Mit Smartsheet erhöht Electromek die Projekttransparenz, verbessert die Kundenkommunikation und spart jährlich Tausende von Stunden ein

Electromek Diagnostic Systems, gegründet 1976, stellt Bildgebungsgeräte für Radiologie und Kardiologie, Visualisierungssoftware und IT-Services für Kunden aus dem Gesundheitswesen bereit. Das Unternehmen hat sich auf moderne Geräte für die medizinische Bildgebung spezialisiert, z. B. Bildarchivierungs- und Kommunikationssysteme (PACS – Picture Archiving and Communication Systems) und Röntgenlösungen, sowie auf den Weiterverkauf und die Wartung von Ausrüstung für Kunden.

Electromek nutzt die Smartsheet-Software täglich, um Projekte, Qualitätsverwaltungsprozesse, interne Kommunikationen, Vertriebschancen und Mitarbeiterzeitpläne zu verwalten. „Ich nutze Smartsheet als universelles Tool für das Projektmanagement“, so Rebekah Schreader, Leiterin Qualitätsmanagement und leitende IT-Projektmanagerin. „Smartsheet ermöglicht es mir, alle unsere Projekte zentral zu verwalten und automatisch Informationen an alle Beteiligten zu senden. So wissen wir jederzeit, welche Projekte in der Pipeline sind, wer an welchem Projekt arbeitet und wie weit der Prozess fortgeschritten ist.“ 

Früher haben Schreader und andere Electromek-Mitarbeiter Tabellen, E-Mails und andere manuellen Prozesse verwendet, um Projektzeitpläne für die Servicetechniker und das IT-Personal des Unternehmens zu verwalten. „Für die Planung musste ich Dutzende von E-Mails durchgehen, um herauszufinden, an welchen Standort ich einen bestimmten Mitarbeiter in der kommenden Woche entsenden muss“, sagt Schreader. „Erschwerend kam hinzu, dass wir kein gemeinsames Verzeichnis für Projekt- oder Kundeninformationen hatten. Alle Informationen waren dezentralisiert und in Silos verteilt. Ich musste warten, bis mich jemand aus einer anderen Abteilung über die Details eines Projekts informierte. Nichts war rationalisiert.“ Electromek war besorgt, ohne eine zentralisierte Lösung die Standards der ISO-Zertifizierung (Internationale Organisation für Normung) nicht erfüllen zu können. „Eine Voraussetzung für die Zertifizierung ist, über ein gutes Qualitätsmanagementsystem zu verfügen, und das erfordert die Verwaltung einer großen Anzahl von Dokumenten und Formularen“, sagt Schreader. „Wir mussten diese Dokumente zentral speichern und unseren Servicetechnikern den einfachen Zugriff darauf ermöglichen.“

Mit Smartsheet zuverlässig Hunderte von Projekten und Zeitplänen nachverfolgen

Schreader kam zum ersten Mal im Rahmen ihrer früheren Tätigkeit in einem anderen Unternehmen mit Smartsheet in Berührung.

„Ich nutzte Smartsheet für die Freigabe von Projektinformationen und war sofort beeindruckt“, sagt sie. „Sobald ich die Lösung ausprobiert hatte, erkannte ich, wie einfach sich damit Projekte und Pläne erstellen lassen. Sie war viel benutzerfreundlicher als die anderen Tools, die ich verwendet hatte.“

Derzeit verwaltet Electromek alle bestehenden und für die Zukunft geplanten Projekte in Smartsheet. Smartsheet enthält Berichte, Formulare, Kundenkontaktinformationen und Projektzeitpläne für alle bereitgestellten PACS- oder Röntgenlösungen oder Service-Anfragen. Über Automatisierungen in Smartsheet werden Benachrichtigungen automatisch an jedes Mitglied eines Projektteams gesendet, wenn in Smartsheet Aktualisierungen oder Änderungen vorgenommen werden. Seit das Unternehmen mit dem Nachverfolgen von Projekten in Smartsheet begonnen hat, hat es 262 Projekte für die Implementierung und Wartung von PACS- und Röntgenlösungen erstellt.

Electromek hat auch Smartsheet in Microsoft Teams integriert. Ein Mitarbeiter kann auf einen Tab in Teams klicken und ein Smartsheet für jedes neue Projekt starten. Wenn Änderungen in Smartsheet vorgenommen werden, werden Projektaktualisierungen automatisch an Teams gesendet. Darüber hinaus verwendet das Unternehmen Smartsheet, um IT-Probleme nachzuverfolgen. „Wenn jemand eine IT-bezogene Frage stellt oder ein IT-Problem hat, kann er die Anfrage senden, die dann direkt in Smartsheet und Teams importiert wird“, erläutert Schreader. „Smartsheet rationalisiert den gesamten IT-Prozess.“

Electromek nutzt Smartsheet zum Nachverfolgen und Aktualisieren aller Zeitpläne und Urlaubsanträge der Mitarbeiter. „Unsere Servicetechniker sehen ihre aktualisierten Zeitpläne in Smartsheet und erhalten auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen über die Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) von Mitarbeitern in ihrem Team“, sagt Schreader. Das Electromek-Vertriebsteam nutzt ein internes und in Smartsheet integriertes CRM-Tool (Customer Relationship Management), um Kunden zu verwalten und neue Verkaufschancen zu erfassen. Electromek protokolliert auch alle neuen Anforderungen zur Wartung der Ausrüstung in Smartsheet.

Das Unternehmen verwendet auch ein Smartsheet-Dashboard, um sich einen schnellen Einblick in den Projektstatus und Zeitpläne zu verschaffen und um Dienstwagen anzufordern und ihre Nutzung zu verwalten. Ein anderes Dashboard stellt aktualisierte Informationen zu den Verfahrensunterlagen und dem Genehmigungsstatus für Qualitätsmanagement-Formulare bereit. Electromek pflegt auch ein kundenorientiertes Smartsheet-Dashboard, über das Kunden auf Kontaktlisten und Projektpläne zugreifen können.

Electromek verwendet außerdem die Smartsheet-Mobil-App, um damit die Mitarbeiterzeitpläne und Projektinformationen zu prüfen. Servicetechniker können die App auch nutzen, um ihre Besuche an Kundenstandorten zusammenzufassen.

Verbesserte Projekttransparenz und Kundenkommunikation 

Electromek nutzt Smartsheet für das zentrale Management und verschafft sich so einen besseren Einblick in den Status aller Projekte und Zeitpläne.

„Mit Smartsheet konnten wir unser Unternehmen von dezentralisierten Prozessen auf eine vollständig optimierte Kommunikationslösung umstellen“, berichtet Schreader. „Wir erhalten einen umfassenden Einblick in jedes Projekt. Anstatt Dutzende von Seiten voller Notizen durchzugehen, um ein bestimmtes Projektdetail zu finden, muss ich einfach nur das Smartsheet-Dashboard aufrufen, um die wichtigsten Eckdaten zu sehen. Alles ist auf dem neuesten Stand.“ 

Durch die verbesserte Projekttransparenz kann Electromek deutlich sehen, wann Projekte nicht mehr plangemäß laufen, damit Projektmanager und Kunden zusammenarbeiten können, um die Termine einzuhalten.

„Wir können viel besser mit unseren Kunden kommunizieren, weil wir Echtzeitdaten zu Zeitplänen haben, die auch sie sehen können“, erläutert Schreader. „Insgesamt können wir damit unseren Kundendienst verbessern.“

Electromek kann so beispielsweise Probleme mit dem Projektfortschritt besser vorhersehen und Maßnahmen ergreifen, um verzögerte Projekte wieder auf den richtigen Weg zu bringen. „Dies ist besonders wichtig im Gesundheitswesen, weil die Patientenversorgung durch ein verzögertes Projekt beeinträchtigt werden könnte“, sagt Schreader. „Indem wir transparent sind und unseren Kunden Informationen verfügbar machen, können wir die richtigen Erwartungen wecken und ihnen die Zuversicht geben, dass es vorangeht.“

Zeitaufwand für Einrichtung neuer Projekte von 30 Stunden auf 30 Minuten reduziert 

Electromek nutzt die Automatisierungen und Dashboards in Smartsheet, um Projekte viel einfacher und schneller als zuvor zu erstellen. „Früher habe ich 30 Stunden pro Woche mit dem Einrichten eines neuen Projekts verbracht. Ich musste verschiedene Projektmanagement-Tools und -Tabellenblätter verwenden, um Informationen zu konsolidieren, sehr viele E-Mails und Notizen lesen und dann mühsam in den Kalendern prüfen, welche Servicetechniker für das Projekt verfügbar sind“, sagt Schreader. „Mit Smartsheet kann ich jetzt ein Projekt in nur 30 Minuten einrichten und einsatzbereit machen.“ 2022 erstellte Schreader 146 neue Projekte in Smartsheet – das entspricht einer insgesamt eingesparten Zeit von mehr als 4.000 Stunden jährlich.

Schreader kann die Zeit, die sie bei der Projekterstellung einspart, jetzt in Qualitätsmanagement-Aufgaben investieren.

„Ich habe im letzten Jahr mehr als 350 Zertifizierungsdokumente für unsere Techniker erstellt“, sagt sie. „Ohne die viele Zeit, die ich mit Smartsheet einspare, wäre das alles nicht möglich gewesen.“

Electromek plant, ein Smartsheet-Dashboard für Servicetechniker zu erstellen. Damit soll das Whiteboard ersetzt werden, das bisher zum Planen von Terminen und Projekten verwendet wurde. „Smartsheet verleiht uns ein hohes Maß an Flexibilität und wir freuen uns, damit weiter zu wachsen“, sagt Schreader. „Mit Smartsheet wird das Leben einfacher und produktiver.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.