Scosche verwendet Smartsheet, um das Projektmanagement zu optimieren, Zeit zu sparen und die Anzahl der Produkteinführungen zu verdoppeln

Die Produkte von Scosche findet man in den USA fast in jedem Supercenter. Scosche Industries wurde im Jahr 1980 gegründet. Das Innovationsunternehmen für Verbrauchertechnik und -elektronik hat mehr als 400 Patente und Marken und verkauft seine Produkte in über 50 Ländern. Dazu gehören unter anderem magnetische Handyhalterungen der Reihe MagicMount™, das modulbasierte Ladesystem BaseLync™, der tragbare Bluetooth®-Lautsprecher BoomBottle™ und das Herzfrequenzmesser-Armband Rhythm. 

Das Produktentwicklungsteam von Scosche verwaltet mit Smartsheet die Entwicklungszeitpläne und -projekte, erfasst Produktkosten und kommuniziert mit der Unternehmensführung. „Smartsheet ist unser wichtigstes Tool für die Produktentwicklung und das Projektmanagement“, sagt Steve Sawyer, Program Manager in der Produktentwicklung bei Scosche Industries. „Ich bin der Smartsheet-Verantwortliche im Unternehmen. Bei Fragen kommen die Leute also zu mir.“

Früher setzte Scosche auf unterschiedliche Tabellenkalkulationslösungen und Präsentationssoftware, um die gesamte Produktentwicklung zu verwalten. Alles wurde manuell gemacht und keinerlei Informationen wurden in Echtzeit weitergegeben. Mitarbeiter schickten sich gegenseitig Tabellen per E-Mail, sodass es ständig Probleme mit der Versionsverwaltung gab. Bei Scosche werden wöchentliche Besprechungen mit der Unternehmensführung abgehalten, um Pläne für die Entwicklung neuer Produkte durchzugehen. Zur Vorbereitung auf diese Besprechungen musste das Entwicklungsteam Hunderte Folien aktualisieren. Am Ende der Besprechung fielen dann weitere Änderungen an. „Wir verbrachten den gesamten Montag damit, uns auf das wöchentliche Meeting am Dienstag vorzubereiten“, erinnert sich Sawyer. „Eins unserer Teammitglieder war jede Woche mit nichts anderem beschäftigt. Das war sehr ineffizient. Deshalb wollte ich eine Lösung, mit der wir möglichst viele Prozesse automatisieren konnten.“

Scosche entdeckte Smartsheet, als Engineering Manager Chris McSweyn nach einer flexibleren Lösung für die Erstellung von Zeitachsen und Gantt-Diagrammen suchte. „Außerdem schien es ein gutes Tool zu sein, um die Projektmanagementabläufe unseres Teams zu optimieren. Deshalb wollte ich es unbedingt ausprobieren“, so McSweyn.

Scosche begann damit, Produktentwicklungsdaten in Smartsheet zu importieren und die automatisierten Workflows zu nutzen, um Projektmanager zu taggen und ihnen Benachrichtigungen für Aufgaben zu schicken. Wenn in Smartsheet ein neues Projekt oder Produkt hinzugefügt wird, werden das Produktentwicklungsteam und individuelle Projektmanager jetzt automatisch benachrichtigt. „Wir müssen Teammitglieder nicht mehr einzeln kontaktieren, um sie auf Projektaufgaben hinzuweisen – sie erhalten eine automatische Erinnerung über das System“, sagt Sawyer.

Bei der Entwicklung eines neuen Produkts gibt das Team die entsprechenden Daten noch am selben Tag in Smartsheet ein. Ob es sich dabei um eine Abwandlung eines bestehenden Konzepts handelt oder um eine ganz neue Idee, die jemand per Hand auf einen Zettel gekritzelt hat – Smartsheet weist dem Produkt eine Teilenummer und eine Artikelnummer zu, damit es von der Entwurfsphase über die Lieferung an das Lager von Scosche bis zum Eintreffen beim Kunden nachverfolgt werden kann. Für jedes Produkt werden Informationen wie Bilder, Status, Stücklisten, Gantt-Diagramm mit Zeitachse sowie ausführliche Kosten und Marktpreise gespeichert. Außerdem wird jedes Produkt einer leitenden Person zugewiesen, die dafür zuständig ist, Projektmeilensteine im Blick zu behalten.

Um Smartsheet-Dashboards zu erstellen, führte Scosche später Smartsheet Control Center ein, eine Funktion zur Automatisierung der Projekterstellung und -verfolgung. „Control Center war für uns ein Gamechanger, weil es uns die Möglichkeit gab, Projektdateivorlagen für neue Produkte zu erstellen und Dashboards automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Produktinformationen änderten“, so Sawyer. Das Team verwendet Dashboards, in denen alle Scosche-Produkte nach Kategorie gelistet werden. Teammitglieder können die einzelnen Produkte anklicken, um ein produktspezifisches Dashboard mit ausführlichen Informationen anzuzeigen. Es gibt eine Hierarchie von Dashboards, von Zusammenfassungen für Führungskräfte mit Tabellen und Diagrammen bis zu detaillierten Projektstatus.

Darüber hinaus nutzt das Entwicklungsteam die Smartsheet Kalender-App, eine interaktive Kalenderansicht, um Zeitpläne für neue Produkte nach Tag, Woche oder Monat anzuzeigen.

Bessere Einblicke in die Produktentwicklung

Scosche verlässt sich auf Smartsheet, um umfassende Einblicke in den Projektstatus seiner Produkte zu erhalten. Das erleichtert dem Unternehmen, den gesamten Lebenszyklus eines Produkts vom Entwurf bis zu Auslieferung nachzuvollziehen. „Dank Smartsheet und Funktionen wie Control Center hat das Team ganz neue Einblicke in die Produktentwicklung. Sie wissen zu jedem Zeitpunkt ganz genau, woran einzelne Mitarbeiter arbeiten, wann ein Produkt zusammengebaut wird, wann es das Werk verlässt und wann es eintrifft“, sagt Sawyer.

Wöchentliche Zeiteinsparungen von 40 Stunden und deutlich kürzere Besprechungen

Dank Echtzeit-Projektdaten aus Smartsheet-Dashboards hat Scosche jederzeit Zugriff auf die neuesten Informationen zu Produkten und ihrem jeweiligen Entwicklungsstand. Wenn Führungskräfte diese Daten einsehen möchten, müssen sie jetzt einfach nur das entsprechende Dashboard aufrufen. Für Co-President Kasidy Alves ist das der Hauptvorteil für die Unternehmensführung. „Wenn wir wissen wollen, wie viele Lagerbestandseinheiten (SKUs) wir letztes Jahr auf den Markt gebracht haben, oder wenn wir eine Liste aller Projekte für kabellose Ladegeräte benötigen, können wir diese Informationen ganz einfach abrufen. Die ganzen Fragen, die wir früher immer stellen mussten, werden in Smartsheet jetzt beantwortet“, sagt Alves.

Von der neuen, Dashboard-bedingten Effizienz konnte ein Teammitglied besonders profitieren – 40 Stunden pro Woche Präsentationsfolien überarbeiten ist jetzt nämlich hinfällig. Die wöchentlichen Besprechungen zur Produktentwicklung finden jetzt nur noch zweiwöchentlich statt und dauern nur noch zwei Stunden statt vier.

Doppelte Anzahl von Produkteinführungen

Dank der besseren Übersicht und Effizienz, die Smartsheet dem Unternehmen beschert hat, konnte Scosche die Entwicklung neuer Produkte beschleunigen. „Mit Smartsheet können wir mehr Produkte gleichzeitig bearbeiten und neue Produkte schneller entwickeln“, bestätigt Mark Larson, Director of Product Management bei Scosche. „Wir bringen jetzt zweimal so viele Produkte auf den Markt wie vor 5 Jahren. Wir können Innovationen schneller umsetzen.“

Scosche nutzt Smartsheet auch zur Kostenkontrolle. „Die Transportkosten haben sich in den letzten Jahren verfünffacht. Mit Smartsheet können wir diese Kosten nach Produkt aufschlüsseln und Einsparungsmöglichkeiten identifizieren“, erklärt CFO Steve Klinger.

Außerdem hilft Smartsheet dem Unternehmen, die Entwicklungskosten für neue Produkte zu senken. „Wir starten viele Projekte, bringen sie aber nicht zwingend zur Vollendung, z. B. wenn der Käufer das Interesse verliert. Der Überblick, den wir mit der Zeit durch Smartsheet gewonnen haben, hat uns ermöglicht, Projektabbrüche zu reduzieren“, so Larson. „Wir kriegen unsere Projekte jetzt leichter unter einen Hut und vergeuden dadurch weniger Entwicklungsressourcen.“

Aktuell ist Scosche dabei, die Einführung von Smartsheet auf das ganze Unternehmen auszuweiten. Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Human Resources beginnen damit, die Software für eigene Projekte einzusetzen. Smartsheet kommt bei den Mitarbeitern gut an und soll im Unternehmen künftig eine noch größere Rolle einnehmen. Die Detailtiefe und die Möglichkeiten der Lösung haben die Erwartungen der Scosche-Führungsetage überstiegen. Für das Unternehmen ist Smartsheet ein wirklich leistungsstarkes Tool.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.