Forterra steigert die betriebliche Effizienz mittels unternehmensweiter Projekttransparenz

Egal, wo im Vereinigten Königreich Sie sich befinden: Die Chance ist groß, dass Sie nie weit von einem Gebäude entfernt sind, das mit Ziegeln, Blöcken, Lehm oder einem Betonprodukt von Forterra gebaut wurde. Die Unternehmensgeschichte in der Herstellung von Bauprodukten begann im 19. Jahrhundert und auch jetzt im 21. Jahrhundert führt Forterra seine Erfolgsgeschichte innovativer Bauprodukte fort. 

Im Baugewerbe ist Effizienz entscheidend. Doch Forterra war aufgefallen, dass die Projektteams verschiedener Disziplinen auf unterschiedliche Weise Projekte lieferten und Berichte dazu erstellten, was sich auf den Projektablauf und den Zeitplan auswirkte. Forterra erkannte, dass die Lösung die Einrichtung eines Projektmanagement-Office (PMO) war, das alle notwendigen Inhalte und standardisierten täglichen Prozesse an einem Ort zusammenbringen würde. Um Erfolg zu haben, brauchte das PMO ein Toolset, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben, das den Projektfortschritt auf Portfolioebene transparent anzeigt und das im gesamten Unternehmen verwendet werden kann. Kurz gesagt: eine robuste Lösung für das umfassende Projektportfolio-Management.

Skalierbarkeit und Konsistenz

„In der IT-Abteilung geht es vor allem darum, so viel wie möglich auszulagern. Daher setzen wir auf zuverlässige Partner, um Probleme zu bewältigen“, sagt John Wyldbore, Head of IT Demand & Innovation bei Forterra.

Da Smartsheet in der IT-Abteilung bereits verwendet wurde, beschloss das Forterra-Team, sich für die breitere Einführung auf das Smartsheet Control Center zu konzentrieren. Das Smartsheet Control Center ermöglicht das Änderungsmanagement in allen Größenordnungen durch automatisierte Bereitstellungen, globale Updates und aggregierte Portfolio-Berichte.

An erster Stelle stand die Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner Cheetah Transformation, bei der alle Elemente eines typischen Forterra-Projekts ausgearbeitet wurden. Dabei isolierte das Team die wichtigsten Messzahlen, die erreicht und in Berichten erfasst werden mussten. Dank der Skalierbarkeit und Reproduzierbarkeit des Control Centers erstellte das Team einen Standardsatz an Projektdokumenten für die Verwendung in den einzelnen Abteilungen. Allen Projektmanagern im Unternehmen ist es möglich, diese Vorlagen zu verwenden, ohne große Anpassungen vornehmen zu müssen.

Forterra benötigte zwei Grundelemente für die effektive Berichterstattung und effektives Projektmanagement – das Erfassen der richtigen Messzahlen oder Meilensteine und die nahtlose Kommunikation dieser Daten im Unternehmen. Mit dem Smartsheet Control Center lässt sich diese Funktion zentralisieren. Wichtige Benutzer erhalten Updates über automatisch generierte Berichte und Projektdashboards. Die Dashboards sind auf die einzelnen Zielgruppen zugeschnitten und zeigen in Echtzeit relevante Ergebnisse und Updates an.

Dank dieser optimierten Projekttransparenz ist Forterra in der Lage, interne Aktivitäten besser zu priorisieren.

„Ich habe das Team um Hilfe dabei gebeten, die Anzahl und Art der gleichzeitig ablaufenden und um Ressourcen konkurrierenden Veränderungsprozesse besser nachzuvollziehen“, sagt Matt Day, IT Director bei Forterra. „Das war nicht nur wichtig, um die effektive Umsetzung der Veränderungen sicherzustellen, sondern auch um sie in die Geschäftsprozesse zu integrieren und gleichzeitig das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten.“ 

Eine bessere Arbeitsweise

Fünf Monate nach der Einführung des PMO ist der Alltag für Projektmanager bei Forterra ganz anders. Aktuell werden mehr als 70 Projekte in Smartsheet verwaltet und für alle wird der Fortschritt auf die gleiche Weise erfasst. Diese Angleichung hat eine größere Projekttransparenz ermöglicht und bietet den Benutzern umfassenden Zugriff auf aktuelle Updates. 

„Es ist deutlich zu sehen, wie sehr Forterra von dem PMO profitiert“, so Alison Robb, Consultant bei Cheetah Transformation. „Das ist der Nutzen von Smartsheet und eines benutzerdefinierten Builds – es bietet genau das, was Forterra braucht. Die Leistungen werden nicht durch die ursprüngliche Softwareentwicklung begrenzt, sondern die Arbeitsweise lässt sich ohne eine einzige Codezeile vollkommen flexibel anpassen.“ 

Heute werden Dashboards automatisch in Echtzeit im gesamten Unternehmen aktualisiert – und zwar für alle Projektbeteiligten, vom Führungsteam bis hin zum Projektadministrator. Dadurch sind Projektmanager in der Lage, das zu tun, was sie am besten können, nämlich einen Mehrwert für Forterra zu schaffen, indem sie erfolgreich Projekte verwalten.  

„Smartsheet wird für alle Benutzer im Unternehmen zu einer enorm wichtigen Anwendung – nicht nur für Projekte, sondern für den gesamten Geschäftsalltag“, betont Wyldbore. „Wir haben das Konzept der Projektmanager-Dashboards von PMO übernommen und begonnen, es nicht mehr nur auf unsere PMO-Daten anzuwenden, sondern die Zielgruppe auszuweiten. Es hilft uns auf jeden Fall dabei, als Unternehmen effizienter zu arbeiten.“