Rackspace spart dank des Smartsheet Control Center Hunderte Arbeitsstunden pro Jahr – bei mehr Konsistenz und Transparenz

Das Corporate Project Management Office (PMO) bei Rackspace Technology benötigte eine Plattform, mit der sich die Verwaltung neuer Projekte und Programme im gesamten globalen Portfolio des Unternehmens standardisieren und optimieren lässt. Dank Smartsheet konnte Packspace seine manuellen Prozesse und ineffizienten Systeme durch eine Plattform ersetzen, die konsistente Vorlagen, automatisierte Workflows und flexible Möglichkeiten zur Zusammenarbeit verwendet. Dadurch lassen sich Hunderte Arbeitsstunden einsparen, während die Transparenz und Zurechenbarkeit erheblich zunimmt.

„Ich verwende Smartsheet mittlerweile für sehr viele Dinge“, sagt Lisa Wagstaff, Program Manager bei Rackspace Technology, die bis vor Kurzem für den US-Markt zuständig war und nun den japanischen Markt übernommen hat. „Ich verwende Control Center-Vorlagen, um meine Projekte durchzuführen. Aber jedes Mal, wenn ich Daten sammeln muss, nutze ich Smartsheet und überlege, wie ich etwas erstellen kann. Neun von zehn Mal muss ich an irgendeinem Punkt jemanden bitten, mit mir zusammenarbeiten. Warum also nicht gleich? Smartsheet hat dabei eine wichtige Rolle gespielt.“

Rackspace hilft Kunden bei der Migration in die Cloud, ein Prozess, der durch die COVID-19-Pandemie wichtiger denn je geworden ist. Wagstaff ist vor Kurzem nach Japan gezogen. Dort muss die Cloud-Erfahrung besonders dringend optimiert und verwaltet werden, da der Markt anderen Ländern hinterherhinkt, wenn es um die Definition von Cloud- und Remote-Strategien geht.

„Wir konzentrieren uns hauptsächlich darauf, den Kunden ein ausgewogenes Verhältnis verschiedener Cloud-Technologien zu vermitteln, damit sie ihre Anforderungen erfüllen können“, sagt Wagstaff. „In Japan halten viele Kunden immer noch an ihren lokalen Systemen fest. Das Konzept der Heimarbeit hat dort noch nie wirklich Anklang gefunden, nun waren wir aber gezwungen, dieses Modell innerhalb weniger Wochen umzusetzen. Damit hatten viele Unternehmen Schwierigkeiten. Unser Ziel ist es, diesen Kunden gemeinsam mit unseren Partnern zu helfen, den Übergang in die Cloud effektiv zu gestalten.“

Es erfordert viel Flexibilität und innovatives Denken, die Lösungen auf die einzigartigen Anforderungen der einzelnen Kunden zuzuschneiden, sei es die Wahl des Technologieanbieters oder das Sicherheitsmanagement. Laut Wagstaff war die Innovationskraft des Corporate PMO durch manuelle und inkonsistente Vorgehensweisen beim Erstellen und Tracking von Projekten begrenzt. Als sie zu Rackspace kam, wurde eine veraltete PM-Plattform gerade abgeschafft, zum einen aufgrund der hohen Lizenzierungskosten und zum anderen, weil ein Bug regelmäßig Datenverlust verursacht hat. Nachdem die Projektstatus in der Übergangsphase mit Tabellen, E-Mails und PDFs verfolgt und gemeldet wurden, war sie begeistert, als sie beginnen durfte, alles in Smartsheet einzugeben.

„Mit dem vorherigen Tool war es nicht möglich, Berichte auf Portfolioebene zu verfassen, ohne manuell wöchentliche Berichte zu erstellen“, sagt Wagstaff. „Ohne Vorlagen gab es nur wenig Konsistenz, weswegen auch ein sinnvoller Vergleich von Projekten nicht möglich war. Es gab überhaupt keine Zusammenarbeit. Und für jede Art von Anpassungen mussten wir immer Berater engagieren – wir hatten keine Möglichkeit, intern Support für das Tool zu bieten. Durch den Umstieg auf Smartsheet gehören diese Probleme nun der Vergangenheit an.“

Konsistentes Projektmanagement mit Control Center

Heute verwendet das Corporate PMO bei Rackspace Smartsheet, um Projekte und Programme, die länder- und teamübergreifend durchgeführt werden, effizienter und strategischer zu erstellen und zu verwalten. Mit Control Center konnten Wagstaff und ihr Team Standard-Blueprints für Projekte und Programme erstellen. Aus vier bis fünf speziellen Blättern für ein Projekt lassen sich zehn maßgeschneiderte Berichte erstellen. Wenn Informationen zentral aktualisiert werden, wird durch eine automatische Verknüpfung der Zellen sichergestellt, dass die neuen Details überall aktualisiert werden. So lassen sich genaue Vergleiche anstellen und der Fortschritt kann leichter im kompletten Projektportfolio gemessen werden.

„Vor Smartsheet war es schwierig, eine konsistente Erfahrung zu erhalten“, sagt Wagstaff. „Durch die Implementierung von Control Center mussten wir einen bestimmten Satz an Vorlagen erstellen und diese dann auch durchgängig verwenden, um globale Aktualisierungen machen zu können. Wir sahen uns dazu gezwungen, darüber nachzudenken, wie wir diese Vorlagen erstellen müssen, um das stabile Programm- und Portfolio-Reporting zu erhalten, nach dem wir gesucht haben. Nun entstehen Projektberichte ganz natürlich aus unserer täglichen Arbeit heraus.

Wagstaff hat Dashboards erstellt, die Daten auf Portfolio-, Programm- und Projektebene zeigen, einschließlich aktueller Status, Meilensteine und Ergebnisse der vergangenen und kommenden 90 Tage. Die Dashboards kombinieren rote, gelbe und grüne Statuskennzeichnungen mit Formeln zur Messung des Fortschritts. Darüber hinaus können Programm- und Projektmananger diese Farbcodes ergänzen, wenn Arbeitssitzungen geplant sind oder andere Informationen aufgenommen werden müssen, die die Geschwindigkeit der Fertigstellung eines Projekts beeinflussen würden.

Die Dashboard-Ansichten ermöglichen auch eine bessere Ressourcenplanung. Manager können sehen, welche Projekte am stärksten besetzt sind, oder Filter verwenden, um die Aufgabenlisten der einzelnen Personen anzuzeigen. So lässt sich gut erkennen, wer überlastet ist und wer Kapazitäten für neue Aufgaben hat.

„Das Projekt hat Auswirkungen auf das Programm und das Programm hat Auswirkungen auf das Portfolio“, sagt Wagstaff. „Wenn Sie Änderungen vornehmen, sehen Sie in Echtzeit, wie das Portfolio beeinflusst wird. Wir können erhöhte Risiken und Probleme projektübergreifend vergleichen oder sehen, welche Ressourcen benötigt werden. Wenn ein Mitarbeiter fünf verschiedenen Projekten zugeteilt ist und fünf unterschiedliche Aufgaben an einem Tag hat, muss er sich mit den jeweiligen Projektmanagern auseinandersetzen, weil das einfach nicht zu schaffen ist. „Diese Art von Konsistenz bei jedem Projekt zu haben, war wirklich sehr hilfreich.“

Einsparung von Hunderten Stunden bei der Projekteinrichtung

Das Corporate PMO bei Rackspace verwendet Control Center-Vorlagen, um die Einrichtung neuer Projekte und Programme zu standardisieren. Zuvor hat es im Schnitt acht bis zehn Stunden gedauert, bestehende Projekte zu kopieren und manuell zu aktualisieren. Ein neues Projekt basierend auf einer Vorlage zu erstellen, dauert etwa 30 Minuten, von der Informationseingabe über die Qualitätskontrolle bis zur Validierung. Die Zeitersparnisse sind bei der Programmerstellung ähnlich: Früher waren dafür 16 Stunden nötig, heute ist es nur noch eine. Für ein Team, das 30 bis 50 neue Projekte pro Jahr in fünf bis zehn Programmen hat, bedeutet das eine Einsparung von fast 1.000 Stunden. Hinzu kommt, dass die globale Aktualisierungsfunktion in Control Center Vorlagen und Funktionsänderungen automatisch ausgibt. Das Portfolio muss nun nicht mehr manuell durchsucht und bearbeitet werden.

„Ich bin nicht nur für das Provisioning zuständig, ich bin auch Projektmanagerin“, erklärt Wagstaff. „Mit Smartsheet kann ich den Rest des Teams am Laufen halten. Sie brauchen ein Projekt und ich kann das direkt umsetzen. Ich habe 2020 zehn Wochen in Japan verbracht und konnte das Team dort unterstützen und Projekte reibungslos vorantreiben. Durch die SaaS-Umgebung, in der man von überall aus arbeiten kann, konnten wir Administrationspersonal im PMO einsparen.“

Flexible Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens

Einer der größten Vorteile, der sich durch Smartsheet für das Corporate PMO ergeben hat, war die Möglichkeit, einfacher und effizienter team- und länderübergreifend zusammenzuarbeiten. Da die Projektinformationen zentral abrufbar sind und sich Eigentümerschaft und Abhängigkeiten klar nachverfolgen lassen, können die Teammitglieder ganz einfach sehen, wer die benötigten Informationen hat – oder wer darauf wartet, mit wichtigen Details versorgt zu werden. Mit Smartsheet lassen sich Informationen mühelos mit Personen teilen, die keine lizenzierten Benutzer sind. Projektmanager können so also auch Mitarbeiter beschäftigen, die anderen Teams oder sogar anderen Unternehmen angehören. Lizenzierungskosten oder Zugriffsbeschränkungen sind dabei kein Thema.

„Ich habe sehr eng mit unseren Lizenzmanagern zusammengearbeitet, um die Lizenzierung mithilfe von Smartsheet abzustimmen und zu rationalisieren“, erzählt Wagstaff. „Wir haben die Benutzerbasis in einer Kampagne über den Unterschied zwischen einem Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff und einem Lizenzeigentümer erklärt. Wir verwenden Smartsheet-Workflows, um herauszufinden, ob jemand eine jährliche Erneuerung braucht, und um die Zustimmung des jeweiligen Managers einzuholen. Wir haben im Laufe eines Jahres festgestellt, dass viele Mitarbeiter denken, sie bräuchten eine Lizenz zur Bearbeitung, weil das bei so vielen anderen Tools der Fall ist. Durch den jährlichen Prozess konnten wir herausfinden, wer wirklich eine Lizenz braucht. So konnten wir Unternehmensressourcen einsparen und gleichzeitig den richtigen Personen den entsprechenden Zugriff gewähren.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.