Pro AV Solutions stellt für seine schnell wachsende Liste von Kundeninstallationen Ressourcen mit Smartsheet Resource Management bereit – trotz der Herausforderungen einer globalen Pandemie

Das Unternehmen für audiovisuelle Integrationen Pro AV Solutions hat sich auf Unternehmensinstallationen spezialisiert. Da mehr große Unternehmen neue Hauptniederlassungen in Sydney und in ganz Australien aufbauen oder bestehende Niederlassungen erneuern, ist das Geschäft von Pro AV exponentiell gewachsen und hat neue Installationen im Wert von mehreren Millionen Dollar sowie wiederholte Kunden mit sich gebracht. Pro AV benötigte eine flexiblere Lösung für die Planung und Aktualisierung von Mitarbeiterressourcen, um der Nachfrage nachzukommen. Smartsheet Resource Management hilft Pro AV dabei, Aktualisierungen in Echtzeit vorzunehmen und zeitliche sowie Budgetüberschreitungen zu erkennen, sogar noch bevor die Arbeit beim Kunden beginnt.

„Wir nutzten Smartsheet, um unsere Ressourcenplanung zu verwalten“, sagt Chris Georgiou, Projektmanager in der Niederlassung von Pro AV Solutions in New South Wales. „Derzeit besteht unser Team aus 35 Technikern allein für Sydney, sodass es tagtäglich ein großer Aufwand war, sie alle zu verwalten. Nun, da wir Smartsheet Resource Management einsetzen, haben wir unsere Prozesse im Hinblick auf die Ressourcenverwaltung optimiert.“

Ein schnelles Unternehmenswachstum inmitten einer globalen Pandemie verwalten

Die Zunahme großer Kundenverträge, wie z. B. für eine kürzlich durchgeführte Implementierung in einem zweistöckigen Neubaukomplex für Sydneys größte Bank, drängten Georgiou und sein Team dazu, bessere Wege zu finden, um ihre Ressourcen zu verwalten. Die COVID-19-Pandemie hat sogar noch mehr Variablen ins Spiel gebracht. Die Niederlassungen von Pro AV in einigen Bundesstaaten Australiens waren strengen Lockdowns unterworfen, aufgrund derer das Kundengeschäft ausgesetzt war. Andere Bundesstaaten wie New South Wales mussten neue Prozesse zur Sicherheit am Arbeitsplatz und auf Reisen einführen, während das Tempo der Geschäfte unverändert blieb oder sogar zunahm.

„Die derzeitige COVID-Krise hat einige Dinge zum Stillstand gebracht, aber es ist uns gelungen, in Sydney mit voller Kraft weiterzuarbeiten“, so Georgiou. „Wir haben nicht alles gestoppt. Ich weiß, dass in einigen anderen Bundesstaaten, besonders in Victoria, das von der Pandemie besonders schwer getroffen ist, das Geschäftsvolumen etwas zurückgegangen ist. Einige Niederlassungen erledigen ihre Arbeit intern, in sehr eingeschränktem Umfang, aber unsere Mitarbeiterzahlen in allen Bereichen wachsen weiterhin. Wir mussten eine bessere Lösung finden, um unsere Ressourcen zu verwalten, und an dieser Stelle kam Smartsheet Resource Management ins Spiel.“

Pro AV setzte Smartsheet bereits seit mehreren Jahren ein, um Daten aus mehreren Geschäftsplattformen zu integrieren und so Berichte anhand von Vorlagen zu generieren und so das Projektmanagement zu vereinfachen. Smartsheet Resource Management war der nächste Schritt bei der Optimierung ihrer Prozesse.

„Pro AV erstellt ein Projektplanungsblatt pro Projekt und das Team kann entsprechend Mitarbeiter zuweisen“, sagt Georgiou. „Jeden Tag müssen Projekte angepasst werden – je nach Projekt fast stündlich – und das war mit zahlreichen manuellen Bearbeitungen verbunden. In Smartsheet Resource Management können diese Änderungen auf verschiedene Weisen erfolgen, und das viel schneller. Die PMs haben mehr Einblicke in die zugewiesenen Personen und möglicherweise aufkommende Konflikte. Sie sehen unverzüglich die Auswirkungen ihrer Änderungen.“

Eine flexible Plattform, die frühe Einblicke in Ressourcenengpässe bietet

Heute bietet Smartsheet Resource Management PRO AV Solutions viel mehr Flexibilität beim Ressourcenmanagement. Mithilfe der Plattform können Manager Änderungen in Echtzeit nachverfolgen und zusätzliche Anpassungen vornehmen, um Budget- und Kapazitätsüberschreitungen sowie verpasste Deadlines zu vermeiden. Laut Georgiou ist die Berichterstellung ein weiterer großer Vorteil. Die Plattform macht es einfacher, offene und abgeschlossene Projekte zu prüfen, vereinbarte mit tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu vergleichen und Trends nach Monat, Quartal und Geschäftsjahr anzuzeigen.

„Es hat uns wirklich die Augen geöffnet, im Laufe eines Projekts oder sogar noch vor Projektbeginn die tatsächlichen Zahlen zu sehen“, so Georgiou. „Diese Transparenz hatten wir zuvor nicht. Die Zahlen waren irgendwo, aber das war nichts, was das Team für sich selbst nachverfolgt und aufgezeichnet hätte. Jetzt müssen wir das aber gar nicht mehr. Wir haben die Zahlen direkt da, auf dem Bildschirm, und können Entscheidungen darauf basierend treffen. In der Vergangenheit haben wir unsere Projekte rückblickend betrachtet, wir haben zurückgeschaut und gesagt ‚ok, wir werden daraus etwas für das nächste Mal lernen‘. Wir haben jetzt eine bessere Übersicht über das, was ansteht, und können uns in Echtzeit anpassen.“

Genaue Datenberichte für eine bessere Projektentwicklung

Georgiou sagt, dass die Einführung von Smartsheet Resource Management in seiner Abteilung besser lief als erwartet, weil das Tool einfach zu erlernen und zu verwenden ist. Andere Abteilungen, wie das technische Entwurfsteam, testen es ebenfalls und generieren wertvolle Daten, auf die sie sonst keinen einfachen Zugriff hatten.

„Alle waren bisher ziemlich positiv. Wir hatten keine richtigen Rückschläge“, so Georgiou weiter. „Von den Technikern, die das Stundenprotokollierungssystem vor Ort verwenden, bis hin zum Team im Büro, das das System zur Berichterstellung und Zeitplanung verwendet, alle waren dem Tool gegenüber bisher positiv eingestellt.“

Die Einfachheit der Benutzung hat das Potenzial, bessere Angebote und Gewinnmargen zu liefern. Das bestehende CRM-System von Pro AV Solutions hat den Teams nicht so einfach die Daten geliefert, die sie für wichtige Entscheidungen benötigten. Und wenn Berichte schwierig zu generieren waren, haben sich die Teams vielleicht nicht die Zeit genommen, sie zu erstellen, und so Einblicke verpasst, die einen Unterschied für die Projektplanung machen konnten. Wenn das Vertriebsteam über ungenaue Daten zu der Anzahl der Stunden verfügte, die es dauerte, Systeme in einer bestimmten Art von Büroumgebung zu integrieren, fiel das Angebot für ein Projekt vielleicht zu niedrig aus, was die Rendite eines Vertrags am Ende schmälerte.

„Das CRM-System, das wir verwenden, generierte Berichte, die umfassend bearbeitet werden mussten, um Daten zu generieren, die tatsächlich gelesen und verwendet werden können“, so Georgiou. „Smartsheet Resource Management liefert diese Daten in Echtzeit. Wenn ein neues Projekt erstellt wird, nehmen wir die grundlegenden Informationen wie Budgets in Stunden, Dollar und Arbeitskräfte, und fügen sie in Smartsheet Resource Management ein. Bevor das Projekt startet, bevor irgendjemand die Baustelle betritt oder ein Meeting mit einem Kunden hat, kann er sofort sehen, mit welchen Parametern er arbeiten muss und ob er über oder unter dem Budget liegen wird. So können Situationen korrigiert werden, die zu diesen Überschreitungen führen. Außerdem kann dies für ähnliche Projekte in der Zukunft berücksichtigt werden, damit wir unsere Arbeitskraft nicht unter Wert verkaufen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.