Simpson Strong-Tie baut auf verborgene Stärken und sorgt so für reibungslosere Arbeitsabläufe

Simpson Strong-Tie stellt Verbindungsstücke für das Bauwesen her, die Gebäude sicher zusammenhalten und dabei nicht einmal zu sehen sind. Hinter der Lackierung, den Rigipsplatten und der Isolierung halten präzise konstruierte Metall- und Holzbefestigungen und Rahmenkomponenten die Gebäude zusammen und machen sie stabiler und widerstandsfähiger gegen Naturkatastrophen.

Deirdre Spencer, Senior Project Manager für das Digital Studio in Marketing bei Simpson Strong-Tie, macht mit Smartsheet etwas Ähnliches: Elemente können hier in einem Smartsheet-Projekt im Hintergrund verborgen und so die Arbeitsabläufe im Unternehmen effizienter gestaltet und die Projektverwaltung und -ausführung vereinfacht werden.

„Ingenieure brauchen für ihre Arbeit jede Menge an technischen Daten“, weiß Spencer. „Auf unseren Landingpages sind die zentralen technischen Daten schön zusammengestellt. Die Arbeit damit ist sehr angenehm. Nicht alle, die im Marketing arbeiten, können behaupten, dass sie durch ihre Arbeit tatsächlich etwas Positives bewirken. Unsere Produkte retten buchstäblich Leben.“

Keine doppelte Arbeit mehr

Das Team von Spencer ist zuständig für die Kommunikation mit den Kunden über die Website und per E-Mail. Hierzu zählen: Architekten, Ingenieure, Bauunternehmen und Heimwerker. Die webbasierten Ressourcen des Unternehmens umfassen technische Dokumentation, Konstruktionssoftware und Plug-ins, Zeichnungen, Videos und Links zu Workshops und Trainingsprogrammen. Das Team entwirft Produkt-Landingpages, entwickelt eine Reihe von zielgerichteten E-Mail-Newslettern und bietet Webinare an, in denen die Ingenieure von Simpson Strong-Tie ihr Wissen weitergeben.

Als Spencer vor fünf Jahren zu Simpson Strong-Tie kam, arbeiteten bereits mehrere Teams mit Smartsheet. Viele Benutzer hatten aber das Gefühl, dass dadurch doppelte Arbeit entsteht, wenn parallel dazu noch die alte, gewohnte Bürosoftware genutzt wurde. So wurden früher etwa Marketingpläne in Smartsheet erstellt, es mussten aber dann noch Angaben in neue Sheets eingetragen oder E-Mails an andere Abteilungen versandt werden, um etwa einen Grafikdesign- oder App-Entwicklungsauftrag zu versenden.

Spencer wurde klar, dass ihre Kollegen sich nur dann voll für ihre Pläne verantwortlich fühlen, wenn es eine bessere Methode gibt, um gemeinsam genutzte Dienste anzufordern. Die Lösung: Automatisierung. Spencer erstellte spezielle versteckte Spalten in der Marketingplanvorlage, die den Arbeitsablauf automatisieren und gleichzeitig eine möglichst große Übersichtlichkeit sicherstellen sollten. Außerdem baute sie ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Bereit für das Team“ ein. Wenn heute ein Projekt so weit fertig ist, dass es an die kreativen Abteilungen gesendet werden kann, markiert der Projektmanager das Feld „Bereit für das Team“, wodurch die Spalten sofort ausgefüllt und alle entsprechenden Zeilen mit Projektdaten an die Designteams weitergeleitet werden. So müssen die Daten nicht mehr doppelt eingegeben werden.

„Mit den Plänen können Projekte nach der Planung initiiert werden, außerdem kann man den Status eines Projekts sehen, sobald es an das Serviceteam übergeben wurde“, sagt Spencer. „Außerdem sind sie zu einem festen Bestandteil unserer monatlichen Besprechungen mit den Produktmarketingmanagern geworden, bei denen wir den aktuellen Stand besprechen. Die Pläne sind zu einem echten Kommunikations-Tool geworden, das lebt und aktiv genutzt wird. Wir nutzen Smartsheet-Lösungen jetzt in deutlich mehr Bereichen. Wir wollen allen die Arbeit erleichtern und nutzen dazu Automatisierung, Benachrichtigungen und sheetübergreifende Verknüpfungen.“

Mehr Sichtbarkeit, erkennbarer Mehrwert

Simpson Strong-Tie nutzt Smartsheet für die Berichterstellung via Dashboards, die Erstellung und Verwaltung von Projekten sowie für die Rechenschaftslegung durch automatische Benachrichtigungen und Warnmeldungen. Weil mehrere Abteilungen außerhalb des Marketings Jira nutzen, will Spencer einen Jira Connector einrichten, sodass die anderen Abteilungen Marketing- und abteilungsübergreifende Aufträge in nur wenigen Klicks verschicken können.

Dank Smartsheet konnten Spencer und ihre Kollegen außerdem ein zentrales Portal für gemeinsam genutzte Marketingdienste im unternehmensinternen SharePoint-Intranet erstellen. Hier befindet sich an einem Ort ein Smartsheet-Dashboard mit Links zu Formularen, Vorlagen und wichtigen Berichten. Durch das Portal wird Konsistenz bei der Projekterstellung und Serviceaufträgen erreicht, wodurch die gesamte Bandbreite an Projekten leichter bearbeitet werden kann.

Dadurch, dass sich mit Smartsheet doppelte Arbeit vermeiden lässt, sparen Spencer und ihre Kollegen Zeit und Mühe. Und wie die Statistik aus der Projektnachverfolgung in Smartsheet beweist, hatte das Team mehr Kapazität für zusätzliche Projekte. Dadurch stieg der digitale Marketing-Workload um 50 %, wodurch Spencer leichter zusätzliches Personal fordern kann.

„Kaum jemand hat Lust, dieselben Informationen drei Mal in drei verschiedene Tools einzugeben“, weiß Spencer. „Dass wir Aufträge jetzt mit einem Klick starten können, hat viel verändert. Durch diese einfache Neuerung sind wir jetzt wesentlich weniger Zeit mit dem Ausfüllen von Formularen beschäftigt. Das hat viele begeistert und ihnen die Arbeit leichter gemacht. Die Auswirkungen dadurch sind kaum zu überschätzen.“

Optimieren für die Zukunft

Spencer will Smartsheet im Unternehmen noch mehr nutzen und zusätzliche Tools wie den Jira Connector oder die Kalender-App einführen. Weil die Dashboards für die Berichte auf Führungsebene schon ein paar Jahre alt sind, möchte sie sie mit neuen Grafiken und Diagrammen auffrischen und so die Darstellung der Daten und die Aussagekraft verbessern.

Besonders begeistert ist sie von der Möglichkeit, bedingte Logik in Smartsheet-Formulare einzubauen. Ihr Ziel ist es, ein einheitliches Formular für die Aufnahme von Dienstleistungen zu erstellen, das Aufträge automatisch an das Design, die Softwareentwicklung oder andere geeignete Teams weiterleitet, je nachdem, welche Daten eingegeben wurden. Auch das ist ein Beispiel dafür, wie Smartsheet-Funktionen im Hintergrund arbeiten und dabei die Mitarbeitenden unterstützen – so wie auch die Verbinder des Unternehmens Gebäude im Hintergrund stärker und widerstandsfähiger machen.

„Das ist seit ein paar Jahren das Schlagwort des Produktmarketingmanagements“, sagt Spencer. „Dort hätte man viel lieber ein einziges Formular anstelle von drei verschiedenen für drei unterschiedliche Projekt-Tracker und obendrein noch Formulare für Fotografie und Bildbearbeitung auf der Website und vieles mehr. Wenn es uns gelingt, all das in ein Eingabeformular zu packen, das dann daraus ein Eingabe-Sheet erstellt und die Zeilen je nach Art des Projekts an die entsprechenden Projekt-Tracker sendet, wäre das ein Geniestreich.“