Die U.S. General Services Administration spart Tausende Dollar und Zeit mit den Automatisierungen und Visualisierungen von Smartsheet

Die U.S. General Services Administration (GSA) ist dazu verpflichtet, verantwortungsvoll mit den Steuergeldern umzugehen – das betrifft Projektbudgets und auch die effiziente Arbeitsleistung in der Organisation. Die Integrated Award Environment (IAE) im Federal Acquisition Service (FAS) beaufsichtigt spezielle Programme wie die Verwaltung der Regierungsmaßnahmen für die COVID-19-Pandemie, den American Rescue Plan Act von 2021 und die Verwaltung öffentlicher Leistungen über die Plattform SAM.gov. Smartsheet ermöglicht es der IAE, ihre Kommunikation und Aktualisierungen zu optimieren, Programmdaten und -status effektiver zu visualisieren und Führungskräften Berichte mit klaren Informationen zügig bereitzustellen.

„Wir sind ein Programm im präsidialen Auftrag und müssen unsere Informationen auf dieser Ebene liefern“, sagt Tracie D. Strack, Special Projects Manager bei der IAE. „Smartsheet ermöglicht uns das. Statt einer 30-seitigen Präsentation können wir ein Briefing mit einem Dashboard durchführen, das die Daten und Messzahlen visualisiert. Wir stellen einfach den Link dazu bereit, damit alle erforderlichen Informationen jederzeit verfügbar sind.“

Die IAE, Teil des Office of Systems Management im FAS, ist für die Verwaltung der Systeme im Lebenszyklus der öffentlichen Leistungen verantwortlich. Das beinhaltet Sonderprogramme wie die finanzielle COVID-19-Hilfe im Rahmen des American Recovery Plan Act von 2021 (ARPA-21) sowie die Systemverwaltung und -konsolidierung in der gesamten Organisation.

Als Strack 2016 bei der GSA anfing, war Smartsheet bereits eine etablierte Lösung. Nach 25 Jahren in der U.S. Army war sie Microsoft Project gewohnt und hatte zuerst den Impuls, diese Lösung anstelle von Smartsheet anzufordern. Aber sie erkannte schnell, dass Smartsheet die bessere Lösung für die komplexe Arbeit der IAE ist, um Projektdaten zu integrieren und zu strukturieren und eine klare Kommunikation entlang der Befehlskette zu schaffen.

„Mit Smartsheet kann ich meine Projekte viel besser visualisieren“, erklärt Strack. „Ich kann damit die Konfiguration verwalten, aber auch andere Personen können sich beteiligen. Bei vorherigen Tools wie Tabellenkalkulationen hatte ich weniger Kontrolle. Benutzer konnten Blätter ohne mein Wissen bearbeiten und ich wurde nicht immer benachrichtigt. Manchmal suchte ich stundenlang etwas und konnte es nicht finden, während ich in Smartsheet immer alles auf Anhieb finde. Es funktioniert einfach ganz intuitiv.“

Eine Plattform, die Effizienz und Ordnung schafft

Die IAE nutzt Smartsheet für die Überwachung und Nachverfolgung verschiedener Projekte der amerikanischen Bundesregierung, beispielsweise Finanzierungsinitiativen im Rahmen des ARPA-21. Strack konnte eine einzelne Trackingnummer für ARPA-21-Programme einführen, die in der gesamten Organisation nachverfolgt und verwaltet werden kann, und ersetzte damit das vorherige System, bei dem unterschiedliche Trackingnummern in verschiedenen Projektphasen verwendet wurden. Bei einem anderen Projekt konnte Strack die Informationen aus Tausenden separaten Tabellen in einer einzigen Smartsheet-Lösung zusammenführen und so den Führungskräften einen besseren Einblick in das gesamte Programm geben.

Als Strack bei der IAE anfing, unterstützten zehn ältere Plattformen die SAM.gov-Website, die ein zentrales Portal bietet, auf der sich Unternehmen für die Zusammenarbeit mit der US-Regierung registrieren können. Ein langfristiges Migrationsprojekt reduzierte ihre Anzahl auf sieben und es wird an einer weiteren Konsolidierung gearbeitet. Strack erstellte mit WorkApps von Smartsheet spezielle Arbeitsbereiche für die Teams, die rund um die Uhr Support für diese Plattformen bieten. Jetzt werden automatisierte Alarme für Systemprobleme an ihre Mobilgeräte versendet, damit sie schneller benachrichtigt werden und reagieren können.

„Durch das Veröffentlichen der Dashboards auf WorkApps können wir den Teams jederzeit Zugriff darauf geben“, sagt Strack. „Und wir können ihre Produktivität verbessern, auch wenn einzelne Personen keine Smartsheet-Lizenz haben oder das Upgrade noch aussteht.“  

Die Berichterstellung ist einer der wichtigsten Einsatzbereiche von Smartsheet. Die Dashboards werden laufend mit Echtzeitdaten aktualisiert und ihr Inhalt ist immer präzise, weshalb sie eine bessere Grundlage für Briefings und Präsentationen als Folien mit veralteten Informationen sind.

„Wir haben unsere Dashboards so konfiguriert, dass sie alle drei bis fünf Minuten aktualisiert werden“, sagt Strack. „Wenn ich mit Führungskräften spreche und der Bildschirm aufleuchtet, erkläre ich ihnen, dass Smartsheet gerade automatisch neue Daten abruft und die Ansicht aktualisiert. Wir müssen uns keine Gedanken darum machen.“

Echte Kostenersparnis durch 30 Minuten weniger Arbeit pro Tag

Automatisierte Alarme sparen Zeit, und Zeit ist Geld. Strack schätzt, dass sie und die vier IAE-Direktoren, die dem stellvertretenden Kommissar unterstehen, früher durchschnittlich 30 Minuten pro Tag mit dem Schreiben und Senden von E-Mails verbrachten, um Updates anzufragen oder Mitarbeiter an Aufgaben zu erinnern. Diese Anfragen und Updates werden jetzt mit Smartsheet automatisiert, wodurch 12,5 Stunden Arbeit pro Woche oder mehr als 70.000 Dollar pro Jahr basierend auf den Stundenlöhnen eingespart werden.

Diese Zeit kann jetzt eingesetzt werden, um an Projekten zu arbeiten, Probleme von Kunden zu lösen oder schneller auf Systemprobleme zu reagieren. Durch die verbesserte Konzentration auf die Projektentwicklung statt der Verwaltung wird die Arbeit effizienter.

Ein weiterer Vorteil für die Projektbeteiligten ist die Visualisierung von Projektelementen oder -daten in Smartsheet, die sich an die jeweiligen Präferenzen anpassen lässt. Das beinhaltet die Anzeige von Aufgaben in der Karten-, Tabellenblatt- oder Gantt-Ansicht sowie die Entwicklung von Graphen und Diagrammen, die Informationen in einem neuen analytischen Rahmen darstellen und neue Erkenntnisse ermöglichen.

„Ich verfolge gern kreative Ansätze“, sagt Strack. „Mit Smartsheet kann ich mir jetzt aus unseren Unmengen an Informationen ein völlig neues Bild machen. Die Teile passen immer noch zusammen, aber das Bild ist jetzt klarer. Smartsheet ermöglicht es kreativen Menschen wie mir, Material und Daten auf eine völlig andere Weise als zuvor zu präsentieren und das hat meine Kommunikation definitiv gestärkt.“ 

Upgrade auf FedRAMP-Anforderungen für Cloud-Sicherheit

Strack stellt gerade die Smartsheet-Implementierung um: von der Originalversion zur Smartsheet Gov-Version der Plattform, die vom Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) autorisiert ist. Das bedeutet, dass sie die FedRAMP-Sicherheitsüberprüfung für Cloud-Produkte und -Dienste bestanden und die entsprechende Autorisierung erhalten hat, sodass sie von US-Behörden verwendet werden darf.

Smartsheet arbeitet gerade an der Bereitstellung aller Funktionen, einschließlich Smartsheet Resource Management, Control Center und mehr in der Smartsheet Gov-Umgebung. Strack denkt, dass die Annahme und Implementierung bei GSA und anderen Behörden dadurch deutlich zunehmen wird.

„Veränderungen bei Tools sind eigentlich immer unbeliebt“, sagt Strack. „Aber bei der Umstellung auf Smartsheet Gov habe ich das Gefühl, dass meine Kollegen jetzt lieber damit arbeiten. Wir können jetzt sichere Daten und Informationen nutzen, die uns vorher verwehrt waren, wodurch die Erfahrung definitiv besser geworden ist. Die Autorisierung durch FedRAMP eröffnet dem Verteidigungsministerium, der Army, der Navy und anderen Behörden unzählige neue Möglichkeiten für das Datenmanagement.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.