KEXP steigert seine Produktivität mit Smartsheet
KEXP verbesserte mit Smartsheet die Produktivität und die Spendensammlung. Aktenordner wurden eingemottet und durch allgemein zugängliche Content-Marketing-Kalender, Spendenlisten und Webformulare ersetzt. Dadurch konnten Abläufe automatisiert und optimiert werden.
Industrie
- Medien und Produktion
Organisationsgröße
- Mittel (200–1.999 Beschäftigte)
Region
- Nordamerika
Platform Capabilities
KEXP: Mehr Automatisierung, mehr Zeit für Entertainment
KEXP ist ein nichtkommerzielles Entertainment-Netzwerk aus Seattle mit Hörern auf der ganzen Welt. Mit DJs und originellen Musikern sorgt der Sender für ein abwechslungsreiches Musikangebot und setzt auf Smartsheet, um seine Ziele zu erreichen.
„Früher bestand unser Content-Kalender tatsächlich aus einem Kunststoffordner, in den ich Papier einheften musste. Es war richtig vorsintflutlich. Jetzt wird alles einfach archiviert, automatisch ins neue Geschäftsjahr übertragen und ist für alle zugänglich.“
Manager für digitale Inhalte
KEXP sitzt in Seattle und hat Hörer auf der ganzen Welt – und sogar im Weltall. Das nichtkommerzielle Entertainment-Netzwerk hat es sich auf die Fahne geschrieben, bei den Menschen die Begeisterung für neue Musik zu wecken. Dafür sorgen erstklassige DJs, originelle Indie- und etablierte Musiker sowie ein vielfältiges musikalisches Angebot.
KEXP erlebte eine fünfjährige Wachstumsphase, die aber auch eine Herausforderung mit sich brachte. Der Sender musste Projektarbeit und Content-Management zwischen verschiedenen Teams koordinieren. Die Kommunikation der Organisation hatte bisher aus Hunderten E-Mails für jede Sendung bestanden, die niemand mehr nachvollziehen konnte. Und die papierbasierte Nachverfolgung taugte nicht dazu, Prioritäten effektiv im Blick zu behalten.
KEXP brauchte eine Lösung, um Informationen zu erfassen und zu strukturieren. Diese Lösung war Smartsheet.
Visibilität und Produktivität erhöhen
Janice Headley, Digital Content Manager bei KEXP, erstellte mit Smartsheet den Content-Kalender. „So ein Tool hatten wir bitter nötig. Wir hatten schon auf verschiedene Weise versucht, einen Content-Kalender zu entwickeln“, berichtet sie. „Keine der Alternativen entsprach unseren Vorstellungen – bis auf Smartsheet. Früher bestand unser Content-Kalender tatsächlich aus einem Kunststoffordner, in den ich Papier einheften musste. Es war richtig vorsintflutlich. Jetzt wird alles einfach archiviert, automatisch ins neue Geschäftsjahr übertragen und ist für alle zugänglich.“
Der Smartsheet-Kalender besteht aus wenigen Sheets, die sich automatisch gegenseitig aktualisieren, Beitragende automatisch daran erinnern, Informationen anzugeben, und von den Verantwortlichen schnell durchgesehen werden können.
Mehr Spendeneinnahmen
Neben der Strukturierung des Workflow- und Content-Kalenders setzt KEXP auch für die Spendensammlung auf Smartsheet.
„Ich erstelle Geldgeberlisten auf Anfrage unserer Spendenteams. Die genauen Anforderungen und Einzelheiten für eine Liste wurden mir üblicherweise per E-Mail geschickt“, berichtet Andy Klatt, Information Specialist bei KEXP. „Als Smartsheet eingeführt wurde, gab uns das die Möglichkeit, die Webformulare der Lösung für unsere Zwecke anzupassen und unseren Spendenteams bereitzustellen. Wenn sie jetzt eine Geldgeberliste brauchen, füllen sie einfach ein Formular aus. Dadurch muss ich nicht ständig nachfragen, ob es um Spenden-E-Mails oder um Spendenbriefe geht.“
Erhebliche Zeiteinsparungen
Nach der Implementierung von Smartsheet wurde dem KEXP-Team bewusst, dass man bisher bei Koordination und Kommunikation viel Zeit vergeudet hatte.
„[Smartsheet] machte einen Großteil der E-Mails, die wir uns ständig hin- und herschickten, einfach überflüssig“, so Klatt. „Fragen, die immer aufs Neue gestellt wurden, blieben plötzlich aus. Die Lösung hilft mir, meine Arbeit zu bewältigen und mir einen Überblick über meine anstehenden Aufgaben zu machen.“
Fazit? „Wir sind mehr als zufrieden“, fasst Headley zusammen.
