Lutheran Disability Services erhält 170.000 Dollar an erstatteten Beförderungskosten und erreicht eine höhere Genauigkeit und Effizienz

Es ist nicht ganz unkompliziert, eine Organisation im sozialen Bereich zu verwalten. Lutheran Disability Services ist eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Südaustralien. Vom Ausflug zur Kegelbahn oder Wocheneinkauf bis hin zur dauerhaften heimischen Unterstützung verschafft Lutheran Disability Services Menschen mit geistigen Behinderungen ein Stück Unabhängigkeit und ermöglicht ihnen den Kontakt zu anderen Menschen.

Lutheran Disability Services wollte die internen Prozesse zur Abrechnung von Beförderungskosten und zur Personalplanung optimieren. Da die finanzielle Unterstützung von Menschen mit Behinderungen in Australien von der aktuellen Politik abhängt, ist die Kostendeckung nicht immer einfach. LDS hatte keinen zuverlässigen Prozess, um alle Feinheiten des staatlichen Beihilfesystems zu berücksichtigen, was sich deutlich auf die Finanzen auswirkte. Insbesondere die Beförderung war davon betroffen.

Bei der Einteilung der Hunderten Mitarbeiter gab es häufig Schichtplanänderungen in letzter Minute, während inkonsistente interne Prozesse Verbesserungen an der Personalplanung erschwerten. Wichtige Details, wie die anwesenden Mitarbeiter, wurden oftmals falsch in Rechnung gestellt, was die Kundenzufriedenheit beeinträchtigte.

Darren Button, Senior Finance Manager, wandte sich an Adrian Coulls von AC Consulting, einen langjährigen IT-Dienstleister für Lutheran Disability Services und Experten für die Unterstützung von Personen mit Behinderungen, um die Prozesse zu transformieren und die Compliance zu verbessern. Button war davon überzeugt, dass es eine einfache Lösung geben musste, um die Kostendeckung und Personalplanung zu optimieren. Als langjähriger Benutzer dachte Coulls direkt an Smartsheet.

Zeit für einfache Rechnungen und bessere Personalplanung

Button leitet ein Finanzteam, das auf das australische System für die finanzielle Unterstützung von Menschen mit Behinderungen (NDIS, National Disability Insurance Scheme) spezialisiert ist. Lutheran Disability Services bietet staatlich finanzierte Dienste, wie die Beförderung der Kunden, die diese finanziellen Leistungen dann selbst geltend machen.

In Anbetracht der umfangreichen Fahrdaten konnten Fahrtenbücher oder Excel-Tabellen keine effiziente Abrechnungslösung für das Team von Button sein. „Die Kostendeckung ist bei Diensten für Menschen mit Behinderungen ein schwieriges Thema. Wir haben als Organisation entschieden, dass die Erstattung dieser Kosten zu kompliziert ist, und deshalb die Beförderung praktisch kostenlos bereitgestellt.“

Lutheran Disability Services arbeitet rund um die Uhr mit häufigen Schichtänderungen in letzter Minute, weshalb eine zuverlässige Lösung für die Personalplanung längst überfällig war. Es gab kein einheitliches System, um längere oder veränderte Schichten festzuhalten, deshalb gingen diese Informationen oftmals verloren. Komplexe Tabellen bei Veränderungen verunsicherten die Teamleiter und das Finanzteam von Button und beeinträchtigten letztendlich die Kundenzufriedenheit.

Button besprach die spezielle Situation seines Teams mit Coulls und wünschte sich eine Lösung, die von seinen Mitarbeitern einfach von unterwegs genutzt werden konnte.

Eine einfache Prozessänderung mit großen Auswirkungen

Coulls erstellte in Smartsheet eine Lösung für die Probleme bei der Personalplanung von LDS. Das Team kann jetzt die Echtzeitdaten der Mitarbeiter präzise erfassen und sie für die Führungskräfte und das Finanzteam freigeben. Damit keine wichtigen Schichtdaten mehr fehlen, wird automatisch eine tägliche E-Mail erzeugt, die es Mitarbeitern ermöglicht, Personaländerungen frühzeitig zu melden. Dabei wird der Teamleiter informiert, wenn eine Genehmigung erforderlich ist. Die Teamleiter werden jetzt in Echtzeit benachrichtigt, wenn sich das Personal und eventuell die Rechnung für einen Kunden ändert. Und das Finanzteam kann sich die Schichtänderungen mit ausstehender Genehmigung über einen Filter anzeigen lassen, damit keine Informationen übersehen werden. 

Lutheran Disability Services verwaltet seine Rechnungen jetzt mit Smartsheet-Formularen. Dadurch kann jeder Mitarbeiter die Details vor Beginn der Fahrt eingeben. Die Formulare sind einfach per Smartphone abrufbar, weshalb die Mitarbeiter immer einen einfachen Prozess zur Hand haben und nicht vergessen, beförderte Kunden und Fahrten einzutragen.

„Mit den Formularen haben wir das Problem von Fahrten mit mehreren Personen gelöst, denn damit können wir einzelne Kunden einfacher auf Rechnungen berücksichtigen.“ Frühere Lösungen fügten sich nicht besonders gut in sein vorhandenes Finanzsystem ein, doch jetzt kann Button die Daten einfach direkt aus Smartsheet exportieren.

Button ist sehr erfreut, dass seine Mitarbeiter so schnell mit Smartsheet zurechtkamen. „Unser Personal ist etwas älter und vielleicht nicht so erfahren im Umgang mit Smartphones, deshalb gab es anfangs eine gewisse Skepsis, aber tatsächlich lief es dann ziemlich problemlos. Es gab nur wenige Beschwerden und der Prozess ließ sich wirklich sehr einfach implementieren.“

Kostenerstattung über 170.000 Dollar und höhere Genauigkeit

Seit der Implementierung von Smartsheet konnte sich die Organisation Kosten in Höhe von 170.000 Dollar erstatten lassen. Dieser Betrag wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus und ermöglicht es Lutheran Disability Services, weitere Dienste anzubieten. Smartsheet bewirkt auch Veränderungen im gesamten Sektor. „Interessanterweise erhalten unsere Kunden mehr finanzielle Unterstützung, wenn mehr Rechnungen erstellt werden. Wenn der Regierung nicht bewusst ist, dass es den Dienst gibt, kann sie ihn auch nicht finanzieren und einplanen. Die Implementierung brachte Vorteile für den gesamten Sektor“, sagt Button.

Button und Coulls sind sich einig, dass die höhere Effizienz und das zuverlässige System die größten Vorteile sind. Während sich nur schwer messen lässt, wie viel Zeit seit der Einführung von Smartsheet gespart wurde, ist Button sehr darüber erfreut, dass damit viele Unklarheiten und Zweifel beseitigt wurden. „Letztendlich ist die Kundenzufriedenheit am wichtigsten“, sagt er. Dank des zuverlässigen Systems kann das Team seine Rechnungen mit Daten untermauern. „Wenn etwas angefochten wird, können wir alles mit unseren Daten belegen, was einen großen Unterschied macht.“

Angesichts der Auswirkungen des Jahres 2020 auf die Personalplanung waren die Dashboards auch eine große Hilfe dabei, unregelmäßige Stunden ins System einzutragen. Die Formulare haben sich auch im Fahrzeugmanagement als nützlich erwiesen. Mit den umfangreicheren Daten kann das Team jetzt die Fahrzeugnutzung effizienter verwalten, indem es Leasings und Upgrades von Fahrzeugen frühzeitig plant.

„Seit wir Smartsheet nutzen, hat sich alles zum Besseren gewendet“, sagt Button.

Zukunftsplanung mit Smartsheet

Nach diesen ersten Erfolgen möchte das Team von Lutheran Disability Services die Smartsheet-Technologie noch weiter in die Organisation einbetten.

Button hat Smartsheet bereits Branchenkollegen außerhalb von Lutheran Disability Services empfohlen. „Wir sind bestimmt nicht die einzige Organisation, die von der einfachen Zusammenarbeit in Smartsheet beeindruckt ist.“

Button schätzt die intuitive Natur von Smartsheet. Ein Team, das große Datenmengen verwalten muss, kann die Technologie stets an die aktuelle Aufgabe anpassen.

Während weitere Änderungen am National Disability Insurance Scheme wahrscheinlich sind, arbeiten Coulls und Button weiterhin gemeinsam daran, Herausforderungen wie Finanzierungsstrukturen und sich ändernde Einnahmequellen zu meistern. Die vollständigen Auswirkungen des Jahres 2020 werden vor 2022 wahrscheinlich noch nicht in der Branche zu spüren sein, weshalb Button froh darüber ist, mit Smartsheet bereits einen Schritt voraus zu sein, um mit reduzierten Margen und angespannten staatlichen Budgets zurechtzukommen. „Wir brauchten eine flexible Lösung für neue Herausforderungen. Wir fanden sie in Smartsheet.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.