Das Unternehmen für Eventdesign Maritz nutzt Smartsheet, um bei der Betreuung seiner Kunden einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern zu haben.

Als die Pandemie ausbrach, stand die Veranstaltungsbranche vor ihren bisher größten Herausforderungen.

Das Team von Maritz musste effizienter denn je arbeiten. Damals waren die Zusammenarbeitstools und Managementsysteme nicht für diese größere Herausforderung gedacht. Wie die meisten Unternehmen stützte sich Maritz stark auf E-Mails und Freigaben, um Informationen auszutauschen und aufzubewahren, wodurch es schwierig war, diese Informationen zu finden, zu analysieren, für Kunden und Kollegen freizugeben und aufzubewahren, um die Kontinuität der Kundenbeziehung zu gewährleisten. Eine Vielzahl von externen Tools führte dazu, dass Projektmanager und Projektteamexperten bei Maritz häufig Schwierigkeiten hatten, von einem Kundenprojekt zum anderen zu navigieren.

Einfach, ansprechend und leicht zugänglich

Das Unternehmen wünschte sich ein neues Tool, das sowohl die interne Effizienz als auch den Erfolg der Kundenbeziehungen steigern würde. Es entschied sich für Smartsheet.

Devon Stiles, Vice President im Bereich Growth-Marketing bei Maritz – dessen Team Smartsheet für die Vertriebs- und Marketingunterstützung nutzt – erklärt: „Wir haben uns für Smartsheet entschieden, weil es einfach zu verwenden ist, leistungsstarke Visualisierungen unserer Daten bietet und das Bindeglied ist, das es allen ermöglicht, eine Single Source of Truth anzuzeigen und damit zu arbeiten.“

Maritz begann die Nutzung von Smartsheet mit einem Aufnahmeformular, über das Kunden im Rahmen eines Shared-Support-Modells Unterstützung durch einen Maritz-Mitarbeiter erhalten konnten.

Das Unternehmen erstellte während und nach der Pandemie 40 Vorlagen für nahezu jede Art von Veranstaltung und Projekt. Kundenspezifische Arbeitsbereiche erleichtern Maritz die Verwaltung mehrerer Projekte für jeden Kunden ebenso wie eine dynamische Zeitachse, auf die über Control Center zugegriffen werden kann. Das Unternehmen nutzt eine Reihe von Onboarding-Vorlagen, um schneller und einfacher alle relevanten Informationen von einem Kunden einzuholen, einschließlich Preismodellen, Ticketelementen, demografischer Informationen, Geschäftsregeln und mehr.

Mit den Dashboards von Smartsheet ist Maritz beispielsweise in der Lage, Messzahlen für interne Berichte für Kundendienstmitarbeiter und die Registrierung von Veranstaltungen freizugeben. Dashboards ermöglichen es, den Personalbedarf zu prognostizieren, den IT-Status nachzuverfolgen und Informationen für Kunden freizugeben.

„Dank der enormen Menge an Kundeninformationen in Smartsheet gehen wichtige Informationen nicht mehr in E-Mails unter, sondern alle haben schnell Zugriff darauf“, sagt Aida Campbell, Strategic Account Senior Director bei Maritz. „Das ist wesentlich effizienter. Vor Smartsheet hatten wir keine zentralisierten Dashboards.“

Erzielt eine höhere Effizienz

Maritz wollte eine Lösung für Zusammenarbeit und Management, die ein dringend benötigtes höheres Maß an Effizienz bieten würde. Genau das ermöglicht die Verwendung von Smartsheet. Seit Smartsheet können Projektmanager im Vergleich zu vorher beispielsweise in der Hälfte der Zeit Projekt-Assets vorbereiten und mit Kunden interagieren.

Die Verwendung von Smartsheet als Ersatz für den früheren Dokumentationsprozess für Kundengeschäftsregeln und Veranstaltungsinformationen ermöglicht Maritz eine effizientere Einarbeitung neuer Kunden und Mitarbeiter. Mitarbeiter werden beispielsweise drei bis vier Monate schneller eingearbeitet.

„So erreichen wir dank Smartsheet mit weniger Aufwand mehr“, sagt Renee Lake, Senior Director in den Bereichen Projektmanagement und Registrierungsdienste bei Maritz. „Unsere Betriebsteams suchten nach einer optimalen Möglichkeit, die interne Effizienz zu steigern und weiterhin einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Und genau das leistet Smartsheet.“

Verschafft einen Wettbewerbsvorteil

Für Maritz ist Smartsheet mehr als nur ein Tool für eine höhere Effizienz. Es bietet einen Wettbewerbsvorteil, den das Unternehmen potenziellen Kunden vermittelt, um mehr Aufträge zu gewinnen.

„Wir nutzen Smartsheet, um unsere Kunden besser zu betreuen als die Mitbewerber“, sagt Erin Dunstan, Managing Vice President für den Vertrieb bei Maritz. „Wir bringen das beim Verkaufsprozess zur Sprache, damit Kunden sehen, wie viel einfacher es ist, mit uns Geschäfte zu machen, obwohl wir eine so vielfältige Palette von Services anbieten. Mit Smartsheet sind alle Informationen, die Kunden brauchen, immer verfügbar.“

Ein Beleg für dieses Argument: Auf Smartsheet basierende Änderungsprotokolle bieten sowohl Maritz als auch seinen Kunden eine einfache, intuitive Möglichkeit zum Nachverfolgen von Änderungen, sodass die Kunden ohne großes Hin und Her per E-Mail immer über aktuelle Informationen verfügen.

Die Kunden sind überzeugt. Maritz nutzt Smartsheet nicht nur als erfolgreiches Tool, um neue Geschäftsfelder zu erschließen, sondern eine wachsende Anzahl von Kunden setzt Smartsheet nun ebenfalls ein, nachdem es an mindestens einem Projekt mit dem Unternehmen zusammengearbeitet hat.

Antizipiert den Personalbedarf und die Budgetanforderungen

Die besseren, umfassenderen, zuverlässigeren und aktuelleren Informationen, die Maritz über Smartsheet verwaltet, machen das Unternehmen nicht nur effizienter, sondern verschaffen Maritz auch die Weitsicht, um Probleme und Bedürfnisse besser zu antizipieren.

„Jetzt, da wir unsere Analysen auf Smartsheet stützen, können wir den Personalbedarf besser antizipieren“, sagt Lake. „Das bedeutet eine angemessene Personalausstattung und eine bessere Budgetierung.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.