Wie das Lawrence Berkeley National Laboratory Konferenzen auf der ganzen Welt organisiert
Das Lawrence Berkeley National Laboratory schickt jedes Jahr mehr als 3.000 Wissenschaftler zu Konferenzen. Erfahren Sie, wie man dort mit Smartsheet einen Einblick in die damit verbundenen Genehmigungen, Budgets, Erstattungen und vieles mehr erhält.
„Viele Abteilungen beim Berkeley Lab nutzen schon seit Jahren Smartsheet, um verschiedene Abläufe und Projekte zu koordinieren. Ich habe das Potenzial gesehen, das Smartsheet auch für unsere Abteilung haben kann. Mit Excel war nämlich die Zusammenarbeit ungenügend und Google Sheets gab uns nicht ausreichend Kontrolle. Smartsheet hingegen bietet die ideale Mischung aus Flexibilität und Kontrolle.“
Leitender Verwaltungsinspektor, Abteilungen für physikalische Wissenschaften, Lawrence Berkeley National Laboratory
Das Lawrence Berkeley National Laboratory (LBL) ist eine Abteilung (Office of Science) des US-Energieministeriums und steht unter der Verwaltung der University of California. Es beschäftigt mehr als 3.200 Wissenschaftler und Ingenieure, die öffentliche Forschung in einer Vielzahl wissenschaftlicher Disziplinen betreiben, z. B. Kernenergie und makromolekulare Bildgebung. Dabei nehmen sie jedes Jahr an Konferenzen teil, bei denen mehrstufige Genehmigungsverfahren, tägliche Höchstausgaben, Reiserichtlinien, Kostenvoranschläge und Erstattungsrichtlinien ins Spiel kommen. Es ist ein komplizierter Prozess mit einigen Tücken.
Das LBL benötigte eine optimierte Methode zur Ansicht von Konferenzanfragen und -genehmigungen, Budgets und Konferenzteilnahmen, um zu wissen, was die Wissenschaftler tun, wenn sie gerade nicht da sind. Smartsheet bot für alle ihre Anforderungen eine Antwort – und noch mehr.
Um Konferenzanfragen und allgemeine Angaben zu sammeln, nutzte das LBL das zentrale Ablagesystem.
„Wir benötigen alle relevanten Informationen, bevor wir mit dem Genehmigungsverfahren beginnen", sagt Tom Gallant, Leitender Verwaltungsinspektor für die physikalischen Wissenschaften. „Mit Smartsheet haben wir die Kontrolle und Orientierungshilfen, die wir für eine sinnvolle Kommunikation brauchen.“
Das LBL brauchte außerdem eine Lösung für Konferenzbudgets, wofür sich die Budget-Tracking- und Kostenermittlungs-Lösung von Smartsheet anbot.
„Wir verwenden Dropdown-Listen und Formeln und können damit die Kosten auf der Grundlage der Anzahl der Teilnehmer oder der gewünschten Snacks und Getränke für die Veranstaltung ermitteln“, so Gallant. „Wir können innerhalb von Minuten das Budget überschlagen, was früher Stunden dauerte. Das ermöglicht eine schnellere und gründlichere Entscheidungsfindung. Wir nutzen Smartsheet außerdem dafür, um Ausgaben für Konferenzen im Blick zu behalten und sie als absetzbare und nicht absetzbare Kosten zu kategorisieren. Das bietet uns ein völlig neues Maß an Transparenz und Einheitlichkeit.“
Schließlich nutzte das LBL Smartsheet auch noch als zentrale, zuverlässige Anlaufstelle für das Prozessmanagement und Genehmigungen, in der man Auskunft darüber erhält, wer wann wie wohin geht.
„In unseren Abteilungen wird jetzt alles in Smartsheet protokolliert – die Besprechungen, der Genehmigungsstatus, die damit verbunden Kosten“, so Gallant. „Dadurch, dass wir jetzt einen zentralen Ort für die Informationen haben, kann man sich sicher sein, dass die Angaben dort aktuell sind – anders als bei 50 verschiedenen Excel-Dateien.“
Vor der Einführung von Smartsheet schickten sich Angestellten des LBL Excel-Dateien per E-Mail zu, wobei Einzelheiten im Gemenge untergehen konnten. Mit Smartsheet kann das LBL die Registrierung für Konferenzen jetzt besser abwickeln und eventuelle Probleme rechtzeitig vorhersehen.
