Johnson & Johnson beschleunigt die Inhaltsprüfung drastisch mit Smartsheet

Johnson & Johnson entwickelt seit 130 Jahren innovative Ideen, Produkte und Dienstleistungen, um die Gesundheit und das Wohlbefinden von Menschen zu verbessern. Der diversifizierte Gesundheitskonzern ist von Medizinprodukten über Arzneimittel bis hin zu rezeptfreien Medikamenten auf alles spezialisiert. Johnson & Johnson beschäftigt mehr als 134.000 Mitarbeiter in 265 Unternehmen in 60 Ländern und hat sich zum Ziel gesetzt, durch Innovationen einen positiven Einfluss auf die Gesundheit von Menschen zu nehmen. 

Jeder Lehrinhalt, den Johnson & Johnson für Verbraucher oder Ärzte erstellt, muss einen strengen rechtlichen, behördlichen und medizinischen Prüfungsprozess durchlaufen, der von der Food and Drugs Administration der Vereinigten Staaten von Amerika reguliert wird. Colleen Hulshof, Editorial Compliance Specialist for Global Learning & Development bei Johnson & Johnson Surgical Vision, ist für die Verwaltung des Prüfungsprozesses verantwortlich. 

Als Hulshof die Position übernahm, wurde sie damit beauftragt, Hindernisse im Prüfungsprozess zu identifizieren und zu bewältigen sowie die Fristen des Unternehmens einzuhalten.

„Ich brauchte für meine Arbeit einen Tracking-Mechanismus“, sagt Hulshof. „Ich wollte eine einfache Möglichkeit haben, die für jede Phase des Prüfungsprozesses benötigte Zeit zu analysieren und den Grund für etwaige Verzögerungen zu erkennen.“

Einrichten einer zentralen Anlaufstelle

Vor sechs Monaten beschloss Hulshof, Smartsheet zu nutzen, um den Überblick über den Inhaltsprüfungsprozess zu behalten. „Ich bin auf Smartsheet gestoßen, als eine Kollegin es für das Projektmanagement nutzte“, erinnert sie sich. „Ich fand, dass es sehr spannend aussah und hab es eine ‚Tabelle auf Steroiden‘ genannt, da es so viel mehr Möglichkeiten bietet. Ich habe dort alles gefunden – Informationen, Kommentare und Anlagen. Kurz darauf meldete ich mich für die Kundenkonferenz ENGAGE 2022 an. Dort habe ich gelernt, wie ich Smartsheet nutzen kann, um effizienter zu arbeiten.“

Zunächst rief Hulshof Informationen über die Lerninhalte von Autoren ab und lud von der Zielgruppe bis hin zu den identifizierten Produkten und der Geschichte dahinter alle Details in Smartsheet. Von da an konnte Hulshof ganz einfach die Fälligkeitstermine für jeden Abschnitt des Prüfungsprozesses nachverfolgen und bei Verzögerungen Hinweise an die zuständigen Prüfer für medizinische, rechtliche und behördliche Angelegenheiten senden. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden blieben, erhielten alle Fachexperten automatische Benachrichtigungen für jede Phase des Prüfungsprozesses. 

Einblicke und Kontrolle

Das Ergebnis war ein ganzheitliches Sheet, mit dem sich Hulshof Klarheit über die einzelnen Phasen des Prüfungsprozesses verschaffen und sie bei Bedarf beschleunigen konnte.

„Eines der besten Dinge an Smartsheet ist, dass man echte Einblicke dahingehend erhält, wer was tut, und auf eine Lösung hinarbeiten kann“, sagt sie. „Mir gefällt, dass es eine zentrale Anlaufstelle ist, eine Single Source of Truth. Und die Automatisierung ist definitiv das Beste am Prozess, weil ich damit Zeit spare.“

Dank mehr Klarheit und Kontrolle über den Prüfungsprozess konnte Johnson & Johnson Verzögerungen aus der Welt schaffen.

„Smartsheet hilft mir, Krisen abzuwenden und den Prüfungsprozess zu beschleunigen“, so Hulshof. „Früher brauchten wir 72 Tage, um den Prozess abzuschließen, mittlerweile nur noch durchschnittlich 32 Tage.“

Die Erstprüfung dauert jetzt z. B. vier Tage weniger und die Überarbeitung und Wiedervorlage von Materialien ist 30 Tage schneller erledigt. 

Mit gutem Beispiel vorangehen

Durch die gesteigerte Effizienz hat sich das Team von Hulshof auch das Vertrauen und den Respekt anderer Abteilungen erarbeitet. „Ich habe so viele interne Auszeichnungen erhalten – allein in den letzten sechs Monaten vier oder fünf“, sagt Hulshof. „Alle in unserer Organisation sind sehr erfreut darüber, dass die Inhalte effizienter geprüft werden.“

In Zukunft wird Johnson & Johnson die aus der Lösung gewonnenen Erkenntnisse mit dem gesamten Unternehmen teilen. „Mit Smartsheet kann ich Hindernisse und Herausforderungen detaillierter nachverfolgen“, sagt Hulshof. „Wir möchten unsere Ergebnisse anderen Stakeholdern wie Anbietern und Koordinatoren zur Verfügung stellen. Jeder ist an diesem komplexen Prüfungsprozess beteiligt und sollte Klarheit darüber haben, was funktioniert und was nicht. Ich singe immer ein Loblied auf Smartsheet und animiere alle, auf den Zug aufzuspringen, weil er sie dort hinbringt, wo sie hinmüssen.“