Sodexo verwaltet Workflows effektiv mit dem Smartsheet Control Center

Latonia Lewis hatte im April 2017 einen genauen Plan für ihre neue Arbeit als Senior Director of Program Management bei Sodexo, das weltweit führende Unternehmen im Bereich Quality of Life Services, einschließlich einer Reihe von Dienstleistungen vor Ort und Prämien, persönliche Dienstleistungen und Haushaltsdienstleistungen. „Es wurden mehrere Plattformen zur Verwaltung wichtiger Prioritätsprojekte verwendet. Daher mussten Daten manuell eingegeben und verknüpft werden, um aussagekräftige Berichte und Dashboards zu ermöglichen“, erinnert sie sich. „Durch die fehlende Standardisierung kam es zu Inkonsistenzen bei der Berichterstattung und der Qualität im gesamten Nordamerika-Projektportfolio des Unternehmens.“

Ohne Smartsheet-Erfahrung begann sie mit ihrer Entwicklung zum Power-User, die ihrer eigenen Aussage nach innerhalb nur eines Jahres in „Lichtgeschwindigkeit“ stattfand.

„Bei der ersten Nutzung empfand ich Smartsheet als benutzerfreundlich und ich hatte ein Aha-Erlebnis, als ich herausfand, dass es ganz ähnlich funktioniert wie eine intuitive Tabellenoberfläche“, sagt Lewis. „Von diesem Moment an war ich überzeugt.”

Lewis erklärt, dass der Nordamerika-Betrieb von Sodexo einer Herausforderung gegenüberstand, die mit Smartsheet in Angriff genommen werden konnte: unterschiedliche Kenntnisse beim Projektmanagement. „Das Projektmanagementteam erkannte einen Weg, um die Kluft beim Projektmanagement schnell und effektiv mit einem leistungsstarken Tool für Zusammenarbeit zu überbrücken – Smartsheet“, fährt sie fort. Nach einem Jahr der Smartsheet-Nutzung konnte Lewis die Praktiken zum Portfoliomanagement ihrer Abteilung transformieren, indem Smartsheet-Funktionen für die Zusammenarbeit und die Berichterstattung genutzt wurden. Das erste Smartsheet führte zu einer strategischen Ansicht des Projektstatus, die weitgreifend in monatlichen Aktualisierungen freigegeben werden kann und die Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensfunktionen und Organisationen, welche externe Kunden unterstützen, sowie Vertriebsmöglichkeiten fördert.

Mit diesen positiven Smartsheet-Ergebnissen sowie dem Ziel der Skalierung des Projektmanagements und des Standardisierungsaufwands haben Lewis und ihr Team Smartsheet Control Center implementiert, das „unsere Fähigkeit zur Erstellung und Freigabe dimensionaler Berichterstellung (für die Transparenz), die effektivere Verwaltung von Ressourcen sowie die Qualität unserer Projektausführungsprozesse verbessert und den Verwaltungsaufwand reduziert hat“, sagt sie. Ein weiterer Vorteil: Dank der Zeitersparnisse durch Smartsheet macht die Organisation enorme Fortschritte bei der Drei-Jahres-Roadmap zur Ausreifung des Projektmanagements.