GenCon will Großes erreichen – und wählt dafür die entsprechende Plattform

Für das Bauunternehmen GenCon fing alles mit sehr kleinen Aufträgen im Gesundheitswesen an, zum Beispiel mit der Erneuerung von Bodenbelag in Patientenzimmern. Heute arbeitet man an großen Projekten wie der Umgestaltung komplexer OP-Säle, der Renovierung von Intensivpflegezimmern, die an anderweitig genutzte Patientenbereiche angrenzen, und der Einrichtung großer Unternehmensbüros.

GenCon hat mit kleinen und mittelgroßen Projekten eine Nische für sich gefunden, die für größere Bauunternehmen in der Regel nicht interessant ist. Zusätzlich will man die umfassende Erfahrung aus der Arbeit im Gesundheitswesen nutzen, um künftig verstärkt Projekte in den Bereichen Bürogebäude und Gastgewerbe bedienen zu können. Smartsheet spielt eine zentrale Rolle dabei, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu skalieren und den strategischen Wachstumsplan möglich zu machen.

„In Boston boomt die Baubranche. In unserer Region gibt es jede Menge Generalunternehmer“, berichtet Travis Lefebvre, technischer Leiter bei GenCon. „Aktuell sind wir noch ein mittelgroßes Unternehmen, das auf das Gesundheitswesen spezialisiert ist. In diese Branche reinzukommen, ist schwer. Durch unser Alleinstellungsmerkmal können wir Projekte im Umfang zwischen 50.000 und 5 Millionen Dollar annehmen, die für andere Firmen uninteressant sind oder für die sie nicht entsprechend qualifiziert sind.“

„Bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt, wodurch wir uns von anderen Firmen unterscheiden. Das Allerwichtigste für uns ist, dass die Kunden 100 % mit unserer Leistung zufrieden sind. Wir streben mit unseren Kunden eine enge Beziehung an. So bekommen wir von ihnen immer wieder neue Aufträge und können wachsen. Gleichzeitig bedienen wir immer mehr Kunden aus anderen Branchen.“

Alle Informationen an einem gemeinsam genutzten Ort

Ein weiterer zentraler Teil des Wachstumsplans von GenCon ist die Rationalisierung und Professionalisierung der geschäftlichen Abläufe. Wie Lefebvre anmerkt, erfordern große wie kleine Bauprojekte immer wieder dieselben grundlegenden Arbeitsschritte. Der Schlüssel zu mehr Rationalisierung sind hier also effizientere Prozesse, weniger Redundanzen und das Beseitigen von Silos. Smartsheet bietet einen zentralen Ort für Geschäftsdaten und sämtliche aktuelle Dokumentation. Dadurch entsteht eine Anlaufstelle, in der sowohl Angestellte als auch die Geschäftsleitung wichtige Informationen bekommen, was die Entscheidungsfindung erleichtert und die Abläufe allgemein effizienter macht.

Wie viele Unternehmen aus der Baubranche nutzt GenCon Procore zum Verwalten von Bau-Dokumenten und Projektdetails und CMiC für die Buchhaltung. Lefebvre und andere Mitglieder der Unternehmensführung erkannten, dass eine Arbeitsplattform her musste, die Daten aus den beiden Systemen aufnehmen kann und Kommunikationsprobleme zwischen Teams sowie teamintern verhindert.

„Der große Schwachpunkt in unserer Struktur war das Thema Zusammenarbeit“, so Lefebvre. „Zu wissen, dass sämtliche notwendigen Informationen an einem gemeinsamen Ort zu finden sind, dass nicht mehrere Versionen von ein und demselben Dokument zirkulieren und es nicht zu Duplikaten kommt, ist für unsere Führungskräfte sehr beruhigend. Am häufigsten gab es Probleme bei der Rechnungsstellung an den Bauherren und bei der Nachverfolgung von Projekten allgemein.“

Projekte mit Daten voranbringen

Bei GenCon sind derartige Probleme dank Smartsheet jetzt Vergangenheit, denn die Master-Projektdatenbank bietet genaue und aktuelle Informationen über Status und notwendige Aktionen eines jeden aktuellen Projekts. Mit Smartsheet Data Shuttle speist GenCon Daten aus Procore und CMiC in Smartsheet ein, schafft so eine einheitliche Projektübersicht (Tracker) und kann die Lage als Ganzes analysieren. Der Tracker gibt Daten an die Dashboards für die Führungskräfte weiter, die so eine grafische Darstellung über Projektfortschritt und betriebliche Lage erhalten, den Umsatz nachvollziehen und die Personalausstattung und Zeitpläne überwachen können.

Zu den weiteren Funktionen, die die Abläufe bei GenCon vereinfachen, zählt auch DataMesh, das eine Brücke mit der Plattform eines Schwesterunternehmens schlägt und eine einheitliche Ansicht über den Status von gemeinsamen Projekten schafft. GenCon regelt mithilfe von Dashboards Sicherheitsverfahren und Dokumentation sowie Prozesse im Personalwesen. Für die Schulung der Mitarbeitenden gibt es ein eigenes Dashboard mit dem Namen „GenCon University“.

GenCon vereinfacht mithilfe von automatisierten Workflows verschiedene Aufgaben. Bestellungen für Bürobedarf und Visitenkarten werden direkt nach Absenden zur Genehmigung an die dafür zuständige Person geschickt. Mitarbeitende können in einem virtuellen Briefkasten Vorschläge für Verbesserungen und neue Ideen einbringen, die dann an die jeweils für den Bereich zuständige Teamleitung weitergeleitet werden. Lefebvre schätzt, dass GenCon innerhalb des Master-Sheets mindestens 17 automatisierte Workflows hat.

Eine leistungsstarke Plattform, die Stress verringern hilft

Laut Lefebvre sind Mitarbeitende, die Smartsheet zum ersten Mal nutzen, angesichts der starken Funktionen der Plattform womöglich zunächst überfordert. Mit dem bereitgestellten Training jedoch werden sie damit vertraut und erkennen, wie sehr ihre Arbeit davon profitiert. Lefebvre kümmert sich um das Onboarding der ganz neuen Mitarbeitenden. Bei seinen Folgegesprächen mit den Mitarbeitenden loben sie jedes Mal die Smartsheet-Dashboards, die sie von Anfang an für eine erfolgreiche Arbeit fit gemacht haben.

„Smartsheet mag komplex sein, aber der Einstieg in diese Software lohnt sich. Sie leistet extrem viel und nimmt uns jede Menge Sorgen ab“, so Lefebvre. „Wir sparen viel Zeit, die wir früher damit verschwendet hätten, alte E-Mails nach einer Version von einem Unterauftrag zu durchforsten, der dann wahrscheinlich schon zwei Jahre alt ist und gar nicht mehr gilt. Auf unserem Mitarbeitenden-Dashboard haben wir einen Abschnitt für Formulare und Vorlagen erstellt und festgelegt, dass das die einzige zulässige Anlaufstelle dafür ist. Man sieht, wann ein Formular bzw. eine Vorlage zuletzt aktualisiert wurde. Alles befindet sich innerhalb des Systems.“