Wie McGraw Hill sich so entwickelt hat, dass die Schüler und Studenten dort unterrichtet werden, wo sie lernen

Die Schüler und Studenten von heute sind mit dem Internet aufgewachsen und erwarten eine digitale Bildungserfahrung. Dabei müssen die Kursmaterialien, Aufgaben und Tutorien auf jedem Gerät einfach zugänglich sein. Der Verlag McGraw Hill, der führend in der Lernwissenschaft ist, erfüllt diese Erwartungen mit Connect™ – eine Online-Managementplattform für Hausaufgaben und das Lernen, die es Schülern und Studenten ermöglicht, effizienter und effektiver mehr zu lernen.

„McGraw Hill ist ein 130 Jahre altes Unternehmen. Das Unternehmensmodell für Verlage konzentrierte sich in der Vergangenheit auf Druckmedien wie Textbücher“, so Megan Gates, Event Management Consultant bei McGraw Hill. „Aber die Art zu lernen hat sich verändert. Die Art zu unterrichten hat sich verändert – besonders in der höheren Bildung. Die modernen Schüler und Studenten nutzen mehr digitale Tools und Technologien, weshalb wir ihnen Lösungen und Services entsprechend ihrer Art zu lernen zur Verfügung stellen müssen.“

Connect™ bietet webbasierte Aufgaben und Tests, automatisierte Benotungstools, eBooks und adaptive Lerntechnologie, die personalisierte Lernerfahrungen für Schüler und Studenten schafft. Um die Plattform zu unterstützen und Unterrichtenden, die nicht so erfahren mit Technologien sind, zu helfen, organisieren Gates und ihr Team Symposiumsveranstaltungen. Dabei kommen sowohl neue als auch erfahrene Connect™-Benutzer zu praktischen Workshops, Fokusgruppen und Produktfeedback-Sitzungen zusammen. Um dies effektiv zu tun, benötigte Gates ein Tool, mit dem ihr aus vier Personen bestehendes Veranstaltungsteam 120 Veranstaltungen pro Jahr überall in den USA organisieren konnte. Smartsheet hilft ihnen dabei, alle Details zu verwalten, von den Einladungen, über Reisebuchungen, bis hin zur Nachverfolgung des Teilnehmerfeedbacks und der Konversion – und das alles von unterwegs aus.

„Als Unternehmen im Bereich der Lernwissenschaft mussten wir Lösungen mit modernen Technologien einsetzen“, sagt Gates. „Wir müssen Prozesse automatisieren, um schneller zu sein und auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.“

„Superschnell und einfach“

Bei dem Symposium auf Einladung von McGraw Hill können Unterrichtende die Herausforderungen besprechen, denen sie gegenüberstehen, und Ideen zur Verbesserung des Lernprozesses austauschen. Die Teilnehmer können auch neue Lehrtechniken und -technologien kennenlernen, einschließlich des adaptiven und Spiele-basierten Lernens. Viele der Veranstaltungen sind auf akademische Fächer ausgerichtet, wie z. B. Mathematik, Kommunikation oder Biologie, und bieten fachspezifische Ressourcen und Tools, die Unterrichtende sofort in ihre Klassenzimmer integrieren können.

Smartsheet vereinfacht den Prozess der Organisation von Symposien, wodurch es für Gates und ihr Team leichter wird, Dutzende von Veranstaltungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt anstehen, zu verwalten. Wenn sich die Teilnehmer über eine externe Plattform für das Veranstaltungsmanagement für ein Symposium anmelden, wird ihr Registrierungsformular in ein Veranstaltungsblatt importiert, wodurch in Echtzeit automatisierte Alarme ausgegeben werden, wenn Veranstaltungen langsam ausgebucht sind und wenn die Teilnehmer Projekte vor dem Workshop oder Fragebögen einreichen. Der Reisepartner des Teams, American Express, bietet für jedes Symposium Flug- und Zugoptionen in einem freigegebenen Blatt, sodass Gates und ihr Team Reisebuchungen auswählen und genehmigen können, ohne dass Unmengen von E-Mails anfallen. Dashboards zeigen die Leistung im Vergleich zum Gesamtbudget sowie die Ausgaben für jede Veranstaltung.

Während eines Symposiums können Gates und ihr Team von einem Mobilgerät aus auf das Smartsheet-Veranstaltungsblatt zugreifen, anstatt schwere Dokumentenordner mit sich herumzutragen oder Zeitpläne und Logistik nachzuverfolgen, so wie dies in der Vergangenheit der Fall war. Bei einer kürzlich durchgeführten Veranstaltung organisierte Gates Teilnehmer für die Anfahrt zu einem Restaurant und bemerkte, dass ein Teilnehmer fehlte. Sie konnte ihn direkt von ihrem Mobiltelefon aus über die Kontaktinformationen in ihrer mobilen Smartsheet-App anrufen, um sich bestätigen zu lassen, dass er das Abendessen auslassen wollte, ohne dass sich die restlichen Teilnehmer verspäteten oder jemand versehentlich zurückgelassen wurde.

„Wenn Sie für 200 Personen zuständig sind, müssen Sie mit einem Blick die Kontaktdaten einsehen können“, so Gates. „Was ich an Smartsheet liebe, ist, dass ich die App öffnen und nach dem Namen suchen kann. Und egal, wie viele Blätter ich habe – auch wenn es 100 Blätter für 100 unterschiedliche Veranstaltungen sind –, ich finde ihn. Es ist superschnell und -einfach.“

Bessere Entscheidungen treffen

Als Gates und ihr Team technische Lösungen für die Verwaltung von Symposien durchgingen, wussten sie, dass sie die Funktionen eines Projektmanagement-Tools mit der Einfachheit der Bedienung einer Tabelle brauchten. Die Datenmessung war entscheidend. Zusätzlich zur Überwachung des Budgets muss das Team Programme in Hinblick auf quantifizierbare Maßnahmen bewerten, wie z. B. der Programmfortschritt hinsichtlich Deadlines, die Anzahl erfasster Kunden-Leads, die Konversionsrate usw.

„Die einzige Möglichkeit, wie wir fundierte Entscheidungen treffen können, ist anhand von Daten“, sagt Gates. „Daten erzählen uns auf so viele Arten eine Geschichte. Sie informieren uns über unsere Budgets, sie informieren uns darüber, wie viele Veranstaltungen wir durchführen werden, wie viele Unterrichtende wir erreichen, wo sich diese auf ihrer Customer Journey befinden und letztendlich darüber, wie hoch unsere Rendite ist. Daten aus vielen verschiedenen Blättern zu ziehen und sie in einer einfachen Grafik oder einem Dashboard zusammenzuführen, die von Vertriebs- oder Produktteams, von der Finanzabteilung oder unseren Managern genutzten werden können, ist ein enormer Vorteil. Smartsheet ermöglicht es uns, fundierte Entscheidungen zu treffen – nicht nur in Zusammenhang mit dem internen Betrieb, sondern auch was die Entwicklung unserer Produkte angeht.“

Mit Smartsheet kann das Veranstaltungsteam eine Klassifizierung mit rot-gelb-grün verwenden, um Problembereiche sofort kenntlich zu machen. Die Ausgabenkategorien können aufgeschlüsselt und über Dashboards visuell dargestellt werden. So können Manager sofort Einblick sowohl in die aktuelle Leistung als auch die Rendite erhalten, ohne dass weitere Schritte zur Darstellung der Zahlen erforderlich sind. Da die Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden, können die Benutzer aktuelle Berichte zum derzeitigen Status extrahieren, um fundierte Entscheidungen zur Verwaltung der Ausgaben für den Rest des Jahres und die Planung der Veranstaltungen im nächsten Jahr zu treffen.

„Jeden Tag aktuelle Daten anzeigen zu können, gibt mir einen besseren Einblick in die momentanen Teilnehmerzahlen unserer Veranstaltungen, was sehr wichtig ist“, so Gates. „Anderenfalls werfen wir einfach Geld zum Fenster raus. Es macht mich zu einer besseren Vorgesetzten, da ich jeden Tag die Gewinne sehen und den Prozess entsprechend anpassen kann.“

Smartsheet hilft Gates und ihrem Team dabei, ihre Arbeit pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit umfassender Transparenz für die Entscheidungsträger im gesamten Unternehmen zu erledigen. Es macht ihnen auch das Leben einfacher, wenn sie durch das Land reisen.

„Dieses Team reist sehr viel. Es muss sich gut auf Veranstaltungen vorbereitet fühlen“, sagt Gates. „Und Smartsheet hat uns definitiv dabei geholfen, besser organisiert zu sein. Es hat mir auch dabei geholfen, Deadlines zu verwalten sowie Fristen und das Budget nachzuverfolgen. Es hilft mir dabei, alle auf dem Laufenden zu halten. Und wenn alle auf dem Laufenden sind, können wir erfolgreich arbeiten.“

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