Wie McGraw Hill die Entwicklung von Medien-Assets verbessert hat

Noch bevor die Schulungen auf der ganzen Welt ihren Unterricht hauptsächlich auf online umgestellt haben, hat der Schulbuch- und Bildungsverlag McGraw Hill viel Zeit und Aufwand in die Erstellung digitaler Lernprodukte gesteckt, die Media Assets wie Grafiken, Fotos und Videos enthalten. Die Verfolgung der Entwicklung und Überarbeitung dieser Assets war früher recht schwierig, da Metadaten und Berechtigungsinformationen auf Tabellen, E-Mails und vereinzelte Projektnotizen verteilt waren. Heute verwendet McGraw Hill Smartsheet für die Erstellung eines einzelnen Repositorys an Medien-Asset-Daten. Dies spart Zeit und erleichtert die Verwendung von vorhandenem Material auf neue Art und Weise.

„Der Übergang zu digitaler Technologie war ein großer Schritt für uns“, erzählt Karen Pytel, leitende Designerin, Design Operations and Strategy. „Für uns bedeutet das, dass wir bereits vorhandene Assets schnell finden und wiederverwenden können müssen. Wir müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern können zielorientiert und innerhalb unserer Budgetvorgaben arbeiten.“

„Wir brauchten ein Einblick in das, was wir machten“

McGraw Hill erstellt jedes Jahr Tausende Medien-Assets, die in unterschiedlichsten digitalen und Print-Lernprodukten verwendet werden. Bei der Arbeit mit Auftragnehmern erläutern Pytel und ihre Kollegen die Spezifikationen, um Medien-Assets zu identifizieren, zu erstellen, zu verfolgen und zu beschaffen, die für Schüler und Lehrer ansprechend und interessant sind. Der Prozess war laut Pytel früher „unglaublich mühsam“. Aufzeichnungen von Medien-Assets waren nicht immer an einem einzelnen Ort gespeichert. Um Einblicke in die laufende Arbeit zu erhalten, mussten mehrere E-Mails und Tabellen durchsucht werden.

„Wir brauchten ein Einblick in das, was wir machten“, sagt Pytel. „Es war extrem mühsam, Metriken oder Daten aus zehn Excel-Protokollen oder einer veralteten Datenbank zu ziehen. Smartsheet bot uns die Berichterstellungsfunktion, nach der wir gesucht haben. So dauerte es nur noch zwei Minuten, um wichtige Daten zu suchen, und nicht einen halben Tag.“

Tygre Morehart kam als Designerin zum Design Operations and Strategy-Team. Sie trat schon bald mit ihren Kollegen in Kontakt, um Ideen auszutauschen, wie sich die Projektverfolgung und die Prozesse verbessern lassen. Als ein Kollege ihr Smartsheet zeigte, erkannte Morehart sofort die Möglichkeiten, die Effizienz in internen und externen Teams zu verbessern und die Prozesse zu optimieren.

„In meiner Anfangszeit beim Unternehmen war ich ziemlich frustriert, dass das Starten neuer Projekte jedes Mal ein neuer Prozess war“, sagt Morehart. „Ich wusste, dass wir die meisten Herausforderungen angehen und auf praktisch jeden Aspekt und Bedarf eines Projekts vorbereitet sein konnten. Mit Smartsheet können wir diese Vorlagen entwerfen und die richtigen Fragen stellen, um effizienter und skalierbarer zu sein.“

„Für mich war die Lieferantenabrechnung der unangenehmste aller Schritte, die wir beim Asset-Management machen mussten“, sagt Morehart. „Als ich dann herausfand, wie sich dieser Vorgang mit den Kerndaten, die wir bereits in Smartsheet verfolgen, verfolgen und verwalten lässt, war die Erleichterung groß! Sowohl unsere internen als auch unsere externen Teams konnten Zeit sparen, indem sie das nutzten, was bereits da war. Dank Smartsheet konnte ich einen Prozess, der früher bis zu drei Wochen in Anspruch genommen hätte, in vier Stunden erledigen. Jetzt können wir diese Informationen auch an unsere Abteilungsleiter weitergeben, damit diese bessere Einblicke in die Prognosen und das Budget haben.“

„Mit Smartsheet können wir uns auf die angenehmen Dinge konzentrieren.“

Heute verwendet McGraw Hill Smartsheet, um die Erstellung von Medien-Assets für den Bildungsbereich zu verwalten. Akademische Designer schreiben Inhalte und erstellen Spezifikationen für die Medien, die sie benötigen. Diese werden dann in ein Blatt aufgenommen, das Zeile um Zeile mit dem entsprechende Auftragnehmer geteilt werden kann, damit die einzelnen Mediendateien erstellt werden. Mediendaten für Assets bleiben auf dem neuesten Stand und Fragen und Änderungen werden über Smartsheet-Konversationen und Aktualisierungsanforderungen kommuniziert. Die Produktkommunikation wird optimiert und der E-Mail-Verkehr verringert.

„Wir konnten unsere Zeit definitiv für andere Aufgaben aufwenden“, sagt Pytel. „Smartsheet ermöglicht es unseren Designern, Zeit damit zu verbringen, kreativ zu sein, Brainstormings abzuhalten und Konzepte zu großen Ideen mit ihrem Team gemeinsam zu entwickeln, anstatt Stunden mit der Dateneingabe, dem Abrufen von Messzahlen und der Jagd nach Antworten per E-Mail zu verbringen. Mit Smartsheet können wir uns auf die angenehmen Dinge konzentrieren.“

Pytel und ihre Kollegen verwenden Dashboards, um Projekt-Assets, den Projektfortschritt, die Planung der täglichen Aufgaben und überfällige Berichte zu verfolgen. Dashboards dienen als zentraler Speicherort für Projektinformationen. Hier können Kontaktlisten, Projekt-SharePoints, ISBN-Nummern und andere Details erfasst werden, die für die Entwicklung von Bildungsprodukten maßgeblich sind. Morehart arbeitet gerade an einem Dashboard, das Projektdaten in Echtzeit visualisiert. Die Teams können damit unbemerktes Umfangswachstum schon früh identifizieren sowie das Budget-Tracking und die Prognosen besser aufeinander abstimmen.

Durch die Automatisierung wurden die einzelnen Projekte weniger komplex und zeitaufwändig, insbesondere die Lizenzierung. Jedes Medium muss von einem Inhaltslizenzierungs-Koordinator überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle benötigten Genehmigungen für die Nutzung der Medien eingeholt wurden.

Wenn Nutzungsrechte früher nicht für ein bestimmtes Medien-Asset genehmigt wurden, konnte sich dies auf den Liefertermin des Projekts auswirken. Die Designer mussten schnellstmöglich einen Ersatz finden und Änderungen am Design und den Inhalten vornehmen. Wenn heute keine Nutzungserlaubnis erteilt wird, sendet nun ein automatisierter Workflow sofort eine Warnung an alle Beteiligten. Die Designer können so schneller reagieren und der Zeitplan wird nicht so stark beeinträchtigt.

„Ein Kollege hat einmal von einem Problem mit einem Projekt berichtet, bei dem ein Bild aufgrund von Fehlkommunikation nicht genehmigt wurde“, erzählt Morehart. „Die finale Abgabe verzögerte sich und der Stress war größer als nötig. Dies war das perfekte Anwendungsbeispiel, wie ein ganzes Team von einem einzelnen Schritt in Smartsheet profitieren kann. Die entsprechenden Personen würden eine automatische Benachrichtigung erhalten und könnten sofort Maßnahmen ergreifen. Die Person, die das Bild ablehnt, muss sich nicht überlegen, wer eine E-Mail mit welchen Informationen bekommen muss – das ist alles in Smartsheet integriert.“ 

Verbesserte Zusammenarbeit und „viel weniger menschliche Fehler“

Mithilfe von Smartsheet konnte McGraw Hill die Zeit für die Überprüfung von Lieferantenabrechnungen von drei Wochen oder mehr auf einen halben Tag verkürzen. Das ist nur ein Beispiel für eingesparte Zeit. Pytel sagt, das Team sei nun um 50 % effizienter und kann nun auch umfangreichere Arbeitsabläufe und engere Zeitpläne bedienen.

„Wir schaffen nicht nur mehr Arbeit mit weniger Aufwand, auch unsere Projektzeitrahmen werden enger“, sagt Pytel. „Wir hatten früher einen Entwicklungszyklus von einem Jahr oder mehr. Jetzt sind es nur noch etwa neun Monate. Durch die höhere Effizienz konnten wir unser Arbeitspensum bewältigen und die Arbeitsstunden im Rahmen behalten – wichtig, um den Verstand nicht zu verlieren.“

Einer der größten Vorteile von Smartsheet ist, dass mehrere Personen zentral zusammenarbeiten können. Dies erleichtert die Kommunikation und Problemlösung enorm. Dazu kommt, dass die Plattform eine gemeinsame Quelle an genauen Informationen für jedes Projekt bereitstellt. Das ist wichtig, wenn neue Inhalte entwickelt werden und wenn bestehende Inhalte auf neue Art und Weise verwendet werden.

„Es kommt nicht mehr so oft zu menschlichen Fehlern“, sagt Pytel. „Ich arbeite momentan an einem Projekt, bei dem ich versuche, Daten aus diesen älteren Programmen abzurufen. Diese Daten weisen einige Lücken auf, weil wir keinen Ort für das Change-Management hatten. Und genau dieses Programm wurde vier Mal neu aufgelegt. Ich kann es kaum erwarten, bis wir jedes Programm in Smartsheet erfasst haben und die Daten einfach aus dem Archiv holen, abstauben und als Vorlage für neue Sachen verwenden können.“

Morehart und Pytel sind auch begeistert von der Tatsache, dass Smartsheet ständig um neue Funktionen erweitert wird. Als eine Funktion für Korrekturen eingeführt wurde, „sind wir vor Freude ausgeflippt“, so Pytel. Das Team hat die Funktion in ihrer Beta-Version getestet und verwendet sie auch weiterhin, um neben den restlichen Projektinformationen auch Feedback in der Smartsheet-Plattform zu erfassen. Durch die Übernahme von Brandfolder ist bald mit weiteren Neuerungen zu rechnen. Das Team hofft, dass es in Zukunft auch große Mediendateien zusammen mit den anderen Projektdetails zentral speichern kann und die erlaubten Größen bei anderen Dateifreigabesystemen nicht mehr überschreitet.

Smartsheet hilft, Systeme zusammenzubringen

Von der Automation bis zur Kommunikation: Smartsheet hilft McGraw Hill, menschliche Fehler zu verringern und bessere Bildungsprodukte zu erstellen. Morehart und Pytel haben einige Zeit in die Erstellung von konsistenten, anpassbaren Projektvorlagen investiert, die in Zukunft erheblichen Aufwand sparen können. Dadurch ist das Team gut auf anhaltendes Wachstum vorbereitet.

„Zu den größten Vorteilen von Smartsheet gehören die Skalierbarkeit und Effizienz“, sagt Morehart. „Wir können eine Arbeitsbereich-Vorlage erstellen, die verwendet werden kann, um ein Projekt von Grund auf neu aufzubauen. Trotzdem lässt sie sich an die speziellen Anforderungen anpassen, denn nicht jedes Projekt ist immer gleich.

„Naturwissenschaft und Mathematik sind unglaublich schwierige Projekte. Nun haben wir aber diese Grundlage, die den Teams einen erfolgreichen Projektstart ermöglicht. Anschließend können alle Abrechnungen und Metriken an die Direktoren, Manager und Projektleiter in funktionsübergreifenden Teams weitergeleitet werden. Früher hatte ich das Gefühl, in vielen verschiedenen Systemen zu arbeiten. Smartsheet hat alle zusammengebracht.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.