PTC reduziert dank Smartsheet-Automatisierungen und -Integrationen den Zeitaufwand für die Planung und Umsetzung von Marketingkampagnen um 30 %

PTC nutzt Technologie, um die Effektivität seiner Marketingkampagnen und letztendlich die Bindung und Effizienz zu steigern. Neben Automatisierungstools für das Marketing wie Eloqua und Motiva AI setzt PTC auf Smartsheet, um Prozess-Workflows und deren Ausführung zu verbessern. Infolgedessen konnte das Team für Marketingautomatisierung den Zeitaufwand für die Planung und Ausführung von Marketingkampagnen bereits um 30 % reduzieren.

„Smartsheet hat sich als wertvolle und bewährte Plattform erwiesen“, so Deveney Kowalczyk, Senior Marketing Automation Specialist bei PTC. „Wir haben unseren überaus erfolgreichen Prozess zur Aufnahme von Anforderungen mit Smartsheet entwickelt und nutzen ihn jetzt als Fundament. Dazu integrieren wir zentrale Datenpunkte in Dashboards auf Management-Ebene, über die unsere gesamte Arbeit abrufbar ist. Dass alle Informationen zentral präsentiert und in Echtzeit aktualisiert werden, spart uns enorm viel Zeit. Außerdem lassen sie sich durch diverse Berichts-, Messzahl- und Diagramm-Widgets weiter auswerten. Zum Beispiel können wir jetzt wichtige Marketingtrends erfassen, etwa den steigenden Bedarf an virtuellen Veranstaltungen im Zuge der Pandemie. Und da wir die Lösung bereits einige Jahre lang nutzen, können wir nun wertvolle Jahresvergleiche ziehen. Das war zuvor nicht möglich.“

Ordnung in einem fragmentierten Martech-Stack

PTC ermöglicht weltweit agierenden Herstellern zweistellige Wachstumsraten mit Softwarelösungen, durch die sie Innovationen im Produkt- und Dienstleistungsbereich beschleunigen, die operative Effizienz verbessern und die Produktivität ihrer Belegschaft steigern können. Getreu dem Motto des Unternehmens, Technologie für den Erfolg seiner Kunden einzusetzen, setzt das Marketingteam auf Technologielösungen, um die Wirksamkeit seiner Kampagnen zu erhöhen. Anna Poulakis, Senior Director of Marketing Automation, und Kowalczyk sind Teil einer größeren Gruppe namens PTC Digital Experience and Engagement (DXE), die mit Beteiligten aus dem Marketing kooperiert. Die verschiedenen Teams der Gruppe stellen viele hilfreiche Ressourcen für die Marketingoptimierung zur Verfügung. In der Vergangenheit konnte der dazu nötige Prozess aber kompliziert und verwirrend sein.

„Zur Implementierung von Aktivitäten über Eloqua müssen Marketingexperten mit verschiedenen Teams in der DXE-Gruppe zusammenarbeiten“, so Kowalczyk. „Vor dem Einsatz von Smartsheet mussten Marketingexperten mit fragmentierten Systemen, verschiedenen Teamprozessen und oft auch doppelten Dateneinträgen arbeiten, um alle Schritte bei der Ausführung abzuschließen. Das war für alle Beteiligten sehr zeitaufwendig und frustrierend. Sie hatten einfach keine zentrale Stelle, um den Status ihrer Arbeit einzusehen, Neuigkeiten abzurufen und den gesamten Prozess des Startens und Ausführens von Marketingaktivitäten nachzuvollziehen.“

Poulakis arbeitete mit der Gruppe daran, den Prozess für die Anforderung, Ausführung und Überwachung von Kampagnen auszuarbeiten und dann eine Smartsheet-Lösung zu entwerfen, die davon so viel wie möglich harmonisieren und automatisieren sollte. Ihr Ziel war es, Zeit und Aufwand zu reduzieren, redundante Schritte zu rationalisieren und Hindernisse und Fehlerquellen zu beseitigen. Das Ergebnis: Eine End-to-End-Lösung, die unterschiedliche Systeme konsolidiert und Anforderungen nahtlos durch einen umgestalteten Workflow führt.

„Um im Zeitalter der Digitalisierung erfolgreich zu sein, muss das Marketing bessere und schnellere Ergebnisse liefern. Deshalb ist die digitale betriebliche Effizienz für unseren Erfolg ausschlaggebend geworden“, so Mariana Cogan, SVP Digital Experience & Engagement (DXE) bei PTC. „Damit ein global agierendes Unternehmen agil, schnell und effizient sein kann, müssen Prozesse durch und durch optimiert werden. Diese Optimierung konnten wir mit Smartsheet erreichen und so wertorientierte digitale Erfahrungen liefern, die für höhere Kundenbindung und Umsätze sorgen.“

Bereits im ersten Jahr nach der Implementierung konnte das Team einen komplexen Aufnahmeprozess verbessern und alleine im betroffenen Teil des Systems einen Effizienzgewinn von 40 Stunden pro Quartal verzeichnen. Kowalczyk leitet die Entwicklung und Implementierung auf der Smartsheet-Plattform, um die Lösung des Teams kontinuierlich zu verbessern und neue Probleme zu lösen.

„Dank Smartsheet konnten wir all diese unterschiedlichen Systemschritte zu einem kohärenten Anforderungsprozess zusammenfassen“, so Kowalczyk. „Wir haben Anforderungsformulare erstellt, mit denen sich wichtige Informationen für alle Teams der DXE-Gruppe erfassen lassen. Daten aus diesen Formularen fließen in unseren übergeordneten Aktivitäten-Tracker ein, in dem alle Aktivitäten verzeichnet werden. Er dient auch als zentrale Quelle für Projektdetails und Statusupdates. Wir nutzen automatisierte Workflows und Benachrichtigungen, damit Anforderungen reibungslos funktionieren und alle Beteiligten Updates mit wichtigen Checkpoints erhalten.“

Premium-Apps und Integrationen unterstützen zusätzliche Anforderungen

Die Lösung der DXE-Gruppe umfasst Dashboards, die speziell auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind. Sie unterstützen regionale und teamspezifische Aktivitätsberichte, Dashboards auf Management-Ebene und Übersichten über Technologien wie Motiva AI-Berichte. Da alle Daten in Echtzeit aus einer zentralen, aktuellen Quelle abgerufen werden, sind fundiertere Entscheidungen und eine bessere Business-Planung möglich.

„Ich habe Deveney dieses Jahr damit beauftragt, eine unkomplizierte Echtzeitansicht auf Management-Ebene für alle Aktivitäten zu erstellen, an denen das Team gerade arbeitet“, so Poulakis. „Wenn wir früher eine Budgetanforderung rechtfertigen mussten, habe ich das Team gebeten, sich die Zahlen anzusehen: den Umfang der im letzten Jahr durchgeführten Aktivitäten, aufgeschlüsselt nach Kriterien. Dabei mussten Daten wie bei einer wissenschaftlichen Arbeit manuell abgerufen und überprüft werden. Das war sehr zeitintensiv und ineffizient. Jetzt haben wir ein Dashboard, das all diese Daten in Echtzeit anzeigt und sogar Trends visualisiert.“

Poulakis und ihr Team nutzen die Premium-Apps und Integrationen von Smartsheet auch für andere Technologieplattformen. Premium-Apps wie DataMesh, Dynamic View und Pivot machen es einfach, Informationen von einem Sheet in ein anderes zu übertragen, je nach Anforderungen der Beteiligten. Integrationen mit Slack und Microsoft Teams ermöglichen dem Team für Marketingautomatisierung, unterschiedliche Gruppen über die für sie idealen Kanäle mit den nötigen Informationen zu versorgen.

„Wir haben ein neues Team, das statt Google Kalender die Kalender-App nutzt“, so Kowalczyk. „Dem Team fiel es auf dieser Benutzeroberfläche leichter, Änderungen vorzunehmen. Und da all diese Informationen jetzt in Smartsheet gespeichert sind, konnten die Mitarbeiter die Slack-Integration nutzen, um den Vertrieb regelmäßig mit wichtigen Informationen zu versorgen. Durch großartige Premium-Apps wie DataMesh, Pivot und Dynamic View haben wir noch einmal deutlich mehr von Smartsheet profitiert. Bei der Formeleingabe treten keine Fehler mehr auf, da die Apps einen Großteil der Arbeit übernehmen. Das ist ein weiterer Schritt in Richtung Automatisierung und spart uns in jeglicher Hinsicht Zeit.“

Ein kürzlicher Einsatz von Dynamic View hatte den Hintergrund, dass vorherige Pläne aufgrund der COVID-19-Pandemie geändert werden mussten, was eine neue Zusammensetzung von Kampagnenaktivitäten erforderte. Ein Marketingmanager des Teams wollte sicherstellen, dass die Arbeiten seines Teams gleichmäßig aufgeteilt wurden, selbst als sich bei den Kampagnenaktivitäten die Nachfrage von Präsenzveranstaltungen zu Webinaren verlagerte. Kowalczyk erarbeitete gemeinsam mit dem Manager ein Dashboard, um neue Anforderungen mit Dynamic View darzustellen. So konnte er sie direkt im Dashboard an Mitarbeiter mit freien Kapazitäten verteilen und einzelne Teammitglieder dadurch entlasten.

Nicht nur das Marketingteam profitiert

Smartsheet wirkt sich bei PTC auch über die DXE-Gruppe hinaus aus. Poulakis ist stolz darauf, dass die Smartsheet-Implementierung ihres Teams in zwei führenden Branchenpublikationen und einem Podcast Anerkennung erhalten hat und bei einem unternehmensweiten Meeting als Gamechanger präsentiert wurde (einer von nur wenigen Berichten, bei denen Teams für ihren wichtigen Beitrag im Unternehmen ausgezeichnet wurden). Ihrer Ansicht nach erhält jedes Unternehmen, das Technologie integrieren oder Prozesse optimieren muss, mit Smartsheet eine solide Erfolgsgrundlage.

„Zur Umsetzung von umfangreichen Kampagnen mit vielen Beteiligten kann ich Smartsheet ausdrücklich als Tool zur Verwaltung und Automatisierung empfehlen“, kommentiert Poulakis. „Bei uns dreht sich alles um Prozesse. Ohne Smartsheet wäre unsere gegenwärtige Arbeitsweise unmöglich. Wir können Beteiligte zeitnah mit Informationen versorgen und effizient arbeiten – genau daran scheitern Prozesse sonst oft. Was Strategie und Umsetzung betrifft, ist Smartsheet ein hervorragendes Tool für uns.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.