Western Australian Mental Health Commission unterstützt die Gemeinschaft durch Transparenz

Die Western Australian Mental Health Commission entwickelt Systeme mit Bezug auf die psychische Gesundheit, Alkohol und andere Drogen, um betroffenen Menschen und ihren Familien in Westaustralien zu helfen. Die Kommission, die Teil der Staatsregierung ist, wurde 2010 ins Leben gerufen, um die Reform für die psychische Gesundheit zu leiten und ein modernes effektives System für die psychische Gesundheit zu entwickeln. Sie ist verantwortlich für verschiedene Dienste und Initiativen, darunter Systeme und Prozesse für die Prävention, Hilfe, Behandlung und Unterstützung, und verfügt über ein Budget von 1,013 Milliarden Dollar für 2020–2021. Die gesamte Kommission muss an den umfangreichen Programmen und Projekten zusammenarbeiten und sie nachverfolgen, um effektive und effiziente Ergebnisse zu erzielen.

„Wir haben den wichtigen Auftrag, den Menschen in Westaustralien zu helfen, und arbeiten mit verschiedenen Organisationen zusammen, darunter öffentliche Gesundheitsdienstleister, gemeinnützige Organisationen und private Dienstleister“, sagt die Kommissarin Jennifer McGrath. „Von Präventionskampagnen auf Musikfestivals bis hin zur Bereitstellung von neuen kurzfristigen Unterbringungsmöglichkeiten in Kalgoorlie und Geraldton verwaltet die Kommission vielfältige Programme unterschiedlicher Größe. Jedes davon hat einzigartige Anforderungen und beinhaltet die enge Zusammenarbeit der Kommission mit Menschen, Gemeinden, Gesundheitsdiensten, Nichtregierungsorganisationen und vielen anderen Regierungsbehörden.“

Suche nach dem richtigen Tool

In der Kommission konzentriert sich Mark Weeks, Senior Project Manager, auf Effizienz, Effektivität und kontinuierliche Verbesserung. Das Geschäftsplanungsteam konzentriert sich auf die Verwaltung, Planung und Verbesserung der Leistung und erkannte dabei, dass neue Tools für die Zusammenarbeit die Einblicke in alle Programme verbessern und die Projektmanager unterstützen könnten.

Auch wenn das Team effektiv mit Tools wie Excel, Word und anderen Microsoft-Anwendungen arbeitete, hatte cloudbasierte Software das Potenzial, bessere Einblicke zu liefern und eine Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen. Die Kommission testete Smartsheet 2015 im Rahmen eines optionalen Programms für ihre Projektmanager, um die Auswahl der Tools zu vergrößern.

„Als Plattformmanager für Smartsheet unterstütze ich meine Mitarbeiter bei der effektiven Verwendung von Smartsheet und liefere ihnen Informationen zum Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement“, sagt Mark Weeks. „Wie bei allen neuen Tools befürchteten die Teams zuerst einen zunehmenden Aufwand, aber dann kamen sie schnell damit zurecht und erkannten die Zeitersparnis.“ 

Ursprünglich wurde es für das Audit- und Risikomanagement sowie die Implementierung des Projektmanagements in der Kommission eingesetzt. Es begann als kleiner Test mit einem einzelnen Benutzer und einer eigenen Implementierung, die seitdem deutlich ausgeweitet wurde, um Projektmanager in der gesamten Kommission bei der Planung und Nachverfolgung von Projekten, Programmen und Initiativen mit einer zentralen Lösung in Echtzeit zu unterstützen, während die Transparenz und Berichterstattung verbessert wurden.

Eine neue Grundlage für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement

Die Kommission hat jetzt nahezu 200 Smartsheet-Benutzer, das entspricht etwa 80 % des Personals. Smartsheet wird in der Organisation für vielfältige Zwecke eingesetzt: Projekt-, Programm- und Betriebsplanung und -management, Risikomanagement und internes Auditing, Verwaltung von Besprechungen und offizielle Berichterstellung und Nachverfolgung der Korrespondenz.

Verschiedene Teams verwenden bestehende und selbst erstellte Vorlagen, um die Mitarbeiter auf der Smartsheet-Plattform zu unterstützen, Prozesse zu vereinfachen und Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern zu ermöglichen. Die Vorlagen werden für verschiedenste Initiativen in der Kommission eingesetzt. Beispielsweise im Rahmen des registrierten Schulungsprogramms Strong Spirit Strong Mind zur beruflichen Unterstützung von Aborigines. Smartsheet dient der Nachverfolgung von Meilensteinen, Benachrichtigung bei ausstehenden Aufgabenaktualisierungen und als Planungstool, um optimale Ergebnisse für alle Beteiligten sicherzustellen.

Die Smartsheet-Plattform vereinfacht und verbessert die Berichterstellung, Nachverfolgung und Verantwortbarkeit aller Manager. Als cloudbasierte Lösung kann von überall sicher darauf zugegriffen werden – perfekt für Projekte und Programme, die mit Reisen durch ganz Westaustralien oder in entlegene Gebiete verbunden sind. Die Verwendung von zentralisierten Sheets reduziert Probleme bei der Versionskontrolle, während die Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit und Dokumentation erfüllt werden.

Die Programme und Projekte der Kommission gehen mit einer engen Zusammenarbeit mit anderen Behörden, Regierungsangestellten und Nichtregierungsorganisationen einher. Projekt- und Programmmanager geben keine statischen Dokumente weiter, sondern erstellen benutzerdefinierten Zugriff auf Sheets in Smartsheet, um die benötigten Informationen sicher bereitzustellen. Intern verwenden die Teams der Kommission die Plattform, um Besprechungen abzuhalten und Projektrollen und -fristen klar zuzuweisen.

„Es ist großartig zu sehen, dass die Teams im Büro mit Smartsheet auf dem Bildschirm zusammenkommen, zusammenarbeiten und Teambesprechungen über die Plattform abhalten können, damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind“, sagt Mark Weeks. „Dadurch können wir Projekte zentral in Echtzeit verwalten, die einen echten Unterschied für die Bevölkerung machen, indem wir die vielfältigen Aufgaben nachverfolgen und klare Verantwortlichkeiten für die Teammitglieder festlegen. Selbst neue Sheets lassen sich mithilfe von Vorlagen in unter fünf Minuten bereitstellen, sodass mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt.“

In den Händen der Mitarbeiter

Mark Weeks sagt, dass die Verwaltung von Projekten, Programmen und Betriebsressourcen über eine zentralisierte Lösung nicht nur die Ausführung, sondern auch die Berichterstattung an interne Ressourcen und andere Stakeholder erleichtere. Sich wiederholende Aufgaben, wie das Vorbereiten des Jahresberichts der Kommission, wurden jetzt mit Smartsheet optimiert, sodass zuständige Projektmanager ein konsistentes Ergebnis abliefern können.

Das Personal kann durch die höhere Transparenz ruhiger arbeiten. Fortschritte und Zuständigkeiten bei Projekten und Programmen sind für sie einfacher und besser verständlich und automatisierte Erinnerungen können verwendet werden, um bestimmte Meilensteine nicht aus dem Blick zu verlieren und sich auf die Arbeit für die Bürger von Westaustralien zu konzentrieren.

„Die westaustralische Mental Health Commission leitet den Bereich für psychische Gesundheit, Alkohol und andere Drogen und kümmert sich um wichtige Aufgaben für die Reform. Unsere Mitarbeiter müssen unbedingt über die richtigen Tools für die Zusammenarbeit und Umsetzung der Projekte und Programme verfügen. Wir geben den Mitarbeitern der Kommission die intuitive und effektive Smartsheet-Plattform an die Hand, um sie optimal bei der Arbeit zu unterstützen“, ergänzt Mark Weeks.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.

Der Chief Executive Officer der Mental Health Commission und der australische Bundesstaat Westaustralien übernehmen in keinster Weise Haftung aufgrund von Fahrlässigkeit oder anderen Gründen, die durch die Verwendung oder Veröffentlichung dieser Informationen oder Teilen davon entstehen. Die in diesem Artikel zum Ausdruck gebrachten Ansichten sind die des Autors und spiegeln nicht unbedingt die der Mental Health Commission oder des australischen Bundesstaates Westaustralien wider. Kein Mitarbeiter der Mental Health Commission erhält Geschenke, Vergütungen, Bewirtungen, Vorteile oder Zuwendungen jeglicher Art von Smartsheet. Die Beteiligung an einer Veranstaltung oder Medienerklärung dient nicht als Testimonial, Unterstützung oder Werbung für Smartsheet.