Orbis Education vertraut auf Smartsheet, um Umfragen zu automatisieren, Vertragsverlängerungen zu straffen, Online-Kurspläne zu verwalten und viele andere alltägliche geschäftskritische Prozessabläufe zu optimieren

Orbis Education wurde 2003 gegründet und entwickelt, vermarktet und verwaltet Bildungslösungen für das Gesundheitswesen mit Hochschulprogrammen, die dazu beitragen, das Problem des Fachkräftemangels in Krankenhäusern und Gesundheitssystemen zu lösen. Orbis arbeitet mit Universitäten und Organisationen im Gesundheitswesen zusammen, um Vorzulassungsprogramme in den Bereichen Krankenpflege, Ergotherapie, medizinische Laborwissenschaften und andere Bildungsprogramme im Gesundheitswesen anzubieten, die Tausenden von praxisbereiten Fachkräften den Einstieg ins Berufsleben ermöglichen. 

Verschiedene Orbis-Teams setzen auf Smartsheet-Software, um eine Vielzahl von Aktivitäten zu verwalten, von der Einstellung, dem Onboarding, der Kontoeinrichtung, den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen, der Aufgabenverfolgung, dem Projektmanagement, den Zeitplänen für Leistungen, der Lehrplanentwicklung, der Produktentwicklung und Dashboards für die Unternehmensführung bis hin zu Informationen aus einer einzigen Quelle und dem Zugriff auf Berichte, OKR- und KPI-Tracking, Teamportalen, die als ein lokalisiertes Intranet fungieren, vorbeugender Wartung, Qualitätssicherung, Formular- und Datenerfassung, Workflow-Auslösern sowie der Kommunikation mit externen Anbietern und Partnern. Beispielsweise nutzen Führungskräfte von Orbis Smartsheet, um Informationen zu straffen und Betriebsmeetings abzuhalten. Die Pflegeabteilung von Orbis vertraut auf Smartsheet, um alle täglichen Projekte zu verwalten und Leistungen an Partner nachzuverfolgen. Das E-Learning-Team von Orbis nutzt Smartsheet, um sicherzustellen, dass alle Kurse planmäßig ablaufen. Das Geschäftsprozessteam von Orbis nutzt Smartsheet, um das Onboarding neuer Mitarbeiter nachzuverfolgen und mittels zentralisiertem Tracking und Workflow-Auslösern automatisch Umfragen an Empfänger in bestimmten Positionen zu senden.

„Smartsheet passt zu den individuellen Anforderungen aller unserer Abteilungen bei Orbis“, sagt Mark Gbur, Vice President of Product and e-Learning bei Orbis Education.

Bevor Orbis Smartsheet einführte, nutzte das Unternehmen eine einfache Projektmanagement-Software und Offline-Tabellen, um Verlängerungen von Lieferantenverträgen, Online-Kurspläne und andere wichtige Geschäftsprozesse zu verwalten. „Wir haben viel Zeit damit verschwendet, doppelte Dokumente und Offline-Dateien zu bearbeiten, mit denen wir per E-Mail mit Studenten, Lehrkräften, Partnern und Anbietern kommuniziert haben“, so Gbur. „Wir hatten manuelle Prozesse, die zu Fehlern führten. Unsere kritischen Informationen waren fast unmittelbar nach dem Senden veraltet und es fühlte sich einfach wie eine veraltete und ineffiziente Arbeitsweise an.“ 

Teams waren in der Lage, Lösungen zu entwickeln und zu skalieren, die zeitintensiv und fehleranfällig waren und ansonsten personalabhängig gewesen wären. Ursprünglich verließ sich das Business Process-Team von Orbis auf mehrere Softwarelösungen, um jedes Semester mehr als 20 Zufriedenheits- und Net Promoter-Umfragen an Fakultäten, akademische Coaches und E-Learning-Anbieter zu versenden. Mit Zunahme der Anzahl an Umfragen wurde es schwierig, mit der Nachfrage Schritt zu halten, und ein kleines Projekt nahm allein für ein Front-End-Teammitglied plötzlich übermäßig viel Zeit in Anspruch. „Vor Smartsheet verbrachte ich jeden Montag mit Kopieren und Einfügen. Die Lösung für die Datenerfassung, welche mehrere Quellen verband, war unzuverlässig, und 60 Prozent der Daten verschiedener Teams fehlten für die Umfragen“, sagt Gina Smith, Director of Business Process Operations bei Orbis Education.

„Die Anzahl der von uns versendeten Umfragen war schnell von 20 auf über 150 gestiegen, darunter die meisten unserer Partner und internere Teams. Uns war klar, dass wir die Datenerfassung automatisieren und manuelle Schritte eliminieren mussten, um alles genauer und effizienter zu machen.“ 

Verwaltung kritischer Geschäftsprozesse mit Smartsheet

Orbis führte Smartsheet 2010 ein, um Projekte im Zusammenhang mit Online-Kursen nachzuverfolgen und zu verwalten. „Wir haben andere Produkte ausprobiert, aber Smartsheet hatte die meisten Funktionen, die unabhängig von einem einzelnen Mitarbeiter bestehen bleiben und die Geschäftsbedürfnisse erfüllen“, sagt Gbur.

„Anfangs habe ich in Smartsheet ein einfaches Ticketing-System entwickelt, das zu unserer Single Source of Truth für unsere Wissensdatenbank wurde. Irgendwann wurde Smartsheet jedes Mal, wenn Bedürfnisse hinsichtlich Zeitdatenerfassung, Datenmanagement, Prozess- oder Projektmanagement entstanden, zur offensichtlichen Lösung. Es wurde mehr und mehr in der gesamten Organisation eingeführt und durchdringt mittlerweile unsere gesamte Kultur hier.“

Seit kurzem nutzt Orbis Smartsheet Control Center, um den Umfrageverwaltungsprozess zu automatisieren. Smith und ihr Team erstellen Blueprints in Control Center, um sicherzustellen, dass Aufgaben verschiedener Abteilungen aufeinander abgestimmt sind und dieselben Daten für das Projekt-Reporting verwendet werden.  Orbis erkannte, dass der Prozess der Aufteilung von Daten verschiedener Stakeholder auf selbsttragende und skalierbare Weise vereinfacht werden musste.

Orbis nutzt auch den Smartsheet Document Builder, um Serienbriefe aus Sheets in PDFs zu automatisieren und so Vertragsunterschriften und -verlängerungen zu generieren. „Mit zunehmendem Personalbedarf und mehr Neueinstellungen mussten wir herausfinden, wie wir Verträge und Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfach verwalten können“, sagt Smith. Mit dem Smartsheet Document Builder erstellte Orbis eine einfache PDF, um die Unterzeichnung neuer Verträge für jedes Semester zu automatisieren. Da sich Smartsheet in DocuSign integrieren lässt (eine Software für elektronische Signaturen), können Mitarbeiter Arbeitsverträge unterzeichnen, wobei die Daten automatisch an Smartsheet zurückgesendet werden. „Jetzt können wir in Smartsheet auf einen Blick den Status jedes Vertrags sehen, da sich dort die neueste Version befindet“, sagt Smith. Orbis verwendet den gleichen Prozess auch, um die Beurteilungen der klinischen Fähigkeiten der Studenten automatisch zu verwalten.

Zusätzlich zu diesen Anwendungsfällen nutzt Orbis Smartsheet Dynamic View, um Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Bearbeitung an Manager weiterzugeben. „Dynamic View hilft uns, zu steuern, was andere sehen und was nicht“, sagt Smith. „Wir müssen Berechtigungen nicht mehr auf Arbeitsbereichs- oder Asset-Ebene verwalten.“

Die Organisation nutzt auch Smartsheet WorkApps , um einfache Apps für die Verwaltung neuer Zuweisungen, von Einschreibungsprojekten und der Personaldecke zu erstellen. „Wir verwenden Dynamic View, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung für unsere Direktoren für Pflegedienstleiter zu optimieren“, sagt Smith. „Mithilfe von WorkApps können Manager auch alle Lohnabzüge einsehen, die sich geändert haben. All diese aktualisierten Daten fließen dann in Smartsheet-Berichte ein, die wir zwecks Reporting an unsere Muttergesellschaft senden.“

Automatisierte Umfragen und optimierte Vertragsverlängerungen von Lieferanten 

Durch die Automatisierung von Zufriedenheitsumfragen in Smartsheet Control Center hat Orbis die Anzahl der Umfragen, die es jedes Semester versendet, erheblich erhöht. „Anstatt nur 20 Umfragen pro Semester zu versenden, versenden wir dank der Automatisierung in Smartsheet Control Center jetzt über 150 Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit pro Semester“, sagt Smith. „Dadurch erreichen wir mehr Stakeholder und können Feedback bei der Gestaltung unserer Programme leichter berücksichtigen.“

Durch den Einsatz des Smartsheet Document Builder zur automatischen Erstellung von Personalverträgen, Statusnachverfolgung und Optimierung des gesamten Prozesses sparte Orbis außerdem erheblich Zeit ein. Früher verwaltete ein Mitarbeiter der Finanzabteilung von Orbis Verträge per E-Mail – ein manueller Prozess, der zu viel Zeit in Anspruch nahm.

„Früher dauerte es fünf bis zehn Minuten, um einen Vertrag zu aktualisieren oder zu erneuern. Jetzt können wir mit Smartsheet mehr als 50 Verträge in weniger als fünf Minuten bearbeiten“, erklärt Smith. „Smartsheet hat unsere Finanzabteilung grundlegend verändert.“

Mit der Automatisierung in Smartsheet konnte Orbis die Einstellung zusätzlichen Personals zur Erleichterung des Versendens und Nachverfolgens von immer mehr Vertragsverlängerungen vermeiden.  

„Mit Smartsheet wird der gesamte Geschäftsverwaltungsprozess effizienter, optimierter, vernetzter und zuverlässiger. Jetzt können wir uns auf unsere Arbeit konzentrieren, anstatt mühsame, isolierte Prozesse verwalten zu müssen“, so Smith.

Genauere Daten und einfachere Kommunikation 

Mit Smartsheet hat Orbis einen besseren Einblick in Projektdaten, einschließlich historischer Daten, mit denen Benutzer Einschreibungstrends leicht erkennen können. „Bisher haben wir ein einziges Smartsheet verwendet, um unsere grundlegenden Anforderungen an Einschreibungsdaten zu erfüllen, aber wir haben jede Woche die Daten der Vorwoche überschrieben“, sagt Smith. „Mit WorkApps können wir uns alle historischen Daten ansehen, um Trends in bestimmten Zeiträumen zu erkennen. Wir können beispielsweise Berichte erstellen, um zu sehen, wie genau unsere Einschreibungsprognosen sind.“

Orbis hat auch die Kommunikation vereinfacht, sowohl intern als auch mit Partnern. „Für den Großteil unserer Kommunikation ist Smartsheet definitiv besser als E-Mail“, sagt Gbur. „Wir haben automatisierte Anforderungsaktualisierungen eingerichtet, damit ich bei Änderungen Benachrichtigungen erhalte und niemanden mehr per Telefon oder E-Mail kontaktieren muss, um Statusaktualisierungen zu Schulungen oder Onboarding-Sitzungen für Lehrkräfte und Mitarbeiter zu erhalten.“

Orbis plant, den Einsatz von Smartsheet-Tools wie Dynamic View und WorkApps mit Wachstum des Unternehmens auszuweiten. „Ob Dashboards, Sheets oder Berichte – wir wickeln alle alltäglichen Funktionen über Smartsheet ab“, erklärt Gbur.

„Wir stellen immer wieder fest, dass Smartsheet die Antwort auf unsere Probleme ist“, sagt Gbur.