LU-VE realisiert innovative Mitarbeiterideen dank modernem Projektmanagement mit Smartsheet

Das italienische Unternehmen LU-VE ist führender Hersteller von Kühlungs- und Klimatechniklösungen und sein Erfolg basiert auf dem Engagement und der gemeinsamen Vision der Mitarbeiter. Getreu dem Leitprinzip, dass der Erfolg von Unternehmen im Wesentlichen auf Menschen und ihren Ideen beruht, haben die Manager der LU-VE Group einen strukturierten Workflow erstellt, um die Vorschläge der Mitarbeiter zu sammeln, sie dann einem formalen Bewertungsprozess zu unterziehen und die vielversprechendsten Ideen in Projekte zu verwandeln. Die Bewertungskriterien sind bekannt und akzeptiert – ein sehr relevanter Faktor in einer weltweiten Organisation mit über 3.500 Beschäftigten in Europa, Amerika und Asien.

„Jedes zur LU-VE Group gehörende Unternehmen hatte seine eigene Methode, die Ideen der Mitarbeiter zu sammeln, zu strukturieren und in Projekte zu verwandeln“, erläutert Stefano Mongardi, Projektmanager und Bereitstellungsspezialist bei Injenia, einem auf die digitale Transformation spezialisierten Unternehmen, das LU-VE bei der Implementierung von Smartsheet unterstützt. „Die obere Managementebene kannte den Fortschritt der Projekte in den verschiedenen Märkten und Funktionsbereichen nicht genau. Daher war es schwierig, eine positive Entwicklung voranzutreiben.“

Zwei Unternehmen werden zu einer Einheit

Die Notwendigkeit einer einheitlichen Strategie zum Sammeln, Sortieren, Auswerten und Teilen neuer Ideen, um daraus genehmigte Projekte entstehen zu lassen und zu verwalten, wurde noch dringlicher nach der Übernahme der Luftwärmetauscher-Sparte von Alfa Laval (AL Air) – einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich Wärmeübertragung, Zentrifugalabscheidung und Flüssigkeitsbehandlung – im Jahr 2019.

„Alfa Laval und LU-VE agierten als zwei separate Einheiten in verschiedenen Ländern und mit unterschiedlichen Sprachen, Workflows, Strukturen und Unternehmenskulturen“, so Ugo Ceppi, ein unabhängiger Berater, der das IT-Projektteam von LU-VE unterstützt.

„Um die Prozesse beider Unternehmen zu vereinheitlichen, benötigte LU-VE eine standardisierte Strategie zum unternehmensweiten Sammeln der Meinungen und Ideen von Mitarbeitern und ein Tool, um Dutzende von Projekten in allen Niederlassungen zu konsolidieren.“

Ein Tool zum Verwalten aller Ideen

LU-VE machte sich auf die Suche nach einem Projektmanagement-Tool, das diese Voraussetzungen erfüllt. „Wir haben verschiedene Softwarelösungen ausprobiert und uns umfassend mit Testversionen beschäftigt“, so Alvio Bernard, IT-Projektmanager bei LU-VE.

„Wir kamen zu dem Schluss, dass Smartsheet ein gutes Gleichgewicht zwischen Support und Beratung einerseits und Freiheit und Flexibilität für Projektmanager andererseits bietet, um das Tool an die projektspezifischen Anforderungen anzupassen.“ 

Das Unternehmen beauftragte Injenia, einen Smartsheet-Partner mit Platinum-Status mit der Aufgabe, eine reibungslose Implementierung von Smartsheet Control Center sicherzustellen. Mit dem Projekt- und Portfoliomanagement-Tool lassen sich Projektinformationen zentralisieren, analysieren und automatisieren. „Die Unterstützung von Injenia war entscheidend, denn so konnten wir die Strategie formulieren und von Anfang an einen Workflow zum Sammeln relevanter Daten etablieren“, so Ceppi. „Das Team verstand die Geschäftsszenarien unseres Unternehmens sowie seine Ziele und Prozesse. Allein hätten wir das nicht geschafft.“

Schneller Start von Projekten

Mithilfe der Smartsheet- und Projektmanagement-Expertise erstellten die Spezialisten von Injenia eine Gruppe von Vorlagen. Sie umfassen alle Projektphasen – in der LU-VE-Terminologie als „Gates“ (Tore) bezeichnet – von der Planung bis zur Umsetzung. Die Phasen und Details jedes Projekts werden in vertrauten Gantt-Diagrammen dargestellt. „Wir erstellten sechs Kategorien für die Ideenfindung: Produkte, Herstellung, Lieferkette, Vertrieb, Marketing und Infrastruktur“, so Ceppi. „Für jede haben wir einen Kategorienmanager ernannt, der sich mit der Verwaltung seines Bereichs in Smartsheet auskennt.“ 

Jede Vorlage enthält spezifische Phasen mit obligatorischen Schritten und Leistungen. Aber Manager haben dennoch die Flexibilität, Aktivitäten hinzuzufügen, das Budget festzulegen und verantwortliche Personen zuzuweisen. „Mit nur einem Klick können Manager ein Projekt aktivieren“, so Bernard. Mongardi ergänzt: „Sie können aus einem einfachen Sheet die Projektstruktur erstellen und ganz einfach Stakeholder aus den verschiedenen Unternehmensebenen einbinden.“

Kleine Details, großer Unterschied

Mit Control Center kann LU-VE den Projektfortschritt und die Budgets im Blick behalten. „Smartsheet sammelt Informationen zu dem Geld, das für jede Aufgabe ausgegeben wird“, erläutert Bernard. „Die Kosten der Arbeit werden dann addiert. So wissen wir, wie viel Geld und Zeit wir zu jedem Zeitpunkt aufwenden.“ 

Eine zentralisierte Ansicht der Projektdetails und die einfache Informationsfreigabe über Chat und Anlagen ermöglichen eine effizientere und schnellere Zusammenarbeit als über Telefon und E-Mail. Auch kleine Add-ins wie Glossare machen die Projektzusammenarbeit wesentlich einfacher. „In unserem Unternehmen arbeiten Menschen aus verschiedenen Ländern, Niederlassungen und mit unterschiedlichem Hintergrund. Das heißt, die einzelnen Mitarbeiter verwenden unter Umständen andere Bezeichnungen für dieselben Dinge“, erläutert Ceppi. „Mit einem Glossar können wir Missverständnisse oder Unklarheiten vermeiden, die manchmal durch unterschiedliche Terminologie entstehen. Es verbessert das Verständnis im Team und die Kommunikation miteinander.“ 

Ein zentraler Ort für alle Informationen, online verfügbar

Smartsheet hat eine neue Ära des Projektmanagements in den LU-VE-Teams eingeläutet und unterstützt Mitarbeiter dabei, ihre Ideen zu teilen.

„Smartsheet hat die Zusammenarbeit der Menschen positiv verändert“, so Ceppi. „Die LU-VE-Mitarbeiter arbeiten gern mit Smartsheet, denn es unterstützt sie dabei, Aufgaben zu verteilen, den Fortschritt zu melden und die Kontrolle zu bewahren.“

Das Tool ist online verfügbar, was ihnen auch die Verwendung erleichtert. „Es ist keine Installation erforderlich und die Wartung ist wirklich einfach und schnell“, betont Bernard. 

Die Portabilität, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Plattform überzeugten LU-VE davon, sie noch stärker zu nutzen. „Wir haben eine große Anzahl von Anfragen von unseren Kollegen, die auch die Integration in andere Tools betreffen“, so Bernard. „Wir arbeiten auch daran, die Smartsheet-Funktionen für das Portfolio, Dashboard und Portfolio-Reporting in unser System zu implementieren, um die Datentransparenz zu maximieren und das beste Toolset für das Managementteam zu erstellen.“