Sutherland setzt Smartsheet für das Projekt- und Portfoliomanagement ein, um jährlich eine Million Dollar einzusparen und den Führungskräften in Echtzeit einen Einblick in das Unternehmen zu ermöglichen

Sutherland ist ein erfahrungsorientiertes Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation. Wir möchten unseren Kunden und Mitarbeitern eine Erfahrung bieten, die herausragend gestaltet und entwickelt wurde. Seit mehr als 35 Jahren setzen wir uns schon für die Kunden unserer Kunden ein, liefern messbare Resultate und beschleunigen das Unternehmenswachstum. Unsere proprietären, KI-basierten Produkte und Plattformen werden mithilfe robuster IPs und Automatisierungen entwickelt.

Sutherland verwendet Smartsheet im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), um Projekte zu verwalten und Projekt-Frameworks innerhalb des Unternehmens zu automatisieren.  Einige wichtige Unternehmensbereiche, in denen Smartsheet bereits erfolgreich eingeführt wurde, umfassen das Projektmanagement, die Personalabteilung, die Personalrekrutierung und Service Excellence. „Unser Unternehmen zeichnet sich durch Unternehmergeist aus.  Wandel ist eine Konstante.  Wir benötigten ein Tool, mit dem wir auf Veränderungen reagieren konnten“, so Bill Lafferty, Associate Vice President, Transition Services bei Sutherland. „Wir wünschten uns ein Tool, das sich sofort an unsere Bedürfnisse anpasst – mit Smartsheet ist genau das möglich.“

Das Unternehmen verzeichnet weiterhin ein schnelles Wachstum und gewinnt auf der ganzen Welt regelmäßig neue Kunden aus weiteren Regionen hinzu. „Als ich vor zwölf Jahren Teil des Unternehmens wurde, waren wir in mehr als zehn Ländern aktiv.  Mittlerweile agieren wir in mehr als 20 Ländern mit über 61 Standorten und beschäftigen ungefähr 40.000 Mitarbeiter“, erklärt Lafferty. Wachstum dieser Größenordnung zu verwalten ist eine Herausforderung. „Wir hatten keine formelle PPM-Lösung und verwendeten daher für das Projektmanagement mehrere Tools“, so Lafferty. „Aus diesem Grund waren Projektdaten nicht zufriedenstellend integriert und der Einblick in die Programme gestaltete sich dementsprechend schwierig. Wir wollten unsere Prozesse im Bereich Programm und Projekt transparenter gestalten, um unseren internen Stakeholdern und den Stakeholdern unserer Kunden jederzeit einen Einblick zu ermöglichen.  So begann unsere Suche nach einer PPM-Lösung  Dadurch, dass für uns Flexibilität und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung bei der Suche wichtige Faktoren waren, kamen die komplizierten PPM-Tools auf dem Markt für uns nicht infrage. Wir konzentrierten uns darauf, stattdessen eine schlanke PPM-Lösung zu finden.  Unsere Entscheidung fiel auf Smartsheet, weil wir dieses Tool schnell einführen konnten, es über eine vertraute Benutzeroberfläche verfügte und wir das Tool ganz nach unseren Wünschen anpassen konnten“, erinnert sich Lafferty.

Mit der Smartsheet-PPM-Lösung Projekte an einem zentralen Ort verwalten 

Zur Bewältigung der Herausforderungen führte das Unternehmen die Smartsheet-PPM-Lösung ein. Damit konnten Projekt-Workflows automatisiert und alle internen und kundenorientierten Projekte an einem zentralen Ort verwaltet werden. „Wir verglichen mehrere Produkte und entschieden uns letztendlich für Smartsheet, da das Tool über eine Benutzeroberfläche verfügt, die vielen Personen vertraut ist. Wir gingen davon aus, dass das Tool dadurch besser angenommen und die Leistung sofort gesteigert werden würde“, sagt Lafferty. 

Smartsheet wird heute bei Sutherland von mehr als 5.000 Mitarbeitern verwendet.  Das Tool wird in unserem Unternehmen hauptsächlich von unseren größten PMOs, in der Abteilung Transition and Transformation (TNT), in unserem Technology Project Management Office (TPMO), in unserer Personalabteilung (HR), in der Personalbeschaffung (TA) und von den Service-Excellence-Teams verwendet.  In unseren PMOs werden zur täglichen Nachverfolgung von Hunderten Projekten vorlagenbasierte Arbeitsbereiche benutzt, die sich aus Smartsheet-Sheets, -Berichten und -Dashboards zusammensetzen. „Für jedes Projekt gibt es mehrere Smartsheet-Dashboards für die internen und externen Benutzer. Dadurch können unsere Führungsteams und die Stakeholdern unserer Kunden an einem zentralen Ort den Status aller Projekte einsehen“, so Lafferty. Die Sutherland-Teams der Personalabteilung und der Personalbeschaffung sind dafür zuständig, zeitgleich zahlreiche Anwerbekampagnen zu verwalten. Dank Smartsheet können sie Aufgaben nun erfolgreich priorisieren und den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter so reibungslos wie möglich gestalten. Die Service-Excellence-Abteilung von Sutherland verlässt sich für die Einführung eines komplexen Reportings über das globale Leistungsmanagement mit der Visualisierungssoftware Power BI auf Smartsheet. 

Sutherland verwendet in Smartsheet automatisierte Workflows, um Genehmigungsprozesse automatisch zu verwalten und zu aktualisieren. Dabei werden innerhalb des Tools automatisch Benachrichtigungen versendet, um die Projektinhaber an wichtige Zeitpläne und Fristen zu erinnern. Außerdem wurde die Smartsheet-PPM-Lösung bei Sutherland mit der internen JIRA-Software zur Projektnachverfolgung integriert.

Durch Verwendung von beschränkten Lizenzen ermöglicht das Unternehmen auch externen Kunden den Zugriff auf Smartsheet, um Projektüberprüfungen und -genehmigungen zu verwalten. Alle Projektdaten werden innerhalb eines Smartsheet-Arbeitsbereichs verwaltet. Es gibt dabei eine Indexdatei, die zu Reporting-Zwecken Daten aus mehreren Sheets innerhalb des Arbeitsbereichs heranzieht.

Bessere Transparenz im gesamten Unternehmen

Seit bei Sutherland die Smartsheet-PPM-Lösung eingeführt wurde, konnte die Projekttransparenz innerhalb des Unternehmens gesteigert werden. „Letztendlich dreht sich alles um Transparenz“, bestätigt Lafferty. „Wir verfügen jetzt über einen zentralen Ort, an dem wir das gesamte Projektportfolio unseres Unternehmens in Echtzeit einsehen können.“ 

Die Kommunikation mit den Führungskräften läuft bei Sutherland nun deutlich einfacher und effizienter ab. „Dank der besseren Transparenz in Smartsheet können wir präzise Projektinformationen in einem einheitlichen Format liefern, damit unsere Führungsteams schneller fundierte Entscheidungen treffen können“, so Lafferty. Das Unternehmen kann jetzt beispielsweise proaktiver handeln. Wenn ein neues Projekt gestartet wird, analysieren Projektmanager häufige Risiken und ermitteln, welche Probleme auftreten könnten. „Dank der Informationen, über die wir in Smartsheet verfügen, können wir identifizieren, vor welchen Herausforderungen unser Unternehmen steht und feststellen, wodurch sie verursacht werden“, sagt Lafferty. „Diese Daten ermöglichen uns einen einzigartigen Einblick in das Unternehmen, durch den wir das Arbeitsumfeld proaktiv verändern können. Davon profitieren nicht nur unsere Kunden, sondern auch unser Unternehmen.“

Projekteinrichtung von 45 Minuten auf zehn Sekunden verringert, eine Million USD jährlich eingespart 

Aufgrund der Automatisierungsfunktionen in der Smartsheet-PPM-Lösung laufen heute in der Transition-Services-Abteilung des Unternehmens Prozesse, die früher während der Erstellung eines neuen Projekts manuell erledigt werden mussten, automatisch ab. „Ein neues Projekt einzurichten dauert aktuell gerade einmal zehn Sekunden. Früher mussten wir dafür 45 Minuten aufwenden“, erklärt Lafferty. „Dadurch ergibt sich für uns eine wöchentliche Zeitersparnis von 25 Stunden – auf ein Jahr gerechnet sparen wir so ungefähr 129.000 USD ein.“ Das Unternehmen ist nun außerdem nicht mehr auf Drittanbieter angewiesen, um die Daten mehrerer Tabellen zu verknüpfen.

Dank Smartsheet sparen auch andere Sutherland-Teams Kosten ein und steigern die Effizienz. Das Service-Excellence-Team bei Sutherland nutzt die Smartsheet-PPM-Lösung, um Verbesserungsprojekte voranzutreiben, die zu jährlichen Einsparungen in Höhe von einer Million Dollar geführt haben. Das Personalteam des Unternehmens konnte durch die Smartsheet-PPM-Lösung die Gehaltsabrechnung effizienter gestalten und somit täglich 10.000 Einträge verfassen. Dabei wurden nur in weniger als zehn Prozent der Fälle Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung erfasst. 

Vorübergehende Lösung zur Zeiterfassung innerhalb von 48 Stunden erstellt

Als es einem für die Zeiterfassung zuständigen Anbieter des Unternehmens aufgrund eines Stromausfalls nicht möglich war, seine Lösung bereitzustellen, konnte Sutherland dank einer schnellen Auffassungsgabe den normalen Betrieb aufrechterhalten.  Ein Tiger-Team entwickelte in Smartsheet innerhalb von 48 Stunden eine vorübergehende Lösung zur Zeiterfassung für den betroffenen Betrieb in Nordamerika. Sutherland verwendete dieses Zeiterfassungssystem, bis die normale Lösung wieder bereitgestellt werden konnte. „Das ist ein tolles Beispiel dafür, wie wir Smartsheet einsetzen, um große Herausforderungen schnell zu meistern, vor denen unser Unternehmen steht“, so Lafferty.

Das Unternehmen plant nun, Smartsheet intern noch umfangreicher einzuführen. „Beim Thema Smartsheet tut sich hier vieles – immer mehr Kollegen erkennen, dass das Tool ihre individuellen Geschäftsanforderungen erfüllen kann“, erklärt Lafferty. „Soweit ich weiß, gab es bisher kein einziges Problem, das wir mit Smartsheet nicht lösen konnten.“

Das Unternehmen plant nun, Smartsheet intern noch umfangreicher einzuführen. „Beim Thema Smartsheet tut sich hier vieles – immer mehr Kollegen erkennen, dass das Tool ihre individuellen Geschäftsanforderungen erfüllen kann“, erklärt Lafferty. „Soweit ich weiß, gab es bisher kein einziges Problem, das wir mit Smartsheet nicht lösen konnten.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.