Konoike Transport setzt mit Smartsheet auf die „Cloud First“-Strategie und migriert ein umfangreiches Managementsystem

Konoike Transport Co., Ltd. (kurz „Konoike Transport“) bietet Logistik- und Auftragsdienstleistungen für eine große Bandbreite von Bereichen an – von Metallen über Lebensmittel, Lifestyle-Artikel und Medizinprodukte bis hin zu Flughäfen. Das Unternehmen hatte im Geschäftsjahr, das im März 2023 endete, einen Jahresumsatz von 311,8 Milliarden Yen (rund 1,85 Milliarden Euro). Mit mehr als 200 Standorten in Japan und der ganzen Welt ist das Unternehmen ein wichtiger Akteur in der globalen Wirtschaft. Es ist weithin bekannt dafür, dass sich seine Experten Herausforderungen im Hinblick auf soziale Probleme und Innovationen stellen. 

Das Unternehmen begann 2018 mit der digitalen Transformation. Die ICT Promotion Division wurde gegründet, nachdem ein externer Mitarbeiter als neuer IT-Abteilungsleiter eingestellt wurde. Dieser Unternehmensbereich verfolgt die „Cloud First“-Strategie mit dem Ziel, die Produktivität durch die Migration in die Cloud zu verbessern. Im Rahmen dieser Strategie setzt man auf Smartsheet, um dieses Ziel zu erreichen. Sato, der seit 2018 bei Konoike Transport arbeitet, als die Reformen begannen, hat sich als Leiter des ICT Enablement Office der Digital Transformation Enablement Division stark engagiert. Er erklärt die Hintergründe für die Entscheidung für Smartsheet:

„Als Wegbereiter der Reformen wurden mehrere Projekte gestartet, aber die Mitarbeiter erstellten mit Excel Projektstrukturpläne und Gantt-Diagramme, und die gesamte Kommunikation wurde per E-Mail abgewickelt. Mit diesen Tools wurden auch die verschiedenen Dateiversionen verwaltet. Diese Methode war mit mehreren Problemen behaftet, beispielsweise gab es viel zu viele Dateien und es war nicht möglich, einfach den Gesamtfortschritt von Projekten zu sehen. Außerdem war es schwierig, die neuesten Informationen nahtlos weiterzugeben. Mit Smartsheet können Informationen online visualisiert und geteilt werden, und die Projektverwaltung ist effizienter. Ich habe Smartsheet auch an meinem früheren Arbeitsplatz verwendet und wusste daher bereits, wie praktisch und funktional es ist. Daher beschloss ich, diese Lösung zu übernehmen, und ermutigte auch die ICT-Mitglieder, es zu verwenden. Der Hauptgrund, warum wir uns für Smartsheet entschieden haben, ist die Effizienz. Wir mussten es nicht einmal mit anderen Produkten vergleichen.“

Migration des Managementsystems für ca. 60 Standorte in eine Cloud innerhalb von vier Monaten

Mit dem Projekt zur Migration des Lagerverwaltungs-/WMS-Systems begann das Unternehmen, voll auf Smartsheet zu setzen. Davor nutzte das Unternehmen an seinen rund 60 Standorten ein lokales Lagerverwaltungs-/WMS-System. Jetzt wurde entschieden, das System auf AWS zu migrieren. Smartsheet hat dabei eine wichtige Rolle gespielt.

„Das Migrationsprojekt wurde auf neun Teams aufgeteilt und viele Mitarbeiter waren daran beteiligt. Jeder Standort hatte seine Besonderheiten, sodass die Mitglieder, die mit den lokalen Gegebenheiten vertraut waren, das Projekt verwalteten. Um den Erfolg der Cloud-Migration sicherzustellen, mussten Informationen jedoch auch horizontal weitergegeben werden. Daher war es für das gesamte Team unerlässlich, über den aktuellen Status, Fortschritte und zukünftige Pläne informiert zu sein. In dieser Hinsicht hat Smartsheet eine wichtige Rolle gespielt, da wir alle Informationen visualisieren konnten. Bei der Migration des Systems wurden insgesamt 200 Sheets in Smartsheet konsolidiert. Alle am Projekt beteiligten Mitglieder mussten eingestehen, dass Smartsheet extrem nützlich ist.“

Nicht nur musste die Systemmigration innerhalb von vier Monaten abgeschlossen sein, sondern sie musste auch in Nächten von Feiertagen durchgeführt werden, wenn die Lager nicht im Einsatz waren.

„Da Logistikdienstleistungen unser Kerngeschäft sind, konnten wir den laufenden Betrieb auf keinen Fall unterbrechen. Jede solche Unterbrechung wirkt sich auf alle Bereiche der Gesellschaft und sogar auf die breite Öffentlichkeit aus und verursacht weitere Störungen. Für ein Projekt, das normalerweise über ein Jahr dauern würde, waren vier Monate eine anspruchsvolle Vorgabe. Es wäre nicht übertrieben zu sagen, dass wir dank des präzisen Managements, das durch Smartsheet ermöglicht wurde, diese beiden Hürden überwinden konnten und ich das groß angelegte Systemmigrationsprojekt erfolgreich leiten konnte.“

Das beste Tool für die digitale Transformation und das Umdenken im Unternehmen

Abgesehen von der Visualisierung und Weitergabe von Informationen bietet Smartsheet laut Sato viele praktische Online-Vorlagen, mit denen das Projektmanagement sofort beginnen kann, indem Daten wie das Datum eingegeben werden. Außerdem stehen benutzerfreundliche Formularfunktionen zur Verfügung, mit denen Fragen, Antworten oder Informationen gesammelt und Verknüpfungen mit externen Tools wie Slack vereinfacht werden. Sato erklärt weiter, dass er bei der Reformarbeit zusätzliche Vorteile von Smartsheet erkannte:

„Es gibt auch andere Projektmanagement-Tools, aber viele Mitarbeiter waren ausschließlich mit Excel vertraut. Einige hatten nicht einmal Erfahrung im Bereich des Projektmanagements. Ein Tool kann viele Funktionen haben, muss aber auch leicht zu bedienen sein. Andernfalls würde es bei den Mitarbeitern zu Verwirrung führen. In dieser Hinsicht ähnelt Smartsheet Excel, bietet aber viel mehr. Es ist viel einfacher zu bedienen und hat viel mehr Funktionen. Auch Mitarbeiter, die technisch nicht versiert sind, können es problemlos verwenden. Daher ist Smartsheet in meinen Augen das beste Tool für die Übergangsphase zur digitalen Transformation.“

„Was ich als Beteiligter mit Sicherheit sagen kann, ist, dass mit dem Tool die Reformmentalität im Unternehmen zum Vorschein kam. Als wir zum Beispiel die ‚Cloud First‘-Richtlinien formulierten, haben einige Mitarbeiter die Strategie und die Worte selbst verstanden, aber nicht die tatsächlichen Auswirkungen und wie das Ganze zukünftig in der Praxis aussehen würde. Da wir bei diesem wichtigen Projekt auf Smartsheet setzten, lernten jedoch viele Mitarbeiter, das Prinzip der digitalen Transformation selbst zu verstehen, und die Organisation als Ganzes stand den Arbeitsreformen positiver gegenüber. Auch in dieser Hinsicht habe ich das Gefühl, dass die Nutzung von Smartsheet hervorragende Ergebnisse ermöglicht hat.“

Aktuell hat die ICT Division 30 Mitarbeitende. Während weiter an der digitalen Transformation gearbeitet wird, sammelt das Unternehmen neue Ideen zur besseren Nutzung von Smartsheet. Abschließend sprach Sato über seine Ambitionen für die Zukunft:    

„Smartsheet wurde in der ersten Phase der ‚Cloud First‘-Strategie eingeführt, und ich glaube, dass diese Lösung durch die Möglichkeiten zur Visualisierung und Weitergabe aller Arten von Daten in Echtzeit eine ganze Reihe hervorragender Ergebnisse ermöglicht hat. Außerdem spielte sie eine große Rolle bei der Steigerung der Produktivität. Smartsheet kann in vielen Bereichen verwendet werden. Daher werde ich anderen internen Abteilungen und anderen Betrieben dringend empfehlen, dieses Tool einzusetzen.“