Overlake Medical Center & Clinics nutzt Smartsheet, um die digitale, physische und Prozesstransformation durch bessere Einblicke in Projekte und strategische Ziele voranzutreiben.

Genau wie viele andere Organisationen im Gesundheitswesen wollte Overlake Medical Center & Clinics nach der Pandemie neue Wege finden, Erfolg zu haben, die Profitabilität aufrechtzuerhalten und Patienten effizient zu versorgen. Um diesem Ziel näher zu kommen, hielt das Krankenhaus eine Reihe von Sitzungen zur strategischen Nachhaltigkeitsplanung ab. Diese Sitzungen mündeten in den Entwurf eines Fünf-Jahres-Plans für die strategische, physische und digitale Transformation, der die Patientenversorgung verbessern und mehr Einwohnern im Großraum Seattle im US-Bundesstaat Washington Zugang zu hochwertigen medizinischen Dienstleistungen verschaffen sollte. 

Als einen der ersten Schritte dieser Transformation schloss die gemeinnützige Gesundheitsorganisation, die der Stadt Bellevue, Washington seit mehr als 60 Jahren ihre Dienste erweist, kürzlich das Projekt Project FutureCare ab. Im Zuge dieses großen Projekts wurde das Gelände erneuert und umfasst nun einen neuen, 240.000 Quadratfuß großen Turm mit einer hochmodernen Geburtsklinik.

Smartsheet spielt bei den facettenreichen Initiativen zur Transformation der Organisation eine entscheidende Rolle. „Smartsheet ist für das, was wir tun, von entscheidender Bedeutung. Sei es die Steigerung der Nachhaltigkeit, die Verbesserung der Patientenversorgung oder die Unterstützung der physischen Transformation unseres Geländes“, so Jeni Connelly, leitende Projektmanagerin für Enterprise PMO bei Overlake.

„Mit Smartsheet ist es so, als würden Hunderte Personen im Hintergrund arbeiten, obwohl wir nur wenige in meinem Team sind. Es ist eine unserer wichtigsten Anwendungen.“

Overlake erkannte, dass sie zum Erreichen ihrer ambitionierten Ziele auch ihre Arbeitsweise transformieren mussten. „Wir haben unsere Projekte nicht zentral verwaltet“, sagt Connelly, deren Enterprise PMO-Team von der Unternehmensführung von Overlake die Aufgabe erhielt, die Implementierung der Transformationsstrategie zu unterstützen. „Wir haben Tabellenkalkulationen, E-Mails und ineffektive web-basierte Tools genutzt und Projekte wurden von verschiedenen Teams separat verwaltet.“ Da Projekte in voneinander getrennten Silos verwaltet wurden, war die Kommunikation zwischen Teams eine Herausforderung und es mangelte an Einblicken in die Auswirkungen von Projekten auf die Fähigkeit, strategische Ziele zu erreichen. „Wir haben unsere Projektportfolios mit mehreren Tools verwaltet“, sagt sie. „Wir erkannten, dass wir unsere Nachhaltigkeits- und strategischen Ziele mit unseren bestehenden Anwendungen und Tabellenkalkulationen nicht erreichen würden.“

Verwaltung von Projekten in Smartsheet – von der Idee bis zum Abschluss

Auf der Suche nach einem neuen grundlegenden Tool, das der Organisation die Transformation über mehrere Jahre ermöglicht, stellte Connelly fest, dass das Strategieteam der Organisation Smartsheet nutzte. „Ich habe schnell die Vorteile des Tools erkannt. Es wurde zu unserem Hauptsystem für das Projekt- und Portfoliomanagement und machte Tabellenkalkulationen und manuelles Aufschreiben von Notizen überflüssig“, sagt sie. „Das System war sehr leicht zu erlernen. Man muss kein Programmierer sein – jeder kann es nutzen und Wandel bewirken.“

Um langfristige Nachhaltigkeit zu erzielen, erfasste Overlake sämtliche Informationen zu Projekten im Krankenhaus in Smartsheet. Dadurch erkannte Overlake gemeinsame Ziele und konnte die Projekte in spezifischen strategischen Programmen organisieren. Letzten Endes priorisierte das Krankenhaus sechs langfristige strategische Ziele, wobei jedes davon viele unterstützende Projekte umfasste. „Dadurch können wir eine Plattform für die Strategieplanung für die nächsten 3 bis 5 Jahre aufbauen“, so Connelly. 

Zur Unterstützung der strategischen Planung nutzt Overlake Smartsheet, um diese strategischen Programme von der Einleitung bis zum Abschluss durchgehend zu verwalten. Jetzt können sowohl Connelly und die Enterprise PMO-Abteilung als auch die Unternehmensführung von Overlake die Arbeit für das nächste Finanzjahr effizienter planen und priorisieren, indem sie beurteilen, welche der 125 Projektkategorien und Arbeitsbereiche am rentabelsten sind. „Es wird nicht nur die Strategie abgedeckt, sondern auch die Umsetzung“, sagt Connelly. „Wir verwalten unser Portfolio in Smartsheet, haben aber für jedes Projekt auch einen Projektplan.“

Sobald neue Projekte eingeleitet werden, werden sie bestimmten Teams oder Abteilungen zugewiesen, die für die Genehmigung, Nachverfolgung und den Abschluss dieser verantwortlich sind. Jedes Projekt enthält in Smartsheet detaillierte Zeitachsen mit Budget- und Wert-Tracking sowie anderen KPIs. Um die Richtung der Organisation vorzugeben, nutzen die Führungskräfte des Krankenhauses Smartsheet-Dashboards, die ihnen eine allgemeine Ansicht aller Projekte und Programme bieten.  

Mit der Automatisierung von Workflows stellen die Teams von Overlake eine effiziente Umsetzung sicher, um so die ambitionierten Ziele der Organisation zu erreichen. Smartsheet sendet automatisch Erinnerungen per E-Mail, damit Fristen nicht versäumt werden. Außerdem gibt es zusätzliche Workflows, die vormals manuelle Aufgaben und Prozesse, für die einzelne E-Mails verschickt werden mussten, überflüssig machen. „Das hilft uns, unseren Fokus auf Nachhaltigkeit zu legen, weil ich dadurch eine weitere Anwendung aus meinem Technologie-Stack entfernen konnte“, sagt Connelly.

Neben der Steigerung der Effizienz auf Projektebene wird Smartsheet auch genutzt, um Programme auf hoher Ebene, wie z. B. dem Fusions- oder dem Übernahmeprozess, zu verwalten, die eine wesentliche Rolle in den Plänen zum anorganischen Wachstum der Organisation einnehmen. Diese Projekte haben dringendere Fristen und erfordern die enge Zusammenarbeit verschiedener Bereiche. „Bei diesen Projekten müssen wir mehrere Teams einbinden, z. B. Marketing, Personal, Software, IT und Ausstattung“, so Connelly. „Smartsheet hilft uns, zusammenzuarbeiten und rechtzeitig ans Ziel zu kommen.“ Connelly nutzt Smartsheet auch für die Verwaltung des Baus neuer Kliniken, wobei sie mit externen Partnern zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass wichtige Fristen eingehalten werden.

Ein zentraler Hub für die Visualisierung hunderter Projekte

Mithilfe von Smartsheet hat Overlake das Projekt- und Portfoliomanagement zentralisiert und kann die Arbeitsausführung im gesamten Krankenhaus verknüpfen und optimieren. „Jetzt haben wir einen Ort, an dem jeder findet, was er braucht“, sagt Connelly. „Dadurch können wir Projektdaten viel schneller speichern und finden. Dadurch werden wird effizienter.“ In Smartsheet erhalten Stakeholder auch Echtzeitaufnahmen von Budgets und Kosten. „Alleine dadurch, dass sich alle auf einem System befinden und damit arbeiten, sparen wir eine Menge Geld“, so Connelly. 

 Da die Führungskräfte des Krankenhauses mithilfe von Dashboards anhand der strategischen Prioritäten umgehend den Zustand und Fortschritt nachvollziehen können, können sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Initiativen priorisiert werden sollten und an welchen Stellen zusätzliche Investitionen oder zusätzliches Augenmerk notwendig sind. „Führungskräfte haben jetzt eine Möglichkeit, alles zu visualisieren, anstatt verschiedene Tabellenkalkulationen oder Notizzettel prüfen zu müssen“, sagt Connelly. Beispielsweise ist Scott Waters, Chief Information and Technology Officer des Krankenhauses, die treibende Kraft hinter der digitalen 5-Jahres-Transformation von Overlake und nutzt täglich Smartsheet-Dashboards. „Die Möglichkeit, unsere bestehende EPMO-Struktur in Smartsheet auszubauen und Iterationen davon zu erstellen, war eine kritische Komponente für den Erfolg unserer Nachhaltigkeitspläne im Finanzjahr 2023“, sagt er. „Wir konnten planen, Ressourcen verwalten, Fortschritt nachverfolgen und datengesteuerte Entscheidungen treffen – und das alles in Echtzeit. Unser Nachhaltigkeits-Dashboard in Smartsheet ist zu einem Schwerpunkt in unseren wöchentlichen Meetings mit dem Executive Leadership Team geworden.“

Die bessere Visualisierung bedeutet auch, dass Overlake Ressourcen für dringende Projekte, z. B. Übernahmen, umgehend finden kann. „Im Gesundheitswesen müssen wir schnell umschwenken können und Smartsheet ist uns dabei eine große Hilfe“, so Connelly.

„In Smartsheet können wir sehen, welche verfügbaren Ressourcen die Pipeline bereithält. So können wir sicherstellen, dass wir eine Umstellungsfrist für eine Übernahme einhalten. Das ist von kritischer Bedeutung, weil Ausfallzeiten in Kliniken so niedrig wie möglich sein und Patienten weiterhin versorgt werden müssen.“

Bessere Ergebnisse über die Transformation hinaus

Während Overlake weiter an der Transformation arbeitet, nutzen sie auch Smartsheet, um Patienten und Pflegekräfte zu unterstützen. Auf klinischer Seite unterstützt Smartsheet Overlake bei einer formellen Partnerschaft mit einem anderen örtlichen Krankenhaus, wobei Ärzte für beide Organisationen arbeiten. „Wir haben die Projekte der Ärzte beider Organisationen genommen und alle in Smartsheet erfasst“, sagt Connelly. „Jetzt können die Ärzte ein Smartsheet-Dashboard einsehen, um Projekte schnell zu finden und ihren Status zu überprüfen.“ Dies erhöht die Effizienz.

Mit Smartsheet haben Pflegekräfte mehr Zeit, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren. „In den letzten sieben Jahren haben wir unser Gelände physisch transformiert und jetzt steht die entsprechende digitale und Prozesstransformation an“, so Connelly.

„Das umfasst Verbesserungen der Software, die sowohl Patienten als auch Pflegekräften eine bessere Erfahrung ermöglichen. Wenn Pflegekräfte durch die Automatisierung von Prozessen in Smartsheet 15 bis 20 Minuten am Tag einsparen können, können Sie diese Zeit den Patienten widmen, weil sie nicht am Computer sitzen müssen.“

Connelly fasst zusammen: „Smartsheet hilft uns, Projekte zu optimieren, die für unsere digitale Transformation von kritischer Bedeutung sind.“ „Dadurch können wir uns mehr auf Patienten und Pflegekräfte konzentrieren und schaffen es gleichzeitig, unsere Klinik zu modernisieren.“
 

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