Sodexo entwickelt mit Smartsheet eine neue Lösung, um Anträge für Geschäftsreisen und deren Genehmigungen zu optimieren und zu automatisieren sowie um Führungskräften einen besseren Einblick zu ermöglichen

Sodexo, das weltweit führende Unternehmen im Bereich Quality of Life Services, ist spezialisiert auf Catering, Gebäudemanagement, Arbeitnehmerleistungen und Haushaltsdienstleistungen und bietet diese Services täglich 100 Millionen Menschen in 56 Ländern an. Das Unternehmen mit Sitz in Paris, Frankreich, bedient Kunden aus dem Gesundheits- und Bildungswesen sowie aus der Energiebranche. 

Das Programm- und Projektmanagement-Team des Unternehmens verwendet Smartsheet schon seit einigen Jahren, um globale Projekte zu verwalten, die Zusammenarbeit von geografisch verteilten Teams zu ermöglichen und Vertriebsmöglichkeiten zu nutzen. „Ich verwende Smartsheet jeden Tag und habe mithilfe des Tools schon über 50 interne Lösungen entwickelt“, so Sparkle Grueso, Director, Program/Project Management bei Sodexo.

Vor Kurzem wurde Gruesos Abteilung die Aufgabe zugeteilt, den Genehmigungsprozess von Geschäftsreisen für das Führungsteam des Unternehmens zu verbessern. „Wir reisen hier viel, weil wir Büros an 30 verschiedenen Standorten haben. Für unser Sodexo-Team sind Reiseanträge und -genehmigungen wichtiger Teil der Arbeit“, so Grueso. Früher mussten sich die Mitarbeiter des Unternehmens bei Reiseplänen per E-Mail absprechen und die entsprechenden Informationen anschließend manuell aktualisieren, um die Führungskräfte darüber zu informieren. „Das musste per Hand erledigt werden und war zeitaufwendig“, sagt Grueso. 

Entwicklung einer individuellen Geschäftsreisen-Managementlösung für Teams mithilfe von Smartsheet 

Grueso und ihr Team entschlossen sich dazu, mit Smartsheet eine neue Lösung zu entwickeln, um Reiseanträge zu standardisieren und zu optimieren. Grueso replizierte die Lösung schnell, um sie für den Vorlagenwettbewerb 2022 Smartsheet Template Contest einzureichen. Bei diesem Wettbewerb wird in jeder der vier Wettbewerbskategorien – Projekt- und Prozessmanagement, Anforderungsmanagement, Team- und Ressourcenmanagement und Listenmanagement – eine Lösung ausgezeichnet, die besonders hervorsticht. Die preisgekrönten Lösungen sind sehr benutzerfreundlich und werden als Vorlage zur Smartsheet-Vorlagengalerie hinzugefügt, damit auch andere Benutzer ihre Arbeitsplanung, -verwaltung und -visualisierung verbessern können.

Grueso betrachtete in der Vorlagengalerie einige Vorlagen zur Inspiration. Anschließend erstellte sie mithilfe der Smartsheet-Kernkapazitäten, die alle Benutzer verwenden können, eine Geschäftsreisen-Managementlösung für Teams. Die Lösung hatte Grueso durch eine simple Kombination von Sheets, Berichten und Dashboards entwickelt. Sie standardisiert und optimiert Anträge für Geschäftsreisen, ermöglicht Führungskräften einen Einblick in die Reisepläne des Teams und bietet Informationen zu den wichtigsten Messzahlen der Reiseausgaben.

„Durch die Smartsheet-Vorlagengalerie war es einfach, meine Vorlage zu erstellen, denn aus ihr konnte ich Vorlagen herunterladen, die mir bei der Entwicklung meiner individuellen Lösung halfen“, so Grueso. „Die Formeln zur Erstellung des Dashboards waren leicht verständlich. Anschließend konnte ich die Vorlagen einfach bearbeiten und sie ganz nach unseren Wünschen anpassen.“

Sodexo-Mitarbeiter aus verschiedenen Teams können mit der Lösung auf einen Link zugreifen, über den sie ganz unkompliziert Anträge für Geschäftsreisen einreichen oder den Reiseplan für jede Geschäftsreise mit Informationen zu Reiseort und -kosten eintragen können. In der Lösung ist auch der Grund für jeden Reiseantrag ersichtlich. So können die Führungskräfte des Unternehmens nachvollziehen, weshalb eine Geschäftsreise erforderlich ist. Das Dashboard der Lösung wird in Kalenderansicht angezeigt, damit Mitarbeiter schnell ihre jeweiligen Reisepläne für einen einzelnen Tag, eine Woche oder einen Monat einsehen können.

Wenn Führungskräfte das Dashboard aufrufen, finden sie Berichte und Messzahlen zur Häufigkeit der Geschäftsreisen, zu aktualisierten Reisekosten sowie zu monatlichen Trendlinien. Das Dashboard wird in Echtzeit aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter einen Antrag einreicht oder einen bestehenden Antrag ändert.

„Wir haben die Lösung besonders benutzerfreundlich gestaltet“, sagt Grueso. „Die Startseite ist der Ausgangspunkt. Sie ist nahtlos mit dem Dashboard verknüpft, damit Benutzer sich nicht lange durch verschiedene Ordner durchklicken müssen.“

Vereinfachte und standardisierte Nachverfolgung von Geschäftsreisen

Es ist für die Teams von Sodexo jetzt einfacher, Geschäftsreisen zu beantragen, Kostenschätzungen einzugeben und Genehmigungen zu erteilen oder zu erhalten. „Die Lösung unterstützt unser Führungsteam dabei, den Antragsprozess für Geschäftsreisen für unsere hochrangigen Führungskräfte zu optimieren“, erklärt Grueso. „Es ist ganz unkompliziert, Smartsheet zu öffnen und die aktuellen Reisepläne sowie Reiseausgaben einzusehen. Das gestaltet die Verwaltung von Genehmigungen einfacher.“

Da mithilfe der Lösung Daten zu Geschäftsreisen im Unternehmen effektiv standardisiert werden, ist eine Aktualisierung der Lösung nicht erforderlich. „Die Daten sind konsistent und die Funktionalität ist bereits gegeben, daher war es nicht nötig, unsere Lösung zu erweitern“, erzählt Grueso. „Wir verwenden sie seit Jahren, um alle Reiseinformationen zu aktualisieren. Außerdem ist die Lösung webbasiert und kann ganz einfach über all unsere unterschiedlichen Zeitzonen hinweg für die Zusammenarbeit verwendet werden.“

Besserer Einblick für Führungskräfte 

Im Dashboard zur Nachverfolgung von Geschäftsreisen können die Führungskräfte von Sodexo aktualisierte Reiseanträge, Reisegründe, Budgetverantwortliche und Kalenderdaten auf einen Blick sehen. „Die Kalenderansicht in Smartsheet ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Geschäftsreisen innerhalb des Unternehmens“, so Grueso. „So können unsere Führungskräfte sehen, wo sich Mitarbeiter der verschiedenen Teams während eines bestimmten Tages oder einer bestimmten Woche aufhalten.“

Zusätzlich verfügt die Lösung über eingebettete Berichte, die Führungskräfte nutzen können, um unternehmensweit die aktuellsten Messzahlen der Reiseausgaben anzusehen. Beispielsweise können Führungskräfte dem Dashboard historische Reisedaten entnehmen, durch die sie Budgets für Geschäftsreisen besser planen oder Ausgaben für bevorstehende Geschäftsreisen prognostizieren können.

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Durch die Automatisierungsregeln der Geschäftsreisen-Managementlösung für Teams ist es im Unternehmen Sodexo nicht mehr erforderlich, dass Teammitglieder Geschäftsreisen per E-Mail beantragen und genehmigen.

„Mithilfe der Smartsheet-Geschäftsreisen-Managementlösung für Teams ist eine manuelle Verwaltung des Antragsprozesses für Geschäftsreisen nicht mehr nötig“, so Grueso. „Jede Person, die unsere Lösung verwendet, spart wöchentlich mindestens 30 Minuten ein, da keine E-Mails mehr versendet werden müssen und nicht mehr auf Genehmigungen gewartet werden muss.“

Die Automatisierungsregeln der Lösung umfassen auch Benachrichtigungen. Mitarbeiter erhalten diese, wenn ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Lösung bietet darüber hinaus dynamische Berichte in Echtzeit, die alle Messzahlen und Daten zu Geschäftsreisen enthalten. So müssen Teammitglieder die Lösung nicht manuell aktualisieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Gewinner des Smartsheet Template Contests

Nachdem Grueso ihre Geschäftsreisen-Managementlösung für Teams für den Wettbewerb eingereicht hatte, wurde ihr mitgeteilt, dass die Jury des Smartsheet-Wettbewerbs ihre Lösung in der Wettbewerbskategorie „Antragsmanagement“ ausgezeichnet hatte. Diese Auszeichnung wird Lösungen verliehen, die es Teams ermögliche, beliebige Mengen an internen oder externen Anträgen systematisch zu verarbeiten. Aus Gruesos preisgekrönter Lösung wird eine Vorlage erstellt, die zur Smartsheet-Vorlagengalerie hinzugefügt wird – so können andere Benutzer ihre Lösung herunterladen, von ihr profitieren und eigenen Lösungen entwickeln.

„Obwohl diese Vorlage zum Nachverfolgen von Geschäftsreisen gedacht ist, könnte sie sicherlich auch zu anderen Zwecken eingesetzt werden, die Planung erfordern“, erklärt Grueso. „Die Entwicklung einer individuellen Lösung ist aufgrund der Einfachheit von Smartsheet ein Kinderspiel.“

Klicken Sie hier, um Gruesos Vorlage herunterzuladen und sie mit Ihrem Team zu teilen