzelpersonen, Manager und die Unternehmensführung
• Schnelle Aktualisierungsanforderungen, durch die Projektmanager effizienter sein können
• Nahtlose Handoffs, wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind, Meetings verpassen oder aus dem Unternehmen ausscheiden

Nach der Implementierung in Brasilien und den USA führte Zapparoli auch in den anderen drei Regionen den Smartsheet-Tracker ein und unterstützte darüber hinaus vier weitere Whirlpool-Organisationen bei ihren eigenen Bereitstellungen. Die Smartsheet-Plattform wurde von Business-Anwendern wie auch durch das Management erfolgreich angenommen: In einer kürzlich durchgeführten Umfrage stimmten 100 Prozent der Befragten zu, dass der Smartsheet-Tracker „ein gutes Tool für die Nachverfolgung von Projekten ist“ und „hilft anzuzeigen, wann die Aufgabe ausgeführt werden sollte“. Auch die Kommentare zur Umfrage unterstreichen der Erfolg der Lösung:

„Herausragende Einblicke in die Projekt-Pipeline“, „Ich mag die Möglichkeit zur Organisation und Nachverfolgung mit Smartsheet“ und „Alles an einem Ort zu finden und schnell und einfach damit arbeiten zu können, ist sehr hilfreich“.

Für Zapparoli ist das beste Ergebnis, dass die Menschen das System einsetzen. „Sie müssen Ihrem Kunden zuhören, denn wenn er keine Vorteile sieht oder wenn das System seine tägliche Arbeit stört, dann wird er es nicht verwenden“, sagt er. „Unsere Hauptkunden sind die Projektmanager und diese sehen viele Vorteile. Sie sind motiviert, da sie die Projekte in ihren Händen haben. Die funktionsübergreifenden Leiter sind auch zufrieden, weil sie mehr Einblicke haben und das gehobene Management liebt es, da sie nun genau wissen, wie sie uns unterstützen können.“