Oryx Energies nutzt Smartsheet zur Verbesserung der Projekttransparenz, zur Steigerung des Betriebs und zur Expansion in ganz Afrika

  Oryx Energies ist eines der größten unabhängigen Energieversorgungsunternehmen Afrikas. Mithilfe der integrierten Plattform des Unternehmens kontrolliert Oryx Energies die Lieferkette vom Produkteinkauf bis zur Verkaufsstelle. In den mehr als 30 Jahren seit der Gründung im Jahr 1987 ist das Unternehmen in 17 Länder in Subsahara-Afrika expandiert und hat sich einen Ruf als zuverlässiger Anbieter mit hoher Qualität und betrieblicher Exzellenz erarbeitet. Oryx Energies passt sich stetig an die dynamischen Treibstoffanforderungen der Region an und versorgt zuverlässig Kunden, Unternehmen und die Schifffahrtsindustrie.

Strategischen Erfolg verwalten

Die Planung, der Einsatz und der Erfolg strategischer Wachstumsinitiativen stellen immer eine Herausforderung dar. Im Rahmen des 3-Jahres-Geschäftsplans ORYZON22, eingeleitet durch den CEO Moussa Diao, setzte sich Oryx Energies zum Ziel, den Betrieb zu optimieren, den Profit zu steigern, Umsätze innerhalb des Investment-Portfolios umzuverteilen und einer erfolgreichen Zukunft den Weg zu ebnen. Dieses Betriebsmodell erhielt den Namen ENERGIZE und angesichts des Umfangs und der Komplexität benötigte Oryx Energies eine umfassende Kollaborationsplattform, welche Einblicke in den Status von Projekten sowie die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und Ressourcenprioritäten zu verwalten, bietet. Früher hatten die Mitarbeiter von Oryx Energies Arbeit mittels mehrerer Excel-Tabellen verwaltet, eine teilweise sehr schwerfällige Methode. Es war offensichtlich, dass ein leistungsstärkeres Tool benötigt wurde. Als Legal and Compliance Manager Fateme Weyeneth also mit der Einrichtung des ENERGIZE PMO (Project Management Office/Projektmanagementbüros) zur Kommunikation von Fortschritt in allen Geschäftsbereichen beauftragt wurde, damit alle Länder auf dem gleichen Stand sind, wusste sie, dass das zu nutzende Tool intuitiv und benutzerfreundlich für alle Mitarbeiter sein musste. 

Eine intuitive Kollaborationsplattform 

Oryx Energies entschied sich für Smartsheet, um die anfänglichen Planungsphasen von ENERGIZE, ihrem neuen Projektmanagement-Tool für Geschäftsstrategien, durchzuführen. Sie nutzten Smartsheet, um Einblicke in den Projektstatus zu gewähren und mit automatisierten Dashboards jederzeit Projektfortschritte und Teamerrungenschaften einsehen zu können, damit sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter ihre Fortschritte darstellen können. 

„Dadurch, dass wir die B2C-Strategie für die ganze Gruppe bereitgestellt haben, haben wir damit gerechnet, dass große Mengen an Daten auf uns zukommen würden und wir Prozesse mit verschiedenen Fristen im Auge behalten müssten“, sagt Sidy Bane, Group B2C Business Line Manager bei Oryx Energies. „Smartsheet hat sich als das genau richtige Tool erwiesen, um alle Belange an einem Ort zusammenzuführen und sich mit wenigen Klicks einen Überblick zu verschaffen.“ 

Diese frühe Einführung zeigte schnell den weitreichenden Wert von Smartsheet auf. Dieser Ansicht ist auch Lubricants Business Line Manager Guillaume Desenne, der sagt: „Mithilfe von Smartsheet konnten wir ein zentrales und benutzerfreundliches Reporting-System einrichten, mit dem über eindeutige Dashboards zur Projektleistung Verzögerungen erkannt und Erfolge mitgeteilt werden können.“

Mit der Unterstützung von Agile Management Experts (AMX), einem in Europa ansässigen Smartsheet Platinum Partner, hat Oryx Energies Smartsheet genutzt, um wichtige interne Projektmanagementprozesse zu überarbeiten. 

Zusammen mit Projektmanagern und Sponsoren hat Fateme Weyeneth die Einführung geleitet und festgestellt, dass das intuitive Design von Smartsheet großen Anklang bei den Mitarbeitern fand und keine Schwierigkeiten verursachte. Dashboards ermöglichten zudem Einblicke und Koordinierung von Teams an allen Standorten. 

„In jedem Land weiß jeder genau, was zu tun ist. Dadurch behält jeder stets den Überblick über die Leistung des Unternehmens“, fügt Blaise Edja hinzu. „Jetzt verstehen wir unsere Projekte voll und ganz: Worauf wir hinarbeiten und wie viel Fortschritt wir in den einzelnen Phasen machen.“ 

Verbesserte Geschäftseinblicke

Ein entscheidender Faktor des Erfolgs von ENERGIZE war die Möglichkeit, Geschäftsentscheidungen und Aktionspläne schnell und genauestens nachzuverfolgen. Mit Smartsheet hat Oryx Energies klare Einblicke in die Leistung bestimmter strategischer ORYZON22-Projekte zu bestimmten Zeitpunkten und in verschiedenen Märkten erhalten. Echtzeit-Dashboards stellen sicher, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter auf Metriken zum Geschäftserfolg zugreifen können. Diese verbesserten Einblicke haben sich gerade während des Lockdowns als wertvoll erwiesen. Group HR Manager Haja Rajaonarivo sagt: „Wir konnten auch verteilt sehr gut und koordiniert mit Kollegen zusammenarbeiten.“

Auch der Abgleich der Leistung mit Plänen und Zielen wurde stark verbessert. Bis jetzt hat Oryx Energies über ENERGIZE an mehr als 25 Projekten gearbeitet, die alle standardisiert wurden. Arbeitspläne und Dashboards mit Farbsymbolen, Aufgaben und Inhaberdaten können in Zeiträumen von jeweils 14 Tagen, die auf die Projektstruktur der Oryx Group angepasst sind, verwaltet werden. 

Den Betrieb optimieren

Mit Smartsheet hat Oryx Energies den Betrieb optimiert und kann Probleme behandeln, bevor diese entstehen. Außerdem sind wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators/KPIs) und Zeitpläne nun deutlich einfacher zu visualisieren.

Obwohl Smartsheet vom Hauptsitz in Genf aus eingeführt wurde, brachte die Flexibilität der Lösung die verschiedenen Niederlassungen von Oryx Energies in der Schweiz und Afrika zusammen, sodass alle schnell auf demselben Stand waren. Zusätzlich haben die 14-Tage-Kadenzen zur Erkennung potenzieller Probleme und Feedbacksammlung ein Gefühl der Einheit zwischen dem Hauptsitz und den Niederlassungen geschaffen, was wiederum dem Betrieb und der Teamarbeit stark geholfen hat.

Strategische Ziele erreichen

Das Ziel von Oryx Energies ist es, den Energieanforderungen von Verbrauchern und Unternehmen in Subsahara-Afrika gerecht zu werden. Mit einem stetig wachsenden Kundenstamm ist Oryx Energies gut darauf vorbereitet, die steigende Nachfrage zu stillen, was strategische Initiativen wie ORYZON22 und ENERGIZE wichtiger denn je macht. Durch die klaren Einblicke in den Fortschritt, die mit Smartsheet ermöglicht werden, können Probleme, die Errungenschaften oder Fortschritt in einem wichtigen Projekt verhindern könnten, gefunden und beseitigt werden. 

„Um die steigende Energienachfrage in Afrika zu decken, müssen wir gut organisiert und vorbereitet sein. Momentan sind wir auf einem guten Weg“, so Moussa Diao. „Wir haben einen einheitlichen Ansatz und Standard-KPIs und Metriken, die jede Niederlassung erzielen muss, wodurch sich die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert.“

Für ihn hat Smartsheet eine entscheidende Rolle beim Erreichen der strategischen Ziele von Oryx Energies gespielt: „Bei der Definition neuer Prozesse und Tools haben wir uns die Fähigkeit von Smartsheet zunutze gemacht, bestimmte Aktionen und Meilensteine genauestens zu verwalten, Inhaberschaft klar zu regeln und Fortschritt systematisch nachzuverfolgen … Smartsheet war nicht nur eine äußerst effiziente Projektmanagement-Lösung für den Betrieb, sondern war auch entscheidend für das gesteigerte Gruppen- und Team-Engagement in einem großen Projekt.“ 

Koordination für Innovation

Nach der erfolgreichen Bereitstellung von Smartsheet für ORYZON22 und ENERGIZE wurden mittlerweile weitere Lösungen an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Abteilungen implementiert, mit jeweils eigenen Dashboards, Projekten, Berichten und Sheets. Beispiele dafür sind unter anderem die Einführung einer neuen visuellen Identität für den Einzelhandel, die Verbesserung der betrieblichen Exzellenz, IT-Lösungsmanagement und die Optimierung von Personalabteilungsprozessen. Die Vielseitigkeit und Fähigkeit der Plattform, immer wieder Lösungen für neue Anwendungsfälle zu liefern, sei durch die Anwendung auf die verschiedenen Abteilungen offensichtlich geworden, wie AMX Solutions Consultant Vlera Hetemi anmerkt. 

„Wir haben für alle Geschäftsbereiche Lösungen implementiert und konnten dadurch das Reporting, Genehmigungen und alltägliche Aufgaben automatisieren, bessere Einblicke ermöglichen und die Effizienz in der gesamten Organisation steigern“, so Vlera. „Wir sind sehr froh, Oryx Energies dabei zu unterstützen, das volle Potenzial von Smartsheet zu nutzen.“ 

Oryx Energies verfügt nun über eine Lösung, die komplexe Prozesse vereinfachen sowie Arbeitspläne, die Kommunikation und Prozesse in allen Projekten standardisieren kann. Die durch Smartsheet ermöglichte Automatisierung hat für ein engeres Miteinander in der Organisation gesorgt, unabhängig von Sprache und Standort.

Blaise Edja sagt: „Mit Smartsheet können wir mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und überwachen. Ohne die Plattform wäre das kompliziert. Früher, als wir Excel benutzt haben, mussten wir mehrere Tabellen mit unterschiedlichen Ansichten von verschiedenen Stakeholdern verwalten. Die Koordination war komplexer, weil wir mehrere Informationsquellen zurate ziehen mussten. Jetzt kann jeder dank des einen einfachen Tools den Status des Projekts verfolgen.“ 

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.