JLL verwendet Smartsheet, um Unternehmenssysteme zu verbinden und eine stärkere Kundenbeziehung aufzubauen

Wie viele andere große global tätige Unternehmen hat der führende Immobilienentwickler JLL beträchtliche Ressourcen investiert, um personalisierte Datenlösungen zur Verwaltung des Unternehmensportfolios an Projekten zu erstellen. Aber als ein großer Unternehmenskunde darum bat, nicht das System von JLL zu verwenden, da Interoperabilitätsprobleme mit seiner eigenen Technologie für das Projektmanagement bestanden, benötigte JLL ein anderes Tool, um Daten zu extrahieren und die Programmübersicht und Berichte zu verwalten. Der Kunde empfahl Smartsheet, um die digitale Kluft zu überwinden. Heute hat sich Smartsheet als geeigneter dafür erwiesen, den Prozess der Freigabe und der Nachverfolgung großer Mengen von Immobilienprojektdaten zwischen den beiden Unternehmen zu straffen.

„Wir führen Bauprojekte überall im Land durch“, so Betsy Solomon, Account Operations Lead bei JLL. „Was wir verwalten, ist die gesamte Pipeline und Zusammenarbeit innerhalb der Kundenorganisationen, von der Rechtsabteilung für Immobilien bis zum Ausführungs- und Strategieteam. Wir stellen sicher, dass alle Zugriff auf die Pipeline an Arbeiten haben, die wir derzeit sowie zwei Jahre in der Zukunft ausführen bzw. bereits ausgeführt haben.“

Solomon und Associate Project Manager Becca Fecht arbeiten eng mit ihrem weltweit tätigen Kunden zusammen, um eine lange Liste kommerzieller Immobilien zu verwalten, vom Beginn des Kaufprozesses, über die Renovierung, Entwicklung, bis hin zum Bauabschluss. Sie müssen zu jedem beliebigen Zeitpunkt den Status der Projektdetails einsehen können, wie z. B. die Leistung von Generalunternehmern, Baugenehmigungen, die Einhaltung geltender lokaler oder regionaler Vorschriften, den Status der Immobilien-Pipeline usw. Und sie müssen in der Lage sein, relevante Informationen an verschiedene Teams sowohl innerhalb von JLL als auch beim Kunden weiterzugeben.

„Der Trend ging in den letzten Jahren für die meisten Branchen in Richtung Informationen: Daten und Analysen“, so Solomon. „Was können wir mit den ganzen erfassten Daten machen und wie können sie uns bei unseren Projekten nützen? Und der vorherrschende Trend in der Branche geht jetzt dahin, Menschen zu schulen, an die Quelle der Daten zu gehen, anstatt uns die Daten produzieren und verschicken zu lassen.“

Damit wichtige Daten für alle erforderlichen Personen leicht zugänglich sind, extrahieren Solomon und Fecht Informationen aus dem Kundensystem in eine Smartsheet-Lösung, die Alarme bezüglich des Zeitrahmens, Dashboards und mehr umfasst. Die Smartsheet-Kapazitäten ermöglichen Solomon und Fecht die Erfassung kleinster Details, die Zusammenführung in umfassende Ansichten und die Verwendung von Dashboards zur Freigabe fast in Echtzeit für die Entscheidungsträger.

„Informationen müssen nicht mehr abgerufen werden“, so Fecht. „Wir haben sie bereits alle extrahiert und können einfach auf sie zugreifen. Zuvor erhielten wir diese einmaligen Anforderungen. Nun, da alles im Dashboard vorliegt, können wir einfach darauf verweisen. Dies hat zur Reduzierung der Anzahl von E-Mails beigetragen, die hin- und hergeschickt werden.“

Bevor sie Smartsheet verwendet haben, stellten Solomon und Fecht Daten in Tabellenarbeitsbüchern zusammen und verteilten wöchentliche und monatliche Aktualisierungen. Heute sind die in Smartsheet erfassten Kundendaten stets aktuell und alle Benutzer können von einer einzigen Quelle präzise Informationen abrufen. Die Zeit, die Solomon und Fecht für Aktualisierungen von Tabellen und Berichte verwendeten, können sie nun für die strategische Führung und die Aufsicht über das Projektportfolio der Kunden einsetzen. Solomon räumt ein, dass sie sich Gedanken darüber machte, die Kontrolle über die Daten zu verlieren, aber sie hat tatsächlich mehr Einblicke und Transparenz gewonnen. Dies hat auch zu mehr Transparenz und Selbstbestimmung für die Teams geführt, die dies am meisten benötigen, während eine zeitnahe Kommunikation in beiden Organisationen effizienter gestaltet wurde.

„Der Gedanke, die Datenquelle für die 225 Benutzer zu öffnen, die wir in unserem primären Smartsheet-Produkt haben, hat mich wirklich gestresst. Aber ich war positiv überrascht.“, so Solomon. „Ich denke, einer der größten Vorteile von Smartsheet ist, dass der Kunde verschiedene Gruppen in seinem Unternehmen, die in Silos arbeiteten, dazu bekommen konnte, effektiver zusammenzuarbeiten, was sich positiv auf die Projekte ausgewirkt hat, die wir ausführen.“

Solomon und Fecht konnten die einfache Berichterstellung zu Daten hinter sich lassen und genauer darauf schauen, was ihnen die Zahlen sagen. Sie können das gesamte Portfolio überblicken und sehen, ob zu viele Projektstarts für einen bestimmten Zeitraum geplant sind, was zu Engpässen während der Kundenprüfungsphase führen könnte. Sie können auf Detailebene einsehen, ob Arbeiten in einer bestimmten Region angemessen voranschreiten, oder zu bestimmten Baustellen wechseln, um herauszufinden, warum der Bau hinter oder vor dem Zeitplan liegt. Automatisierte Workflows ermöglichen ihnen die Zuweisung möglicher Probleme an die richtigen Personen bei JLL oder in den Rechts- oder Ausführungsteams des Kunden zu einem frühen Zeitpunkt, sodass Projektverzögerungen vermieden werden können.

Smartsheet hat zudem die Berichterstellung sowohl für das Management des Kunden als auch das von JLL effizienter gestaltet. Solomon und Fecht können mithilfe von Smartsheet-Ansichten, die einfach zu verstehen und aufzuschlüsseln sind, ihre eigenen Einblicke gewähren. Da Dokumente und Bilder in den Projekt-Tracker geladen werden können, lassen sich Bewertungen und Empfehlungen auf harte Tatsachen stützen. So ist ein schnellerer Übergang von der Analyse zu Maßnahmen möglich.

„Die Zahlen lügen nicht“, sagt Solomon. „Wenn sie die Zahlen und die Daten sehen können, müssen Sie Ihre Zeit nicht damit verbringen, zu erklären, warum wir hier sind. Wir können direkt zur Lösung übergehen. Sie beginnen damit, einige der Möglichkeiten zu sehen, und hoffen jetzt, dass wir die Daten nehmen und ihnen weiterhin noch mehr liefern.“

Weitere Informationen zu Smartsheet finden Sie unter www.smartsheet.com. 

Weitere Informationen zu JLL finden Sie unter www.us.jll.com.