Webex spart 13 Wochen pro Jahr durch die Optimierung seiner Prozesse mit Smartsheet und Brandfolder

Webex wurde 1995 in San José, Kalifornien, gegründet und ist der weltweit führende Anbieter von cloudbasierten Lösungen für die Zusammenarbeit. Das Unternehmen bietet Optionen für virtuelle Meetings, Anrufe, Messaging und Events sowie Lösungen für die Kundenerfahrung und Geräte für die Zusammenarbeit. Mit 2,2 Millionen registrierten Benutzern verbessern Webex-Anwendungen weltweit die Geschäftsprozesse von Unternehmen jeder Größe. 

Erkennen der Herausforderungen 

Allein im Jahr 2021 bot Webex seinen Kunden über eintausend innovative Lösungen an. 95 % der Fortune-500-Unternehmen vertrauen Webex, das sich zum Ziel gesetzt hat, erstklassige Zusammenarbeit und Kundenerfahrungen auf höherem Niveau zu bieten. Um dies zu erreichen, hat das Unternehmen sein globales Team um 40 % erweitert, um der wachsenden Nachfrage nach seinen Services gerecht zu werden. 

„Wir hatten erwartet, dass mit dem neuen Wachstum auch die Projektarbeitslast zunehmen würde, und sahen uns außerdem mit Problemen bei Einblicken und der Kommunikation konfrontiert“, sagt Janina Hill, Managerin für Marketingprogramme bei Webex. „Alle, egal ob Stakeholder, Projektleiter oder Teammitglieder, müssen auf dem gleichen Stand sein. Wir müssen wissen, was zu tun ist, und wir müssen wissen, was wir sehen, wenn wir weiter expandieren wollen.“ 

Das Unternehmen nutzte bereits eine Reihe von Tools zur Verwaltung seiner Projekte, die jedoch nicht überall im Unternehmen gleich waren. 

„Da wir zwischen mehreren Tools wechseln und viele Plattformen und Websites besuchen, gibt es eine Informationsflut. Wir mussten eine zentrale Anlaufstelle für unser internes Team schaffen, um einfach und schnell auf Ressourcen und Daten in Echtzeit zugreifen zu können“, sagt Hill. 

Intelligenter arbeiten, nicht härter

Mit über 15 Jahren Erfahrung im Projektmanagement war Janina Hill bereits eine erfahrene Smartsheet-Benutzerin und wusste, dass die Plattform die Anforderungen von Webex erfüllen würde. „Ich sage oft ‚Smartsheet kann das!‘, wenn ich im Workflow auf Herausforderungen stoße. Ich hatte das Gefühl, dass dies auch hier der Fall war“, sagt sie. 

Daher begann Webex, Smartsheet als eine einzige Plattform für das Management von Inhalten, Kampagnen und Mitarbeitern zu nutzen. Dies beinhaltete die Verwendung von Formularen, Trackern und Vorlagen für die Einreichung und Planung von Projekten, die es dem Team ermöglichten, Aktualisierungen und Berichte über alle Business-Aktivitäten hinweg einfach einzusehen. 

„Dann begannen wir, unseren Erfolg mithilfe von Dashboards und Berichten nachzuverfolgen und schließlich alles zu optimieren, was wir haben, um das Beste aus unseren Kampagnen herauszuholen und so unserem wachsenden Kundenstamm stets das beste Angebot zu liefern“, sagt Hill. „Wir haben zum Beispiel den Content-Kalender optimal genutzt, indem wir ihn mit unseren Veranstaltungen und Einführungsdatumsangaben im Laufe des Jahres gefüllt haben. Das hat die organisierte Teamarbeit wirklich gefördert, da jeder sehen kann, was vor sich geht.“

„Jeder hat unterschiedliche Smartsheet-Kenntnisse. Aber mit Drag & Drop sind alle Lösungen benutzerfreundlich. Außerdem ist der Arbeitsablauf viel reibungsloser, wenn alle Prozesse automatisiert sind und sich alle Informationen an einem Ort befinden“, erklärt Hill. 

In kurzer Zeit mehr erreichen

Die Verwendung von Smartsheet hat die täglichen Abläufe bei Webex beschleunigt. „Heute kann ich meine Anfrage in einem Viertel der Zeit einreichen, weil die Formulare vorausgefüllt sind und ich die Zeichenanzahl nicht in einer anderen Anwendung überprüfen muss“, sagt Erin Breitspecher, Managerin für digitale Erfahrungen bei Webex.  

Die Mitarbeiter von Webex sind ebenfalls auf dem Laufenden, da sie automatische Benachrichtigungen für Aufgaben erhalten, während die Führungskräfte jederzeit eine Aufschlüsselung der einzelnen Kampagnen erhalten können. 

„Mit den Automatisierungs- und Berichtsfunktionen von Smartsheet sparen wir jährlich 1.352 Stunden ein. Mithilfe von Dashboards können wir die Berichterstattung an die Unternehmensführung um 42 % beschleunigen“, so Hill. Indem Webex produktiver mit seiner Zeit umgeht, unterstützt das Unternehmen seine Mission, einem wachsenden Kundenstamm innovative, kollaborative Lösungen anzubieten. 

Smartsheet mit Brandfolder verbinden 

Da die manuelle Kontaktaufnahme mit den Kunden sehr zeitaufwendig war, beschloss Webex, die täglichen Smartsheet-Vorgänge mit Brandfolder zu verbinden. Dies half bei der Erstellung einer Ressourcenbibliothek im Customer Success Hub, webex.com, und bei der Erstellung von Launch Kits mit Kurzanleitung über Freigabelinks, um die Kundenakzeptanz zu fördern. Die Ressourcenbibliothek enthält alle Kampagnen mit über 1.900 Assets in 10 Sprachen und ist für Kunden und interne Teams öffentlich zugänglich. Außerdem hat das Team mit Hilfe von Brandfolder im Jahr 2021 erfolgreich ein Rebranding durchgeführt. Das Webex-Team war in der Lage, jeden Monat bis zu 12 Kurzanleitungen zu entwickeln, die allein in einem Quartal 19.000 Mal aufgerufen wurden. Durch den Einsatz von Analysen zum besseren Verständnis der Asset-Performance hilft Brandfolder dem Team auch weiterhin dabei, zu erkennen, welche Inhalte zu erstellen sind.

„Wir konzentrieren uns auf den Lebenszyklus des Kunden – Onboarding, Pflege und Förderung der Akzeptanz“, sagt Caity Serra, Leiterin des digitalen Marketings bei Webex. „Unserer Erfahrung nach ist es siebenmal teurer, neue Kunden zu gewinnen, als sich um die bestehenden zu kümmern. Alle Ressourcen an einem Ort zu haben, macht es für uns einfacher, die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden zu erfüllen.“

Die Analysefunktion in Brandfolder ist wichtig, um zu verstehen, welche Art von Inhalten gut funktioniert und wo es Lücken gibt, damit das Webex-Team weiß, welche Art von Inhalten es erstellen muss. So hat das Team zum Beispiel herausgefunden, dass E-Mail-Vorlagen stärker genutzt werden als Infografiken. Brandfolder ermöglicht es dem Webex-Team, seine Zeit in die Erstellung von Assets zu investieren, die eine maximale Wirkung erzielen. 

Smartsheet und Brandfolder helfen Webex dabei, den Wert seiner Assets zu erschließen und Hunderttausende von Assets in bemerkenswerter Weise zu organisieren, um deren Lebenszyklus zu unterstützen. „Mit dem Customer Success Hub von webex.com und der Ressourcenbibliothek wurden über 130.000 Assets per Selfservice genutzt, was den Service auf lange Sicht effizienter macht“, sagt Serra.

„Mit Smartsheet können wir jetzt die Daten in einem Story-Format betrachten und die täglichen Abläufe vereinfachen, wodurch wir durch Brandfolder-Workflows 13 Wochen an Arbeitsstunden einsparen.“ 

Eine weitere Möglichkeit, mit der Brandfolder dem Webex-Team Zeit spart, sind die Smart CDN-Links. Wenn neue Produkte auf den Markt kommen, ist das Webex-Team in der Lage, Asset-Aktualisierungen mit Brandfolder zu zentralisieren, so dass sie nur an einem zentralen Ort aktualisiert werden müssen. Mit Hilfe von Smart CDN wird das Asset automatisch überall aktualisiert. 

Einer für alle und alle für einen

Für die Zukunft plant Webex die weitere Expansion in neue globale Regionen. Mit Hilfe von Brandfolder und Smartsheet ist Webex nun besser gerüstet, um qualitativ hochwertige Services anzubieten, und kann weitere Optimierungsmöglichkeiten ausloten. „Die Verwendung einer skalierbaren Marketinglösung ermöglicht es uns, weiter zu wachsen, und wir sind immer bereit, mehr zu tun.“