Wie die digitale Transformation Miller & Long dabei geholfen hat, wichtige Daten schneller zu erfassen

Nach 70 Jahren in der Branche des Betonbaus ging Miller & Long nicht nur zu einer neuen Generation von leitenden Managern über, sondern modernisierte auch seine Prozesse und Technologien. CEO Brett McMahon erkannte, dass das Unternehmen eine zentralisierte Plattform benötigte, die die papierbasierten Verfahren und fragmentierten Softwaretools ersetzen würde, um mehr Einblicke in das Business und den Betrieb zu erhalten.

„Unser neuer CEO wollte mehr Transparenz in das, was auf den Baustellen und intern vor sich ging“, so Raylene Dufresne, Director of IT bei Miller & Long.

„Dies war nicht möglich mit der Struktur, die wir zuvor geschaffen hatten. Es bestanden lauter Silos. Wenn man wissen wollte, wie es um einen Auftrag stand, musste man vielleicht einige Wochen warten, bis die Papierarbeit von der Baustelle im Büro ankam. Als ich damit begonnen habe, mehr über die internen Prozesse des Unternehmens selbst zu erfahren und darüber, wie Personen arbeiten, dachte ich, dass Smartsheet die perfekte Lösung für die einfache Zusammenarbeit und mehr Transparenz wäre.“

Smartsheet hat Miller & Long dabei geholfen, seinen Betrieb zu modernisieren, seinen Mitarbeitern Zeit zu sparen, den Überblick über Ausgaben und Prozesse zu verbessern sowie Sicherheit und Datenschutz zu optimieren.

Veraltete Datenbanken und Vorgänge

Im Laufe der Jahre hat Miller & Long Dutzende von Datenbanken angehäuft, die jeweils dazu bestimmt sind, bestimmte Ziele und Ziele zu erreichen. Mitarbeiter würden Daten manuell in mehrere Systeme eingeben und dann unterschiedliche Datensätze vergleichen. Tabellenkalkulationsberichte kursierten mit geringfügigen Aktualisierungen – manchmal mit Dateinamen von Mitarbeitern, die das Unternehmen vor Jahren verlassen hatten –, sodass nicht klar war, wer letztendlich für bestimmte Dokumente verantwortlich war.

Die beiden wichtigsten Systeme des Unternehmens waren papierbasiert. Das „Daily“ war eine vorgedruckte, dreilagige, standardisierte Checkliste, auf der der Zeitnehmer auf jeder Baustelle erhaltene und verbrauchte Materialien, geleistete Arbeitsstunden des Personals und andere Ereignisse des Tages notierte und auch Summen für alle Kategorien per Hand berechnete.

Lieferungen von Beton, Sperrholz, Betonstahl und anderen Materialien wurden mit Papiertickets auf der Baustelle oder im Lager dokumentiert. Es konnte Tage dauern, bis ein Mitarbeiter die Daten von den handgekritzelten und regenfleckigen Blättern erhielt und in die richtigen Datenbanken eingab.

Das war unhaltbar: „Die Zeitnehmer müssten im Kopf rechnen“, sagt Dufresne. „Und natürlich, wenn Sie die Schrift nicht lesen können, welchen Sinn hat es dann, sie zu haben? Aber buchstäblich jeder Job, jeden Tag, musste dieses Stück Papier haben, und dieses Papier musste physisch ins Büro geliefert werden.“

Weg in die Digitalisierung

Die von den Baustellen erfassten Daten waren unerlässlich, um den Fortschritt der Aufträge zu verfolgen und genauere Schätzungen für zukünftige Arbeiten zu erstellen. Eines der frühen Ziele von Dufresne war es also, die Tageszeitung zu digitalisieren.

Sie arbeitete mit einer Technologie-Taskforce zusammen, um den Standortberichtsprozess zu analysieren und eine Smartsheet-Version des Formulars zu entwickeln. Zeitnehmer auf der Baustelle geben Zahlen für Vorräte, Arbeitskräfte, Lieferungen und mehr ein. Integrierte Formeln erledigen die Mathematik und eliminieren die Fehler, die sich früher aus Berechnungen auf der Rückseite des Umschlags auf einer Baustelle ergaben. Mit wenigen Klicks werden die Tageszahlen direkt von einem mobilen Endgerät in das zentrale System hochgeladen.

Die digitale Tageszeitung war ein Riesenerfolg: Es dauerte nur wenige Monate, bis die letzte Papierform durch die Smartsheet-Version ersetzt wurde. Dufresne sagt, die Mitarbeiter waren so begeistert, dass sie früher als geplant mit der Lobbyarbeit begannen, um Lieferscheine aus Papier auf Smartsheet umzustellen.

„Nachdem sie gesehen haben, wie viel Zeit ihnen gespart wurde, drängen sie auf mehr Automatisierung durch Smartsheet“, sagt Dufresne. „Die Kreditorenbuchhaltung hat immer die physischen Lieferscheine verlangt, die den Zeitnehmern ausgehändigt werden. Aber die Zeitnehmer könnten einfach ein Foto mit ihren Handys machen und es in Smartsheet in eine Reihe stellen, und Sie haben das Original früher als die Papierversion in der Hand. Die Zeit, die es gedauert hat, bis all diese Daten zu unserem Hauptquartier gelangten, ist also weg. Es ist phänomenal.“

Zeit gespart durch Datenautomatisierung

Miller & Long nutzt seine Smartsheet-Investition optimal, indem Premium-Tools zur Vereinfachung der schwierigsten Aufgaben eingesetzt werden. Data Uploader hat die Art und Weise transformiert, wie das Unternehmen zwei wichtige Ausgabenbereiche protokolliert und analysiert: Mautgebühren und die Verwendung von Mobiltelefonen:

• Alle Lastwagen des Unternehmens, die Beton, Sperrholz oder Stahlbeton zu Baustellen im ganzen Metropolbereich von Washington, D.C. liefern, sind mit einem Transponder ausgestattet, damit Mautgebühren automatisch bezahlt werden. Die manuelle Zuordnung der Mautgebühren zu einzelnen Lastwagen kostete den Vorgesetzten üblicherweise Tage, in denen er die CSV-Datei der zuständigen Behörde durchkämmen musste. Data Uploader gestaltete den Import der CSV-Daten in ein Blatt für die Lastwagenflotte effizienter. Der Vorgesetzte kann nun innerhalb von Minuten sehen, wer wo Mautgebühren zahlt.
• Auch der Mobilfunkanbieter des Unternehmens stellt eine CSV-Datei mit Nutzungsdaten für alle vom Unternehmen bereitgestellten Mobiltelefone bereit. Data Uploader ordnet Telefonnummern schnell den Mitarbeitern zu, damit die Analysten überprüfen können, ob die einzelnen Telefone mit dem richtigen Funktionssatz abgerechnet werden, oder damit bei den Mitarbeitern nachgefragt werden kann, warum sie ihre Nutzungsgrenzen überschreiten.

Schaffung einer Kultur, die für Veränderungen offen ist

Ein wichtiger Faktor für die begeisterte Annahme von Smartsheet bei Miller & Long sind die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und der einfache Lernprozess. Ein weiterer Faktor ist der weise Ansatz von Dufresne für die Sozialisierung einer neuen Technologie. Sie weiß, dass es in jeder Organisation immer Leute geben wird, die Änderungen kritisch gegenüberstehen. Ihre Strategie ist es, sich zuerst auf diese Kollegen zu konzentrieren und eng mit ihnen zusammenzuarbeiten, um etwas über ihre Probleme und die Designprozesse zu ihrer Lösung zu erfahren.

„Es wird immer Personen geben, die von Angst, Unsicherheit und Zweifeln geleitet werden“, sagt Dufresne. „Wenn wir herausfinden, wer diese Personen sind, kann ich sie mehr integrieren, damit sie sich wohl dabei fühlen, ihre Meinung zu sagen. Wir tauchen etwas in jedes kleine Problemchen ein, um es zu lösen, und je mehr ich die Menschen zu einem Teil dieses Wandels mache, umso mehr werden sie unsere größten Champions.“

Dufresne und ihr Team verwenden Smartsheet für kleine Projekte, wie die Inventarisierung der Drucker des Unternehmens, aber auch für große Projekte, wie die Entwicklung von Vorlagen für den ersten standardisierten Budgetierungsprozess des Unternehmens auf Abteilungsebene. Es ist geplant, Premium-Add-Ons und Integrationen einzuführen: Smartsheet DataMesh um weitere Zeitersparnisse im Prozess der Zusammenführung von Anbieterdaten zu erzielen und man prüft derzeit, wie und wann die Microsoft Teams-Integration und Smartsheet Dynamic View eingeführt werden können.

Dufresne schätzt auch, dass die Cloud-basierte Lösung ihren Kollegen mehr Sicherheit und Datenschutz bietet als die alten Dateistruktursysteme vor Ort.

„Es war interessant, mit den Menschen zu reden“, so Dufresne. „Einige waren am Anfang sehr zurückhaltend, sensible Daten in Smartsheet einzugeben, weil es in der Cloud ist. Aber weil es sich um eine Datenbank mit mehreren Mandanten handelt, ist es sicherer, als diese Daten vor Ort zu speichern. Ich würde es so erklären: Sie haben die Kontrolle über Ihr Kennwort in Smartsheet. Ich habe sie nicht. Als Administrator kann ich diese Daten nicht sehen. Wenn Sie diese Daten stattdessen auf meinem Server ablegen, kann ich sie sehen. Es war wirklich cool zu sehen, wie die Menschen dies verstanden und angenommen haben.“