Herotel arbeitet an einem unternehmensweiten Gemeinschaftsprojekt, das durch Smartsheet erleichtert wurde.

Herotel ist ein südafrikanisches Telekommunikationsunternehmen, das in mehr als 605 verschiedenen Städten und Vororten der Region aktiv ist. Das Unternehmen bietet Glasfaser- und drahtlosen Festnetz-Breitbandzugang, VoIP- und WiFi-Services an. 

Herotel konsolidierte 33 Internet-Provider, um die südafrikanischen Bürger an mehr Orten mit besserem Internet auszustatten. Anschließend mussten sich alle Unternehmen an die Standardprotokolle von Herotel anpassen und ihre unterschiedlichen Prozesse vereinheitlichen. 

Die Prozesse vereinheitlichen 

„Am Anfang verwendete jedes der 33 unterschiedlichen Unternehmen, die aufgekauft und zu einem Unternehmensumfeld zusammengeschlossen worden waren, ihre eigenen Plattformen für verschiedene Funktionen. Die Unternehmen verwendeten mehrere Buchhaltungssysteme, Telefonie-Plattformen und Außendienstsysteme. Es wurden sowohl Word- als auch Excel-Dateien erstellt und buchstäblich Informationen auf Papier notiert oder einfach per E-Mail versendet“, erinnert sich Michelle Basson, Head of Digital Innovation bei Herotel. Hier kam Smartsheet ins Spiel. 

„Ich hatte Smartsheet noch nie zuvor benutzt, aber andere Programmmanagement-Tools ausprobiert“, erklärt Basson. „Mein direkter Vorgesetzter meinte zu mir: ‚Wir haben da dieses neue Tool, dass wir im Unternehmen einführen möchten. Lassen Sie es uns in einem Betriebsumfeld testen – mal sehen, was passiert.’ Zu der Zeit war ich Project Coordinator und er bat mich darum, Smartsheet auszuprobieren, da wir gerade dabei waren, ein regionales Projekt zu starten. Ich war begeistert von der neuen Plattform. Ich konnte mir vorstellen, dass Smartsheet ein Projektmanagementsystem war, das im gesamten Konzern eingesetzt werden könnte.“ 

Die Umstellung auf Smartsheet war eine drastische Veränderung, doch Basson erkannte sofort, welchen Mehrwert Smartsheet bot. „Es ist ganz natürlich, dass wir Veränderungen eher kritisch betrachten. Das war bei der Umstellung auf Smartsheet nicht anders, aber mir war schon in der ersten Testwoche klar, dass Smartsheet die Anwendung ist, die in unserem Unternehmen einen Wandel bewirken und die Mitarbeiter zusammenbringen wird“, so Basson.

Eine wirkungsvolle Lösung 

Herotel musste alle konsolidierten Unternehmen und deren Abteilungen, Büros, Firmenwägen und Uniformen auf das gemeinsame Branding abstimmen. Das gesamte Unternehmen war davon betroffen, daher musste das Team gewährleisten, dass die Kommunikation reibungslos funktionierte. Das Team musste auch sichergehen, dass nicht mehrere Personen dieselbe Aufgabe erledigten und die Unternehmensressourcen effizient verwendet wurden. Mit Smartsheet konnten sich alle auf eine einzige, zentrale Informationsquelle verlassen.

„Das Geniale an Smartsheet ist, dass dadurch Informationen geteilt werden und Smartsheet jedem ermöglicht, seinen Teil beizutragen und positive Änderungen vorzunehmen. Nicht jeder begrüßt Veränderungen, aber Smartsheet hat sich als ein praktisches Tool herausgestellt, das dabei hilft“, fügt Basson hinzu.

Ein Teil des Einführungsprozesses war, dass die Mitarbeiter das Tool in ihrem eigenen Tempo kennenlernen konnten. „Ich erinnere mich an das erste Smartsheet-Training für unsere Mitarbeiter“, sagt Basson. „Ich habe für alle in Arbeitsbereichen Sheets erstellt und sie dann zu Administratoren ernannt. Anschließend konnten sie Smartsheet selbst erkunden und das Tool ein bisschen austesten. Nach einiger Zeit erkannten die Kollegen den großen Nutzen von Smartsheet.“ 

Um genauer zu erklären, wie gut Smartsheet funktioniert, erzählt Basson von ihren Anfängen mit den Formularen. „Vor Smartsheet musste ich E-Mails an dreißig Personen versenden und sie um eine Antwort bitten. Ich musste meinen Posteingang ständig im Auge behalten und die Antworten in einer Liste erfassen“, sagt Basson.

„Als ich zum ersten Mal ein Smartsheet-Formular verschickte, gab ich meine E-Mail ein, fügte den Formularlink hinzu und wies die Personen an, mir zu antworten, indem sie das Formular ausfüllten. Ich saß voller Erwartung da und blickte auf das Sheet. Dann sah ich, wie die ersten Informationen erfasst wurden. Ich konnte es nicht fassen. Es war einfach unglaublich – wieso habe ich Smartsheet nicht früher kennengelernt? Ich hatte mich durch Tausende E-Mails gearbeitet und jetzt antworten plötzlich 30 Personen innerhalb eines Tages auf diese Anforderung. Ich musste die Informationen nicht in eine Tabelle einfügen oder Ähnliches. Alles wurde automatisch in eine einzige Umgebung eingetragen.“  

Ein Tool, das Mehrwert bietet 

Mithilfe von Smartsheet können auch die Teams von Herotel ihre Projektleistungen und Fristen deutlich besser überwachen. Projektinformationen sind nun viel transparenter und können einfacher aufgerufen werden. „Dass unsere monatlichen Ziele nun deutlich transparenter sind, macht viel aus. Wir könnten sagen, dass wir ein Ziel von Eintausend haben und dieses Ziel an diesem Tag erreichen. Wenn wir nicht im Zeitplan sind, sehen wir das an den Kennzeichnungen. Dann helfen alle mit, damit wir unsere Frist noch einhalten können“, fügt Basson hinzu. Durch diese Transparenz und verstärkte Zusammenarbeit konnte beim Einhalten von Fristen und Erreichen der monatlichen Ziele eine Verbesserung von 50 % verzeichnet werden. Außerdem wurde so die Anzahl der internen E-Mails für die Koordination um 60 % verringert. 

Smartsheet ist durch seine Funktionen zu einem so wichtigen Teil von Bassons Arbeit geworden, dass sie sich diese ohne das Tool nicht mehr vorstellen kann. „Falls ich jemals für ein anderes Unternehmen arbeiten, eine andere Stelle einnehmen oder in eine andere Abteilung wechseln sollte, wo Smartsheet nicht verwendet wird, würde ich einen Weg finden, um es einzuführen. Ich glaube, dass sich viele nicht ganz bewusst sind, welchen Mehrwert Smartsheet bietet. Genau das möchte ich ändern“, erklärt Basson.