Wie die digitale Transformation Miller & Long dabei geholfen hat, wichtige Daten schneller zu erfassen

Erfahren Sie, wie Smartsheet Miller & Long dabei geholfen hat, den Betrieb zu modernisieren, den Mitarbeitern Zeit zu sparen, den Überblick über Ausgaben und Prozesse zu verbessern sowie Sicherheit und Datenschutz zu optimieren.

Industrie

  • Architektur, Bau- und Ingenieurswesen

Organisationsgröße

  • Groß (1.000–9.999 Mitarbeiter)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Datenmanagement
  • Projekttransparenz
  • Aufgabenmanagement

Als ich damit begonnen habe, mehr über die internen Prozesse des Unternehmens selbst zu erfahren und darüber, wie Personen arbeiten, dachte ich, dass Smartsheet die perfekte Lösung für die einfache Zusammenarbeit und mehr Transparenz wäre.

Raylene Dufresne, Director of IT, Miller & Long

Nach 70 Jahren in der Branche des Betonbaus ging Miller & Long nicht nur zu einer neuen Generation von leitenden Managern über, sondern modernisierte auch seine Prozesse und Technologien. CEO Brett McMahon erkannte, dass das Unternehmen eine zentralisierte Plattform benötigte, die die papierbasierten Verfahren und fragmentierten Softwaretools ersetzen würde, um mehr Einblicke in das Business und den Betrieb zu erhalten.

„Unser neuer CEO wollte mehr Transparenz in das, was auf den Baustellen und intern vor sich ging“, so Raylene Dufresne, Director of IT bei Miller & Long.

„Dies war nicht möglich mit der Struktur, die wir zuvor geschaffen hatten. Es bestanden lauter Silos. Wenn man wissen wollte, wie es um einen Auftrag stand, musste man vielleicht einige Wochen warten, bis die Papierarbeit von der Baustelle im Büro ankam. Als ich damit begonnen habe, mehr über die internen Prozesse des Unternehmens selbst zu erfahren und darüber, wie Personen arbeiten, dachte ich, dass Smartsheet die perfekte Lösung für die einfache Zusammenarbeit und mehr Transparenz wäre.“

Smartsheet hat Miller & Long dabei geholfen, seinen Betrieb zu modernisieren, seinen Mitarbeitern Zeit zu sparen, den Überblick über Ausgaben und Prozesse zu verbessern sowie Sicherheit und Datenschutz zu optimieren.

 

 

Miller & Long
Foto mit freundlicher Genehmigung von Miller & Long" height="327" src="/sites/default/files/inline-images/Miller%20and%20Long%20Photo%201_0.jpg" width="491">   Veraltete Datenbanken und Vorgänge Über die Jahre hat Miller & Long Unmengen von Datenbanken angesammelt, von denen jede spezifische Zwecke und Ziele erfüllen sollte. Mitarbeiter gaben Daten manuell in mehrere Systeme ein und verglichen dann die verschiedenen Datensätze. Tabellenberichte wurden mit geringfügigen Aktualisierungen herumgereicht – gelegentlich mit den Dateinamen von Mitarbeitern, die bereits Jahre zuvor das Unternehmen verlassen hatten –, sodass es nicht klar war, wer letztendlich für bestimmte Dokumente verantwortlich war. Die zwei wichtigsten Systeme des Unternehmens waren papierbasiert. Die „tägliche“ Liste war eine im Voraus ausgedruckte, dreiseitige, standardisierte Checkliste, auf der der Baustellenverwalter die erhaltenen und verwendeten Materialien, die geleisteten Arbeitsstunden und andere Ereignisse des Tages notierte und dann die Gesamtwerte kategorieübergreifend von Hand berechnete. Lieferungen von Beton, Sperrholz, Betonstahl und anderen Werkstoffen wurden mit Papiertickets auf der Baustelle oder im Lager dokumentiert. Es konnte Tage dauern, bis ein Mitarbeiter die Daten empfangen und von handgeschriebenen und vom Regen durchnässten Blättern in die richtigen Datenbanken übertragen hatte. Der Zustand war unhaltbar: „Die Baustellenverwalter mussten alles im Kopf ausrechnen“, so Dufresne. „Und natürlich, wenn man das Geschriebene nicht entziffern kann, was nützt es einem dann? Aber wirklich für jeden Auftrag musste dieses Dokument jeden Tag erstellt werden und es musste physisch in das Büro gebracht werden.“ Der Pfad zur Digitalisierung Die von den Baustellen erfassten Daten waren entscheidend, um den Fortschritt von Aufträgen nachzuverfolgen und genauere Schätzungen für zukünftige Aufträge zu erstellen. Eines von Dufresnes frühen Zielen war es daher, diese „tägliche“ Liste zu digitalisieren. Sie arbeitete mit einer Taskforce für die Technologie zusammen, um den Prozess der Berichterstellung auf den Baustellen zu analysieren und eine Smartsheet-Version des

Die digitale Version der täglichen Liste war ein großer Erfolg: Es dauerte nur wenige Monate, bis das letzte Papier durch die Smartsheet-Version ersetzt wurde. Dufresne sagt, dass die Mitarbeiter so begeistert waren, dass sie damit begonnen, sich für die Umwandlung von papierbasierten Liefertickets auf Smartsheet bereits zu einem früheren Zeitpunkt als geplant einzusetzen.

„Nachdem sie gesehen hatten, wie viel Zeit dadurch eingespart werden konnte, wollten Sie mehr Automatisierungen durch Smartsheet“, so Dufresne weiter. „Die Forderungsabteilung benötigte immer die physischen Liefertickets, die die Baustellenverwalter erhalten hatten. Aber die Baustellenverwalter konnten jetzt einfach ein Foto mit dem Handy machen und es in eine Zeile in Smartsheet einfügen, wodurch das Original schneller übermittelt wurde, als es mit der Papierversion möglich gewesen wäre. Die Zeit, die also nötig war, um alle diese Daten zu unserer Hauptniederlassung zu bringen, ist komplett weggefallen. Das ist phänomenal.“

Zeit gespart durch Datenautomatisierung

Miller & Long nutzt seine Smartsheet-Investition optimal, indem Premium-Tools zur Vereinfachung der schwierigsten Aufgaben eingesetzt werden. Data Uploader hat die Art und Weise transformiert, wie das Unternehmen zwei wichtige Ausgabenbereiche protokolliert und analysiert: Mautgebühren und die Verwendung von Mobiltelefonen:

  • Alle Lastwagen des Unternehmens, die Beton, Sperrholz oder Stahlbeton zu Baustellen im ganzen Metropolbereich von Washington, D.C. liefern, sind mit einem Transponder ausgestattet, damit Mautgebühren automatisch bezahlt werden. Die manuelle Zuordnung der Mautgebühren zu einzelnen Lastwagen kostete den Vorgesetzten üblicherweise Tage, in denen er die CSV-Datei der zuständigen Behörde durchkämmen musste. Data Uploader gestaltete den Import der CSV-Daten in ein Blatt für die Lastwagenflotte effizienter. Der Vorgesetzte kann nun innerhalb von Minuten sehen, wer wo Mautgebühren zahlt.
  • Auch der Mobilfunkanbieter des Unternehmens stellt eine CSV-Datei mit Nutzungsdaten für alle vom Unternehmen bereitgestellten Mobiltelefone bereit. Data Uploader ordnet Telefonnummern schnell den Mitarbeitern zu, damit die Analysten überprüfen können, ob die einzelnen Telefone mit dem richtigen Funktionssatz abgerechnet werden, oder damit bei den Mitarbeitern nachgefragt werden kann, warum sie ihre Nutzungsgrenzen überschreiten.

Schaffung einer Kultur, die für Veränderungen offen ist

Ein wichtiger Faktor für die begeisterte Annahme von Smartsheet bei Miller & Long sind die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und der einfache Lernprozess. Ein weiterer Faktor ist der weise Ansatz von Dufresne für die Sozialisierung einer neuen Technologie. Sie weiß, dass es in jeder Organisation immer Leute geben wird, die Änderungen kritisch gegenüberstehen. Ihre Strategie ist es, sich zuerst auf diese Kollegen zu konzentrieren und eng mit ihnen zusammenzuarbeiten, um etwas über ihre Probleme und die Designprozesse zu ihrer Lösung zu erfahren.

„Es wird immer Personen geben, die von Angst, Unsicherheit und Zweifeln geleitet werden“, sagt Dufresne. „Wenn wir herausfinden, wer diese Personen sind, kann ich sie mehr integrieren, damit sie sich wohl dabei fühlen, ihre Meinung zu sagen. Wir tauchen etwas in jedes kleine Problemchen ein, um es zu lösen, und je mehr ich die Menschen zu einem Teil dieses Wandels mache, umso mehr werden sie unsere größten Champions.“

Dufresne und ihr Team verwenden Smartsheet für kleine Projekte, wie die Inventarisierung der Drucker des Unternehmens, aber auch für große Projekte, wie die Entwicklung von Vorlagen für den ersten standardisierten Budgetierungsprozess des Unternehmens auf Abteilungsebene. Es ist geplant, Premium-Add-Ons und Integrationen einzuführen: Smartsheet DataMesh um weitere Zeitersparnisse im Prozess der Zusammenführung von Anbieterdaten zu erzielen und man prüft derzeit, wie und wann die Microsoft Teams-Integration und Smartsheet Dynamic View eingeführt werden können.

Dufresne schätzt auch, dass die Cloud-basierte Lösung ihren Kollegen mehr Sicherheit und Datenschutz bietet als die alten Dateistruktursysteme vor Ort.

„Es war interessant, mit den Menschen zu reden“, so Dufresne. „Einige waren am Anfang sehr zurückhaltend, sensible Daten in Smartsheet einzugeben, weil es in der Cloud ist. Aber weil es sich um eine Datenbank mit mehreren Mandanten handelt, ist es sicherer, als diese Daten vor Ort zu speichern. Ich würde es so erklären: Sie haben die Kontrolle über Ihr Kennwort in Smartsheet. Ich habe sie nicht. Als Administrator kann ich diese Daten nicht sehen. Wenn Sie diese Daten stattdessen auf meinem Server ablegen, kann ich sie sehen. Es war wirklich cool zu sehen, wie die Menschen dies verstanden und angenommen haben.“