FGMK verbessert Datenfluss und Transparenz

FGMK erleichtert das Auditmanagement

Das führende Dienstleistungsunternehmen FGMK hatte ein Problem: Veraltete Prozesse und Tools lenkten das Team von der Arbeit ab, die sie am besten können – erstklassige Kundendienstleistungen.

Aufgrund der mehr als 1.000 Audit- und Abschlussberichte pro Jahr und Zehntausender Informationsanforderungen suchte FGMK nach einer besseren Lösung für die Kommunikation und Verwaltung von Anforderungen in Bezug auf die oft manuell in Tabellenkalkulationen, Word-Dokumenten oder E-Mail-Threads ausgeführten Prozesse. Nachdem es Probleme mit der Verantwortlichkeit und der Versionskontrolle gab, dachte das Team von FGMK, dass es eine bessere Lösung geben muss.

„Wir haben gesehen, dass Teams viel Zeit mit dem administrativen Teil von Audits beschäftigt waren, anstatt die tatsächliche Dienstleistung für den Kunden zu verrichten und den eigentlichen Mehrwert zu schaffen, für den sie vor Ort sind“, so Michael Fernandez, Director of Quality bei FGMK.

Sie benötigten eine Lösung, mit der sie ihren Mitarbeitern diese manuelle, administrative Last abnehmen konnten, indem sie den Dokumenteneingang optimierten und für weniger E-Mail-Verkehr sorgten. „Wir mussten unseren Datenfluss verbessern. Wir mussten unsere Zusammenarbeit verbessern. Wir mussten unsere Kommunikation verbessern, sowohl intern als auch extern“, so Fernandez.

„Wir sahen Smartsheet als eine Möglichkeit, unsere Effizienz zu verbessern und diesen manuellen und arbeitsintensiven Prozess auszuklammern“, sagt Fernandez, „mit den Benachrichtigungen und der übersichtlichen und kollaborativen Plattform können wir unsere Arbeit schneller und besser erledigen und unsere Ressourcen umverteilen.“

„Das macht alles einfacher“

FGMK hat in Smartsheet eine zentrale Datenquelle erstellt – das hat die Kommunikationsprozesse insgesamt übersichtlicher gemacht und verhindert viele Fragen. Sie verfügen nun über ein transparentes Datensystem mit Echtzeiteinblicken in die Auditprozesse für sämtliche Mitarbeiter und Kunden, und können in Echtzeit zusammenarbeiten.

„Es gibt kaum noch Probleme in der Kommunikation und ich denke, dass unsere Kunden das sehr schätzen, da sie das Gefühl haben, dass die Informationen an erster Stelle stehen – das macht alles einfacher. Sie wissen, dass das, was sie sehen auch das ist, was sie bekommen. Dadurch können sie besser verstehen, was sie tun müssen, und wir können wiederum das tun, was wir tun müssen“, so Fernandez. „Der größte Vorteil ist meiner Meinung nach die Zusammenarbeit und Transparenz mit unseren Kunden. Das bisherige Feedback bestätigt diese Annahme. Die Rückmeldungen unserer Kunden waren überaus positiv. Unsere neuen Prozesse kommen gut bei ihnen an, aber vor allem erkennen sie, dass FGMK kontinuierlich nach Möglichkeiten für Verbesserungen und Innovation sucht.“

Eine unglaubliche Prozessoptimierung

Dank konsistenter und kollaborativer Nachverfolgung in Smartsheet konnte FGMK den zeitlichen Aufwand für die Auditplanung erheblich reduzieren und die hohe Effektivität beibehalten, die das Unternehmen von seinen Mitarbeitern erwartet. Mithilfe der Gantt-Ansicht ist jetzt ganz einfach nachvollziehbar, wo für die Mitarbeiter Planungskonflikte auftreten, wer überlastet ist und wo potenzielle Lücken bestehen. Dadurch kann das Unternehmen Ressourcen umverteilen und die Einhaltung von Fristen sicherstellen.

„Früher hatten wir immer eine Besprechung mit all unseren Partnern und der Planungsabteilung, die mehr als einen Tag in Anspruch nahm. Das war eine Menge abrechenbare Zeit, die für einen internen, administrativen Prozess aufgewendet wurde“, sagt Fernandez. „Dieses Jahr ließen wir die Informationen von unseren Teams teilweise mit Smartsheet und Gantt-Ansicht vorausfüllen. Am Ende waren nur ich und ein anderer Partner involviert – und die Besprechung war in etwa drei Stunden gegessen. Dadurch konnten wir den administrativen Aufwand erheblich reduzieren und die gewonnene Zeit für unsere Kunden nutzen!“

„Wenn man sich überlegt, wie viel Arbeitszeit wir eingespart und auf die Arbeit mit Kunden umverteilen konnten – unglaublich. Das ist uns nur durch die Nutzung eines Sheets gelungen, im letzten Jahr gingen dadurch noch mehrere Hundert Stunden verloren“, so Fernandez.

Unentdecktes Potenzial

FGMK hat viel Flexibilität dazugewonnen, unter anderem durch die Erstellung benutzerdefinierter Workflows, Echtzeiteinblicke in Listen mit Kundenanforderungen und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen mithilfe von Feedbackformularen. Diese Vorteile hat das Unternehmen zum Anlass genommen, den Einsatz von Smartsheet in der Organisation auszuweiten, z. B. auf interne Prüfungen, die in den ersten sechs Monaten allein mehr als 300 Evaluierungen umfassten.

„Seit der Einführung sind gerade einmal sechs bis sieben Monate vergangen und wir überlegen schon, wo und wie wir das Tool noch nutzen können. Je besser unsere Mitarbeiter mit der Funktionsweise vertraut sind, desto größer scheint das noch unentdeckte Potenzial zu sein. Ursprünglich sollte das Tool bloß die Effizienz unserer Audit- und Buchhaltungsprozesse steigern. Mittlerweile setzen wir die Plattform mit Begeisterung in all unseren Geschäftsbereichen ein, einschließlich unserer Unternehmensdienstleistungen und unserem Steuerbereich. Unsere Zukunftsvision besteht darin, dass alle unsere Mitarbeiter in allen Dienstleistungsangeboten das volle Potenzial von Smartsheet nutzen können“, so Fernandez.

Mit der kürzlichen Einführung von Smartsheet Dynamic View entdeckt FGMK eine neue Methode der Zugriffsverwaltung. Das ermöglicht dem Unternehmen, ausgewählte Sheet-Informationen mit Teammitgliedern und Kunden zu teilen und gleichzeitig zu gewährleisten, dass sensible Daten jederzeit geschützt sind.

„Unser Motto lautet ‚Chancen erkennen. Lösungen bereitstellen‘“, sagt Fernandez. „Das passt perfekt zu unserer Nutzung von Smartsheet, weil wir es dazu verwenden, ständig neue Möglichkeiten zu finden, um unser Unternehmen zu optimieren. Davon profitieren dann auch unsere Kunden.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.