Homecare Homebase verbessert die Sichtbarkeit von Kampagnen und die Marketingeffizienz mit der Smartsheet-Plattform

Seit 1999 erfüllt Homecare Homebase die technologischen Anforderungen der wachsenden Branche für häusliche Pflege und Hospizarbeit. Mit einer umfassenden Plattform und einer Reihe von Dienstleistungen nimmt das Unternehmen den administrativen und betrieblichen Aufwand ab, bietet Transparenz bei wichtigen Messzahlen und gibt Pflegekräften in der häuslichen Pflege mehr Zeit, sich auf die Patient*innen zu konzentrieren. 

Einfacher Echtzeitzugriff auf alle kreativen Assets und Richtlinien

Das Marketingteam von Homecare Homebase interagiert mit seiner Kundschaft im Rahmen zahlreicher Veranstaltungen und Kampagnen, um zu zeigen, was das Unternehmen zu bieten hat und wie seine Dienstleistungen zur Verbesserung der Patientenergebnisse beitragen können. Das Team war auf der Suche nach einer Lösung für einen besseren Zugriff auf Informationen und eine einfachere Aufgabenverwaltung.

Angesichts der vielen kreativen und lehrreichen Inhalte, mit denen das Team hantiert, brauchten die Mitarbeitenden von Homecare Homebase eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, um die gesuchten Ressourcen zu finden. Deshalb verschob und kategorisierte das Marketingteam alle seine Assets und Richtlinien in Brandfolder. „Jetzt haben wir ein webbasiertes Brandbook mit einer Live-URL in Brandfolder“, sagt Sara Cook, Leiterin der Marken- und Marketingabteilung bei Homecare Homebase. Es gibt ein internes Markenportal für die Mitarbeitenden und eine externe Version, in der öffentliche Sammlungen für alle Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich sind. Beide enthalten die neuesten verfügbaren Informationen und Assets.

„Brandfolder ist jetzt unsere Single Source of Truth. Wir können unsere Assets anhand von Schlüsselwörtern durchsuchen. Das ist ziemlich benutzungsfreundlich. Außerdem senden wir automatische E-Mail-Updates an die Inhaber*innen, um sicherzustellen, dass alles auf dem neuesten Stand ist“, so Cook.

Wenn es dann eine neuere Version eines Logos oder eines Assets gibt, kann das Marketingteam diese einfach ersetzen und alle, die auf den Live-Link klicken, sehen sofort die neuen Informationen. „Früher haben viele Mitarbeitende eine PDF unserer Markenstandards heruntergeladen, auf ihrem Computer gespeichert und nie wieder nachgeschaut, ob es eine neue Version gibt. Jetzt können sie einfach den Online-Brandguide aufrufen und sich die Informationen von dort holen“, sagt Cook. Durch die Speicherung der neuesten Assets und Markenrichtlinien in Brandfolder stellt Homecare Homebase sicher, dass kein Branding-Update in der Masse untergeht. 

Vereinfachter Workflow und Transparenz für Anfordernde 

Wenn Mitarbeitende das Gesuchte nicht in Brandfolder finden und etwas Neues erstellen lassen müssen, können sie ein vom Marketingteam eingerichtetes Eingangsformular für Anforderungen verwenden. „Ich wollte die Leute nicht mit einer Million Fragen beim Ausfüllen ihrer Anforderung überfordern. Daher verwenden wir in unserem Marketingeingangssheet eine Bedingungslogik, um Folgefragen auszulösen, die für bestimmte Antworten relevant sind“, sagt Cook. „Das Formular enthält beispielsweise nicht dieselben Fragen, wenn es um die Produktion einer Fallstudie oder den Besuch einer Messe geht.“

Außerdem wurde ein Portal eingerichtet, das eine dynamische Ansicht der Marketinganforderungen zeigt, sodass die entsprechenden Personen den Fortschritt ihrer Anfragen verfolgen können. Dynamic View ermöglicht unterschiedliche Ansichten für Admins und Benutzer*innen, sodass Anfordernde ein übersichtlicheres Dashboard mit all ihren Anforderungen erhalten. Anfordernde sehen nur die Spalten, die sie sehen dürfen, z. B. ihren Namen, den Projekttitel, wem das Projekt zugewiesen ist oder das geschätzte Fälligkeitsdatum. Und wenn sie Fragen zu einem bestimmten Projekt haben, können sie diese direkt stellen.

Angesichts zahlreicher Veranstaltungen im Marketingkalender sowie verschiedener Sheets und Berichte zu Marketingprojekten wollte das Team allen Mitarbeitenden einen Überblick über die aktuelle Arbeit verschaffen. Dafür hat Cook zwei zentrale WorkApps entwickelt: eine für Marketingaktivitäten und eine für das Budget.

„Jetzt können alle die erforderlichen Informationen schnell und einfach finden. WorkApps sind auch auf Mobilgeräten leicht zugänglich, sodass das Team auch unterwegs auf dem Laufenden bleibt“, erläutert sie. 

Optimierte Prozesse für schnelleren Mehrwert

Wie die meisten Marketingteams muss auch das Team von Homecare Homebase viele verschiedene Projekte und Anfragen unter einen Hut bringen, was früher schwierig war. „Früher mussten die Mitarbeitenden ins Büro kommen oder eine E-Mail oder private Nachricht mit ihrer Anforderung schicken. Wir brauchten dringend einen besseren Prozess, um sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt und dass wir die Projekte richtig zuweisen und bis zum Abschluss verfolgen“, erinnert sich Cook. „Ich wollte mich bei der Organisation aller Veranstaltungen, Aufgaben, Anforderungen und Assets auf Smartsheet verlassen können.“

Mit WorkApps kann das Team Seiten, Sheets und Dashboards nach Themen gruppieren. „Es hat sich für uns als absoluter Gamechanger herausgestellt“, erzählt sie. Sobald eine Anforderung zugewiesen wurde und das Team Maßnahmen ergreifen möchte, kann es alles über Projektsheets in Smartsheet verfolgen. 

Eines der wichtigsten Merkmale von WorkApps besteht für Cook darin, dass sich alles in einem einzigen Fenster befindet, wo es direkt bearbeitet werden kann. „Früher konnte ich nicht alle Projekte an einem Ort sehen und musste zu den Quellsheets navigieren, um Änderungen vorzunehmen. Das bedeutete eine Menge Aufwand, um einen Projektstatus zu aktualisieren. WorkApps zeigt alle Projektseiten links im Fenster an. Ich kann auf eine Seite klicken, um das Projekt im selben Fenster zu öffnen, wo ich es bearbeiten, Änderungen vornehmen und das gesamte Sheet an einer Stelle anzeigen kann. Das geht viel schneller.“

Dank des optimierten Eingangs- und -Anforderungsprozesses ist das Marketingteam auch bei der Bearbeitung von Anforderungen effizienter geworden. Je nach Art des benötigten Outputs werden sie automatisch der entsprechenden Person zugewiesen und die in das Formular eingegebenen Informationen fließen direkt in das Marketingsheet ein, sodass das Team darauf reagieren kann. „Diese Automatisierung macht uns das Leben leichter“, so Cook.

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird das endgültige Asset von Smartsheet direkt in Brandfolder hochgeladen. „Innerhalb der Smartsheet-Anlage können Sie einfach die Option zum Hochladen der Anlage in Brandfolder auswählen, dann wählen Sie aus, in welche Sammlung die Anlage eingefügt werden und welche Tags sie haben soll, und die Anlage wird sofort in Brandfolder übertragen“, erklärt Cook. „Es ist eine nahtlose Integration.“

Mit neuen, automatisierten Workflows, Dashboards und Ansichten hat Homecare Homebase seinem Team mehr Transparenz, Eigenverantwortung und Produktivität verschafft.

„Smartsheet hilft unserem Marketingteam, sicherzustellen, dass keine Anfrage unbearbeitet bleibt, und anderen Abteilungen schneller und sorgfältiger einen Mehrwert zu liefern, was letztendlich den Pflegekräften und ihren Patient*innen zugutekommt“, fasst Cook zusammen.