HR Spectacles setzt auf Smartsheet und steigert die Effizienz und Kundenzufriedenheit

Die Entwicklung einer mitarbeiterorientierten, integrativen Kultur und die Befähigung von Teammitgliedern erfordern Arbeit, Fachwissen und methodische Umsetzung. HR Spectacles erfüllt diese Aufgabe in den Philippinen und darüber hinaus für unzählige Organisationen in allen Branchen. Seit 2018 dient das Unternehmen als Anlaufstelle für Personalangelegenheiten aller Art und bietet Dienstleistungen wie ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen, Lebenszyklusmanagement für Mitarbeiter und Anwerbung qualifizierter Führungskräfte an. „Unsere Vision ist es, den Wert der Personalverwaltung in Organisationen zu steigern. Vor allem in den Philippinen, wo die Personalverwaltung immer noch überwiegend als administrative und nicht als strategische Funktion angesehen wird. Wir haben in letzter Zeit sowohl bei größeren Organisationen als auch bei Unternehmen im Ausland an Zugkraft gewonnen“, sagt Chris Matsumoto, Chief Executive Officer von HR Spectacles.

Erste Erfahrungen mit Smartsheet

Matsumoto erfuhr durch einen Kunden von Smartsheet. „Ich war sehr fasziniert und fing an, selbst damit herumzuexperimentieren“, blickt er zurück. „Anfangs nutzte HR Spectacles andere Tabellenkalkulationslösungen, mit denen unser Team nicht zufrieden war. Die Dateien waren von den Daten getrennt und ich wollte eine zentrale Plattform einrichten, um alles zusammenzuführen.

Anfangs nutzte das Unternehmen Smartsheet für einfache Aufgaben wie die automatische Benachrichtigung bei Fälligkeitsterminen und die Verwaltung von Mitarbeiterdatenbanken. Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, war das Team in der Lage, sich schnell an die neue Realität anzupassen.

„Wir brauchten sieben Tage, um auf Remote-Arbeit umzustellen. Der einzige Grund, warum wir das tun konnten, war, dass wir bereits Smartsheet und andere Apps nutzten“, erklärt Matsumoto. „Wir konnten auch unseren Kunden Zuversicht vermitteln, indem wir ihre Prozesse wie unter anderem das Onboarding, die Leistungsbeurteilung und Umfragen digitalisierten. Arbeitsplatzsicherheit war für einige Mitarbeiter unseres Kunden eine große Sorge und sie waren dankbar für unsere Bereitschaft und unseren proaktiven Ansatz. Wir haben 800 Mitarbeitern in verschiedenen Organisationen geholfen, während der Pandemie erfolgreich zu sein.“

Diese Anpassungsfähigkeit brachte HR Spectacles auch einen Titel für herausragende Geschäftskontinuität bei den Productivity Olympics, einem Wettbewerb des philippinischen Arbeitsministeriums, ein.

Mehr Tiefgang für bessere Resultate

Im Jahr 2022 beschloss HR Spectacles, genauer zu untersuchen, was Smartsheet für das Unternehmen tun kann. „Wir hatten gut ein Dutzend Schulungssitzungen mit dem Smartsheet-Team abgehalten, um neue Ideen und Prozesse zu ersinnen. Da wurde mir klar, dass unser Geschäft in den nächsten drei bis fünf Jahren auf Smartsheet aufbauen würde, also musste ich mein Team mit diesem Wissen ausstatten.“

Matsumoto stellte ein dediziertes Smartsheet-Team aus vier Personen zusammen. „Etwa 50 bis 60 Prozent ihrer Aufgaben bestehen darin, Lösungen in Smartsheet zu entwickeln“, erläutert er. „Sie gehen auf jede Abteilung zu, identifizieren ihre Probleme und versuchen, Lösungen zu finden, die in Smartsheet entwickelt werden können. Aktuell wollen wir zum Beispiel für jede Abteilung ein Dashboard erstellen, mit dem die Mitarbeiter während des Reportings ganz einfach einen Link aufrufen und ihre Ergebnisse präsentieren können.“ Der Prozess, Lösungen von Grund auf neu zu entwickeln, hat in vielen die Neugierde geweckt. „Ich habe viele jüngere Leute in diesem Team und sie haben sehr viel Spaß“, fügt Matsumoto hinzu. „Sie lieben es, sich Videos der Smartsheet Academy anzusehen und herauszufinden, was sie entwickeln sollen.“

Geschultes, schnelleres Team

Die zweite Aufgabe des dedizierten Smartsheet-Anwenderteams in HR Spectacles besteht darin, das gesamte Unternehmen zu schulen. „Wir haben jede Woche eine 30- oder 45-minütige Sitzung, in der uns das Team etwas über Smartsheet beibringt“, sagt Matsumoto. „Das ist entscheidend, denn wenn alle Smartsheet beherrschen, kommen wir viel schneller voran.“

Und das Team kam schneller voran.

„Mein Team ist in jeder Hinsicht effizienter geworden und jeder Prozessablauf nimmt nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch“, so Matsumoto.

„Durch den Einsatz der Automatisierungstools von Smartsheet konnten wir manuelle Verwaltungsaufgaben um mehr als 95 % reduzieren. Dadurch können wir Kundenberichte schneller erstellen und unser Team bleibt agil und effizient.“

Die Lerninitiativen haben eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung hervorgebracht. Teammitglieder tauschen proaktiv Einblicke und Erkenntnisse aus und schöpfen so das volle Potenzial von Smartsheet aus. Dieses kollaborative Lernen hat die Fähigkeit von HR Spectacles gestärkt, „Kaizen“-Prinzipien umzusetzen und so beständiges Wachstum zu fördern und die operativen Prozesse zu verfeinern.

Bereit für Skalierung

Ein Prozess, der sich völlig verändert hat, ist das Mitarbeiter-Onboarding ihrer Kunden. „Früher gingen wir mit Papierformularen zum Büro des Kunden. Das hat den Großteil unseres Tages in Anspruch genommen“, erinnert sich Matsumoto. „Jetzt brauchen wir nur noch wenige Stunden und können mit Formularen und Dashboards alles online erledigen. Dadurch sparen wir knapp 54 % unserer Zeit. Unser Team kann die dadurch gewonnene Zeit nutzen, um sich um unsere Kunden zu kümmern oder neue Lösungen zu entwickeln.“

HR Spectacles hat sogar hochkomplexe Verfahren wie z. B. eine 360-Grad-Leistungsbeurteilung vereinfacht, bei der jede Person mehrere Personen beurteilt. „Bei vielen Gutachtern wird es chaotisch, weshalb mein Team die notwendigen Berechnungen in einer Reihe von Sheets, Berichten und Dashboards in Smartsheet eingerichtet hat“, fügt Matsumoto hinzu. „Ich war wirklich beeindruckt von der proaktiven Herangehensweise meines Teams. Nachdem wir jetzt schon seit über einem Jahr Smartsheet für automatisierte Beurteilungen nutzen, können wir mit Zuversicht sagen, dass wir mittlerweile nur noch halb so viel Zeit brauchen wie am Anfang.“

Überwältigendes Feedback von Kunden

Die größten Gewinner sind jedoch die Kunden selbst. „Wir erstellen für unsere Kunden eine Vielzahl von Workflows für die Personalverwaltung, je nachdem, in welchem Umfang wir beauftragt werden“, erklärt Matsumoto.

„Unsere Kunden sind sehr beeindruckt davon, wie gut unsere Arbeit auf sie zugeschnitten ist, und das hat unseren Service wesentlich aufgewertet.“

Mit einem dedizierten Team von Smartsheet-Innovatoren legt HR Spectacles die Messlatte immer höher. „Ich schätze das positive Feedback, das wir von unseren Kunden erhalten, und es motiviert uns, weiter an Innovationen in diesem Bereich zu arbeiten“, so Matsumoto abschließend.