Universal Creative nutzt Smartsheet, um neue Fahrgeschäfte und Attraktionen in Themenparks zu entwickeln und durch automatisierte Prozesse Zeit zu sparen

Universal Destinations & Experiences betreibt einige der bekanntesten Themenparks der Welt, darunter Universal Orlando, Universal Studios Hollywood und Universal Studios Japan. Die Parks des Unternehmens, die jedes Jahr von Millionen von Menschen besucht werden, bieten Fahrgeschäfte und interaktive Attraktionen, Hotels und Resorts sowie virtuelle Erlebnisse und Live-Unterhaltung.

Universal Creative ist Teil von Universal Destinations & Experiences und verantwortlich für die Entwicklung neuer Fahrgeschäfte, Attraktionen und Erlebnisse in allen Parks von Universal weltweit. Zur Unterstützung ihrer Arbeit arbeitet die Organisation ständig an der Optimierung der Verwaltungsprozesse. „Wir möchten unseren Gästen erstklassige Erlebnisse bieten. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen wir sicherstellen, dass unsere internen Prozesse so effizient wie möglich sind“, sagt Lynn Urbina, Managerin für Fahr- und Showtechnik bei Universal Creative. Das Unternehmen sorgt für Effizienz, indem es mit Smartsheet sämtliche Projekte von Anfang bis Ende verwaltet und den Führungsteams einen besseren Überblick über den Status jedes Projekts bietet. 

„Mit Smartsheet können sich unsere Projektingenieur*innen und Führungskräfte verstärkt darauf konzentrieren, die besten Attraktionen zu entwickeln“, sagt Urbina.

Universal Creative fehlte eine effektive Lösung, um Projektdaten zu sammeln. Projektmanager*innen, Ingenieur*innen und Verwaltungsmitarbeitende verließen sich auf eine Kombination aus Tabellen und Folien, um Projektmeilensteine und -fortschritte nachzuverfolgen. „Wir hatten kein zentrales System, um alle Daten miteinander zu vernetzen, egal ob Angaben zu Lieferantenverträgen oder technische Daten“, so Urbina. „Wir hatten auch keine Möglichkeit, die Informationen zu analysieren.“ Daher verbrachten Urbina und ihre Kolleg*innen oft zu viel Zeit damit, Projektdaten zu erfassen und häufige E-Mails zu versenden, in denen sie um Projektaktualisierungen baten oder Mitarbeitende an bevorstehende Fristen erinnerten.

Nachverfolgung des Projektfortschritts mit Echtzeitdaten in Smartsheet 

Universal Creative führte Smartsheet vor einigen Jahren ein, kurz nachdem Urbina zu der Organisation gestoßen war. „Smartsheet ist sehr leicht zu erlernen, was die Implementierung sehr einfach gemacht hat“, sagt sie. „Unsere verschiedenen Teams konnten sich so miteinander vernetzen, wie es mit keinem anderen Tool möglich war.“

Das Unternehmen nutzt Smartsheet als zentralen Ort für das Projektmanagement mit mehr als 200 Sheets, in denen der Fortschritt sämtlicher neuen Attraktionen oder Fahrgeschäfte nachverfolgt wird. Administrator*innen, Projektmanager*innen und Ingenieur*innen haben in Smartsheet Zugriff auf Projektinformationen, sobald ein neues Projekt formell genehmigt wurde. Universal Creative erfasst auch aktualisierte Vertrags- und Engineering-Prozessinformationen für Bauunternehmen und andere externe Lieferanten.

Universal Creative verlässt sich bei Smartsheet auf automatisierte Workflows, um Projektfristen sowie Erstellungs- und Abschlussdaten für Projekte festzulegen. Automatisierungen werden verwendet, um Verlaufsdaten einfach zu speichern und automatisch Erinnerungen an Projektverantwortliche zu senden. Darüber hinaus erstellt die Organisation Smartsheet-Dashboards, die Projektmeilensteine und Statusaktualisierungen für Projektteams, Projektmanager*innen und Führungskräfte visuell darstellen. Urbina und ihr Team verwenden Dashboards, um sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan liegen, Kontaktdaten von Lieferanten schnell anzuzeigen und zu sehen, welche Teams für welche Aufgaben verantwortlich sind.

Projektingenieur*innen verwenden Dashboard-Daten, um den Projektfortschritt zu erfassen, und die Führungsteams von Universal Creative erhalten anhand der Dashboards einen Überblick über alle Projekte. „Mit einem Blick auf das Dashboard sehen unsere Führungskräfte, wie gut ein Engineering-Team vorankommt und ob bestimmte Teams Unterstützung brauchen“, sagt Urbina.

Eine zentrale Ansicht für Projektmanager*innen, Ingenieur*innen und Führungskräfte

Durch die Verwendung von Smartsheet als zentralem Ablagesystem für alle Projektinformationen erhalten Projektmanager*innen, Projektingenieur*innen und Führungsteams von Universal Creative einen besseren Überblick über den Fortschritt neuer Fahrgeschäfte und Attraktionen in den Themenparks des Unternehmens. „Früher haben wir viele Folien, Tabellen und E-Mails verwendet, um Projekte nachzuverfolgen, wodurch keine gute Sichtbarkeit möglich war“, meint Urbina. „Daher wurde alles ziemlich kurz vor knapp erledigt und wir taten uns oft schwer damit, aktualisierte Daten zu finden und Fristen einzuhalten.“

„Mit Smartsheet sind alle Projektinformationen in Echtzeit sichtbar, sodass alle die gleichen Informationen zur gleichen Zeit sehen können. Wir können Entwicklungen jetzt viel einfacher erkennen. Wir sehen klar, wie ein Projekt voranschreitet, und erkennen, ob wir das Verfahren beschleunigen müssen, um voranzukommen.“

Universal Creative setzt zunehmend auf Smartsheet-Dashboards, da diese jederzeit Zugriff auf Projekt-Snapshots ermöglichen. 

„Ich erinnere mich an ein Meeting mit Führungskräften, bei dem ich Dashboards demonstrierte, die ich erstellt hatte, um den Fortschritt der Projektleistungen nachzuverfolgen“, erinnert sich Urbina. „Die Führungskräfte waren schockiert, dass ich so viele Informationen zur Hand hatte und so einfach auf alles zugreifen konnte. Das hat zu viel mehr Arbeit geführt, da weitere Teams darum gebeten haben, dass wir verschiedene Tools in Smartsheet erstellen.“

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis durch vollautomatisierte Prozesse 

Automatisierte Workflows in Smartsheet haben die Effizienz des Projektmanagements bei Universal Creative erhöht, was Urbina und ihrem Team Zeiteinsparungen ermöglicht hat. „Mit Smartsheet ist alles so viel effizienter, weil wir Projektinformationen nicht mehr manuell aus verschiedenen Quellen zusammentragen müssen“, sagt sie. „Wir haben in Smartsheet Vorlagen erstellt und diese Vorlagen dupliziert, um die Erstellung von Berichten, Diagrammen und Grafiken für sämtliche Bereiche eines bestimmten Projekts zu automatisieren. Mein Team besteht nur aus drei Leuten und mir wurde gesagt, dass wir für die Menge an Arbeit, die wir jetzt leisten, früher zwischen fünf und acht Personen gebraucht hätten.“

Universal Creative nutzt außerdem automatisierte Workflows in Smartsheet, um Genehmigungsprozesse für externe Partner zu automatisieren, die für den Betrieb der Themenparks verantwortlich sind. „Mit Smartsheet können wir unseren internen Partnern E-Mails senden, wenn Genehmigungselemente überfällig sind. Sobald ein Projektschritt genehmigt ist, löst Smartsheet automatisch eine E-Mail aus, in der die Partner informiert werden, dass sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. Wir müssen nicht mehr jedes Mal eine E-Mail schicken, um die Beteiligten über diese Schritte auf dem Laufenden zu halten. Das läuft alles automatisch in Smartsheet und ich musste es nur einmal einrichten.“

Urbina verlässt sich nun verstärkt auf Smartsheet, um analytische Berichte zu Projektdaten wie den Testinformationen des Unternehmens für mechanische Systeme zu erstellen. „Unser Unternehmen führt für jede neue Attraktion strenge Tests der mechanischen Systeme durch, die auf einer Reihe von Ausrüstungsparametern basieren“, sagt Urbina. „Mit Smartsheet erfassen wir Daten aus der Anwendung, die diese Tests ausführt und aufzeichnet, damit wir analysieren können, wie viele Tests wir durchgeführt haben, wie viele noch ausstehen oder ob bestimmte Tests im Zeitplan liegen. Insgesamt hilft uns Smartsheet, alle erforderlichen Informationen aus der Organisation zu erfassen und alle Daten miteinander zu vernetzen. Das ist wirklich spannend und im Rahmen unseres Wachstums entdecken wir bestimmt noch weitere Anwendungsfälle.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.