Tanium automatisiert Prozesse, um seinem schnell wachsenden Kundenstamm effizienteres Management für Netzwerk-Endpunktgeräte und -Sicherheit zu bieten

Tanium unterstützt die weltweit größten Unternehmen aus dem privaten und öffentlichen Sektor, Endpunktgeräte für Ihre Netzwerke zu verwalten und zu sichern. So erhalten die Kunden den benötigten Einblick, um Regelkonformität, Lizenzierungen, Konfigurationen, Autorisierungen und Sicherheitsfragen zu ermitteln und durchzusetzen. Da aufgrund der COVID-19-Pandemie Millionen von Arbeitnehmern gezwungen waren, von zu Hause zu arbeiten, ist die Sicherheit von Endpunktgeräten so wichtig wie nie. Tanium verzeichnete ein rapides Wachstum, um die Anforderungen seiner Kunden erfüllen zu können. Dank Smartsheet kann Tanium Arbeitsprozesse wie das Projektmanagement skalieren, um effizienter und einheitlicher zu arbeiten. So können die Mitarbeiter ihre Kollegen unterstützen, ohne ihre eigenen Teams und Systeme zu überfordern.

„Effizientere Arbeitsweisen einzuführen, bedeutet nicht, dass durch Automatisierung Stellen verloren gehen“, so Hunter Outlaw, derzeit Program Manager in der IT-Abteilung bei Tanium. „Wenn wir alle vollständig ausgelastet oder manchmal sogar überlastet sind, beeinflusst das zwangsweise die Qualität unserer Arbeit. Je mehr manuelle Prozesse wir reduzieren können, wie etwa das manuelle Senden von Erinnerungen an einen Vertragspartner, desto mehr Zeit sparen wir. Wenn Benachrichtigungen und Anforderungen automatisiert werden, reduziert sich die Arbeitslast und es bleibt mehr Zeit für Innovationen und die wirklich wichtigen Aufgaben in Ihrer Funktion.“

Prozessstandardisierung und Anpassung einzelner Projekte

Outlaw kam als Teammitglied der Abteilung Real Estate and Facilities zu Tanium. Dort entdeckte er Smartsheet, als er nach einem Tool zur Standardisierung des Projektmanagements suchte. Er war begeistert davon, dass er mit Smartsheet Control Center einheitliche Vorlagen erstellen konnte, die einfach an die individuellen Anforderungen jedes neuen Projekts angepasst werden. Für Outlaw war es außerdem unbezahlbar, dass er eine einheitliche Übersicht über alle Prozesse innerhalb des Teams erstellen konnte, während gleichzeitig die wichtigsten Prioritäten des Tages angezeigt wurden. Jetzt wendet er einen ähnlichen Ansatz bei IT-Projekten und -Programmen an. Er richtet Prozesse ein, die einfach angepasst werden können, um alles Nötige zu automatisieren und zu beschleunigen, dass in einer komplexen Abfolge erforderlich ist.

„Es gibt viele verschiedene Tools, die bei der Verwaltung eines Projekts für eine bestimmte Branche hilfreich sind, die Herausforderung ist jedoch, dass kein Projekt dem anderen gleicht“, so Outlaw. „Vielleicht denkt man, dass in der gewerblichen Immobilienbranche immer alles gleich abläuft, aber in Wirklichkeit kann es sein, dass wir ein 267.000 Quadratmeter großes Parkhaus abreißen und neu errichten oder ein Reinraum-Rechenzentrum bauen müssen. Unflexible Lösungen können nicht alle Einzelheiten der verschiedenen Projekte berücksichtigen. Dank Smartsheet kann ich Ordnung schaffen und Vorlagen erstellen. Gleichzeitig habe ich die Möglichkeit, eine Zeile hinzuzufügen oder den Titel einer übergeordneten Aufgabe zu verändern und anschließend die untergeordneten Aufgaben zu bearbeiten. Dabei muss ich keinen Kollegen, der Backend-Codes schreibt, darum bitten, diese Änderungen vorzunehmen, falls ich überhaupt dazu autorisiert wäre und das Budget hätte, dies zu tun.“

Vor kurzem arbeitete Outlaw mit dem Governance, Risk, und Compliance Management-Team (GRC) des Unternehmens zusammen, um gemeinsam Risikoberichte zu erstellen. Der bestehende Prozess zur Erstellung von Risikoberichten umfasste das manuelle Versenden von E-Mails, Telefongespräche, das Verschicken von Sofortnachrichten und sogar das Führen persönlicher Gespräche. Nachdem der Risikomanagement-Prozess ausgewertet und neu zugeordnet wurde, entwickelte das GRC-Team eine formularbasierte Smartsheet-Lösung mit einheitlichen Datenanforderungen, die automatisierte Pfade verwendet, um jedes Problem zu priorisieren und weiterzuleiten. Smartsheet ermöglicht es dem Team, Indikatoren aus dem gesamten Unternehmen zu berücksichtigen und sie mit den Echtzeit-Daten aus den internen Systemen zu kombinieren. So entsteht ein gesamtheitlicher Überblick über alle Risiken, anstatt sie isoliert nachzuverfolgen.

„Indem wir Informationen bündeln, die wir zu bestimmten Bedenken erhalten, können wir die Analyse dieser Informationen beschleunigen“, so Outlaw. „Wir müssen in einem Paragrafen nicht erst nach Schlüsselwörtern suchen oder zwischen den Zeilen lesen. Mithilfe von Dropdowns finden wir heraus, worum des dem Absender wirklich geht: Welches Ziel ist betroffen? Welches Asset ist betroffen? Was sind die Auswirkungen? So können wir Daten schneller berichten und darauf reagieren. Die Daten werden korreliert und sortiert, damit wir Trends schneller erkennen.“

Verstärkung der Rechenschaftspflicht durch Automatisierung

Outlaw erklärt, dass die Automatisierung in Smartsheet die Rechenschaftspflicht verbessert. Die Automatisierung dient hier als Standardkomponente, die den Aufbau von PMO(Projektmanagementbüro)-Prozessen unterstützt.  Teams können Lösungen erstellen, die, basierend auf festgelegten Kriterien, bestimmten Personen automatisch Aufgaben zuweisen. In vielen Fällen gibt die Lösung Prozesse für die Ausführung einer Aufgabe vor. In Meetings werden Informationen gesammelt und Brainstormings für neue Ansätze durchgeführt. Es geht also nicht nur darum, zu entscheiden, wer sich um die nächsten Schritte kümmert.

„Ein wirklicher Vorteil, der in direktem Zusammenhang mit den Kosten steht, ist der Social-Looping-Effekt“, erklärt Outlaw. „Alle von uns können bei der Arbeit mit einer äußerst komplexen Aufgabe konfrontiert werden. Wenn niemand direkt die Anweisung erhält, sich darum zu kümmern und die nötigen Schritte einzuleiten, rutscht diese Aufgabe schnell ans Ende der Prioritätenliste. Nicht, weil sie unwichtig ist, sondern weil wir nicht wissen, wer wie reagieren muss und wie lange es dauern wird. Mit Smartsheet können Sie Qualitätskontroll- und Entscheidungspunkte festlegen, um die richtigen Mitarbeiter auf Aufgaben in der Warteschlange und die nächsten Schritte hinzuweisen. Dies steigert die Verantwortlichkeit und senkt das Potenzial für kognitive Dissonanzen. Ich weiß, es handelt sich um eine Mammutaufgabe, aber wenigstens weiß ich, wie ich die einzelnen Schritte aufschlüsseln kann.“

Bei vielen Tanium-Projekten ist eine teamübergreifende Zusammenarbeit nötig. Indem festgelegt wird, welche Rollen für die Verwaltung bestimmter Aufgaben zuständig sind, wird dafür gesorgt, dass jedem klar ist, welches Team für den nächsten Schritt verantwortlich ist. Durch die detaillierte Aufschlüsselung von Prozessen und deren Verbindung in Smartsheet durch automatisierte Sequenzen vereinfacht Tanium komplexe Aufgaben so gut wie möglich.

„Ich denke, Menschen nehmen grundsätzlich den einfachsten Weg“, so Outlaw. „Als führender Entwickler von Tools, der sich den Erfolg auf die Fahnen geschrieben hat, ist es unsere Pflicht, den einfachsten Weg mit den Unternehmenszielen zu vereinbaren. Wenn ich die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern benötige, muss es für sie einfacher sein, die Aufgabe zu erledigen, als dies nicht zu tun. Eine organisierte Abfolge von Events mit Automatisierung und Genehmigungs-Workflows macht es möglich.“

Strategische Wachstumsplanung mit Echtzeit-Einblicken in Daten

„Die Transparenz ist eines der wichtigsten Ergebnisse des standardisierten und optimierten Prozessmanagements“, erklärt Outlaw. Tanium verwendet Dashboards, um Daten zu aggregieren und zu visualisieren. So behalten Stakeholder Risikoprojekte, das Budget sowie Trends im Auge, die sich auf das Business auswirken könnten. Diese Dashboards zeigen Echtzeit-Informationen und sorgen dafür, dass Mitarbeiter nicht extra ihre Arbeit unterbrechen müssen, um Fragen zu beantworten.

„Ich denke, alle Smartsheet-Benutzer sollten sich nur fünf Minuten Zeit nehmen, um eine Messzahlen-Seite zu erstellen“, so Outlaw. „Wirklich einfache Messzahlen – z. B. verfügbares Budget und Ausgaben, Anzahl der Aufgaben mit Problemen oder Art der Projekte, die das Team erhält. Diese Daten helfen, wertvolle Trends zu erkennen, vor allem, wenn Sie anhand der Ergebnisse Prozesse erstellen. Wenn wir beispielsweise eine konstante Wachstumskurve für IT-Projekte verzeichnen, dann kann ich davon ableiten, dass die nächsten Monate anstrengend werden und ich dafür planen muss. Wenn ich keinen Überblick habe, fällt mir dieser Trend erst gar nicht auf. Überlegen Sie sich im Voraus, was Sie wirklich möchten. Entwickeln Sie die Lösung so, dass sie Live-Informationen übermittelt und Sie somit nie mit falschen oder veralteten Daten zu tun haben. So verhindern Sie außerdem, dass Sie erst auf andere warten müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen können.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.